Nieoprocentowana pożyczka czy zapomoga na wyciągnięcie ręki? Tak, Twoi pracownicy mogą skorzystać z takiego benefitu, dzięki kasom zapomogowo-pożyczkowym. Dowiedz się, na jakiej zasadzie działa kasa zapomogowo-pożyczkowa (KZP), w jaki sposób jako pracodawca możesz KZP obsłużyć zgodnie z przepisami, które wchodzą w życie 11 kwietnia 2023 r. i dlaczego warto do tego wykorzystać program enova365!
Spis treści:
- Co to jest kasa zapomogowo-pożyczkowa?
- Na jakiej zasadzie działa kasa zapomogowo-pożyczkowa?
- Obowiązki pracodawcy względem KZP
- Kasa pożyczkowo-zapomogowa – jak wygląda jej obsługa z enova365?
- Kasa zapomogowo-pożyczkowa – zmiany w 2023 i nowe funkcje w enova365
- Jako pracodawca prowadzisz kasę zapomogowo-pożyczkową albo planujesz to zrobić?
Co to jest kasa zapomogowo-pożyczkowa?
Kasy zapomogowo-pożyczkowe są często traktowane jako jeden z benefitów pracowniczych. Jak wyjaśnia art.3 ustawy o kasach zapomogowo-pożyczkowych z 11 października 2021 r. „celem działania kasy zapomogowo-pożyczkowej (KZP) jest udzielanie jej członkom pomocy materialnej w formie nieoprocentowanych pożyczek, a w miarę posiadanych środków także zapomóg”.
Pożyczka z kasy zapomogowo-pożyczkowej to bardzo atrakcyjna forma pomocy materialnej dla osób, potrzebujących gotówki, bo jest nieoprocentowana. Innymi słowy, pożyczkobiorcy oddają dokładnie tyle, ile pożyczają. W efekcie pożyczki z kas zapomogowo-pożyczkowych są znacznie tańszym źródłem kapitału niż chwilówki albo kredyty.
Na jakiej zasadzie działa kasa zapomogowo-pożyczkowa?
Kasy zapomogowo-pożyczkowe można zakładać w zakładach pracy, w których chęć dołączenia do kas zapomogowo-pożyczkowych zadeklaruje co najmniej 10 osób. Muszą one co miesiąc wpłacać ustaloną kwotę lub może ona być potrącona przez pracodawcę z wynagrodzenia. W ten sposób gromadzony jest kapitał, z którego pracownicy mogą zaciągnąć nieoprocentowaną pożyczkę lub, w niektórych wypadkach otrzymać zapomogę.
Warunkiem korzystania ze środków zgromadzonych w kasie zapomogowo-pożyczkowej jest wpłacenie wpisowego oraz regularne wpłacanie miesięcznych wkładów członkowskich. Członkowie kas pożyczkowo-zapomogowych są również zobowiązani do przestrzegania postanowień statutu oraz wskazania osoby, uprawnionej do otrzymania wkładu członkowskiego w razie śmierci. Tyle określa ustawa. Natomiast szczegółowe zasady działania kas zapomogowo-pożyczkowych – w tym sposoby udzielania finansowania, wysokość pożyczek i warunki ich spłaty określa statut kasy zapomogowo-pożyczkowej, uchwalony przez jej członków.
Obowiązki pracodawcy względem KZP
Obowiązki pracodawcy względem działającej w firmie kasy zapomogowo-pożyczkowej określa art. 6 ustawy o kasach zapomogowo-pożyczkowych.
„Pracodawca świadczy KZP pomoc w zakresie:
- udostępniania pomieszczeń biurowych;
- udostępniania odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie gotówki;
- transportu gotówki do banku i z banku, jeśli pracodawca prowadzi obrót gotówkowy;
- udzielania informacji umożliwiających dokonanie weryfikacji, czy określona osoba spełnia warunki, o których mowa w art. 7 ust. 1 oraz art. 35 ust. 4 pkt 1-3;
- prowadzenia rachunkowości, obsługi kasowej i prawnej;
- dokonywania na rzecz KZP potrąceń wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na listach płac, listach wypłat i zasiłków, a w przypadku braku możliwości dokonania takiego potrącenia – informuje o tym zarząd;
- niezwłocznego odprowadzania wpłat wpisowego, miesięcznych wkładów członkowskich i rat pożyczek na rachunek płatniczy KZP;
- przekazywania przez zarząd członkom KZP informacji o stanie ich wkładów członkowskich i zadłużenia.”
Konieczność prowadzenia rachunkowości, obsługi kasowej oraz dokonywania na rzecz KZP potrąceń z wynagrodzeń jej członków powoduje, że pracodawcy, w których organizacjach działa kasa zapomogowo-pożyczkowa muszą pomyśleć o oprogramowaniu, które usprawni obsługę kas zapomogowo-pożyczkowych. Taką funkcję od lat oferuje program kadrowo-płacowy enova365.
