- Wdrożenie systemu ERP – dlaczego warto?
- 5 największych błędów, jakie popełniają początkujący przedsiębiorcy
- Wdrożenie systemu ERP — o czym należy pamiętać?
- Pewny i wydajny system ERP w Twojej firmie
Systemy ERP to potężne narzędzia, dzięki którym zarządzanie firmą staje się znacznie prostsze. Na sukces wdrożenia składa się wiele czynników, ale za najważniejszy należy uznać przeprowadzenie rzetelnej i szczegółowej analizy przedwdrożeniowej. Dzięki niej już na samym początku jesteśmy w stanie wyeliminować wiele potencjalnych i kosztownych błędów. Jak zatem powinno przebiegać wdrożenie systemu ERP?
Wdrożenie systemu ERP – dlaczego warto?
Zarządzanie rozwijającą się firmą bez odpowiednich narzędzi jest praktycznie niemożliwe. Duża liczba dokumentów przekazywanych wzajemnie między działami sprawia, że niezbędny staje się system, przy pomocy którego będziemy w stanie skutecznie zapanować nad poszczególnymi procesami.
Rozwiązaniem są właśnie systemy ERP pozwalające zautomatyzować i przyspieszyć wiele obowiązków wykonywanych do tej pory przez pracowników. Ich modułowa budowa pozwala na dostosowanie odpowiednich elementów do aktualnego poziomu rozwoju przedsiębiorstwa, a także dodanie kolejnych w ramach rosnących potrzeb. Moduły takie jak Faktury, Kadry Płace, Handel, CRM, Produkcja, Business Intelligence czy Projekty pozwalają trzymać pieczę nad każdym działaniem w ramach firmy, a także analizować wszelkie spływające z nich dane w celu podejmowania trafnych decyzji biznesowych.
Systemy ERP wdrożone w rozwijających się biznesach porządkują wszystkie wewnętrzne procesy. Pozwalają też skuteczniej wymieniać informacje między działami, a także niwelują do minimum ryzyko błędów spowodowanych czynnikiem ludzkim. Wszystko to działa spójnie pod jednym warunkiem – że proces wdrożenia zostanie prawidłowo przeprowadzony.
Istnieje bowiem szereg mniejszych i większych błędów, które mogą pojawić się w trakcie procedury wdrożeniowej. O pięciu najważniejszych piszemy poniżej.
5 największych błędów, jakie popełniają początkujący przedsiębiorcy
System ERP jest bardzo specyficznym narzędziem biznesowym. Stanowi coś w rodzaju informatycznego garnituru szytego na miarę – jego ostateczny kształt powinien odzwierciedlać faktyczne potrzeby przedsiębiorstwa. Dlatego nim podjęta zostanie ostateczna decyzja, warto dokładnie przemyśleć wymagania, aby uniknąć kosztownych pomyłek. O czym należy pamiętać i jakich błędów się wystrzegać?
Brak skalowalności
Na rynku istnieje wiele różnorakich systemów ERP. Nie wszystkie jednak są sobie równe. Wdrożenie pierwszego rozwiązania tego typu to dla przedsiębiorstwa spora inwestycja. Część firm postanawia więc wybrać najtańsze rozwiązania, które po czasie okazują się niedopasowane do rozwojowych biznesów.
Jednym z podstawowych błędów przy wyborze systemu ERP jest brak jego skalowalności. Oceniając system na podstawie startowych wymagań, często zapominamy, że firma będzie się rozwijać. Potrzebne będą nowe moduły, nowe funkcje, większa liczba użytkowników. Nie wszystkie systemy ERP oferują takie możliwości. Niektóre z nich dają dostęp wyłącznie do podstawowej funkcjonalności, która na pewnym etapie rozwoju będzie działać ograniczająco.
Znacznie lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z systemów ERP o budowie modułowej – takich, w których poszczególne elementy składowe jesteśmy w stanie dodawać lub odejmować zgodnie z aktualnymi potrzebami. Dotyczy to również liczby użytkowników.
Podsumowując, modułowa budowa systemów ERP powinna rosnąć wraz z firmą, pozwalając na skuteczną i bezproblemową pracę w każdym momencie.
Zbyt drogie rozwiązania
Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP? Wszystko zależy od tego, jakie rozwiązanie będziemy chcieli wybrać do swojej firmy. W przypadku przedsiębiorców niemających styczności z takimi technologiami, jednym z najczęściej popełnianych błędów jest generowanie zbyt wysokich kosztów w stosunku do faktycznych potrzeb.
