Rozwój branży APT, czyli agencji pracy tymczasowej, ostatnio znacznie przyspieszył. To korzystne rozwiązanie, które pomaga firmom szybko wypełnić luki kadrowe, a pracownikom znaleźć odpowiednie dla siebie zajęcie. Jednak prowadzenie agencji wiąże się z wieloma wyzwaniami np. z dużą rotacją pracowników. Aby mieć wszystko pod kontrolą, warto postawić na nowoczesny system kadrowo-płacowy. Sprawdź, jak może pomóc w branży APT.
Przygotowywanie faktur i rozliczeń, konieczność jednoczesnego zatrudniania nowych członków zespołu i kontrolowania obecnych pracowników, prowadzenie księgowości, zarządzanie relacjami z kontrahentami oraz klientami… te zadania wymagają dużo czasu, uwagi i siły. Na szczęście wiele spośród nich można zautomatyzować, co nie tylko przyspieszy funkcjonowanie firmy, ale także wspomoże jej rozwój.
Jakie funkcje ma system kadrowo-płacowy dla agencji pracy tymczasowej?
Program kadrowo-płacowy przeznaczony dla branży APT, np. enova365, to zaawansowane oprogramowanie, które otwiera nowe możliwości w prowadzeniu firmy i wspiera w wielu różnych obszarach. W ramach systemu skorzystasz z takich funkcji jak:
- pulpity pracownika i kierownika – ułatwiają komunikację pomiędzy kadrą zarządzającą a zespołem. W ramach tej funkcji pracownicy mogą złożyć odpowiednie wnioski, np. o urlop. Zyskują także dostęp do informacji o naliczonych godzinach pracy i wynagrodzeniu. Z kolei kierownicy otrzymują pełny dostęp do danych każdego członka zespołu i mogą np. akceptować złożone wnioski. Pulpity są dostępne zarówno w wersji standardowej na komputer, ale także w aplikacji mobilnej. Można z nich zatem korzystać nie tylko w biurze, ale także np. podczas pracy zdalnej w domu;
- workflow, czyli automatyzacja powtarzalnych procesów, jakie odbywają się w firmie, np. rekrutacji pracowników. Ta funkcja odpowiada za zarządzanie procesem rekrutacji i „pilnowanie”, aby odbywał się on zgodnie z ustalonymi procedurami. Za jej pośrednictwem zgromadzisz dane osobowe pracowników i zgody na przetwarzanie ich według RODO, zdigitalizujesz oraz będziesz przechowywać niezbędne dokumenty. Do tego uzyskasz możliwość wyszukiwania kandydatów, którzy odpowiadają wymaganiom poszczególnych klientów. Znacząco usprawni to cały proces rekrutacji i umożliwi przyjmowanie wielu nowych pracowników jednocześnie;
- księga handlowa – jest to funkcja rozliczania pracowników, która umożliwia łatwe wyliczanie wynagrodzeń zgodnie z ilością wypracowanych godzin, uwzględniając przy tym wszelkie delegacje i zwolnienia chorobowe. Co więcej, program pozwala także zarządzać pożyczkami i zaliczkami oraz przygotowywać niezbędne deklaracje podatkowe dla urzędu skarbowego;
- CRM, czyli Customer Relationship Management – to funkcja odpowiadająca za nawiązywanie kontaktów z klientami, zarządzanie nimi i podtrzymywanie ich. Za jej pomocą przygotujesz spersonalizowaną ofertę dla wybranych grup odbiorców, co wpłynie na efektywność prowadzonych przez Ciebie projektów.
Zintegrowany program kadrowo-płacowy to rozwiązanie, które pozwoli na sprawne zarządzanie firmą bez konieczności bezpośredniego kontaktowania się z każdym członkiem zespołu. Teraz wszystkie dane będą nie tylko w jednym miejscu, ale także logicznie uporządkowane, a przez to łatwe do odnalezienia.
Komu przyniesie najwięcej korzyści korzystanie z programu kadrowo-płacowego?
Wdrożenie programu kadrowo-płacowego w branży APT to przede wszystkim oszczędność czasu – szczególnie dla osób zarządzających firmą. Dzięki systemowi ERP nie trzeba korzystać z kilku narzędzi naraz, np. do zarządzania pracownikami i rozliczania ich pracy. Dodatkowym atutem jest to, że wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu.
