W związku z nowelizacją Kodeksu pracy Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej opracowało nowy wzór świadectwa pracy i określiło, jakie nowe dokumenty pracownicze będą musieli przechowywać pracodawcy. Sprawdź, jak wygląda świadectwo pracy w 2026 roku i co obejmuje nowa dokumentacja pracownicza.
Świadectwa pracy i dokumentacja pracownicza – zmiany
Zmiany w świadectwach pracy i dokumentacji pracowniczej pojawiły się wraz z nowelizacją Kodeksu pracy. Wprowadziła ona do polskich przepisów dwie unijne dyrektywy – w sprawach przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej oraz równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów (tzw. dyrektywy rodzicielskiej).
Nowe regulacje szerzej opisujemy w e-booku Kompas na zmiany – przepisy prawa dla firm 2026. Natomiast poniżej przypomnimy tylko najważniejsze zmiany prawa pracy z lat 2023-2026.
Zmiany w Kodeksie pracy, które znajdą swoje odzwierciedlenie w świadectwach pracy i dokumentacji pracowniczej dotyczą przede wszystkim czterech kwestii:
- zmian w umowach na czas określony i okres próbny – także rozwiązując umowę o pracę na czas określony, pracodawca będzie musiał podać przyczynę zwolnienia,
- wprowadzenia nowego obowiązku informacyjnego dla pracodawców – rośnie lista informacji, o których trzeba poinformować pracownika,
- dodatkowych dni wolnych od pracy – w życie wszedł nowy urlop opiekuńczy, dłuższy urlop rodzicielski i dodatkowe zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej,
- możliwości stosowania w szerokim zakresie elastycznej organizacji czasu pracy – nowe przepisy zobowiązują pracodawców do zapewnienia rodzicom dzieci do lat 8 elastycznej organizacji pracy; co więcej, każdy pracownik zyskuje możliwość wykorzystania 24 dni tzw. pracy zdalnej okazjonalnej w ciągu roku.
W efekcie wejścia tych przepisów w życie zmienił się zakres informacji, jakie musi zawierać świadectwo pracy oraz wzrosła liczba dokumentów, jakie należy przechowywać w teczkach osobowych od 2023 r.
Dokumentacja pracy – nowe uprawnienia
Zacznijmy od tego, że dokumentacja pracownicza musi być obowiązkowo prowadzona przez pracodawcę dla każdego pracownika. Ministerstwo chce, żeby znalazło w niej odzwierciedlenie także korzystanie z nowych przywilejów pracowniczych, wprowadzonych nowelizacją Kodeksu pracy. Stanowi o tym Obwieszczenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 26 czerwca 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia dotyczącego świadectw pracy.
Po zmianie przepisów część B akt pracownika ma obejmować między innymi:
- wniosek pracownika i odpowiedź pracodawcy na wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy,
- wniosek pracownika i odpowiedź pracodawcy na wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę,
- dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy,
- wnioski pracownika dotyczące ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej,
- wnioski pracownika dotyczące ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego.
- zgoda pracownika, opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy.
Dodatkowo, akta pracownika należy wzbogacić o część E, w której przechowywane będą dokumenty, związane z kontrolą pracownika dotyczącą trzeźwości oraz na obecność środków, działających podobnie, jak alkohol.
Żeby ułatwić pracodawcom wywiązanie się z powyższych obowiązków, enova365 została uzupełniona o stosowne wnioski dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy oraz następujące dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości:
- badania stanu trzeźwości pracownika przez uprawniony organ,
- kontroli pracownika na obecność środków działających podobnie do alkoholu,
- kontroli trzeźwości pracownika, przeprowadzonej przez pracownika.
Co istotne, enova365 umożliwia prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Takie rozwiązanie sprawia, że ewidencja wszystkich powyższych dokumentów jest nie tylko prosta i umożliwia ich szybkie filtrowanie według dowolnych kryteriów, ale też pozwala na obniżenie kosztów ich archiwizacji.
Świadectwa pracy – nowy wzór
Ponieważ nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza zmiany w zakresie urlopu rodzicielskiego oraz daje pracownikom nowe uprawnienia – np. możliwość skorzystania ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej oraz przejścia na pracę zdalną świadectwa pracy muszą zawierać nowe rubryki. Chodzi o to, żeby kolejny pracodawca mógł ustalić wymiar tych uprawnień pracownika w danym roku kalendarzowym.
