- Dlaczego potrzebuję narzędzia do elektronicznego zarządzania dokumentami?
- Krok 1. Wybierz system elektronicznego obiegu dokumentów dopasowany do potrzeb urzędu
- Krok 2. Wybierz osobę odpowiedzialną za koordynację procesu wdrożenia
- Krok 3. Zapewnij pracownikom szkolenie
- Krok 4. Wdrożenie systemu – przejdź na elektroniczny obieg dokumentów
- Krok 5. Zapewnij sobie wsparcie powdrożeniowe
Każdego dnia do urzędów wpływają tysiące dokumentów i to zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Jak odnaleźć się w tym natłoku spraw i nie przekroczyć wyznaczonych terminów? Z pomocą przychodzi elektroniczny obieg dokumentów. Sprawdź, jak wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie w 5 krokach.
Dlaczego potrzebuję narzędzia do elektronicznego zarządzania dokumentami?
Żeby to wyjaśnić najpierw wytłumaczę na czym polega elektroniczny obieg dokumentów.
Obieg dokumentów to proces zarządzania dokumentami w firmie lub w urzędzie – od ewidencji ich otrzymania przez przechowywanie, edytowanie, akceptowanie, udostępnianie zainteresowanym osobom, aż po usuwanie.
Jeżeli dokumenty mają postać cyfrową, a cały proces ich obiegu odbywa się w przy pomocy specjalnie przeznaczonego do tego systemu IT – tzw. Document Management System (DMS) – to mówimy o elektronicznym obiegu dokumentów (EOD).
Przykłady elektronicznego obiegu dokumentów w administracji publicznej
Składanie i akceptowanie wniosków urlopowych
Pracownik składa w systemie wniosek urlopowy, który od razu widzi i akceptuje jego przełożony. Jeżeli takie są procedury w urzędzie wniosek może zostać automatycznie przesłany do kierownika wyższego szczebla albo działu kadr.
Obieg faktur kosztowych
Faktura jest wprowadzana do systemu, akceptowana przez osoby odpowiedzialne merytorycznie za zgodność wykonania usługi lub zakupu, przyporządkowywana do określonej kategorii kosztów, a wreszcie księgowana i archiwizowana.
Wniosek o wydanie pozwolenia na budowę domu
Wniosek wpływa do urzędu przez ePUAP lub w wersji papierowej przez dziennik podawczy. W tym drugim przypadku, może zostać wczytany do systemu przy pomocy technologii OCR. Następnie dokument w wersji elektronicznej jest przekazywany osobom, odpowiedzialnym za wydanie pozwolenia. Informacja o wydaniu pozwolenia zostaje wysłana do interesanta, a potrzebne dokumenty zostają zarchiwizowane w systemie.
Korzyści z wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów
Krótszy czas realizacji zadań
Urzędy, w których wdrożono elektroniczny system obiegu dokumentów, przyznają, że taki system zmniejszył nakład pracy potrzebny do załatwienia poszczególnych spraw i przyśpieszył ich rozpatrywanie.
Bezpieczeństwo
Dostęp do dokumentów elektronicznych mają tylko uprawnione osoby, a wszystkie działania wykonywane na pliku są rejestrowane.
Porządek w dokumentach
Wszystkie dokumenty elektroniczne znajdują się w jednym miejscu, w systemie informatycznym. Wyszukiwarka i filtry ułatwiają znalezienie potrzebnych plików. Żaden z nich nie ginie. Koniec z drukowanymi pismami czy formularzami oraz segregatorami zapełnionymi stertami kartek
Lepszy przepływ informacji
Obieg dokumentów elektronicznych eliminuje chaos informacyjny. Dzięki temu, że wszystkie osoby w firmie pracują na tych samych dokumentach praca odbywa się płynnie, czynności się nie dublują, a wszystkie zaangażowane w proces osoby dysponują potrzebnymi informacjami.
Niższe koszty
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją przekłada się na mniej wydruków i brak konieczności archiwizacji papierowych dokumentów.
Wniosek: Choć wprowadzenie elektronicznego zarządzania dokumentacją może wydawać się sporym wyzwaniem, to przynosi ono wymierne korzyści.
Decyzja o wdrożeniu narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów podjęta? Przeprowadź udane wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją w 5 krokach.
Krok 1. Wybierz system elektronicznego obiegu dokumentów dopasowany do potrzeb urzędu
Intuicyjny
Wielu urzędników jest przyzwyczajonych do pracy z papierowymi dokumentami i wszelkie propozycje zmian spotykają się z ich stanowczym oporem.
Wskazówka: Im bardziej intuicyjny system, tym łatwiej pokonać opór pracowników przed zmianą.
Każdy urząd ma swoją specyfikę jeśli chodzi o rodzaj i zakres rozpatrywanych spraw. Jednak bez względu na wielkość danej jednostki administracji publicznej, system zapewniający elektroniczny dostęp do dokumentów powinien być przejrzysty i prosty w obsłudze. Nie może mieć przestarzałego interfejsu, a poruszanie się po nim powinno być intuicyjne. Taki system powinien pozwalać też na bezproblemowe pobieranie spraw, które wpłynęły do skrzynki podawczej ePUAP danego urzędu.
Wskazówka: Coraz więcej osób korzysta z elektronicznej skrzynki podawczej. Upewnij się że stosowane rozwiązania pozwolą im łatwo załatwiać sprawy bez konieczności wizyty w urzędzie.
