Zatrudnienie pracownika to proces regulowany przepisami prawa. Dowiedz się, jak zatrudnić pracownika i jakie są obowiązki pracodawców względem pracowników. Sprawdź, w jaki sposób w wywiązywaniu się z nich pomaga system ERP.
Spis treści:
- Zatrudnienie pracownika – wymagane dane osobowe
- Jak zatrudnić pracownika – niezbędne badania lekarskie
- Zatrudnienie pracownika – podpisanie umowy
- Obowiązki pracodawcy względem pracownika
- Procedura zatrudnienia pracownika w enova365
Zatrudnienie pracownika – wymagane dane osobowe
Cały proces zatrudnienia pracownika rozpoczyna się od pozyskania od niego danych osobowych. To, jakich danych od kandydata na pracownika może żądać pracodawca, określa art. 221 Kodeksu pracy. Zależy to także od formy zatrudnienia pracownika.
Dane osobowe, jakich możesz żądać na etapie rekrutacji
Zanim z przyszłym pracownikiem zawrzesz umowę o pracę, to zgodnie z obowiązującymi przepisami od kandydatów do pracy możesz żądać następujących danych:
- imię (imiona) i nazwisko,
- data urodzenia,
- wskazane przez pracownika dane kontaktowe,
- informacje o wykształceniu,
- informacje o kwalifikacjach zawodowych,
- dane o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Pamiętaj jednak, że informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i dotychczasowym zatrudnieniu możesz zbierać tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy na stanowisku, na jakim chcesz zatrudnić nową osobę.
Dane osobowe, jakie nowy pracownik musi podać pracodawcy
Kiedy zdecydujesz się już na zatrudnienie konkretnego kandydata, to oprócz wyżej wymienionych danych, będziesz mógł pozyskać kolejne informacje o takiej osobie. Prawo nakłada na pracownika obowiązek podania swojemu pracodawcy następujących danych osobowych:
- numer PESEL,
- adres zamieszkania,
- numer rachunku bankowego – o ile pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia w kasie,
- informacje o wykształceniu i przebiegu zatrudnienia – o ile pracodawca nie mógł wcześniej żądać tych danych.
Dodatkowo, jeśli jest to niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień określonych w prawie pracy, pracodawca może również żądać innych danych osobowych pracownika, także dotyczących jego dzieci i członków najbliższej rodziny.
Takie dane mogą być, na przykład, niezbędne do skorzystania przez pracownika z niektórych świadczeń pochodzących z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Oprócz tego, pracodawca może żądać od pracownika podania dodatkowych danych, o ile jest to niezbędne do realizacji uprawnień lub spełnienia obowiązków wynikających z innych przepisów prawa.
Warto więc pamiętać, że procedura zatrudnienia pracownika jest obwarowana przepisami prawa. Z tego względu warto sprawdzić, czy zatrudniając pracownika do pracy na określonym stanowisku, możesz zebrać szerszy zakres danych osobowych, czy musisz się ograniczyć do podstawowych danych.
Jak zatrudnić pracownika – niezbędne badania lekarskie
Jakie są obowiązki pracodawcy związane z zatrudnieniem pracownika? Po pierwsze, zaliczamy do nich wykonanie niezbędnych badań lekarskich przed rozpoczęciem pracy na podstawie umowy o pracę. To jedna z formalności, od której zaczyna się zawsze zatrudnienie pracownika. Koszty badań lekarskich ponosi pracodawca. Po wykonaniu badań pracownik przekazuje ich wynik pracodawcy, który powinien wykonać kopię skierowania i razem z orzeczeniem lekarskim przechowywać je w aktach osobowych pracownika. Od 2019 r. pracodawcy mogą wybierać czy wolą przechowywać akta osobowe pracowników w formie papierowej czy cyfrowej.
Co powinno zawierać skierowanie do lekarza medycyny pracy?
Skierowanie na badanie lekarskie powinno być wystawione w 2 egzemplarzach:
- dla lekarza medycyny pracy, który będzie przeprowadzał badanie,
- dla osoby kierowanej na badanie lekarskie.
W skierowaniu musi być wskazane stanowisko, na którym będzie zatrudniony pracownik. Niezbędna jest też informacja o ewentualnych czynnikach szkodliwych dla zdrowia lub czynnikach uciążliwych, występujących na takim stanowisku.
Kiedy pracownik nie musi wykonywać badań lekarskich?
Pod pewnym warunkami, wymienionymi w art. 229 § 11 Kodeksu pracy, pracodawca może przyjąć od pracownika aktualne orzeczenie lekarskie z poprzedniego zakładu pracy. Ten sam przepis stanowi, że także ponowne zatrudnienie pracownika u tego samego pracodawcy przed upływem 30 dni od wygaśnięcia lub rozwiązania poprzedniej umowy o pracę, zwalnia z obowiązku wykonania badań lekarskich, o ile jest to identyczne stanowisko lub stanowisko o takich samych warunkach pracy.
Cała procedura zatrudnienia pracownika kończy się podpisaniem umowy o pracę. To, jakie elementy powinna ona zawierać, regulowane jest przez Kodeks pracy. Niezbędne jest określenie:
- daty zawarcia umowy,
- stron umowy,
- rodzaju umowy,
- rodzaju pracy,
- miejsca wykonywania pracy,
- wymiaru czasu pracy,
- terminu rozpoczęcia pracy,
- wynagrodzenia za pracę wraz ze wskazaniem jego składników.
