Zarządzanie projektami i cykl życia projektu a system ERP

• Cykl życia projektu – jak wygląda?
• Etapy cyklu życia projektów
• Systemy ERP w służbie kontroli
• System ERP w cyklu życia projektu
• Zarządzanie projektami w enova365
• Korzyści stosowania systemów ERP w działaniach projektowych
• Przyszłość systemów ERP a nowoczesne zarządzanie projektami
• Zarządzanie projektami z systemem ERP — podsumowanie

Od technologii, przez logistykę, produkcję, usługi – firmy na całym świecie działają lub planują działać w trybie projektowym. Każdy z projektów wymaga odpowiedniego podejścia, narzędzi, a także – a może przede wszystkim – wyboru metody jego prowadzenia. Jak w tym wszystkim odnajdują się systemy ERP? Jak usprawniają zarządzanie projektami?

Cykl życia projektu – jak wygląda?

W dzisiejszym świecie większość działań biznesowych prowadzi się w tzw. projektach, które łączą w sobie konkretne czynności, wydarzenia i zadania. Mają na celu dostarczenie klientowi ostatecznemu konkretnej, oczekiwanej przez niego wartości.

Aby zapanować nad trwającymi projektami i kończyć je w terminie, konieczne jest zastosowanie odpowiednich działań zarządczych. Są nimi tzw. cykle życia projektu. To zestawy następujących po sobie etapów, w których dany projekt wchodzi na konkretny poziom realizacji. Każdy z tych etapów charakteryzuje się trzema zasadniczymi elementami:

• ryzykiem związanym z czasem, kosztami i jakością wykonywanej pracy,
• innym rodzajem nakładów niezbędnych do wykonania określonego „produktu” (tj. celu przypisanego do danego etapu),
• innym rodzajem prawdopodobieństwa powodzenia projektu (im dalszy jest etap, tym prawdopodobieństwo sukcesu wzrasta).

Cykl życia projektu zdefiniowany został przez szereg badaczy, przez co nie jesteśmy w stanie wyznaczyć jednego, konkretnego modelu działania. Przykładowo J.P. Lewis dzieli go na sześć faz, wśród których wymienić możemy koncepcję, definicję, projektowanie, rozwój, zastosowanie, zakończenie.

Z kolei R. Keeling proponuje krótszy model, zawierający w sobie jedynie takie etapy, jak konceptualizacja, planowanie, wdrożenie oraz zakończenie.

Etapy cyklu życia projektów

Uśredniając wszystkie główne koncepcje cyklu życia projektu, wyróżnić możemy pięć etapów, do których przypisano inne zestawy zadań. Są to:

• tworzenie koncepcji, czyli wyznaczenie głównej idei projektu, dokonanie szczegółowej analizy problemów, określenie stanu docelowego oraz sprawdzenie możliwości realizacyjnych, a następnie porównanie ich z oczekiwaniami klienta;
• zdefiniowanie projektu, na które składa się m.in. określenie struktury zarządzania (wybór kierownika – Project Managera, wybór członków zespołu), wstępne oszacowanie kosztów, przygotowanie wstępnego harmonogramu prac, zaplanowanie parametrów jakościowych, a także przeanalizowanie otoczenia projektu pod kątem czynników mogących wpłynąć na niego zarówno negatywnie, jak i pozytywnie;
• sporządzenie planu projektu, w którym określamy wszystkie niezbędne zadania i czynności (oraz układamy je w logiczny ciąg), zatwierdzamy strukturę zarządzania projektem, precyzujemy jego parametry (m.in. czas, koszty i oczekiwaną jakość), rozdzielamy zadania pomiędzy członków zespołu, wyznaczamy osoby odpowiedzialne za poszczególne elementy projektu i tworzymy odpowiednie plany awaryjne;
• realizacja projektu, czyli rozpoczęcie realizacji zadań zgodnie z harmonogramem, wprowadzanie korekt i usprawnień na poziomie czasu, kosztów i jakości, rozwiązywanie bieżących problemów, identyfikacja ich wpływu na odstępstwa od planu oraz szeroko zakrojone testowanie zrealizowanych założeń;
• zakończenie projektu, które polega na dokonaniu oceny i przygotowaniu raportu dotyczącego czasu, kosztów oraz jakości projektu, poddaniu ocenie struktury zespołu projektowego, a na końcu zestawieniu osiągniętych wyników z planem przygotowanym w początkowych etapach.