Zgodny z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt
Korzystanie z takiej funkcji umożliwia prawidłowe oznaczanie przyjmowanych pism oraz kierowanie ich do odpowiednich komórek organizacyjnych i osób odpowiedzialnych za rozpatrywanie spraw danego typu.
Skalowalny
System do elektronicznego obiegu dokumentów będzie wykorzystywany w urzędzie przez wiele lat. Dlatego przy wyborze systemu warto wziąć pod uwagę możliwości jego rozbudowy w przyszłości.
Zgodny z przepisami
Zmiany w prawie często nakładają na jednostki administracji publicznej dodatkowe obowiązki. Dobry system jest tak zaprojektowany, że bez trudu można go przystosować do pracy nad sprawami, które nie były obsługiwane w momencie jego zakupu.
Krok 2. Wybierz osobę odpowiedzialną za koordynację procesu wdrożenia
Na tym etapie warto wyznaczyć osobę, która jest najlepiej zorientowana w procedurach związanych z obiegiem dokumentów. Musi to być ktoś, kto bardzo dobrze zna specyfikę pracy każdej komórki organizacyjnej w danym urzędzie.
Taka osoba będzie miała za zadanie koordynację procesu wdrożenia systemu obiegu dokumentów, a jednocześnie będzie pełnić rolę konsultanta, przekazującego firmie wdrożeniowej istotne dane.
Chodzi między innymi o:
- wyjaśnienie procedur obowiązujących w urzędzie,
- przekazanie informacji o strukturze organizacyjnej,
- zaznajomienie firmy wdrożeniowej z zakresami uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników.
Wskazówka: Etap mapowania procedur jest krytyczny dla sukcesu wdrożenia systemu. Dobrze przeprowadzany zagwarantuje, że system elektronicznej komunikacji stanie się narzędziem, które usprawni pracę.
Krok 3. Zapewnij pracownikom szkolenie
Wprowadzenie nowych rozwiązań może rodzić obawy związane z tym, czy każdy pracownik odnajdzie się w nowej sytuacji. Dlatego początkowo zmiany mogą budzić opór ze strony osób, które są przywiązane do pracy z papierowymi dokumentami.
Wskazówka: Żeby pokazać, że nie ma powodu bać się zmian, zorganizuj szkolenia w formie warsztatów pod okiem fachowców.
Jeżeli opór przed zmianą jest znaczny, rozważ zaoferowanie pracownikom tzw. asyst stanowiskowych. Wtedy osoba z firmy wdrożeniowej jest dostępna przez kilka dni po wdrożeniu i na bieżąco odpowiada na pytania.
Choć na początku elektroniczny obieg dokumentów może przerażać wdrożenie odpowiednich procesów i narzędzi to zmiana usprawniająca działania jednostek administracji publicznej. Nikt z nas nie wróciłby do kopiowania dokumentów za pomocą kalki, skoro do dyspozycji mamy kserokopiarki i skanery. Podobnie jest w przypadku elektronicznego obiegu dokumentów.
Dopiero kiedy przetestujesz działanie systemu DMS (Document Management System) docenisz płynące z niego korzyści.
Krok 4. Wdrożenie systemu – przejdź na elektroniczny obieg dokumentów
Instalacja systemu to dopiero początek drogi do wyższej efektywności poszczególnych komórek organizacyjnych. Niezbędne będzie zaktualizowanie procedur dotyczących elektronicznego obiegu informacji. Jeśli gdzieś występują jakieś niedociągnięcia czy uchybienia proceduralne to warto je na tym etapie poprawić.
Pamiętaj: Obieg elektroniczny dokumentów nie załata istniejących błędów, bo będzie dokładnym odzwierciedleniem ustaleń zawartych w instrukcji obiegu dokumentów.
Z tego względu wdrożenie nowych narzędzi to dobry moment na poprawienie tego, co niekoniecznie sprawdzało się w praktyce.
Na początkowym etapie pracy z systemem warto działać dwutorowo korzystając zarówno z dokumentów papierowych, jak i dokumentów elektronicznych. Zapewni to pracownikom większe poczucie bezpieczeństwa podczas przechodzenia na nowy sposób pracy. Powinno być to jednak rozwiązanie tymczasowe, bo w dłuższej perspektywie byłoby to uciążliwe i mijałoby się z celem wdrożenia EOD.
Krok 5. Zapewnij sobie wsparcie powdrożeniowe
Przejście na elektroniczny obieg dokumentów to proces rozłożony w czasie. Nie wystarczy wydać zarządzenia o wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów. Do pełnego sukcesu potrzebna jest ciągła edukacja pracowników i długofalowe wsparcie firmy wdrażającej EOD.
Niektóre zapytania czy wątpliwości co do sposobu pracy z nowym systemem mogą pojawić się dopiero po pewnym czasie.
Wskazówka: Wybierz firmę, która nie tylko wdroży elektroniczny system obiegu dokumentów, ale zapewni też wsparcie podczas pierwszych dni pracy z nim.
W przeciwnym razie może się okazać, że pracownicy niechętnie korzystają z funkcjonalności zapewnianych przez system, bo po prostu nie rozumieją sposobu jego działania. Bieżące wsparcie w pierwszych dniach działania systemu może temu zapobiec.
Chcesz wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie?
Przetestuj Document Management System, który wchodzi w skład modułu Workflow enova365. Workflow, który organizuje w firmie przepływ pracy – automatyzuje procesy biznesowe oraz porządkuje grupy zadań przypisane do użytkowników w procesy.
