- Praca zdalna i hybrydowa — jakie są aktualne przepisy?
- Praca zdalna a telepraca
- Planowane rozwiązania prawne
- Praca zdalna – jak wygląda w rzeczywistości?
Minęło już ponad dwa lata, odkąd wiele firm zostało nagle zmuszonych do zmiany sposobu działalności na zdalny lub hybrydowy. Odnalezienie się w nowej rzeczywistości nie było łatwe, nawet dla branży IT. Wiele jednak wskazuje na to, że pozostanie ona standardem, nawet po pandemii. Dowiedz się, co mówi kodeks pracy w sprawie home office, jakie są obecne i kiedy pojawią się nowe rozwiązania kodeksowe. Praca zdalna a hybrydowa — wszystko co musisz wiedzieć!
Według badania CBOS pt. „Sytuacja zawodowa Polaków i gotowość zmiany zatrudnienia” przeprowadzonego w październiku 2021 ok. 30% Polaków pracuje zdalnie na stałe lub w przypadkach określonych przez pracodawcę. Choć taki system pracy niesie ze sobą wiele korzyści dla pracownika, nie jest pozbawiony wad. Wśród przedsiębiorców pojawia się wiele niepewności odnośnie do sposobu organizacji funkcjonowania firmy. Mnożą się też kolejne pytania: jak rozliczać wtedy czas pracy pracownika, co z przepisami BHP, kto powinien opłacać rachunki za prąd oraz co zrobić z zaległym urlopem? Mimo upływu czasu, wątpliwości wciąż jest więcej niż rozwiązań.
Praca zdalna i hybrydowa — jakie są aktualne przepisy?
Pandemia COVID-19 upowszechniła pracę zdalną oraz pracę hybrydową. Coś, co wcześniej występowało na rynku pracy, ale nie było powszechne i dotyczyło określonych branż, stało się normą.
– Można bez wahania stwierdzić, że po pandemii praca zdalna oraz praca hybrydowa będą równie powszechnymi formami zatrudnienia jak praca stacjonarna. Sytuacja związana z COVID-19 wymusiła na ustawodawcy, aby szybko wprowadził zapisy, które umożliwią uregulowanie pracy zdalnej. Docelowo powinny one zostać zastąpione stałym rozwiązaniem, stąd prace nad nowelizacją kodeksu pracy – wskazuje Wojciech Smagło, ekspert enova365.
Tymczasowe regulacje dotyczące pracy zdalnej można znaleźć w ustawie specjalnej z 19 czerwca 2020 roku, tzw. Tarczy 4.0. Mają one obowiązywać przez cały czas trwania pandemii oraz trzy miesiące po jej zakończeniu. Według nich pracodawca:
- może polecić pracownikowi przejście na pracę zdalną pod warunkiem, że rodzaj pracy, którą świadczy, to umożliwia, a sam zatrudniony ma do tego odpowiednie warunki lokalowe, możliwości techniczne i umiejętności,
- ma obowiązek zapewnić podwładnemu środki i materiały potrzebne do wykonywania swoich zadań i zachowania tajemnicy zawodowej,
- może egzekwować od pracownika prowadzenie ewidencji z wykonywanych czynności i czasu, jaki nad nimi spędził,
- w dowolnym momencie może cofnąć polecenie odnośnie do przejścia na home office i przywrócić stacjonarny system pracy.
Praca zdalna a telepraca
W kodeksie pracy na próżno szukać określeń typu „praca zdalna” lub „praca hybrydowa”. Znajdują się tam wyłącznie zapisy odnośnie do telepracy. Jej definicja to: „regularnie wykonywanie swoich obowiązków zawodowych z domu lub innego miejsca, które nie jest zakładem pracy za pomocą środków telekomunikacyjnych”. I choć jej opis wygląda podobnie do definicji pracy zdalnej, jest kilka zasadniczych różnic.
W przypadku telepracy pracodawca potrzebuje zgody pracownika na pełnienie obowiązków z domu i nie może go zwolnić, jeśli ten odmówi. Z kolei w przypadku pracy zdalnej podwładny ma obowiązek zgodzić się na ten tryb działania i może otrzymać karę upomnienia lub nagany, jeśli jej nie podejmie – pod warunkiem, że ma odpowiednie warunki do tego, aby wykonywać swoje zadania. Dodatkowo pracownicy na home office nie muszą wykorzystywać do wykonywania swoich obowiązków środków telekomunikacyjnych – w przeciwieństwie do telepracy.