Systemy ERP w służbie kontroli

W zależności od branży, w której działamy, modele cyklu życia projektu mogą się od siebie różnić. Przykładowo te wykorzystywane przez branżę budowlaną są inne niż te, z których korzystają firmy informatyczne tworzące oprogramowanie na zlecenie klientów. Bez względu na wybraną metodę projektową, na rynku istnieją dziś specjalne narzędzia. Nie tylko pozwalają zarządzać całym procesem, ale też zapewniają dostęp do odpowiednich programów kontrolnych i managerów zadań.

Wszystkie te modele mają pewne elementy wspólne. Wśród nich jednym z najważniejszych staje się możliwość kontrolowania kosztów projektu na każdym z jego etapów.

W tym zadaniu pomocne okazują się systemy klasy ERP, jak np. enova365, ułatwiające zarządzanie projektami.

System ERP w cyklu życia projektu

Systemy ERP wniosły do biznesu mnóstwo możliwości w zakresie zarządzania i kontrolowania zasobów posiadanych przez przedsiębiorstwo. Wykorzystywane są na różnych polach – od księgowości, poprzez sprzedaż, aż po magazyn i kadry. Wspierają również działy produkcyjne, zapewniając im dostęp do konkretnych narzędzi ułatwiających działania projektowe.

Modułowa budowa systemów ERP sprawia, że każde przedsiębiorstwo jest w stanie dostosować taki system do swoich możliwości.

Jest to niezwykle przydatna funkcja systemu, ponieważ weryfikowanie budżetu projektowego to zadanie niezwykle ważne z punktu widzenia opłacalności całego przedsięwzięcia. Korzystając z systemu ERP, możemy w każdej chwili analizować środki finansowe na dowolnie wybranym przez nas poziomie szczegółowości.

Z jakimi rodzajami kosztów mamy do czynienia, biorąc pod uwagę cykl życia projektu? W tradycyjnym ujęciu rachunek w takim wypadku opiera się na czterech etapach. Są nimi fazy:

• uruchomienia projektu,
• planowania projektu,
• realizacji projektu,
• zamknięcia projektu.

W ramach każdego z tych etapów ponosimy pewnego rodzaju koszty. Ich analiza pozwoli nam m.in. optymalizować poszczególne procesy w kolejnych projektach, a także obliczać opłacalność podobnych działań w przyszłości.

Zarządzanie projektami w enova365

Z punktu widzenia naszej firmy system ERP enova365 z modułem „Projekty” pozwala na śledzenie pełnych kosztów projektowych w rozbiciu na koszty:

• pozyskania projektu (np. koszty marketingowe, ponoszone w czasie spotkań sprzedażowych etc.),
• planowania realizacji projektu (do których wliczyć możemy m.in. przygotowanie analizy i czas pracy pracowników),
• realizacji projektu (czyli koszty pracownicze, koszt podwykonawców, zakupu odpowiednich materiałów i technologii),
• sprzedażowe (do których włączyć możemy np. koszt promocji produktu),
• obsługi pogwarancyjnej i posprzedażowej włączający np. czas poświęcony na opiekę serwisową,
• wycofania się z rynku.

Kontrola wydatków w powyższych kategoriach jest niezwykle istotną kwestią z punktu widzenia marżowości każdego przedsiębiorstwa. Z tego względu wszelkie wydatki związane z prowadzonymi projektami powinny być bezwzględnie notowane i śledzone. Tylko ich właściwa analiza umożliwi optymalizację dalszych działań.

Systemy ERP wyposażone w moduł „Projekty” zapewniają pełną kontrolę nad kosztami w całym cyklu życia projektu zapewniając m.in.:

• kontrolę nad realizacją założonej strategii,
• terminową realizację założeń projektowych,
• sprawny obieg dokumentacji wewnątrz firmy,
• planowanie i prognozowanie wydatków związanych z prowadzonymi projektami,
• łatwe generowanie raportów i zestawień ułatwiających późniejszą analizę.

