Prowadząc firmę, przedsiębiorcy muszą współpracować z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w celu rozliczenia swoich pracowników. W tym artykule podpowiemy, w jaki sposób ułatwiają ten proces system enova365 i program Płatnik.
Spis treści:
- Program Płatnik – co to jest?
- Czy program płatnik jest obowiązkowy?
- Kto może korzystać z programu Płatnik?
- Jak wysyłać dokumenty do programu Płatnik za pomocą enova365?
- Jakie korzyści wynikają z integracji programu Płatnik z systemem enova365?
Program Płatnik – co to jest?
Jednym z Twoich podstawowych obowiązków jako przedsiębiorcy jest tworzenie i wysyłanie dokumentów do ZUS. Częste zmiany przepisów mogą jednak powodować trudności i obawy przed popełnieniem błędów. Aby uprościć i przyspieszyć proces tworzenia dokumentów ubezpieczeniowych oraz zminimalizować ryzyko błędów, powstał Płatnik – program komputerowy, który może pomóc Ci w prowadzeniu działalności.
Program Płatnik to aplikacja stworzona i rozwijana na zamówienie ZUS-u, bezpłatny program komputerowy, umożliwiający płatnikom składek tworzenie, weryfikację i wysyłanie dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS. Program Płatnik ma wiele funkcji, ale najważniejszej z nich są następujące:
- tworzenie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych za ubezpieczenie pracowników (emerytalne, rentowe, zdrowotne, itp.)
- import danych z systemów kadrowo-płacowych,
- automatyczne tworzenie informacji miesięcznych i rocznych dla ubezpieczonego,
- wysyłanie dokumentów do ZUS.
Program Płatnik jest zsynchronizowany z bazą danych ZUS, więc na bieżąco weryfikuje wprowadzane dane. Jeżeli, na przykład, wpiszesz niewłaściwy kod na dokumentach ubezpieczeniowych, albo nie uwzględnisz w raporcie miesięcznym osoby, która została zgłoszona do ubezpieczeń, program zwróci Ci na to uwagę.
Program uwzględnia także preferencje podatkowe pracowników, takie jak ulgi podatkowe czy odliczenia na cele rehabilitacyjne.
Innymi słowy, program płatnik to niezbędne narzędzie każdego kadrowego, który jest odpowiedzialny za tworzenie i wysyłanie dokumentów do ZUS, w tym dokumentów zgłoszeniowych, takich jak: ZUS ZUA, ZUS ZIUA, ZUS ZCNA, ZUS ZWUA , ZUS ZZA, ZUS ZPA, ZUS ZFA, ZUS ZIPA, ZUS ZWPA, ZUS ZBA i ZUS ZAA oraz dokumentów rozliczeniowych, czyli: ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA.
Pobierz Program płatnik.
Czy program płatnik jest obowiązkowy?
Dotychczas obowiązek posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS miały firmy, czy też płatnicy, którzy rozliczali składki za więcej niż 5 osób. Od 1 stycznia 2023 roku obowiązek założenia profilu na platformie ZUS dotyczy już wszystkich płatników składek. Obecnie więc każdy przedsiębiorca, niezależnie od tego ile osób zatrudnia, ma obowiązek wysyłania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS drogą elektroniczną.
Kto może korzystać z programu Płatnik?
Program Płatnik stworzony na zamówienie ZUS może być używany przez wszystkie podmioty zobowiązane do rozliczania składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, zdrowotne czy wypadkowe. Korzystać z programu Płatnik mogą więc zarówno:
- osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG),
- małe firmy zatrudniające niewielką liczbę pracowników, które w przypadku korzystania z programów kadrowo-płacowych wykorzystują program Płatnik jako pośrednika na linii przedsiębiorstwo – ZUS,
- średnie i duże firmy, które korzystają z systemów kadrowo-płacowych.
Warto pamiętać, że program Płatnik współpracuje z programami kadrowo-płacowymi. Taką możliwość daje na przykład program ERP enova365. Dzięki integracji programu Płatnik i programu finansowo-księgowego możesz przesyłać dokumenty drogą elektroniczną do ZUS. Program płatnik zintegrowany z enova365 pomoże Ci to zrobić w kilku prostych krokach.
Jak wysyłać dokumenty do programu Płatnik za pomocą enova365?
Zgromadzone w programie enova365 dane pozwalają na przygotowanie kompletu deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych dla ZUS. Program Płatnik i enova365 współpracują ze sobą – a żeby to było możliwe, nie jest potrzebna ich dodatkowa konfiguracja.
W jaki sposób wysłać dokumenty z modułu Kadry i Płace enova365 do programu Płatnik krok po kroku?
Plik KEDU (Kolekcja Elektronicznych Dokumentów Ubezpieczeniowych)
Przygotowanie pierwszej deklaracji zgłoszeniowej lub rozliczeniowej w danym miesiącu musi zostać poprzedzone stworzeniem odpowiedniego pliku KEDU. W tym celu utwórz nowy plik KEDU poleceniem Deklaracje ZUS / KEDU: Nowy (KEDU). W wywołanym formularzu (zakładka Ogólne) wprowadzamy Datę oraz Nazwę, z jakimi plik zostanie zapamiętany w programie. Zapis akceptujemy poleceniem: Zapisz i zamknij.
