- Jak obniżyć koszty w firmie?
- Metody przeprowadzania redukcji kosztów w przedsiębiorstwie
- Ile trwa wdrożenie workflow?
- Wdrożenie workflow – przykłady usprawnień
- Ile można zaoszczędzić dzięki wdrożeniu workflow?
- Dlaczego workflow jest dobrym rozwiązaniem – podsumowanie
Istnieją dwa filary, na których opiera się finansowa sytuacja firmy: stały wzrost przychodów oraz trzymanie w ryzach kosztów. Dobry system ERP jest w stanie skutecznie wspomagać przedsiębiorców zwłaszcza w tej drugiej kwestii, oferując rozwiązania, których efektem będzie redukcja kosztów w firmie. Jednym z nich jest odpowiednio wdrożony workflow.
Jak obniżyć koszty w firmie?
Redukcja kosztów w firmie to jedna z najskuteczniejszych dróg do poprawy sytuacji finansowej. Choć może mieć ona miejsce w różnych sytuacjach, o kontroli kosztów zaczynamy myśleć zazwyczaj wtedy, gdy firma zaczyna przynosić straty lub generuje zbyt niski zysk.
Przyczyny takiego stanu rzeczy mogą być różne. Od działań konkurencji (np. obniżenie cen produktów), poprzez wzrost kosztów materiałów, kosztów mediów, po zbyt rozbudowane zasoby personalne.
Jak obniżyć koszty w firmie? Sposobów jest wiele. Optymalizacja finansowa może dotyczyć zarówno pracowników, wykorzystywanych narzędzi, jak i samego modelu działania przedsiębiorstwa. Jej efektem mogą być zarówno realne oszczędności, jak i poprawa konkurencyjności, czy możliwości inwestycyjnych.
Poniżej prezentujemy kilka metod pozwalających skuteczniej zarządzać firmowymi finansami i które wpłyną na ograniczenie kosztów w przedsiębiorstwie.
Metody przeprowadzania redukcji kosztów w przedsiębiorstwie
Redukcja kosztów w firmie to proces, w którym musisz odpowiedzieć sobie na pytanie: „z czego zrezygnować lub co możesz zmienić, aby w firmie zostało więcej pieniędzy?”. Najpopularniejsze sposoby na szukanie oszczędności wymieniamy poniżej.
- Przejście na outsourcing – pod pojęciem outsourcingu rozumie się przekazywanie części realizowanych do tej pory wewnętrznie działań zewnętrznym firmom wyspecjalizowanym w określonych obszarach. Mogą to być firmy zajmujące się m.in. księgowością, IT, marketingiem, sprzedażą czy choćby firmy sprzątające. Zwykle koszt takich usług jest niższy niż zatrudnienie pracownika na dane stanowisko w ramach struktury firmy.
- Strategia zakupowa – w momencie, gdy zachodzi potrzeba zaciśnięcia pasa, planowanie strategii zakupów pozwala oszczędzić środki finansowe, które mogłyby zostać wydane na nieprzemyślane zakupy. Na dobre zaplanowanie optymalnej strategii zakupów składa się m.in. na stała analiza cen niezbędnych produktów, a także znalezienie idealnej równowagi między kosztem ich zakupu a jakością wykonania (renomą producenta).
- Wprowadzenie motywacyjnych systemów wynagrodzeń – motywacyjny system wynagrodzeń może stać się dla pracowników powodem do intensywniejszej pracy, a co za tym idzie, przekraczania ustalonych celów. Możliwość zarobienia dodatkowych pieniędzy wpływa pozytywnie na ich motywację, dzięki czemu firma jest w stanie robić więcej i zarabiać więcej, nie zwiększając zatrudnienia. W ten sposób, choć koszty osobowe w przedsiębiorstwie pozostaną niezmienione, firma osiągnie wyższy zysk.
- Optymalizacja procesów – usprawnienie działań wewnątrz firmy może przyczynić się do poprawy jej sytuacji finansowej, zwłaszcza gdy procesy są nieuporządkowane i zajmują pracownikom zbyt wiele czasu. Zautomatyzowanie ich przy pomocy odpowiednich narzędzi może oszczędzić czas, który będą oni mogli przeznaczyć m.in. na rozwój firmy. Narzędzia takie to np. moduły typu workflow, dostępne w każdym dobrym systemie ERP.
