Są sytuacje, w których niezbędny jest duplikat faktury. Jego prawidłowe zaksięgowanie może przysporzyć nieco problemów, zwłaszcza na przełomie roku. W tym artykule wyjaśnimy, co to jest duplikat faktury i kiedy trzeba go wystawić.
Spis treści:
- Duplikat faktury – co to takiego?
- Duplikat faktury – kiedy można wystawić?
- Jak wystawić duplikat faktury?
- Jak zaksięgować duplikat faktury z poprzedniego roku?
- Czy duplikat faktury jest tak samo ważny, jak oryginał?
- Duplikaty faktur – 4 rzeczy do zapamiętania
Duplikat faktury – co to takiego?
Zdarza się, że faktura zakupu gdzieś się zagubi albo ulegnie zniszczeniu. Bywa i tak, że w ogóle nie dotrze do odbiorcy. W tym przypadku z pomocą przychodzi duplikat faktury. Jest to dodatkowy egzemplarz pierwotnej faktury. Najczęściej jest wystawiony na wniosek nabywcy.
Duplikat FV musi zawierać dokładnie te same dane, co wystawiona wcześniej faktura, która jest w posiadaniu przedsiębiorcy. Nie można na niej nic zmieniać, a jedyne czym będzie się różnić od pierwotnej faktury, to data wystawienia takiego dokumentu i opcjonalnie słowo „duplikat”.
Duplikat faktury – kiedy można wystawić?
Przepisy dokładnie określają, co to jest duplikat faktury i kiedy można go wystawić. Takie regulacje zawiera art. 106l ust. 1 ustawy o VAT. Stanowi on, że duplikat faktury może być wystawiony jedynie wtedy, gdy oryginalna faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu. Te przepisy dotyczą zarówno faktur będących w posiadaniu podatnika, jak i tych, które znajdują się u nabywcy.
Brak faktury u nabywcy
Jeśli chodzi o sprzedawcę, to ma on obowiązek wystawić duplikat faktury na wniosek kontrahenta. Prawo nie precyzuje, jak ma wyglądać taki wniosek. Dlatego przyjmuje się, że rolę takiego wniosku pełni każda prośba skierowana przez nabywcę do wystawcy faktury, nawet jeśli nie ma ona formy pisemnej.
Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby prośbę o duplikat faktury wysłać pocztą tradycyjną. Ale tak samo skuteczna będzie prośba wysłana mailem lub przekazana w czasie rozmowy telefonicznej. Wystawca ma obowiązek sporządzić taki dokument za każdym razem, gdy zostanie o to poproszony przez nabywcę.
Brak faktury u sprzedawcy
Może się zdarzyć, że to u sprzedającego zagubi się lub ulegnie zniszczeniu wystawiony przez niego faktura. Duplikat faktury jest w tym wypadku czymś, o co ma on prawo poprosić nabywcę.
Przepisy wskazują, że taki dokument musi zawierać identyczne dane, jak ten, który jest w posiadaniu nabywcy. Oznacza to, że do jego wystawienia niezbędny jest oryginalny dokument, na podstawie którego powstanie duplikat.
Jak wystawić duplikat faktury?
To, jak wystawić duplikat faktury, regulują przepisy zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług. Zgodnie ze wspomnianym wyżej art. 106l ust. 2 tej ustawy taki dokument musi zawierać datę wystawienia. Powinna to być data, w której faktycznie został wystawiony duplikat faktury. Prawo pozwala na umieszczenie na takiej fakturze dopisku „duplikat”. Dzięki temu możliwe będzie odróżnienie jej od oryginalnego dokumentu.
Duplikat można wystawić do:
- faktury VAT,
- faktury zwolnionej z podatku VAT,
- rachunku, jeśli ktoś właśnie w ten sposób dokumentuje sprzedaż.
Obecnie księgi rachunkowe prowadzone są najczęściej w formie elektronicznej. Także spora część faktur jest wystawiana w tej formie. Jest to o tyle ważne, że wystawiony duplikat musi być pod każdym względem zgodny z oryginalnym dokumentem.
Przy fakturowaniu za pomocą systemów księgowych, do wystawienia duplikatu często wystarczy dosłownie kilka kliknięć. Taką funkcjonalność posiada moduł Faktury w systemie enova365. Jest to spore ułatwienie, które sprawia, że wystawienie takiego dokumentu nie zabiera wiele czasu.
Trzeba pamiętać, że jeśli na fakturze wskazany był termin płatności, to identyczne dane muszą być zawarte również w duplikacie. W tym dokumencie nie można wpisać przedłużonego terminu zapłaty. Nowy termin na uregulowanie zobowiązań można wskazać jedynie w dołączonej korespondencji.
Przedsiębiorców nurtuje jednak czasem także inna kwestia – mianowicie „jak zaksięgować duplikat faktury z poprzedniego roku”
Jak zaksięgować duplikat faktury z poprzedniego roku?
Zdarza się, że firma otrzymuje duplikat faktury z poprzedniego roku. To, jak postąpić w takiej sytuacji, zależy od tego, czy koszt dotyczący danego zakupu został już ujęty w księgach rachunkowych.
Gdy pierwotna faktura jest zaksięgowana, a jej oryginał zaginął lub uległ zniszczeniu
Może tak być wtedy, gdy pierwotna faktura jest już zaksięgowana, a prośba o duplikat wynika z tego, że oryginał faktury zaginął lub uległ zniszczeniu. W tym wypadku otrzymanie duplikatu nic nie zmienia pod względem podatkowym lub księgowym. Wystarczy umieścić go w odpowiednim miejscu razem z innymi fakturami dotyczącymi danego okresu w miejsce zagubionej lub zniszczonej faktury.