Jeżeli w wybranym pliku KEDU zapisane zostały już dane, to na zakładce Pola można je przeglądnąć. Z tego miejsca nie podlegają one jednak edycji. Dane na tym etapie też mogą jednak zostać wysłane do Programu Płatnik. Eksport danych inicjowany jest przyciskiem Eksport KEDU. Jeśli plik KEDU nie zawiera danych, należy przygotować odpowiednią deklarację.
Nowe deklaracje DRA
Nowe deklaracje DRA inicjowane są po kliknięciu Dodaj. Następnie z dostępnej listy wybierz plik KEDU, do którego dane mają zostać dodane. Pamiętaj, że listę do wyboru tworzą wyłącznie niezatwierdzone pliki KEDU.
Gdy masz wybrany plik KEDU, na ekranie wyświetlony zostanie formularz z danymi, które musisz uzupełnić. Jest między innymi pole ze wskazaniem okresu, za jaki deklaracja ma być przesłana oraz data. Aby ułatwić i przyśpieszyć proces enova365 automatycznie uzupełni pozostałe pola, gdy wybierzesz opcję Przelicz, a także zaproponuje termin przesyłania deklaracji i raportów w oparciu o odpowiednie zapisy w danych konfiguracyjnych programu. W razie potrzeby możesz edytować termin samodzielnie.
Dane do Programu Płatnik wyślesz poleceniem: Eksport KEDU. Przed wysłaniem deklaracja DRA zapisana zostanie w zewnętrznym pliku tekstowym, w formacie narzuconym przez program Płatnik. ZUS DRA trzeba zapisać, klikając w Zapisz i zamknij.
Co istotne, deklaracja DRA posiada weryfikator w postaci ostrzeżenia dla następujących pól pracowników:
- PESEL,
- nr paszportu (w przypadku osób zagranicznych),
- ujemnych podstaw i składek ZUS.
W sytuacji, gdy brakuje uzupełnionego pola PESEL, Nr paszportu lub występują ujemne podstawy i składki do ZUS program Płatnik zgłasza błąd uniemożliwiając przyjęcie takiej deklaracji.
Deklaracje zgłoszeniowe
W module Kadry Płace enova365 przygotujesz również deklaracje zgłoszeniowe. Naturalnym miejscem przygotowania deklaracji zgłoszeniowych jest Pracownik, opcja Deklaracje/ Zgłoszeniowe ZUS.
Opcja Deklaracje ZUS/ Zgłoszeniowe przeznaczona jest głównie do przeglądania przygotowanych wcześniej deklaracji. Możesz również przygotować nową deklarację zgłoszeniową. Musi być to jednak poprzedzone:
- wybraniem z listy pracownika, dla którego przygotowywana będzie deklaracja,
- wybraniem typu przygotowywanej deklaracji: ZUA, ZCNA, ZWUA lub ZZA,
- wskazaniem pliku KEDU, do którego dane zostaną dopisane.
Po zatwierdzeniu pliku KEDU na ekranie pojawi się formularz, w którym wyświetlona zostanie nazwa pliku KEDU (pole KEDU) i w którym możesz skorygować zaproponowaną na podstawie daty systemowej datę ostatniej modyfikacji pliku KEDU, pole Data. Pozostałe pola formularza są zależne od rodzaju deklaracji zgłoszeniowej.
Niezależnie od przygotowywanej deklaracji dane:
- w pliku KEDU zapiszesz poleceniem OK, a następnie Zapisz i zamknij (lub <CTRL+S> Zapisz),
- do Programu Płatnik eksportujesz poleceniem Eksport KEDU.
Jakie korzyści wynikają z integracji programu Płatnik z systemem enova365?
Integracja systemu enova365 z programem Płatnik oferuje wiele korzyści dla przedsiębiorców.
- Oszczędność czasu. Dzięki modułowi Kadry Płace enova365 w szybki sposób uzupełnisz formularze deklaracji, a następnie jednym kliknięciem prześlesz je do programu Płatnik.
- Łatwość korzystania. Zarówno enova365 jak i Płatnik są intuicyjnymi programami, które ze sobą współgrają tak, by wymagane dokumenty w jak najłatwiejszy sposób dostarczyć do ZUS.
- Oszczędność kosztów. Programy umożliwiają automatyczne rozliczanie składek, co pozwala na uniknięcie błędów i kar za niedotrzymanie terminów.
- Dostępność danych. Programy pozwalają na łatwy dostęp do informacji o płaconych składkach, co ułatwia kontrolę nad finansami firmy.
Rozliczanie składek za społeczne czy zdrowotne ubezpieczenie pracowników to codzienność i konieczność każdego przedsiębiorcy. Nie musi być to pracochłonne, stresujące czy obarczone błędami. Dzięki systemowi enova365 przygotowanie i ewidencja dokumentów ubezpieczeniowych stają się łatwiejsze, a dzięki integracji z programem Płatnik eksport dokumentów do ZUS to jedno kliknięcie.
Zapewnij firmie kompleksową obsługę kadrowo-płacową. Wypróbuj wersję demonstracyjną systemu, która pozwoli Ci ocenić korzyści z tego rozwiązania.