Na narzędziach workflow i ich wpływie na optymalizację procesów skupimy się w dalszej części tego artykułu.
Ile trwa wdrożenie workflow?
Dzięki wdrożenie narzędzia workflow jesteś w stanie znacznie zwiększyć efektywność pracy wszystkich działów w Twoim przedsiębiorstwie. To również jeden ze sposobów na ograniczenie kosztów w firmie – dzięki zautomatyzowaniu pracy nad powtarzalnymi czynnościami.
Zwyczajowo każdy obszar w firmie ma swoje systemy workflow, niezależne od siebie, które automatyzują procesy biznesowe, np. dział księgowości korzysta z elektronicznego obiegu dokumentów, a dział handlowy z osobnego rozwiązania, które automatyzuje realizację zamówień.
ERP enova365 podchodzi do automatyzacji całościowo: w przeciwieństwie do innych systemów ERP, w enova365 Workflow jest zintegrowany z jądrem systemu, dzięki czemu obejmuje on wszystkie obszary, ma nieograniczone możliwości rozbudowy, a użytkownik może dostosować zachowanie procesów do swoich potrzeb.
Narzędzia workflow pozwalają między innymi:
- zdefiniować procesy związane z obiegiem dokumentów w firmie,
- zautomatyzować część działań na podstawie wewnętrznych procedur,
- przypominać pracownikom o kolejnych krokach, jakie muszą podejmować w ramach danego zadania,
- angażować osoby decyzyjne na tych etapach procesu, na których jest to wymagane wewnętrznymi przepisami firmy,
- szybciej wdrożyć do pracy nowego pracownika, gdyż dzięki automatyzacji nie musi się on uczyć procedur przedsiębiorstwa.
Aby w pełni wdrożyć moduł w działania wewnętrzne, wymagane jest przeprowadzenie przedwdrożeniowej analizy. W jej ramach należy spisać wszelkie procesy mające podlegać automatyzacji, a następnie odpowiednio skonfigurować narzędzie, przetestować je i ustawić w systemie.
„Wdrożenie modułu workflow wymusza na organizacji uściślenie procedur. Musimy dokładnie wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za dany dokument, kto go przetwarza i w jaki sposób” – mówi Miłosz Papla, zastępca kierownika projektu Workflow w Soneta.
Działania takie, w zależności od liczby procesów, mogą trwać od kilku dni do kilku tygodni, jednak efektem jest pełna automatyzacja sporej części działań, które podejmowane były do tej pory przez pracowników, a w wyniku tego zajmowały cenny czas i mogły generować błędy spowodowane czynnikiem ludzkim (a te jak wiemy, bardzo często pociągają za sobą straty finansowe).
Wdrożenie workflow – przykłady usprawnień
W systemie ERP enova365 za workflow odpowiada moduł zwany właśnie… Workflow. Wchodzi on w skład podstawowych elementów enova365, a jego najważniejszą funkcją jest optymalizacja procesów. Stanowi też nieocenioną pomoc w codziennej pracy niemal dla każdego pracownika. Kilka przykładów poniżej.
- Dyrektor finansowy, dzięki modułowi Workflow, zyskuje natychmiastowy wgląd w materiały związane z zakresem jego obowiązków. Otrzymuje powiadomienia np. o nowych wnioskach inwestycyjnych lub dokumentach finansowych oraz kosztowych. Tym samym w szybki sposób może je zatwierdzać lub odrzucać w zależności od przyjętej strategii finansowej.
- Specjalista ds. HR dzięki modułowi Workflow ma możliwość szybkiej obsługi spływających wniosków o wydanie zaświadczenia lub zwolnień lekarskich. Uczestnicząc w procesie rekrutacyjnym, może sprawnie budować bazy kandydatów na podstawie informacji dostarczanych przy pomocy dedykowanych formularzy bądź załączanych CV.
- Asystent biura, z pomocą Workflow, ma możliwość sprawniejszego zarządzania spływającymi do firmy dokumentami. Jest w stanie uporządkować korespondencję, a następnie wybrać osoby docelowe, które powinny ją otrzymać.
