System workflow - elektroniczny obieg dokumentów i sprawne procesy

Workflow – oprogramowanie enova365

System enova365 wyróżnia to, że moduł Workflow jest jego integralną częścią. Dzięki temu możesz korzystać z zarządzania procesowego w całej aplikacji, która intuicyjnie organizuje i automatyzuje Twoją pracę. Część działań dotyczących innych modułów wykonasz również bezpośrednio w panelu Workflow. Automatyczne zarządzanie systemem obiegu dokumentów pozwoli Ci zaoszczędzić czas oraz zwiększyć efektywność pracy.

• System Workflow ułatwia organizację pracy firmy dzięki automatycznym powiadomieniom oraz możliwości wprowadzenia powiadomień mailowych. Po uruchomieniu systemu w panelu użytkownika pojawia się wygodna w nawigacji lista zadań do wykonania wraz z terminem ważności. Dzięki temu wiesz, co i kiedy musisz zrobić. Dodatkowo system generuje powiadomienia o dodaniu nowego zadania dla danego użytkownika.
• Kiedy wybierzesz zadanie z listy powiadomień, na ekranie pojawi się formularz kreatora. Znajdziesz w nim zestaw kroków do uzupełnienia. Po wykonaniu każdego kroku oznaczasz go jako zakończony. Dzięki temu wiesz, na jakim etapie realizacji znajduje się wybrany proces.
• Zadanie zostanie oznaczone jako zrealizowane, gdy zakończysz pracę z kreatorem. Jeśli zostaną spełnione określone warunki, proces przechodzi do kolejnego etapu.
• System Workflow umożliwi Ci zdefiniowanie warunków, jakie muszą być wykonane, aby zadanie zostało oznaczone jako zrealizowane. Może to być na przykład wiadomości e-mail lub SMS, przekazanie zadania kolejnemu użytkownikowi lub zatwierdzenie dokumentu. 
• Edytor Procesu, w jaki został wyposażony system Workflow, daje Ci możliwość zainicjowania dowolnego procesu z poziomu listy. Następnie możesz obserwować postępy w jego realizacji. 

Przepływ i ewidencja dokumentów

W obszarze Workflow enova365 znajdziesz również system zarządzania dokumentami w firmie. DMS (Document Management System) to zestaw narzędzi o charakterze ewidencyjnym. Dzięki nim zadbasz o odpowiednią organizację i uporządkowanie najważniejszych dla Twojej firmy informacji. Wszystkie dokumenty będą znajdowały się w jednym miejscu, co usprawni elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. 

System DMS w obszarze Workflow wspiera czynności przechowywania, porządkowania i archiwizowania danych. Posiada też opcje ułatwiające wprowadzanie dokumentów do systemu. Dzięki temu usprawnisz elektroniczny obieg dokumentów w firmie. 

Harmonogram zadań

System Workflow enova365 usprawnia przepływ pracy w firmie. Jednym z narzędzi wchodzących w skład tego obszaru jest również program do harmonogramów. Dzięki niemu możesz zainicjować rozpoczęcie procesu we właściwym czasie. Od Ciebie zależy, w jaki sposób skonfigurujesz narzędzie. Jeżeli zrobisz to dobrze, system enova365 dopilnuje, by zadania rozpoczęły się zgodnie z planem.

• Narzędzie Harmonogram Zadań w obszarze Workflow ułatwi Ci odzyskanie należności od dłużnika. System sprawdza bazę faktur i wybiera z nich te, których termin płatności już upłynął. Następnie wysyła do dłużnika automatyczne powiadomienie w formie wiadomości e-mail. 
• Jedno z rozwiązań w Harmonogramie Zadań zapewni Ci automatyczną aktualizację kursów walut podawanych przez NBP. Import odbywa się o wskazanej przez Ciebie godzinie.
• Harmonogram Zadań w obszarze Workflow umożliwia wysyłanie automatycznych przypomnień o nadchodzącym zadaniu. Mają one formę SMS-a lub wiadomości e-mail. Powiadomienie może zostać wysłane na przykład do dyrektora i dotyczyć akceptacji kosztów.
• Program do harmonogramów wygeneruje również specyfikację projektu wraz z fakturą, która trafi do Klienta. Warto zaznaczyć, że Harmonogram Zadań udostępnia oprócz tego szereg innych funkcji.

Edycja procesów i zastępstwa

System Workflow zagwarantuje Ci, że wyznaczone zadania trafią do odpowiednich osób. Jest to szczególnie istotne w trakcie okresów urlopowych czy w przypadku dużej rotacji pracowników. System wylicza zastępstwa na podstawie wniosków urlopowych i innych zgłoszonych form nieobecności.

• System Workflow automatycznie przesyła dokumenty do właściwych osób zgodnie ze strukturą firmy.
• Workflow umożliwi Ci śledzenie kolejnych kroków przetwarzania dokumentów – na każdym etapie procesu.
• Mobilna wersja systemu Workflow umożliwi Ci kontrolę organizacji pracy firmy niezależnie od miejsca, w jakim się znajdujesz. Działania można monitorować przez Internet. Dzięki temu zawsze wiesz, czy udało się znaleźć zastępstwo i czy proces pracy nie został wstrzymany.