Jakie zmiany w przepisach kadrowo-płacowych wchodzą w życie w 2023 r.? Od kiedy nowy Kodeks pracy zacznie obowiązywać i jakie nowe regulacje wprowadzi? Zobacz pełną listę zmian w kadrach i przygotuj się na nie.
Spis treści:
- Zmiany w przepisach kadrowo-płacowych w 2023 r. – lista
- Zmiany w płacach minimalnych i inne nowe wskaźniki kadrowo-płacowe
- Zmiany w Kodeksie pracy w 2023 r.
- Nowe kwoty dofinansowań PFRON
- Automatyczny zapis do PPK w 2023 r.
- Nowe wzory dokumentów w 2023 r.– PIT, ZUS i inne
- Jak się przygotować na zmiany w przepisach kadrowo-płacowych 2023?
Zmiany w przepisach kadrowo-płacowych w 2023 r. – lista
Nowy rok nieodmiennie łączy się z wejściem w życie nowych przepisów – nie tylko podatkowych, ale także dotyczących minimalnych wynagrodzeń, uprawnień rodzicielskich i wielu innych obowiązków pracodawców. Nie inaczej jest w 2023 roku. Wraz z początkiem stycznia weszły lub wkrótce wejdą w życie oczekiwane od dawna zmiany w kodeksie pracy oraz zmiany w przepisach kadrowych czy płacowych. Te najważniejsze, o których przeczytasz w dalszej części artykułu, wymienię poniżej.
- Zmiany w płacach minimalnych, czyli nowe wskaźniki kadrowo-płacowe.
- Wejście w życie znowelizowanego Kodeksu pracy, w tym przepisów o pracy zdalnej oraz nowych uprawnień rodzicielskich i opiekuńczych.
- Zmienione kwoty dofinansowań PFRON.
- Automatyczny zapis do PPK.
- Nowe wzory dokumentów – PIT-11, ZUS DRA i innych.
Te najważniejsze zmiany w kadrach i płacach szczegółowo omówię w dalszej części tekstu. Poniżej znajdziesz też wskazówki Joanny Walentek, kierownika projektu Kadry Płace enova365, która wyjaśni jak przygotować się na zmiany i o czym szczególnie pamiętać.
Zmiany w płacach minimalnych i inne nowe wskaźniki kadrowo-płacowe
Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 13 września 2022 r. w 2023 r. będzie miała miejsce wyjątkowa zmiana w płacy minimalnej. Otóż wskaźnik wzrośnie dwukrotnie w ciągu jednego roku. Minimalne wynagrodzenie za pracę w pierwszym półroczu 2023 r. wzrośnie o 480 zł w stosunku do kwoty z 2022 r., a od 1 lipca 2023 – o kolejne 590 zł do kwoty 3 600 zł. Łącznie w całym 2023 r. minimalne wynagrodzenie będzie więc o 19,6% wyższe rok do roku.
W 2023 r. zmiany w płacach minimalnych kształtować się będą następująco. Od 1 stycznia 2023 r. najniższe wynagrodzenie będzie wynosić 3 490 zł, a minimalna stawka godzinowa – 22,8 zł. Od 1 lipca 2023 r. minimalne wynagrodzenie wyniesie 3 600 zł, a minimalna stawka godzinowa – 23,50 zł.
W 2023 r. zaktualizowane zostały też następujące wskaźniki kadrowo-płacowe.
- Prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie: 6 935 zł.
- Minimalna podstawa wymiaru składek dla osób prowadzących działalność gospodarczą na ubezpieczenie społeczne: 4 161 zł.
- Minimalna podstawa wymiaru składek dla osób prowadzących działalność gospodarczą na ubezpieczenie społeczne (rozpoczęcie działalności): 1 047 zł. Ponadto, w związku z dwukrotną podwyżką wynagrodzenia minimalnego w 2023 r. od 1 lipca 2023 r. wskaźnik ten przyjmie wartość: 1 080 zł.
- Współczynnik ekwiwalentu: 20,83.
- Kwota ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe: 208 050 zł.
Zmiany w Kodeksie pracy w 2023 r.