Wdrożenie workflow pozwala uporządkować wybrane procesy. Jednym z nich może być rejestracja faktur kosztowych.
Rejestracja faktur kosztowych w module Workflow
„Szybkość rejestracji i akceptacji faktur wpływa przede wszystkim na cash flow. Chodzi o to, że wgląd w rzeczywisty stan rozrachunków w każdym momencie ułatwia planowanie firmowych wydatków” – mówi Piotr Puzyn, architekt rozwiązań ERP w DPS System.
„Tymczasem w wielu firmach, które nie wdrożyły workflow, proces rejestracji faktur kosztowych jest nieefektywny. Najpierw faktura jest drukowana, następnie opieczętowana i zaniesiona do odpowiedniej osoby, która może tą fakturę zaakceptować. Zdarza się, jednak, że faktura „ginie” i odnajduje się po kilku miesiącach, co komplikuje rozliczenia z Urzędem Skarbowym” – wyjaśnia Piotr Puzyn.
„Dzięki modułowi Workflow możemy zeskanować taką fakturę i włączyć ją w obieg elektroniczny. Zostanie ona automatycznie wysłana do odpowiedniej osoby, która zatwierdzi ją pod kątem merytorycznym. Można także zyskać wgląd w historię obiegu faktury, żeby sprawdzić, kto ją przetrzymuje. Takie osoby będą też otrzymywać przypomnienia i alerty, wysyłane z systemu, co przyspieszy cały proces” – podsumowuje.
Workflow, a automatyzacja procesów
System enova365 może automatycznie wykonywać pewne zadania w reakcji na działanie użytkowników. Przykładowo, gdy pracownik księgowości zaakceptuje dokument kosztowy, system automatycznie go zadekretuje i wyśle przelew.
Możesz także zlecić automatycznemu operatorowi – botowi, który w systemie enova365 nazywa się harmonogram zadań – automatyczne wykonywanie pewnych działań.
„Programujemy, co system ma zrobić i ustalamy warunki wykonania zadania, np. w określonym przedziale czasu. Program wtedy automatycznie realizuje określone zadania” – wyjaśnia Miłosz Papla.
Jakie działania mogą być wykonywane bez udziału pracowników? Na przykład, codzienne tworzenie kopii bazy danych, pobieranie kursów walut czy przypominanie o terminach.
Ile można zaoszczędzić dzięki wdrożeniu workflow?
„Obniżenie kosztów o ponad 30%, eliminacja błędów oraz wąskich gardeł, poprawa jakości obsługi procesów wewnętrznych – oto następstwo zastosowania systemów informatycznych z wykorzystaniem modułu Workflow, jakie zauważyli polscy przedsiębiorcy” – mówi Konrad Spryńca, kierownik zespołu ds. działań z rynkiem enova365.
System Workflow w enova365 jest w pełni konfigurowalny i pozwala zaprojektować modele procesów biznesowych zachodzących w każdym dziale.
„Żeby uprościć pracę formularze, na których pracuje organizacja zostają ujednolicone. W efekcie łatwiej na nich pracować i łatwiej je archiwizować. W enova365 można także dopasować ilość wyświetlanych pól do potrzeb danego pracownika, tak, żeby widział tylko pozycje, które go interesują. Pozwala to pracować szybciej i tymi samymi zasobami zrobić więcej” – wyjaśnia Miłosz Papla.
Dlaczego workflow jest dobrym rozwiązaniem – podsumowanie
Z pomocą doświadczonego wdrożeniowca, Twoja firma jest w stanie usprawnić wewnętrzne procedury i sprawić, że będą one zajmowały znacznie mniej czasu niż do tej pory. To przekłada się na większą efektywność zespołu oraz szybszy rozwój przedsiębiorstwa w zaplanowanym kierunku.
Mniej czasu poświęconego na bieżące, powtarzalne zadania przyczyni się do realnych redukcji kosztów w firmie i poprawy jej sytuacji finansowej.
Szukasz sposobu na wyeliminowanie wąskich gardeł i redukcję kosztów w przedsiębiorstwie?
Zdecyduj się na wdrożenie modułu Workflow enova365