Pomocnym rozwiązaniem jest przechowywanie faktur w formie elektronicznej. W tym przypadku nie ma możliwości, żeby faktura uległa zniszczeniu, zagubiła się lub stała się nieczytelna. Prawo pozwala na cyfrowe przechowywanie faktur papierowych. Wystarczy, że będą spełnione wymagania zawarte w art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT.
Gdy pierwotna faktura nie jest ujęta w kosztach
Sprawa wygląda inaczej, gdy duplikat FV trafia do firmy, a pierwotna faktura nie była ujęta w kosztach. Jest tak wtedy, gdy taka faktura w ogóle nie dotarła do kontrahenta albo zaginęła, zanim trafiła do działu księgowości.
Takie sytuacje można wychwycić podczas uzgadniania sald z kontrahentami. Zdarza się też, że dostawca upomina się o płatność i okazuje się wtedy, że odbiorca towaru lub usługi nie ma faktury, na podstawie której miałby zapłacić należność. W tym wypadku po otrzymaniu duplikatu faktury trzeba ją opłacić i zaksięgować.
Duplikat faktury a podatek dochodowy
To, do jakiego okresu trzeba zaksięgować duplikat faktury, zależy od tego, jakiego okresu dotyczy dokumentowany koszt. Jeśli jest nim zeszły rok podatkowy, to konieczne będzie ujęcie kosztu w tym roku, w którym powinna zostać zaksięgowana faktura pierwotna. Jeśli za poprzedni rok została już złożona w urzędzie skarbowym roczna deklaracja podatkowa, to niezbędne będzie sporządzenie korekty tej deklaracji.
Natomiast jeśli koszt z duplikatu faktury dotyczy obecnego roku podatkowego, to taki koszt można ująć pod datą wpływu tego dokumentu.
Duplikat faktury a VAT
Przedsiębiorca ma prawo odliczyć VAT dopiero w momencie, gdy wpłynie do niego faktura. Duplikat pod tym względem traktowany jest tak samo, nawet jeśli jest to duplikat faktury z poprzedniego roku.
Istotne jest to, kiedy duplikat faktury wpłynął do nabywcy. Jest tak dlatego, że odliczenie podatku VAT może być zrealizowane dopiero za okres rozliczeniowy – miesięczny lub kwartalny – w którym faktura, w tym także jej duplikat, trafi do nabywcy. W rezultacie taki dokument będzie ujęty w bieżącym pliku JPK_VAT.
Czy duplikat faktury jest tak samo ważny, jak oryginał?
Pod względem księgowym oraz podatkowym duplikat faktury ma taką samą moc prawną jak oryginał. Nie ma tu znaczenia to, kiedy została wystawiona taka faktura. Duplikat jest tak samo ważny, jak pierwotny dokument.
Braki w dokumentacji księgowej niosą za sobą konsekwencje podatkowe. Za pomocą faktur przedsiębiorca dokumentuje poniesione koszty, co przekłada się, między innymi, na prawidłowe obliczenie zobowiązań podatkowych. Z tego względu, zgodnie z przepisami, faktury trzeba przechowywać przez 5 lat.
Jakiekolwiek braki w fakturach będą podstawą do zakwestionowania wysokości zapłaconego podatku dochodowego i prawa do odliczenia VAT. Dlatego to takie ważne, żeby od razu po zauważeniu braków wystąpić o duplikat. Na gruncie podatku VAT brak faktury spowoduje konieczność korekty w złożonych wcześniej deklaracjach VAT. Jak widać w kwestii duplikat faktury a VAT, nie ma miejsca na braki, bo dokumentacja musi być kompletna.
Duplikaty faktur – 4 rzeczy do zapamiętania
- Każda firma jest zobowiązana do wystawienia duplikatu faktury za każdym razem, gdy poprosi o to kontrahent.
- Duplikat FV musi zawierać takie same dane, jak faktura pierwotna, mieć wskazaną datę wystawienia i może zawierać dopisek – duplikat.
- To, jak zaksięgować duplikat faktury z poprzedniego roku zależy od tego, czy przedsiębiorca miał już ujęty w księgach rachunkowych koszt z tym związany. Jeśli tak, to duplikat FV jest tylko potwierdzeniem prawa do odliczenia podatku VAT i wrzucenia wydatku w koszty. Jeśli nie, a koszt dotyczy ubiegłego roku podatkowego, to koszty trzeba zaksięgować w poprzednim roku podatkowym, co może wiązać się też z koniecznością korekty rocznej deklaracji podatkowej.
- Istotne jest, kiedy duplikat faktury wpłynął do przedsiębiorcy, bo prawo do odliczenia VAT pojawia się dopiero w momencie otrzymania faktury, a jeśli taka faktura nie trafiła wcześniej do odbiorcy, to następuje to w chwili otrzymania duplikatu faktury.
W sprawach związanych z wystawianiem zarówno zwykłych faktur, jak i ich duplikatów niezwykle pomocny jest moduł faktury z systemu enova365. Więc jeśli chcesz przetestować ten system, nie tylko pod kątem faktur, to umów się na jego prezentację. W czasie jej trwania przedstawimy Ci wszystkie najważniejsze funkcje, a także pokażemy, jak użycie tego systemu przyspieszy wykonywanie obowiązków w Twojej firmie.