Korzyści stosowania systemów ERP w działaniach projektowych

Dzisiejsze systemy ERP umożliwiają zarządzanie niemalże całym przedsiębiorstwem. Rozbudowane moduły dedykowane poszczególnym sekcjom i działom skupione są wokół jednej, centralnej bazy danych. Łączenie ze sobą wszystkich dokumentów (np. faktur zakupowych, dokumentacji magazynowej, projektów) zapewnia porządek i możliwość szybkiej analizy podejmowanych decyzji biznesowych.

W kwestii modułu Projekty dla enova365 stanowi on doskonałe uzupełnienie wykorzystywanych przez przedsiębiorstwa narzędzi do zarządzania projektami z poziomu zadaniowego.

Moduł ten zaprojektowany został specjalnie po to, aby obsłużyć planowanie i kontrolę realizacji budżetów projektowych. Zawiera on w sobie pełną funkcjonalność modułu CRM (z wyjątkiem funkcji „Serwis” i „Wypożyczenia”). Dzięki wdrożeniu modułu do firmowego systemu ERP otrzymujemy m.in. możliwość automatyzacji procesu przypisywania odpowiednich dokumentów do projektów. Takie oprogramowanie to także szansa na śledzenie realizacji budżetu w poszczególnych etapach, okresach lub narastająco.

Moduł „Projekty” zapewnia dostęp do narzędzi planowania budżetu w ujęciu:

• wartościowym (zestawienie kosztów i przychodów),
• wartościowo-ilościowym (dzięki któremu mamy możliwość zaplanować np. zapotrzebowanie materiałowe niezbędne do wykonania konkretnych zadań)
• mieszanym.

Co więcej, funkcje tożsame z modułem CRM pozwalają ewidencjonować wszystkie kontakty z kontrahentami. To zaś sprawia, że z poziomu jednego modułu mamy dostęp do wszelkich informacji związanych z konkretnym projektem, w tym opcję planowania działań z pomocą funkcji Zadania.

Funkcjonalności modułu „Projekty” zapewniają także dostęp do opcji analitycznych pozwalających szybko wydobywać najbardziej kluczowe dane. Umożliwiają one odnalezienie tzw. wąskich gardeł procesu, czyli miejsc wymagających optymalizacji działań zespołu wchodzącego w skład projektu.

Przyszłość systemów ERP a nowoczesne zarządzanie projektami

Na rynku istnieje wiele narzędzi pozwalających zarządzać cyklem życia projektu. Są to rozwiązania specjalistyczne, dzięki którym jesteśmy w stanie zdefiniować każdy etap przedsięwzięcia oraz wszystkie dziejące się w jego ramach czynności. Takie narzędzie daje nam również możliwość tworzenia zadań, przypisywania ich poszczególnym członkom zespołu, a także rozliczania ich jakości na podstawie wcześniej opracowanych wytycznych.

W kwestii kontroli kosztów, to właśnie systemy ERP wyposażone w odpowiednie moduły projektowe są w stanie działać o wiele skuteczniej od wymienionych wyżej systemów.

W swojej funkcjonalności pozwalają m.in.:

• tworzyć budżety dla poszczególnych projektów,
• planować koszty i przychody związane z ich realizacją,
• kwalifikować koszty projektowe,
• wprowadzać korekty kosztowe,
• zautomatyzować proces przypisywania poszczególnych dokumentów do projektów.

Wszystko to działa w jednym, wspólnym ekosystemie przedsiębiorstwa. Pozwala to patrzeć na projekt nie tylko z punktu widzenia jego wykonania, ale również jego wpływu na cały prowadzony przez nas biznes.

Zarządzanie projektami z systemem ERP — podsumowanie

Systemy ERP w ramach cyklu życia projektu wprowadzają porządek w dokumentacji kosztowej. Pozwalają na bieżąco monitorować wydatki ponoszone w każdym z etapów projektu – od przygotowania do zakończenia – a także zestawiać je z sytuacją finansową przedsiębiorstwa.

Tym samym system ten staje się niezbędnym elementem wpływającym na sukces i opłacalność każdego projektu, z którym Twoja firma ma do czynienia obecnie lub będzie miała do czynienia w najbliższej przyszłości.

Zobacz jak system enova365 działa w przedsiębiorstwie JUCHA BETON i ułatwia zarządzanie projektami.