Dotyczy to m.in. licencji na poszczególne moduły systemu, kupowanych często jako licencje lokalne, umożliwiające instalację na lokalnej infrastrukturze firmowej. Koszt takiego wdrożenia niepotrzebnie rośnie, co może powodować m.in. brak środków na inne inwestycje.
Rozwiązaniem odpowiednim dla młodych, rozwijających się biznesów jest w takim przypadku chmurowa wersja systemu ERP, dostępna m.in. w enova365. W cenie znacznie niższej niż jednorazowa licencja, przedsiębiorca otrzymuje bowiem dostęp do pełnej funkcjonalności wybranych przez siebie modułów. Zmniejsza tym samym finansowy próg wejścia.
Rozwiązania chmurowe oparte o subskrypcje zyskują coraz większą popularność, zwłaszcza wśród małych i średnich firm. W tym modelu organizacja decydująca się na system ERP nie musi ponosić jednorazowego, często wysokiego kosztu wejścia. Dziś za system ERP możemy płacić podobnie jak np. za Netflixa. Chmura to również bezpieczeństwo – platformy takie jak np. „Microsoft Azure” to gwarancja przetwarzania danych w oparciu o najwyższe wymagania stawiane m.in. przez ustawodawców – mówi Konrad Spryńca, Kierownik zespołu ds. działań związanych z rynkiem w enova365.
Zbyt duża liczba modułów
Dość poważnym błędem, z którym spotykamy się przy okazji wdrożeń systemów ERP jest również przeszacowanie liczby potrzebnych modułów. W wielu przypadkach przedsiębiorcy chcą zbudować system kompletny, stanowiący pełnoprawne narzędzie do zarządzania firmą, jednakże bez faktycznej potrzeby używania niektórych z zamówionych modułów. Takie działanie generuje wyłącznie wyższe koszty licencyjne, powodując tym samym, że opłacalność uruchomienia systemu ERP w danej organizacji drastycznie spada.
Znacznie lepszym pomysłem okazuje się w takiej sytuacji skupienie na podstawowej funkcjonalności systemu, a następnie dodawanie kolejnych modułów w momencie, gdy zachodzi faktyczna potrzeba ich użytkowania. Takie możliwości zapewnia m.in. system enova365 w wersji multi.
Rozwiązania modułowe takie jak enova365 pozwalają w każdym momencie dokładać kolejne elementy systemu, zgodnie z oczekiwaniami użytkowników. Zgodnie z naszą dewizą to system dostosowuje się do organizacji, nigdy odwrotnie – podkreśla Konrad Spryńca, ekspert enova365.
Brak przeprowadzenia analizy potrzeb
Większość powyższych błędów wiąże się w mniejszym lub większym stopniu z brakiem dokładnej analizy potrzeb przedsiębiorstwa. Dobry partner wdrożeniowy w swojej ofercie często posiada taką usługę. Jej wykonanie pozwala ocenić, jakie rozwiązanie dla przedsiębiorstwa będzie optymalne, które moduły należy wdrożyć w pierwszej kolejności oraz w jaki sposób przeprowadzić całość prac, aby firma mogła jak najszybciej zacząć korzystać z otrzymanych technologii.
Analiza potrzeb pozwala wybrać moduły systemu ERP rzeczywiście potrzebne w danej fazie rozwoju przedsiębiorstwa. Z tego też powodu staje się ona kluczowym elementem wpływającym na sukces całego przedsięwzięcia.
Wybór nieodpowiedniego partnera wdrożeniowego
O jakości systemu ERP świadczy nie tylko jego producent, ale również partner przeprowadzający prace wdrożeniowe. To dlatego bardzo dużym błędem popełnianym przez przedsiębiorców jest wybór nieodpowiedniej firmy do przeprowadzenia tego typu prac.
Źle dobrany partner technologiczny może być przyczyną wystąpienia wielu późniejszych trudności w wykorzystywaniu możliwości systemów ERP. Brak profesjonalizmu oraz doświadczenia może również wpływać negatywnie na sam czas wdrożenia, co generuje niepotrzebne koszty oraz sytuacje stresowe.
Chcąc uniknąć tego błędu, najlepszym wyjściem jest zapewnienie sobie wsparcia Autoryzowanego Partnera. Zwykle ściśle współpracuje on z producentem oprogramowania ERP i posiada niezbędne certyfikaty. To minimalizuje ryzyko wystąpienia po drodze poważniejszych problemów.