Nowy Kodeks pracy wchodzi w życie już 7 kwietnia 2023 r. Dwie najważniejsze, z punktu widzenia przedsiębiorców, zmiany w Kodeksie pracy to uregulowanie pracy zdalnej oraz nowe uprawnienia rodzicielskie i opiekuńcze.
Uregulowanie pracy zdalnej
Nowy Kodeks pracy przede wszystkim reguluje pojęcie pracy zdalnej. Po uzgodnieniu z pracodawcą będzie ona mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w lokalizacji wskazanej przez pracownika. Warto jednak pamiętać, że na pracę zdalną można skierować tylko takiego pracownika, który złoży oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do jej pełnienia.
Praca zdalna będzie wykonywana na polecenie pracodawcy lub na wniosek pracownika. Co istotne, pracodawca powinien pozytywnie rozpatrzyć wniosek o pracę zdalną, w przypadku, gdy wnioskuje o to:
- pracownica w ciąży,
- rodzic dziecka do 4 roku życia,
- opiekun osoby niepełnosprawnej, pozostającej w tym samym gospodarstwie domowym.
Nowy Kodeks pracy wprowadza również pojęcie pracy zdalnej okazjonalnej, dla której został określony roczny limit wynoszący 24 dni. Określone też zostały zasady kontroli trzeźwości oraz warunków pracy, w miejscu wykonywania pracy zdalnej przez pracownika.
Kodeks pracy – zmiany w uprawnieniach rodzicielskich i opiekuńczych od 2023
Kiedy nowy Kodeks pracy zacznie obowiązywać, w życie wejdą zmiany dotyczące długości urlopów rodzicielskich oraz wysokości zasiłku macierzyńskiego. Pojawią się nie tylko nowe uprawnienia rodzicielskie i opiekuńcze, ale także możliwość składania wniosków w postaci papierowej lub elektronicznej.
Kodeks pracy – zmiany w uprawnieniach opiekuńczych i rodzicielskich – lista
- Dłuższy urlop rodzicielski, dla obojga rodziców będzie wynosił 41 tygodni lub 43 tygodnie w przypadku porodu mnogiego. Natomiast dla rodziców dziecka chorego łączny urlop wzrośnie o 24 tygodnie i będzie wynosił 65 tygodni. Nowością jest również nieprzenoszalna część urlopu rodzicielskiego dla każdego z rodziców.
- Wyższy zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego – wzrośnie z 60% do 70%. Natomiast w przypadku pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego w jednakowym procencie, zasiłek wzrośnie z 80% do 81,5%.
- Nowy urlop opiekuńczy, z którego pracownik będzie mógł skorzystać w wymiarze do 5 dni w roku w celu sprawowania opieki z powodów medycznych nad członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym. Za okres takiej nieobecności pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.
- Nowa nieobecność – zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej, z której będą mogli skorzystać pracownicy w pilnych sprawach rodzinnych w wymiarze 2 dni bądź 16 godzin w roku kalendarzowym. Za okres takiej nieobecności pracownik uzyska 50% wynagrodzenia liczonego jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego.
Czytaj także: Nowelizacja Kodeksu pracy – kiedy i jakie zmiany wejdą w życie?
Nowe kwoty dofinansowań PFRON
Przedsiębiorcy rozliczający dofinansowanie wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych od 1 stycznia 2023 r. otrzymują wyższe kwoty dotacji. W 2022 r. dofinansowanie wynagrodzenia pracownika ze znacznym stopniem niepełnosprawności wynosiło 1 950 zł miesięcznie, z umiarkowanym 1 200 zł, a z lekkim 450 zł.
Natomiast od stycznia 2023, miesięczne dofinansowanie wynagrodzenia pracownika niepełnosprawnego przysługuje w następujących kwotach:
- 2 400 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych ze znacznym stopniem niepełnosprawności,
- 1 350 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności,
- 500 zł – w przypadku osób niepełnosprawnych z lekkim stopniem niepełnosprawności.