Program umożliwia ewidencję i rozliczanie wkładów, pożyczek i zaliczek udzielanych członkom zdefiniowanych uprzednio funduszy. Sprawdź, jak wygląda obsługa księgowa kas zapomogowo-pożyczkowych z enova365.
Kasa pożyczkowo-zapomogowa – jak wygląda jej obsługa księgowa z enova365?
- Przypisanie pracownika do kasy zapomogowo-pożyczkowej
Przypisanie pracownikowi funduszu odbywa się poprzez jego wybór z uprzednio przygotowanej listy wywoływanej poleceniem „Dodaj”. Przypisując pracownikowi fundusz, wprowadzamy kolejno:
- okres uczestnictwa w funduszu (wymagane jest wpisanie co najmniej daty przystąpienia do funduszu),
- informacje o zgromadzonym wkładzie, w szczególności:
- stan początkowy – suma zgromadzonych przez pracownika wkładów (bilans otwarcia),
- suma składek – ustalana jest przez program automatycznie, na podstawie naliczonych list płac,
- dopłaty np. wpisowe KZP,
- wycofanie wkładu – odnotowujemy w przypadku rezygnacji pracownika z uczestnictwa w funduszu. Wraz z kwotą wycofywanego wkładu odnotowujemy datę wypłaty.
Wprowadzenie i zaakceptowanie powyższych danych jest równoznaczne z przypisaniem pracownika do wybranego funduszu.
- Naliczanie składki miesięcznej w kasie pożyczkowo-zapomogowej
Pracownikowi będącemu członkiem kasy zapomogowo-pożyczkowej, któremu został dodany fundusz KZP, na wypłacie będzie naliczała się co miesiąc składka, od daty przystąpienia do funduszu. Standardowo składka KZP jest zdefiniowana jako 3% od wynagrodzenia brutto bez zasiłków. Użytkownik ma możliwość zmiany procentu, ponieważ w każdej firmie może być różny procent do wyliczenia składki.
Informacyjnie na formularzu wyświetlane są również globalne informacje o sumie udzielonych pożyczek (Udzielone), kwocie pożyczek, które nie zostały jeszcze w całości spłacone (Niespłacone) oraz pozostającej do spłaty kwocie (Pozostaje do spłaty).
- Pożyczka z kasy zapomogowo-pożyczkowej – jak udzielić
Chcąc udzielić pracownikowi, członkowi funduszu, pożyczki wybieramy zakładkę Pożyczki. Udzielenie pracownikowi nowej pożyczki inicjujemy poleceniem „Dodaj”. W wywołanym formularzu są dostępne następujące zakładki: Ogólne, Warunki spłaty, Żyranci, Elementy wynagrodzenia, Rozliczenia wynagrodzenia, w których należy uzupełnić konkretne dane dotyczące pożyczki.
Na zakładce Ogólne należy wskazać datę udzielenia pożyczki oraz kwotę:
Następnie na zakładce Warunki spłaty należy określić, w jakich ratach pożyczka ma być spłacana. Należy wskazać miesiąc, od którego pracownikowi mają być potrącane raty, liczbę rat, kwotę raty, rodzaj rat (nieoprocentowane lub oprocentowane), itp. Po uzupełnieniu wymaganych informacji program przeliczy automatycznie plan spłat.
- Wypłacanie pieniędzy z kasy zapomogowo-pożyczkowej
Po wprowadzeniu udzielonej pracownikowi pożyczki należy naliczyć jej wypłatę. Wypłatę pożyczki można zrealizować poprzez przycisk Nalicz pożyczkę lub spłatę lub standardowo, naliczając wypłatę dla listy Inna wypłata. Wypłata pożyczki zostanie naliczona na liście Inna wypłata.
Po wypłaceniu pracownikowi pożyczki, program automatycznie będzie rozliczał raty zgodnie z planem spłat. Warunkiem potrącania spłaty rat z wypłaty pracownika jest naliczenie wypłaty pożyczki. Od miesiąca określonego w warunkach spłaty, na wypłacie pracownika automatycznie będą rozliczane spłaty pożyczki.