Jakie informacje należy uwzględnić w świadectwie pracy, wyjaśnia projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. W świadectwie pracy po zmianach pracodawca musi zamieścić informacje:
- dotyczące wykorzystania przez pracownika zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej oraz urlopu opiekuńczego,
- o tym, w jakim wymiarze pracownik korzystał z okazjonalnej pracy zdalnej,
- o wykorzystanych nowych urlopach rodzicielskich.
„(…) Niezbędne jest, aby pracodawca zamieszczał w świadectwie pracy także informację o liczbie dni wykonywania takiej pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Umożliwi to kolejnemu pracodawcy, zatrudniającemu pracownika w tym samym roku kalendarzowym, prawidłowe ustalenie pozostałego do wykorzystania wymiaru okazjonalnej pracy zdalnej” – wyjaśnia Ministerstwo w Ocenie Skutków Regulacji planowanego rozporządzenia.
Sprawdź, jak wygląda świadectwo pracy według nowych wytycznych. Jego wzór został opublikowany przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej i można je pobrać poniżej.
Zarówno ewidencjowanie urlopów rodzicielskich, zwolnień od pracy z powodu siły wyższej, jak i dni, w których pracownik korzystał z okazjonalnej pracy zdalnej, może odbywać się niemal automatycznie, jeżeli używamy odpowiednich rozwiązań informatycznych, które umożliwiają samoobsługę pracowniczą. Dobrym przykładem jest system ERP enova365, który w module Kadry Płace posiada wszystkie niezbędne rozwiązania do ewidencjonowania urlopów rodzicielskich, opiekuńczych, zwolnień z powodu siły wyższej oraz dni, w których pracownik korzystał z okazjonalnej pracy zdalnej.
Jeżeli korzystasz z Pulpitu Pracownika i Kierownika pracownik może przy pomocy kilku kliknięć złożyć stosowny wniosek, który do akceptacji natychmiast otrzyma jego przełożony, a potrzebne informacje zostaną zapisane w systemie kadrowo-płacowym. System wykorzysta je nie tylko kalkulacji do wynagrodzenia, ale także pozwoli kadrowym z łatwością wystawić świadectwo pracy, które będzie zawierało wszystkie informacje wymagane nowymi przepisami prawa.
Cyfryzacja procesów kadrowych – zmiany od 2026 roku
Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 27 stycznia 2026 r. wprowadza cyfryzację procesów kadrowych, umożliwiając stosowanie formy elektronicznej, w tym również w postaci e-mailu czy e-podpisu, zamiast pisemnej dla wielu czynności. Zmiany precyzują też termin wypłaty ekwiwalentu za urlop oraz wzmacniają reprezentację pracowników w sprawach ZFŚS.
Zmiany te zostały wprowadzone przez Ustawę z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Dzięki temu dotychczasowy wymóg formy pisemnej lub wniosku pisemnego został zmieniony na postać papierową lub elektroniczną. Dotyczy to m.in. następujących spraw kadrowych:
- przekazanie informacji o monitoringu,
- wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego,
- wniosek pracownika o ruchomy czas pracy,
- wniosek pracownika o skrócony tydzień pracy,
- sporządzenie rozkładu czasu pracy pracownika,
- wniosek pracownika w sprawie systemu pracy weekendowej,
- przekazanie informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę,
- wniosek pracownika o zastosowanie do niego indywidualnego rozkładu czasu pracy,
- konsultacja zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową,
- wniosek o odpracowanie zwolnienia od pracy udzielonego w celu załatwienia spraw osobistych,
- wniosek o udzielenie czasu wolnego od pracy za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
- potwierdzenie przez pracownika zapoznania się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,
- wyrażenie zgody przez pracownika na udzielenie urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy.
Część z tych dokumentów musi trafić do akt osobowych pracownika, a konkretnie do części B akt osobowych.
Świadectwo pracy i dokumentacja pracownicza 2026 – już znasz obowiązki pracodawcy!
Korzystając z odpowiednich narzędzi informatycznych, z łatwością wystawisz i zarchiwizujesz zgodne z nowym Kodeksem pracy dokumenty pracownicze, w tym świadectwo pracy.
Jeśli interesuje Cię zastosowanie systemu ERP enova365 w swojej firmie, zapraszamy do umówienia prezentacji z naszym specjalistą. W czasie jej trwania otrzymasz pełen komplet niezbędnych informacji na temat samego systemu. Chętnie też odpowiemy na wszystkie Twoje pytanie związane z jego funkcjami i możliwościami wdrożenia w Twoim biznesie.