Jak się przygotować na zmiany kwot dofinansowań PFRON? W module Kadry Płace enova365 zostały przygotowane zmiany w naliczaniu wyższego dofinansowania wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych na deklaracji WND wraz z załącznikami INF-D-P. Żeby skorzystać z tej funkcji, wystarczy zainstalować aktualną wersję programu enova365.
Automatyczny zapis do PPK w 2023 r.
Zmiany w kadrach w 2023 r. to także obowiązek zapisu do PPK wszystkich zatrudnionych, którzy wcześniej złożyli deklarację rezygnacji, co powinno być poprzedzone poinformowaniem ich o tym. Zgodnie z nowym stanowiskiem PFR wraz z KNF ponowny zapis obejmuje wszystkich, którzy zrezygnowali z uczestnictwa w PPK i są w wieku 18-54 lat w momencie rozpoczęcia ponownego przystąpienia do PPK. Nie ma tu znaczenia, czy deklaracja rezygnacji została złożona przed zawarciem w ich imieniu umowy o prowadzenie PPK, czy też w trakcie oszczędzania w programie PPK.
Ponowny automatyczny zapis do PPK jest cykliczny i obowiązuje co 4 lata, przy czym pierwszy raz będzie miał miejsce w 2023 r., kolejny w 2027 r., a później w 2031 r. itd. Ponowny zapis automatyczny obejmuje wszystkich pracodawców bez względu na to, kiedy utworzyli PPK.
Warto pamiętać, że deklarację ponownej rezygnacji z PPK osoba zatrudniona najwcześniej może złożyć 1 marca w roku, w którym przypada automatyczne wznowienie.
Czytaj więcej: Zmiany w PPK w 2023 roku i autozapis do PPK. Co trzeba wiedzieć?
Nowe wzory dokumentów w 2023 r.– PIT, ZUS i inne
W 2023 r. będą obowiązywać nowe wzory dokumentów do ulg podatkowych oraz zaniechania kosztów czy podatku, zmienione deklaracje PIT-11 za 2022 r. oraz zmodyfikowane deklaracje ZUS DRA.
Nowe wzory dokumentów do ulg podatkowych oraz zaniechania kosztów czy podatku
Co się zmieni? Po pierwsze, podatnicy będą mogli korzystać z nowych wzorów PIT-2, PIT-2A oraz PIT-3, opublikowanych przez Ministerstwo Finansów. Nowy wzór PIT-2 będzie zawierać informacje wpływające na wysokość zaliczki podatku dochodowego, płaconego zarówno przez pracowników etatowych, jak i zleceniobiorców. Będą to:
- oświadczenia o stosowaniu/niestosowaniu kwoty zmniejszającej podatek w wysokości 1/12, 1/24 lub 1/36 i ulgi na powrót, dla rodzin 4+, dla pracujących emerytów oraz o zamiarze preferencyjnego opodatkowania z małżonkiem bądź jako samotny rodzic,
- wnioski o stosowanie/ niestosowanie ulgi dla młodych, kosztów uzyskania przychodów, wyższej stawki podatku oraz niepobieranie zaliczek podatku.
Jeżeli podatnik nie zmienił swoich preferencji co do zagadnień, wpływających na wysokość podatku dochodowego, nie musi on składać nowego PIT-2, gdyż poprzednio złożone wnioski zachowują ważność. Natomiast w przypadku zatrudnienia na umowie cywilnoprawnej, aby była stosowana kwota pomniejszająca podatek, zleceniobiorca musi złożyć w styczniu stosowne oświadczenie.
Deklaracje PIT – nowe wzory za 2022 rok
W styczniu 2023 r. przedsiębiorcy musieli zmierzyć się z deklaracjami PIT za 2022 rok, według wzorców obowiązujących od 1 lipca 2022. Swoje odzwierciedlenie w deklaracji PIT-11(29) znalazły zmiany podatkowe związane z nowymi ulgami podatkowymi oraz włączeniem zasiłków macierzyńskich do ulg podatkowych. W deklaracji PIT-11 w wersji 29, którą należy złożyć za pracownika za 2022 rok, wprowadzono między innymi następujące modyfikacje:
- w części E dodano 3 wiersze przeznaczone do wykazania zasiłków macierzyńskich, od których odprowadzona została zaliczka podatku oraz wydzielono do osobnych wierszy przychody z etatu i zlecenia pracującego emeryta,
- w części G dodano wiersze do wykazania przychodów zwolnionych z podatku w przypadku osób korzystających z ulgi rodzina 4+, powrót z zagranicy czy też dla pracujących seniorów oraz z zasiłków macierzyńskich tych osób.