Odnośnie rodzaju umowy Kodeks pracy przewiduje 3 rodzaje umów o pracę. Są nimi umowa na:
- okres próbny,
- czas określony,
- czas nieokreślony.
W praktyce występuje jeszcze umowa na zastępstwo oraz umowa na czas wykonywania określonej pracy, ale obie te umowy traktowane są jako rodzaj umowy na czas określony.
Oprócz wymienionych tu umów dostępne są jeszcze inne formy zatrudnienia pracownika, takie jak umowa zlecenie lub umowa o dzieło. Jednak w tym wypadku powinno się raczej mówić o zleceniobiorcy niż o pracowniku, bo są to umowy cywilnoprawne.
Obowiązki pracodawcy względem pracownika
Zatrudnianie pracownika zaczyna się w momencie podpisania umowy o pracę. To moment, w którym pracodawca zyskuje nowe obowiązki. Jakie są obowiązki pracodawcy względem pracownika, który już zaczął pracę?
Dla każdego pracownika pracodawca powinien prowadzić ewidencję czasu pracy. Nowy pracownik musi też zostać zapoznany z regulaminem pracy, ale nie dotyczy to wszystkich zakładów pracy. Pracodawca, który zatrudnia mniej niż 50 pracowników, nie tworzy regulaminu pracy (chyba, że zawnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa), ale ma wtedy obowiązek poinformować pracownika o:
- porze nocnej,
- przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,
- przyjętym sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
- terminie, miejscu i czasie wypłaty wynagrodzenia.
W ciągu 7 dni od momentu podpisania umowy o pracę pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na druku ZUS ZUA. Musi przeprowadzić też szkolenie BHP. Zgodnie z art. 2373 § 2 Kodeksu pracy powinno to mieć miejsce jeszcze przed dopuszczeniem do pracy na danym stanowisku.
Z innych obowiązków pracodawcy można wymienić:
- zgłoszenie pracownika do PPK,
- comiesięczną wypłatę wynagrodzenia,
- zapłatę podatku i składek ZUS od wynagrodzenia,
- wysyłkę miesięcznych deklaracji ZUS,
- prowadzenie akt osobowych,
- przekazanie pracownikowi PIT-11 w terminie do końca lutego,
- wysyłkę po zakończonym roku PIT-4R i PIT-11 do urzędu skarbowego.
Warto zauważyć, że ponowne zatrudnienie pracownika wiąże się z koniecznością wypełnienia od nowa wszystkich wymienionych tu obowiązków. Jedynym odstępstwem od wskazanych tu reguł są akta osobowe. Jeśli przerwa w zatrudnieniu jest krótsza niż 10 lat, to pracodawca może kontynuować prowadzenie akt osobowych takiego pracownika.
O obowiązkach pracodawców czytaj także tutaj: Nowelizacja Kodeksu pracy – kiedy i jakie zmiany wejdą w życie?
Jak widać, obowiązki pracodawcy związane z zatrudnieniem pracownika są liczne, ale wywiązanie się z niemal każdego z nich może być łatwiejsze, dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu, takiemu jak enova365.
Procedura zatrudnienia pracownika w enova365
enova365 ułatwia pracodawcom wywiązywanie się z obowiązków związanych z zatrudnianiem pracowników na każdym ich etapie – od wsparcia w procesie rekrutacji, przez przechowywanie danych osobowych pracowników, aż po pełną automatyzację ich obsługi kadrowo-płacowej.
- Rekrutacja – enova365 umożliwia, między innymi, ewidencję wakatów, ogłoszeń o pracę oraz aplikacji pracowników.
- Formalności związane z zatrudnieniem pracownika – enova365 umożliwia przechowywanie wszelkiej dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej. Od skierowań na badania lekarskie i okresowe przez wyniki tych badań i umowy o pracę, aż po świadectwa potwierdzające kwalifikacje i świadectwa odbytych szkoleń BHP.
e-teczka dostępna w module Kadry, Płace i HR enova365 jest cyfrowym odzwierciedleniem dokumentacji papierowej. W każdej chwili zapewnia wgląd do dokumentacji pracowniczej. Jednym kliknięciem zyskujesz dostęp do repozytorium dokumentów – bez wizyt w archiwum czy przekładania segregatorów.
- Wypełnianie obowiązków pracodawcy – enova365 automatyzuje obsługę kadrowo-płacową pracowników. Spełnia wszystkie wymagania polskiego ustawodawstwa w zakresie ewidencji danych kadrowych, naliczania wynagrodzeń, zasiłków chorobowych, podatków, składek ZUS oraz obsługuje wszystkie procesy biznesowe, ciążące na pracodawcy i dotyczące Pracowniczych Planów Kapitałowych. Umożliwia też łatwą ewidencję czasu pracy.
Czytaj także: Rejestracja czasu pracy – jak to działa w enova365
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak system enova365 pomoże Ci usprawnić proces zatrudnienia pracownika, to skontaktuj się z nami i umów się na prezentację. Pokażemy Ci, jak przy użyciu tego narzędzia ułatwisz swoją pracę i zadbasz o rozwój firmy.
