Księgowość spółki z o.o. nie jest tak skomplikowana, jakby się mogło wydawać. Obowiązują tu jasne zasady zawarte w ustawie o rachunkowości. Przy pomocy odpowiednich narzędzi taką księgowość można prowadzić samodzielnie. Poznaj najważniejsze aspekty księgowości w spółce z o.o.
Spis treści:
- Spółka z o.o. a spółka akcyjna – różnice
- Księgowość spółki z o.o. – na czym polega?
- Ile kosztuje prowadzenie księgowości spółki z o.o.?
- Czy można samemu prowadzić księgowość spółki z o.o.?
- Jak skutecznie prowadzić pełną księgowość spółki z o.o.?
- Zakończenie
Spółka z o.o. a spółka akcyjna – różnice
Spółka z o.o. oraz spółka akcyjna to dwa najpopularniejsze typy spółek prawa handlowego w Polsce. Pomimo pozornych podobieństw, istnieją między nimi spore różnice. Spółka z o.o. posiada zwykle mniejszy kapitał zakładowy w porównaniu do spółki akcyjnej. Minimalny kapitał dla tej pierwszej wynosi zaledwie 5.000 zł, podczas gdy do założenia spółki akcyjnej potrzebne jest minimum 100.000 zł.
Te dwie spółki różnią się nie tylko wysokością kapitału. Istotną różnicą są też minimalne wartości, jakie może nominalnie przyjmować jeden udział lub jedna akcja. Kapitał zakładowy w spółce z o.o. dzieli się na udziały, które nie muszą być sobie równe. Najmniejsza nominalna wartość takiego udziału to 50 zł. Natomiast kapitał zakładowy spółki akcyjnej dzieli się na akcje, które muszą być sobie nominalnie równe, a najniższa wartość takiej akcji może wynosić 1 grosz.
Kolejną różnicą jest to, że spółka z o.o. działa w oparciu o umowę spółki, a spółka akcyjna w oparciu o statut. Co za tym idzie, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można założyć online w trybie uproszczonym przez portal S24. Dla spółki akcyjnej nie przewidziano takiej możliwości.
Na spółce akcyjnej ciąży obowiązek utworzenia kapitału zapasowego na pokrycie ewentualnych strat. Przepisy Kodeksu spółek handlowych nakazują gromadzenie części zysku za dany rok obrotowy, dopóki tak ulokowany kapitał nie osiągnie wartości co najmniej 1/3 wartości kapitału zakładowego. Natomiast przy spółce z o.o. nie ma takiego wymagania.
Co istotne, członkowie zarządu spółki z o.o. mogą odpowiadać za długi cywilnoprawne tej spółki, o ile nie wywiążą się z obowiązków nałożonych przez art. 299 K.s.h. W przypadku spółki akcyjnej nie ma przepisów, które pozwalałyby na pociągnięcie do odpowiedzialności jej zarządu za długi cywilnoprawne.
Księgowość spółki z o.o. – na czym polega?
W przypadku spółki z o.o. przepisy wymagają prowadzenia pełnej księgowości. Oznacza to, że rejestrowana musi być każda złotówka wydawana w firmie. W przeciwieństwie do jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie do obrotów wynoszących równowartość 2 mln euro można prowadzić księgowość uproszczoną, w spółce z o.o. pełne księgi rachunkowe są obowiązkowe już od samego początku.
Pełna księgowość w spółce z o.o. ma też swoje zalety. Dzięki niej można śledzić przepływ każdej złotówki. O ile przy JDG właściciel firmy może ponosić firmowe wydatki zarówno z konta prywatnego, jak i firmowego, to przy spółce z o.o. takie praktyki są niedopuszczalne. Jeśli zapłata za zobowiązania spółki zostanie dokonana np. z prywatnego konta udziałowca, to taki wydatek nie będzie stanowić kosztów uzyskania przychodów. Każdy wpływ na konto i każdy wydatek z konta musi zostać zaksięgowany i powiązany z odpowiednimi dokumentami. Dotyczy to również wydatków gotówkowych.
Pełna księgowość spółki z o.o. to zgodnie z ustawą o rachunkowości także zasada podwójnego zapisu. Pozwala to na zidentyfikowanie miejsc, które generują największe koszty, ale daje też wiedzę o tym, co przynosi największe zyski.
Podsumowaniem całorocznej działalności spółki jest rachunek zysków i strat. Daje on wgląd w sytuację finansową danej firmy. Drugim niezwykle ważnym dokumentem jest bilans, czyli zestawienie aktywów i pasywów. Dzięki niemu można sprawdzić, jaki jest aktualny majątek spółki i jakie są źródła jego finansowania. Jest to niezwykle cenna wiedza nie tylko dla zarządu, ale również dla udziałowców, czy potencjalnych inwestorów.