Planowane rozwiązania prawne
Pierwsze zapowiedzi rządu dotyczące wprowadzenia zmian w kodeksie pracy w kwestii pracy zdalnej pojawiły się po wybuchu pandemii. Nadal jednak pozostają one w sferze zapowiedzi. Sekretarz stanu w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej, Stanisław Szwed, we wrześniu 2021 przekonywał, że do końca roku kwestie te zostaną uregulowane i zapewniał, że projekt zmian jest już na ukończeniu. 8 grudnia 2021 roku trafił on do rozpatrzenia przez Stały Komitet Rady Ministrów. Dokładne zapisy projektu nie są znane. Jednak według specjalistów ma on obejmować wiele kwestii niewyjaśnionych przez ustawę covidową, m.in. takich jak:
- sformułowanie definicji pracy zdalnej – czym jest i kiedy powinna być uzgodniona z pracownikiem,
- określenie miejsca wykonywania obowiązków przez pracownika,
- możliwość podjęcia pracy zdalnej na prośbę podwładnego lub pracodawcy,
- wprowadzenie odpowiednich przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy,
- uformowanie prawa pracodawcy do kontroli pracownika w miejscu wykonywania zadań,
- ponoszenie kosztów wykonywania obowiązków przez pracownika,
- określenie zakazu dyskryminacji pracownika, który wykonuje pracę zdalną.
W projekcie mają znaleźć się także zapisy dotyczące świadczenia pracy przez rodzica dziecka do 4. roku życia oraz kwestie odnoszące się do zaległego urlopu i ewidencji wykonywanych obowiązków.
Wiele wskazuje na to, że nowe przepisy zapewnią dużą swobodę pracownikom w zakresie świadczenia pracy. Z pewnością zmieni to dotychczasowy rynek.
W oczekiwaniu na nowe regulacje w kodeksie pracy wielu pracodawców zdecydowało się wprowadzić wewnętrzne regulaminy, które wyjaśniają niezrozumiałe kwestie dotyczące świadczenia pracy na odległość. Część firm pracę zdalną zamieniła na wersję hybrydową. W tym modelu pracownik pracuje przez kilka dni w tygodniu z domu, potem przez kolejne z biura.
Praca zdalna – jak wygląda w rzeczywistości?
– Konieczność zmian prawnych to jedno. Drugim istotnym elementem, na który pracodawcy, ale też pracownicy powinni zwrócić, uwagę są narzędzia pracy. Bez wdrożenia odpowiednich systemów, które: zapewnią ciągły dostęp i bezpieczeństwo danych niezależnie od miejsca pracy, pozwolą organizować pracę zespołów i umożliwią wykonywanie codziennych obowiązków, praca zdalna nie będzie optymalna – wyjaśnia Wojciech Smagło. – Można śmiało stwierdzić, że będzie ona nieefektywna, a często nawet niemożliwa. Dlatego warto przeprowadzić odpowiednie rozpoznanie rynku oprogramowania i wybrać optymalne dla firmy rozwiązania. Takie, które będą wspierać codzienną pracę oraz komunikację w zespole – doradza.
W ostatnich miesiącach można także zauważyć znaczny wzrost zainteresowania nowoczesnym oprogramowaniem, które umożliwia wprowadzenie systemu hybrydowego w przedsiębiorstwach. Jednym z rozwiązań jest np. ERP enova365. To system odpowiednio przygotowany do pracy w technologii cloud computing. Jedną z największych zalet tego rozwiązania jest swobodny dostęp do danych z dowolnego miejsca i urządzenia. Dzięki temu wystarczy połączenie z internetem, aby mieć kontakt z firmą i zawsze być na bieżąco z realizowanymi projektami. Za pośrednictwem specjalnie opracowanej aplikacji dostępnej zarówno w wersji na komputer, jak i na urządzenia mobilne, można zarządzać m.in.:
- sprzedażą i finansami,
- komunikacją z kontrahentami,
- udostępnionymi informacjami,
- komunikacją kadrową,
- harmonogramem czasu pracy,
- organizacja pracy zespołów.
Dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu zarówno pracownicy, którzy są obecni w biurze, jak i osoby przebywające na home office, mogą się sprawnie komunikować. Mają stały dostęp do danych oraz mogą efektywnie planować i wykonywać swoją pracę.
Takie rozwiązanie jest szczególnie rekomendowane dla małych i średnich przedsiębiorstw. Nowoczesny system ERP pozwala zachować ciągłość funkcjonowania firmy nawet w formie zdalnej. Jednocześnie umożliwia pracownikom utrzymanie kontaktów społecznych oraz zapewnia swobodę działania, co jest niezwykle istotne dla ich wydajności w pracy.
Nowe rozwiązania technologicznie sprawiają, że przejście na pracę zdalną lub hybrydową staje się coraz łatwiejsze. Warto skorzystać z możliwości, które dają!
Poznaj wersję multi enova365!
