Samoobsługa pracownicza daje możliwość załatwiania spraw pracowniczych 24/7, bez potrzeby wizyt w dziale kadr – uwalnia więc czas zarówno pracowników, jak i kadrowych. Jej zalety docenisz szczególnie, gdy portal pracownika będzie częścią systemu ERP, bo łatwo zintegrujesz go z innymi obszarami firmy. Sprawdź, jak działa Pulpit Pracownika enova365.
Spis treści:
- Samoobsługa pracownicza – co to jest?
- Samoobsługa pracownicza, czyli portal pracownika – co daje pracownikom?
- Samoobsługa pracownicza – jak działa w enova365?
- Pulpit Kierownika i Pracownika enova365 – jak wprowadzić w firmie?
Samoobsługa pracownicza – co to jest?
Samoobsługa pracownicza to termin określający rozwiązanie technologiczne, które umożliwia pracownikom załatwianie wielu spraw pracowniczych online – bez potrzeby składania dokumentacji papierowej, wizyty w dziale kadr czy rozmowy telefonicznej z pracownikiem takiego działu.
Istotą samoobsługi pracowniczej jest to, że cały przepływ dokumentów odbywa się w wersji elektronicznej poprzez specjalny portal pracowniczy, albo panel użytkownika, który może być częścią systemu ERP. Często działa także w chmurze, dzięki czemu menedżerowie mogą akceptować wnioski pracownicze online, także będąc z dala od firmy, np. w delegacji. Dodatkowo każdy zaakceptowany przez menedżera wniosek pracowniczy automatycznie zapisuje się w systemie, do którego dostęp ma również dział kadr.
Komunikacja na linii pracownik-dział kadr czy pracownik-menedżer jest wielostronna. Pracownicy mogą uaktualniać swoje dane osobowe czy składać wnioski urlopowe, ale też otrzymywać PIT-y czy inne informacje od działów kadr i HR, automatycznie potwierdzać odbiór dokumentacji, etc.
Innymi słowy, samoobsługa pracownicza pozwala pracownikom realizować bezobsługowo takie czynności, jak:
- rejestracja czasu pracy,
- składanie oświadczeń i wniosków dotyczących stosowania kwoty zmniejszającej podatek oraz ulg podatkowych,
- zarządzanie benefitami pracowniczymi,
- uaktualnianie danych osobowych,
- składanie wniosków urlopowych, o delegację, wyjście prywatne/ służbowe, o pracę zdalną i wszelkich innych standardowych wniosków pracowniczych.
Samoobsługa pracownicza, czyli portal pracownika – co daje pracownikom?
Oszczędza czas
Pulpit pracownika enova365 oszczędza czas pracowników działów kadr, automatyzując i usprawniając typowe funkcje HR. I chociaż żadne rozwiązanie informatyczne nie zastąpi specjalistów w dziedzinie zasobów ludzkich, dobrze zaprojektowany, intuicyjny system może uwolnić personel HR od pewnych rutynowych zadań, co pozwoli im zyskać czas, który mogą wykorzystać na rozwiązywanie bardziej złożonych problemów. Także wszyscy pracownicy firmy mają więcej czasu, dzięki rozwiązaniu do samoobsługi pracowniczej – koniec z kolejkami do działu kadr, czy wielodniowym oczekiwaniem na informacje. Podsumowując, samoobsługa sprawia, że efektywność pracowników rośnie, a dzięki automatyzacji maleje liczba błędów.
Tworzy przyjazną pracownikom kulturę pracy
Ponieważ to pracownicy decydują o sukcesie (albo porażce) organizacji, jako pracodawca zapewne chcesz zdobyć tych najlepszych. Samoobsługa pracownicza jest odpowiedzią na Twoje potrzeby, bo takie rozwiązanie, oprócz wymiernych korzyści finansowych w postaci oszczędności czasu, pomaga też stworzyć przyjazną pracownikom kulturę pracy, dając im narzędzie, dzięki któremu lepiej i szybciej mogą zadbać o swoje sprawy pracownicze. Pracownicy nie tylko zyskują dostęp do informacji pracowniczej 24/7, ale też mogą swobodnie zarządzać benefitami, opcjami zatrudnienia czy ulgami, wpływającymi na wysokość ich wynagrodzenia czy podatku.
Menedżerom ułatwia zarządzanie zespołem
Z punktu widzenia kierowników platforma zapewnia szybki podgląd obecności pracowników czy możliwość akceptacji odpowiednich wniosków. Daje również wgląd w planowane nieobecności i pozwala na organizację czasu pracy oraz ustalanie zastępstw.
Nie bez znaczenia jest też fakt, że menedżerowie mają także dostęp do statystyk, dotyczących czasu pracy, co pozwala w łatwy sposób kontrolować nadgodziny, i wielu innych. Analiza danych z systemów rejestracji czasu pracy może dostarczyć wiele wartościowych informacji, przydatnych w podejmowaniu właściwych decyzji zarządczych.
Samoobsługa pracownicza – jak działa w enova365?
- Dostęp do danych
Platforma internetowa Pulpit Pracownika wraz z Pulpitem Kierownika to wygodne narzędzie, umożliwiające generowanie oraz zarządzanie wnioskami pracowniczymi i czasem pracy on-line z dowolnego miejsca i o każdej porze, także z urządzeń mobilnych. Korzystając z Pulpitów pracownicy, mają stały dostęp do informacji o czasie pracy, stanie urlopów i wynagrodzeniu. Mogą również przeglądać swoje wypłaty czy deklaracje podatkowe.