Deklaracje ZUS DRA – planowane nowe wzory od 1 maja 2023
W pierwszym kwartale 2023 r. osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą przygotować się na zmiany w deklaracjach ZUS DRA oraz załącznikach ZUS RCA. Nowe wzory formularzy wprowadzą zmiany w zakresie wykazania rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.
Nowe druki będą zawierały dodatkowe bloki, gdzie będzie wykazywane roczne rozliczenie składki zdrowotnej z podziałem na odpowiednie formy opodatkowania:
- skala podatkowa,
- podatek liniowy,
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Na deklaracji znajdą się również informacje o zmianie formy opodatkowania. Natomiast przedsiębiorcy rozliczający się według skali będą podawać dodatkowo kwotę dochodu należnego za rok, którego będzie dotyczyć roczne rozlicznie składki zdrowotnej.
Zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej nowe wzory deklaracji ZUS DRA i ZUS RCA mają wejść w życie 1 maja 2023 r.
Jak się przygotować na zmiany przepisach kadrowo-płacowych 2023? Radzi Anna Sołtys, zastępca kierownika projektu Kadry Płace, enova365
Jak się przygotować na zmiany w Kodeksie pracy 2023?
Uregulowanie pracy zdalnej w prawie pracy było wyczekiwane przez przedsiębiorców, bo popularność pracy zdalnej bardzo wzrosła w czasie pandemii. Jednak, z punktu widzenia właścicieli biznesów i działów HR, organizacja i kontrola pracy osób pracujących zdalnie jest wyzwaniem, bo wymusza bardziej elastyczne podejście pracodawcy do nowej formy pracy. Drugie wyzwanie to elektronizacja wniosków dla pracowników.
Naprzeciw tym nowym potrzebom wychodzi oprogramowanie, które ułatwia nie tylko pracę zdalną, ale także umożliwia elektroniczne składanie wniosków pracowniczych. W enova365 poprzez Pulpit Pracownika i Kierownika można składać wnioski związane m.in. z nieobecnościami, pracą zdalną czy też sprawami kadrowymi – np. zmianą kosztów uzyskania przychodów. W ramach wprowadzania nowelizacji przepisów w enova365 będą udostępniane kolejne wnioski elektroniczne.
Jak się przygotować na zmiany wzorów dokumentów do ulg podatkowych oraz zaniechania kosztów czy podatku?
Choć wprowadzone ulgi podatkowe pozytywnie wpłyną na wysokość wynagrodzeń pracowników, ich rozliczenie i ewidencjonowanie spoczywać będzie na przedsiębiorcach oraz księgowych. Nowe druki wprowadzane są szybko, przez co przedsiębiorcy mogą mieć wątpliwości w zakresie zawartych w nich informacji i sposobu przeniesienia ich na system wynagrodzeń pracownika. Będzie to dla nich duże wyzwanie. Z pomocą przyjdą w takiej sytuacji webinary i spotkania z ekspertami oraz system finansowo-księgowy, gotowy na rozliczanie wynagrodzeń zgodnie z przepisami, taki jak enova365.
Jeżeli chodzi o nowy formularz PIT-2, dla przychodów uzyskanych od 1 stycznia 2023 to powinien on ułatwić podatnikom składanie oświadczeń w kwestii stosowania przez pracodawcę ulg podatkowych. Niestety, wyzwaniem dla przedsiębiorców i kadrowych będzie interpretacja udostępnionego wzorca oraz jego objaśnień. Pomocne dla nich mogą się okazać wzorce oświadczeń stosowane w systemach kadrowo-płacowych, bo Ministerstwo wskazuje, że stosowanie oficjalnego druku PIT-2 nie jest konieczne.