Ewidencjonując udzieloną pożyczkę pracownikowi, użytkownik ma możliwość wskazania żyrantów. Zgodnie z art. 35. punkt 4. ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o kasach zapomogowo-pożyczkowych (Dz.U. 2021 poz. 1666) poręczycielem może być osoba wykonująca pracę zarobkową u pracodawcy, u którego działa KZP, jeżeli:
1) świadczy pracę przez okres nie krótszy niż 6 miesięcy;
2) umowa lub inny akt, na podstawie których osoba wykonująca pracę zarobkową świadczy pracę, zostały zawarte co najmniej na okres spłaty pożyczki przez członka KZP;
3) stosunek prawny łączący ją z pracodawcą nie został wypowiedziany;
4) nie jest małżonkiem pożyczkobiorcy, chyba że między małżonkami została ustanowiona rozdzielność majątkowa.
Operator ma możliwość wskazania daty, od której żyrant będzie osobą spłacającą pożyczkę, jak również określenia procentu bądź kwoty spłaty przez danego żyranta.
Kasa zapomogowo-pożyczkowa – zmiany w 2023 i nowe funkcje w enova365
Przez lata kasy zapomogowo-pożyczkowe w Polsce działały w oparciu o Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992 r., jednak 11 października 2021 r. weszła w życie wspomniana wyżej ustawa o kasach zapomogowo-pożyczkowych. Przepisy ustawy mają zastosowanie po 18 miesiącach od dnia jej wejścia w życie, a więc od 11 kwietnia 2023.
Ustawa o kasach zapomogowo-pożyczkowych – zmiany w aspekcie księgowym wprowadzone ustawą
- Uregulowano kwestię prowadzenia księgowości KZP – rachunkowość KZP jest prowadzona zgodnie z ustawą o rachunkowości, a rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.
- Odrębna pieczęć KZP – według ustawy KZP ma opatrywać dokumenty odrębną pieczęcią, zawierającą nazwę KZP, REGON, siedzibę, adres oraz wskazanie nazwy pracodawcy, u którego została utworzona. Co istotne – KZP nie otrzymuje NIP.
- Kasy zapomogowo-pożyczkowe zyskują zdolność prawną i sądową w zakresie niezbędnym do realizacji ich celów statutowych. Co istotne, KZP nie może prowadzić działalności gospodarczej.
Program kadrowo-płacowy enova365 został wzbogacony o funkcje, które pomogą przedsiębiorcom wywiązać się z obowiązków związanych z obsługą KZP na nowych zasadach.
Podstawowy warunek księgowej obsługi kasy zapomogowo-pożyczkowej w programie bazuje na tym, że dla KZP zakładana jest osobna baza danych, którą należy skonfigurować zgodnie z ogólnymi zasadami konfiguracji dla jednostek prowadzących księgowość opartą o księgi rachunkowe – a więc założyć plan kont, zbudować definicje zestawień księgowych, które będą wykorzystywane minimum do przygotowania sprawozdań finansowych itp. Nazwijmy tę bazę bazą docelową.
Jednakże ewidencja członków, określanie warunków uczestnictwa w KZP i rozliczania składek, pożyczek, spłat pożyczek potrącanych z wynagrodzenia odbywa się w bazie, w której jest prowadzona pełna obsługa kadrowo-płacowa firmy, która założyła KZP. Tę bazę nazwijmy źródłową.
Podstawą księgowania w bazie docelowej są operacje związane z uczestnictwem w KZP, a więc wpisowe, wkłady członkowskie, udzielane pożyczki i spłaty tychże, które zasadniczo są obliczane i wypłacane w bazie źródłowej. Aby zatem usprawnić przepływ informacji i maksymalnie uprościć księgowania w bazie docelowej powstały mechanizmy synchronizacji danych między obydwiema bazami.
W konfiguracji programu została udostępniona możliwość określenia rodzaju bazy oraz wskazania bazy źródłowej KZP (czyli takiej, w której prowadzona jest kadrowo-płacowa obsługa firmy), z której będą pobierane dane dotyczące księgowania elementów związanych z KZP.
Po zatwierdzeniu listy płac z elementami wynagrodzenia powiązanymi z funduszami pożyczkowymi w bazie docelowej (czyli takiej, w której jest prowadzona księgowość KZP), powstanie dokument Polecenie księgowania będący podstawą zaksięgowania danych.
Księgowanie odbywa się na podstawie opisów analitycznych przygotowanych mechanizmem schematów podziałowych. Dzięki schematowi podziałowemu do bazy docelowej kopiowane są również kartoteki pracowników w zakresie niezbędnym do zaksięgowania zapisów na kontach słownikowych.
Jako pracodawca prowadzisz kasę zapomogowo-pożyczkową albo planujesz to zrobić?
Skorzystaj z oprogramowania enova365, które pozwala na kompleksową obsługę księgową kas zapomogowo-pożyczkowych.
Jeśli chcesz przekonać się, w jaki sposób enova365 może działać w Twojej firmie, zachęcamy do bezpłatnego przetestowania demo. Dołącz do tysięcy zadowolonych klientów i usprawnij pracę Twojej firmy.