Sieć Autoryzowanych Partnerów Soneta to blisko 250 firm działających na terenie Polski, posiadających bogatą wiedzę w zakresie wdrożeń systemu enova365. Każde wdrożenie poprzedzone jest analizą. To podczas niej doświadczeni wdrożeniowcy zapoznają się z modelem funkcjonowania organizacji i doradzają Klientowi w zakresie doboru optymalnych rozwiązań.
Wdrożenie systemu ERP — o czym należy pamiętać?
Systemy ERP stanowią bardzo ważny krok w rozwoju firmy. Jednakże nieodpowiednio wdrożone mogą być przyczyną wielu kosztownych problemów. Powyżej przedstawiliśmy pięć najważniejszych błędów, których powinni się wystrzegać przedsiębiorcy, myślący o rozpoczęciu pracy na tych rozwiązaniach. Podsumowując, aby można było przyjąć, że start systemu w strukturach firmowych zakończył się sukcesem, należy:
- myśleć przyszłościowo już na etapie wyboru konkretnego systemu ERP, nie skupiając się wyłącznie na kosztach początkowych, ale także na możliwościach rozszerzenia jego funkcjonalności o dodatkowe opcje w przyszłości;
- przeprowadzić dokładną i szczegółową analizę potrzeb, dzięki której otrzymamy informacje na temat tego, jaki system będzie dla nas odpowiedni, które moduły są niezbędne na początku oraz jaki rodzaj licencji będzie najlepszy;
- wybrać Autoryzowanego Partnera technologicznego, który współpracuje z producentem naszego systemu ERP – taki wybór zapewni profesjonalną obsługę, znajomość systemu oraz jego szybką i bezproblemową konfigurację pod nasze potrzeby.
Powyższe działania nie dają co prawda gwarancji, że cała procedura wdrożenia przebiegnie bezproblemowo i zostanie zakończona w tempie ekspresowym. Pozwolą jednak wybrać dokładnie takie rozwiązanie, jakiego firma potrzebuje teraz i w przyszłości. Zminimalizują ryzyko powstania dodatkowych, nieplanowanych wydatków. Zapewnią też wsparcie doświadczonego partnera w całym procesie uruchomienia, konfiguracji i rozpoczęcia pracy z systemem ERP.
Pewny i wydajny system ERP w Twojej firmie
Wspomnieliśmy wcześniej, że system ERP jest jak garnitur – aby spełniał swoją funkcję, powinien być „uszyty na miarę”. Błędy popełniane w trakcie jego wdrażania skutecznie oddalają nas od wygody użytkowania. Powodują narastanie negatywnych emocji i zwiększenie ostatecznych kosztów tej inwestycji.
Pewny i wydajny system ERP w przedsiębiorstwie to system przemyślany dokładnie od początku do końca. Zaczynając od faktycznych potrzeb, poprzez funkcjonalność dostępnych rozwiązań, na prawidłowym zaimplementowaniu w dotychczasowe firmowe działania skończywszy
Wdrożenie systemu ERP enova365, czyli rozwiązanie szyte na miarę Twoich potrzeb
Dla firm, które szukają odpowiedniego systemu ERP, dobrym rozwiązaniem będzie enova365. Dostępna jest zarówno w wersji instalowanej w lokalnej infrastrukturze, jak i jako rozwiązanie chmurowe pozwalające relatywnie niskim kosztem zapewnić całemu przedsiębiorstwu dostęp do wszystkich potrzebnych opcji (wersja multi).
Obie wersje posiadają wszystkie moduły niezbędne do zarządzania każdym rodzajem przedsiębiorstwa, bez względu na jego wielkość czy też branżę. Regularne aktualizacje powodują, że system jest stale na bieżąco ze wszelkimi zmianami zachodzącymi w przepisach podatkowych, prawie pracy i innych ustawach mających wpływ na kształt biznesu w Polsce.
System ERP enova365 zapewnia wielofunkcyjne narzędzie, dzięki któremu Twój biznes może znacznie szybciej osiągnąć zakładane etapy rozwoju. Warunkiem tego jest przeprowadzenie sprawnego wdrożenia i uniknięcie mogących pojawiać się po drodze błędów. Pięciu najpoważniejszych jesteś w stanie ustrzec się po lekturze powyższego artykułu.
Dowiedz się wszystkiego o ERP z naszych artykułów na blogu.