- Rejestrowanie czasu pracy
System enova365 umożliwia również rejestrowanie czasu pracy pracowników w Pulpicie Pracownika przy pomocy dedykowanego formularza.
Formularz rejestracji czasu pracy jest podzielony na dwie części. W pierwszej części umieszczone są przyciski, które służą do rejestrowania czasów pracy. Pracownik może odnotować datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia pracy, wyjść służbowych, wyjść prywatnych, a także sprawdzić dokonane rejestracje. Oczywiście dobór i sposób działania przycisków mogą być zmodyfikowane i dostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa.
Po kliknięciu wybranego przycisku np. Rozpoczęcie pracy otworzy się okno parametrów Rejestracja czasu pracy:
Po zapisaniu rejestrowanego czasu pracy pojawi się on w drugiej części okna – na liście zarejestrowanych aktywności:
W razie potrzeby pracownik może dokonać edycji wcześniej dodanego wpisu, uzupełniając wpis o informację np. dlaczego wpis jest edytowany:
- Składanie wniosku o urlop wypoczynkowy
Obieg wniosku o urlop wypoczynkowy, dzięki wykorzystaniu Pulpitu Pracownika i Pulpitu Kierownika przebiega w sposób zautomatyzowany i ustandaryzowany. System enova365 umożliwia jego składanie i akceptowanie, bez użycia dokumentów papierowych oraz daje ciągły dostęp do bieżącej informacji o statusie procesu dla wszystkich jego uczestników.
Wystarczy, że pracownik skorzysta z dedykowanego formularza, by w kilku prostych krokach złożył odpowiedni wniosek:
W Pulpicie Kierownika złożone podania są automatycznie przydzielane przełożonemu lub zastępcy. Po złożeniu wniosku do przełożonego trafi stosowne powiadomienie o wniosku o urlop wypoczynkowy do zatwierdzenia. Po otwarciu powiadomienia przełożony może zaakceptować, bądź odrzucić złożony wniosek:
Po zatwierdzeniu wniosku przez przełożonego, do pracownika zostaje automatycznie wysłana wiadomość mailowa z informacją o akceptacji lub odrzuceniu złożonego wniosku. Dodatkowo w Pulpicie Pracownika pojawi się stosowne powiadomienie.
Akceptacja wniosku urlopowego skutkuje również automatycznym powstaniem nieobecności na kalendarzu pracownika.
- Składanie wniosku o delegację
Formularz wniosku o delegację ma podobną strukturę do formularza wniosku o urlop wypoczynkowy:
Wystarczy, że pracownik uzupełni informacje związane z delegacją, tj:
- kraj docelowy,
- środek transportu,
- planowane rozpoczęcie – data i godzina rozpoczęcia delegacji,
- planowane zakończenie – data i godzina zakończenia delegacji,
- wnioskowana zaliczka – zaliczka na pokrycie kosztów delegacji,
- cel delegacji.
Po zapisaniu wniosku o delegację służbową podobnie jak przy złożeniu wniosku o urlop, do przełożonego zostanie wysłany email oraz w Pulpicie Kierownika zostanie wygenerowane powiadomienie. Przełożony w Pulpicie Kierownika może zaakceptować lub odrzucić wniosek o delegację. W przypadku zaakceptowania na kalendarzu pracownika Czas pracy powstanie nieobecność Delegacja służbowa:
- Pozostałe e-wnioski
W systemie enova365 dostępnych jest wiele rodzajów e-wniosków, w tym między innymi wnioski:
- kadrowe,
- związane z nieobecnościami,
- związane z PPK,
- związane z czasem pracy,
- związane z pracą zdalną.
Co ważne i warte podkreślenia, istnieje również możliwość konfiguracji i przygotowania własnych e-wniosków, dostosowanych do potrzeb organizacji.
- Dane finansowe
Dane finansowe zgromadzone w Pulpitach pozwalają przeglądać informacje dotyczące wypłat wynagrodzenia, z możliwością filtrowania wg. typu wypłaty, wg. indeksu oraz okresu za jaki zostały wypłacone:
Dodatkowo z poziomu listy wypłat użytkownik pulpitów może wygenerować wydruki, takie jak:
- informacja o średnich dochodach,
- szczegółowa informacja o średnich dochodach,
- roczna karta wynagrodzeń,
- pasek wypłaty.
Pulpit Kierownika i Pracownika enova365 – jak wprowadzić w firmie?
Samoobsługa pracownicza od enova365 ma dużo zalet:
- jest intuicyjna,
- pomaga we wszystkich najważniejszych czynnościach, związanych z załatwianiem spraw pracowniczych, co przekłada się na efektywność pracowników,
- jest aktualizowana zawsze, kiedy zmieniają się przepisy prawa, dzięki czemu zawiera wzory wszystkich wniosków pracowniczych, przewidzianych w prawie pracy,
- sprawia, że dane z narzędzi HR można łatwo zintegrować z innymi obszarami przedsiębiorstwa, co sprzyja efektywnemu zarządzaniu.
Żeby wdrożyć w swojej firmie rozwiązanie do samoobsługi pracowniczej, takie jak Pulpit Kierownika i Pulpit Pracownika enova365 zacznij od umówienia się na prezentację. Nasz Autoryzowany Partner pokaże Ci wszystkie funkcje HR, dostępne w narzędziach enova365 i wyjaśni, dlaczego należą one do najlepszych na rynku w swojej klasie.