Na wdrożeniu systemu kadrowo-płacowego skorzystają także:
- pracownicy działu HR – program umożliwia m.in. prowadzenie e-teczek pracowników. Pozwala to na swobodne zarządzanie kartoteką zespołu, która została uprzednio podzielona na klientów, dla których pracują poszczególne osoby zatrudnione przez ATP. W ramach tej funkcji można założyć teczki pracownicze zgodnie z aktualnymi przepisami, organizować je według potrzeb, podpisywać stosowne umowy z pracownikiem, a także wydawać świadectwa pracownicze;
- osoby na delegacji – za pomocą systemu kadrowo-płacowego można rozliczać wyjazdy służbowe, co znacząco ułatwia sporządzanie raportów i wyliczanie wynagrodzenia;
- członkowie zespołu – program daje właścicielowi i kadrze kierowniczej możliwość zarządzania zasobami ludzkimi bez ryzyka pomyłki, np. przydzielenia pracownika do niewłaściwej firmy czy marnowania cennego czasu na poszukiwanie potrzebnych danych.
Co ważne – system kadrowo-płacowy jest dostępny nie tylko w wersji na urządzenia stacjonarne, ale także na smartfony. Tym samym nie trzeba być osobiście w biurze, aby móc podejmować ważne decyzje, zatwierdzać wnioski czy przygotowywać potrzebne dokumenty. Teraz można zarządzać firmą i wykonywać swoje obowiązki z dowolnego miejsca.
Kiedy najlepiej wdrożyć system kadrowo-płacowy w agencji pracy tymczasowej?
Zainteresowanie wdrożeniem programu kadrowo-płacowego zazwyczaj pojawia się, gdy HR-owcy zaczynają czuć się przytłoczeni ilością obowiązków związanych z zatrudnianiem, a także zarządzaniem zespołem kilkuset lub nawet kilku tysięcy osób. Drugim powodem wzrostu popularności takich systemów jest ryzyko popełniania prostych błędów w powtarzalnych procesach przy pracy „ręcznie”. Ich efektem mogą być różne kłopoty formalne, a nawet finansowe. Tym problemom można zapobiec, wdrażając system kadrowo-płacowy.
Dlatego najkorzystniej jest sięgnąć po to oprogramowanie już na samym początku działania firmy. Co ważne – nie trzeba od razu korzystać ze wszystkich jego funkcji. Zaletą takiego oprogramowania jak enova365 jest skalowalność. Oznacza to, że z łatwością można dopasować system do swoich potrzeb, a w miarę rozwoju firmy rozszerzać go o nowe opcje. W ten sposób na początku zapoznasz się z podstawowymi funkcjami systemu, a następnie będziesz uczyć się tylko nowych elementów, a nie wszystkiego jednocześnie.
Automatyzacja procesów przy użyciu systemu
Wdrożenie oprogramowania na początku działalności agencji pracy tymczasowej ma jeszcze jedną zaletę. Pozwala ono na niemal natychmiastowe zautomatyzowanie wielu powtarzalnych procesów, takich jak ewidencja czasu pracy, rekrutacja czy przygotowywanie rozliczeń lub dokumentów do urzędu skarbowego. Dzięki temu:
- pracownicy mogą skupić się wyłącznie na zadaniach, które przyczyniają się do rozwoju firmy,
- wszelkie procesy przebiegają według ustalonych procedur, zatem nie ma ryzyka powstania błędu i np. konieczności korekty danych,
- oszczędza się pieniądze, ponieważ można zrezygnować z zatrudniania osób np. do sporządzania i porządkowania dokumentów.
Istotne jest również to, że system kadrowo-płacowy jest stale aktualizowany zgodnie z najnowszymi przepisami prawa pracy czy podatkowego. Dzięki temu można uniknąć np. niewłaściwego wypełnienia dokumentów czy niedopełnienia swoich obowiązków jako przedsiębiorcy.
Wdrożenie systemu kadrowo-płacowego w branży APT może przynieść więcej korzyści, niż myślisz. Sprawdź wersję testową i przekonaj się o nich w praktyce!