Całe sprawozdanie finansowe ostatecznie trafia do sądu rejestrowego i jest uwidocznione w KRS. Takie sprawozdanie musi też trafić do urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres spółki.
Ile kosztuje prowadzenie księgowości spółki z o.o.?
Na rynku można znaleźć najróżniejsze ceny, jakich żądają biura rachunkowe za księgowość spółki z o.o. Cennik zależy głównie od ilości dokumentów generowanych przez spółkę. Ze względu na większy nakład pracy, jakiego wymaga księgowość spółki z o.o., taki cennik zazwyczaj jest wyraźnie wyższy od kosztu prowadzenia księgowości JDG. Jest tak między innymi dlatego, że koszt księgowości spółki z o.o. zawiera w sobie opłatę za księgowanie każdej pozycji wyciągu bankowego, a w niektórych wypadkach również koszt księgowania raportów kasowych.
Najtańsze oferty opiewają na kwoty rzędu 500-600 zł netto. W wypadku takich pakietów mocno ograniczona jest liczba dokumentów, które zostaną zaksięgowane w ramach tej ceny. Dlatego jako cenę bazową lepiej przyjąć kwotę co najmniej tysiąca złotych. Istotne znaczenie ma również liczba osób zatrudnionych w spółce, bo koszt księgowości będzie zależał również od ilości dokumentów kadrowo-płacowych, jakie musi przetworzyć księgowość spółki z o.o. Cennik może w tym wypadku zawierać dodatkowo płatne pozycje dotyczące obsługi kadrowo-płacowej. Wybierając biuro rachunkowe dla spółki z o.o. trzeba również uwzględnić takie koszty.
Czy można samemu prowadzić księgowość spółki z o.o.?
Przy odrobinie wiedzy i doświadczenia samodzielne prowadzenie księgowości w spółce zoo jest w zasięgu Twojej ręki. W tym wypadku możesz znacznie ograniczyć koszt księgowości spółki z o.o., który jest wymieniany jako jedna z największych wad tej formy prowadzenia działalności.
Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości nie musi być uciążliwy. Możesz wdrożyć rozwiązania, które pozwolą na zautomatyzowanie procesu ewidencjonowania i dekretowania dokumentów księgowych. Przyniesie to oszczędność czasu, który będziesz mógł przeznaczyć na inne działania, jakich wymaga spółka zoo. Księgowość jest przecież tylko jedną z wielu dziedzin, której trzeba poświęcić uwagę.
Jeśli podejmiesz decyzję o samodzielnym prowadzeniu księgowości dla spółki, to warto, żebyś skorzystał ze sprawdzonych rozwiązań, które cieszą się uznaniem zarówno biur rachunkowych, jak i osób zatrudnionych w działach księgowości spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.
Jak skutecznie prowadzić pełną księgowość spółki z o.o.?
Nawet najlepszy fachowiec niewiele zdziała bez odpowiednich narzędzi. Ta zasada dotyczy również księgowości. Jeśli chcesz prowadzić księgowość dla spółki z o.o., to najlepiej jeśli wyposażysz się w odpowiedni program. Na rynku znajdziesz różne rozwiązania, ale szczególnie godny polecenia jest moduł Księgowość w systemie enova365.
Umożliwia on takie rozbudowanie planu kont, które najlepiej będzie odzwierciedlać specyfikę działalności spółki. Pozwala także na tworzenie zestawień, nie tylko na podstawie kont księgowych, ale również z uwzględnieniem projektów prowadzonych w firmie.
Inną sporą przewagą, jaką daje księgowość spółki z o.o. online, jest dostępność danych z każdego miejsca. Jest to przydatne dla członków zarządu, bo dane księgowe mogą mieć pod ręką bez względu na lokalizację, w której przebywają. Taki sposób prowadzenia księgowości umożliwia też pracę zdalną lub hybrydową, co ma spore znaczenie dla pracowników spółki.
Księgowość w spółce z o.o. – podsumowanie
Co warto zapamiętać o księgowości w spółce z o.o.?
- Spółka z o.o. i spółka akcyjna to dwie najczęściej spotykane spółki prawa handlowego.
- Księgowość w spółce z o.o. jest prowadzona przy pomocy pełnych ksiąg rachunkowych.
- Koszt księgowości spółki z o.o. zależy od liczby generowanych dokumentów.
- Samodzielne prowadzenie księgowości w spółce zoo jest jak najbardziej możliwe.
- Księgowość spółki z o.o. online możesz prowadzić w systemie enova365.
Jeśli chcesz osobiście przekonać się jak prosta może być księgowość dla spółki z o.o. prowadzona w systemie enova365, to już dziś umów się na bezpłatną prezentację. Nasz ekspert omówi z Tobą najważniejsze funkcje modułu Księgowość i pokaże Ci jak system enova365 może ułatwić codzienną pracę w spółce z o.o.
