Jakie zmiany w przepisach kadrowo-płacowych wchodzą w życie w 2026 r.? Od kiedy nowy Kodeks pracy zacznie obowiązywać i jakie nowe regulacje wprowadzi? Zobacz pełną listę zmian w kadrach i przygotuj się na nie.
Zmiany w przepisach kadrowo-płacowych w 2026 r. – lista
Nowy rok nieodmiennie łączy się z wejściem w życie nowych przepisów – nie tylko podatkowych, ale także dotyczących minimalnych wynagrodzeń i innych obowiązków pracodawców z obszaru kadr i płac. Nie inaczej jest w 2026 roku. Wraz z początkiem stycznia weszły lub wkrótce wejdą w życie oczekiwane od dawna zmiany w przepisach kadrowych czy płacowych. Te najważniejsze, o których przeczytasz w dalszej części artykułu, wymienię poniżej.
- Nowe zasady ustalania stażu pracy
- Jawność wynagrodzeń
- Nowe wskaźniki kadrowo-płacowe
- Porządkowe zmiany w PIT i IFT
Te najważniejsze zmiany w kadrach i płacach omówimy w dalszej części tekstu.
1. Rewolucja w stażu pracy: umowy zlecenia i działalność gospodarcza
To jedna z najbardziej wyczekiwanych i jednocześnie wymagających zmian. Od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym (oraz od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym) obowiązują nowe zasady ustalania stażu pracy.
Co się zmienia?
- Do okresu zatrudnienia wliczane będą okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia lub agencji, od których opłacano składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
- Zaliczane będą również okresy aktywności zawodowej, w których osoba nie podlegała ubezpieczeniom na podstawie odrębnych przepisów.
- Pracownicy będą mieli 24 miesiące na przedłożenie dokumentów (np. zaświadczeń z ZUS) potwierdzających te okresy.
Dla działów kadr oznacza to konieczność ponownego przeliczenia stażu pracy, co bezpośrednio wpłynie na wymiar urlopów, długość okresów wypowiedzenia oraz prawo do dodatków stażowych.
Jak pomaga ERP enova365?
Moduł Kadry i Płace, jak wszystkie moduły enova365, jest tworzony z myślą o polskich realiach biznesowych, dlatego funkcje ułatwiające ustalenie stażu pracy z uwzględnieniem nowych przepisów są dostępne w systemie, od momentu ich wejścia w życie.
enova365 umożliwia między innymi:
- wskazanie daty początku obowiązywania rozszerzonych okresów aktywności zawodowej odpowiedniej dla danej firmy,
- elastyczne zarządzanie umowami cywilnoprawnymi – oznaczanie umów zleceń, które mają być wliczane do stażu pracy, bez ryzyka pomyłek,
- kompleksowe ujęcie historii zatrudnienia – ewidencja okresów pracy poza firmą na podstawie zaświadczeń pracownika,
- automatyzacja obliczeń – system sam uwzględnia okresy z umów zlecenia w stażu pracy, eliminując ręczne korekty.
Co istotne, proces przekazywania zaświadczeń przez pracowników można zautomatyzować dzięki wykorzystaniu Pulpitu Pracownika i obsłudze dokumentów w formie e-wniosków. Takie rozwiązanie redukuje czas poświęcany na obsługę kadrową, minimalizuje ryzyko błędów i zapewnia zgodność z obowiązującymi procedurami.
2. Jawność wynagrodzeń i transparentna rekrutacja
Wdrożenie unijnej dyrektywy o jawności płac staje się faktem. Już od grudnia 2025 r. pracodawcy muszą spełnić kilka warunków, żeby działać zgodnie z przepisami o przejrzystości zasad wynagradzania. Najważniejsze obowiązki:
- Informacja o widełkach płacowych musi być dostępna dla kandydatów już na etapie rekrutacji.
- Ogłoszenia muszą zachowywać neutralność płciową.
- Pracodawcy muszą opracować jasne regulaminy i polityki płacowe, do których dostęp mają pracownicy.
Moduł Kadry Płace enova365 wspomaga firmy w spełnianiu nowych obowiązków, oferując następujące funkcje:
- ewidencja elementów płacowych i regulaminów – przypisywanie widełek wynagrodzeń, dodatków i benefitów do stanowiska,
- załączniki do stanowiska – dodawanie regulaminu wynagradzania w formie pliku, żeby mieć komplet informacji w jednym miejscu,
- aktualizacja widełek płacowych i nazw stanowisk od wskazanej daty, z zachowaniem zgodności z wymogami neutralności płci w ogłoszeniach.
3. Nowe wskaźniki kadrowo-płacowe na 2026 rok
Rok 2026 przynosi kolejne podwyżki kluczowych wartości. Zgodnie z rozporządzeniem, od 1 stycznia obowiązują następujące stawki:
- Minimalne wynagrodzenie za pracę: 4806 zł
- Minimalna stawka godzinowa: 31,40 zł
- Współczynnik ekwiwalentu za urlop: 20,92
- Minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne dla osób prowadzących działalność gospodarczą: 5652 zł
- Kwota ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek ZUS (30-krotność): 282 600 zł.
4. Porządkowe zmiany w PIT i IFT
W 2026 r. obowiązują zaktualizowane wzory deklaracji, m.in. PIT-8C(13) oraz IFT-1/IFT-1R(18). Mimo że zmiany mają głównie charakter porządkowy i dostosowawczy do aktualnych podstaw prawnych, wymagają one systemów ERP, które są aktualne zawsze, gdy zmiany wchodzą w życie.
Bądź na bieżąco
Dołącz do naszego newslettera
Podsumowanie: jak przygotować organizację?
Skala zmian w 2026 roku jest znacząca. Eksperci zalecają, aby działy kadr i płac:
- Przeszkoliły zespoły w zakresie nowych zasad ustalania stażu pracy.
- Zweryfikowały regulaminy wynagradzania pod kątem jawności płac.
- Wdrożyły procedury przyjmowania od pracowników zaświadczeń z ZUS potwierdzających okresy aktywności zawodowej.
- Upewniły się, że pracują na aktualnej wersji enova365, które automatyzują naliczenia według nowych wskaźników.
Nadchodzące regulacje to nie tylko nowe obowiązki, ale też szansa na dalszą cyfryzację procesów HR, np. poprzez wykorzystanie Pulpitów Pracownika do przesyłania deklaracji PIT czy wniosków o zaliczenie stażu.
