Obowiązkowe przejście na elektroniczne faktury dla wszystkich podatników VAT, które nastąpi 1 lutego 2026 r. to duża zmiana dla biur rachunkowych. Co się zmieni? Jakie obowiązki będą miały biura rachunkowe i jakie funkcje powinien mieć program dla biur rachunkowych po wejściu w życie KSeF?
Spis treści:
- KSeF – co się zmieni 1 lutego 2026 r.?
- Wejście w życie KSeF a obowiązki biur rachunkowych
- Jaki system dla biur rachunkowych w związku z wejściem w życie KSeF?
- Jak przygotować biuro księgowe na wejście KSeF?
KSeF – co się zmieni od 1 lutego 2026 r.?
- Przejście na faktury elektroniczne, ustrukturyzowane
Po pierwsze, wraz z wejściem w życie KSeF przestaną być ważne papierowe faktury. W obrocie będą tylko faktury elektroniczne ustrukturyzowane, czyli faktury w formacie XML. Taki format plików może być szybko odczytany przez programy komputerowe, co umożliwia elektroniczną wymianę danych (EDI), czyli wymianę komputer-komputer, w czasie której dokumenty mogą przepływać między aplikacjami.
- Wszystkie faktury będą musiały przechodzić przez Krajowy Rejestr e-Faktur.
Po wejściu w życie KSeF przedsiębiorca, który będzie chciał wystawić fakturę będzie musiał założyć konto na platformie KSeF, zadeklarować listę osób uprawnionych do wysyłania i odbierania faktur, wystawić fakturę dla odbiorcy, a następnie wygenerować plik XML z tą fakturą i wysłać ją na platformę KSeF.
Jeżeli korzysta z systemu ERP, może to zrobić za pośrednictwem tego narzędzia, bo większość systemów ERP wykorzystuje interfejsy web API, dzięki czemu łączą się z web API KSeF.
W kolejnym kroku Krajowy System e-Faktur waliduje fakturę i wysyła informację zwrotną o jej poprawności wraz z nadanym numerem KSeF. Odbiorca, który również założył konto w KSeF pobiera fakturę z platformy i importuje do swojego systemu finansowo-księgowego, w którym powstaje faktura zakupu.
Z drugiej strony, jeżeli faktura zostanie wystawiona w systemie finansowo-księgowym i przesłana do kontrahenta z pominięciem KSeF, nie będzie ona podstawą do przeprowadzenia rozliczeń księgowych. Jednoznacznie wyjaśnia to Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej: „Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych oznacza dla przedsiębiorców możliwość dokumentowania transakcji tylko za pomocą faktur KSeF. Faktury ustrukturyzowane będą mogły być wystawiane również przez uprawnione biuro rachunkowe oraz inne podmioty”.
- Poza nielicznymi wyjątkami, przedsiębiorcy nie będą już przekazywać biurom rachunkowym faktur papierowych.
Większość faktur kosztowych przedsiębiorców, także klientów biur rachunkowych będzie dostępna w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeżeli upoważni Cię do tego klient, jako właściciel lub pracownik biura rachunkowego, będziesz mógł odbierać faktury kosztowe w jego imieniu. Wyeliminuje to częsty problem ze zgubionymi dokumentami, czy sytuacje, w których księgowy otrzymuje faktury kosztowe z opóźnieniem. Co więcej, firma, która świadczy usługi księgowe może wyręczyć klienta także w wystawianiu faktur sprzedażowych.
Jak informuje Ministerstwo Finansów na stronie poświęconej Krajowemu Systemowi e-Faktur „w KSeF przewidziana jest możliwość, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy biura”. Podsumowując, wejście w życie KSeF usprawni obieg dokumentów na linii biuro rachunkowe – przedsiębiorca.
Warto jednak pamiętać, że pewna część dowodów księgowych nadal może występować w wersji papierowej. Poza systemem KSeF pozostaną faktury pochodzące od kontrahentów zagranicznych, faktury konsumenckie czy bilety uznawane za faktury, a także inne dokumenty stanowiące podstawę księgowań dla celów podatku dochodowego.
Wejście w życie KSeF a obowiązki biur rachunkowych
Z powyższego wynika więc jednoznacznie, że w dniu, w którym obowiązkowe zacznie być korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur dotychczasowy model współpracy biur rachunkowych z klientami ulegnie zmianie, bo zmianie ulegnie proces obiegu dokumentów. Biura rachunkowe muszą już wtedy być na KSeF gotowe. Jakie działania trzeba wykonać przed wejściem KSeF w życie w firmie świadczącej usługi księgowe?
#Krok 1 – Zrób audyt oprogramowania biura rachunkowego
Już na kilka miesięcy przed wejściem w życie KSeF warto upewnić się, że program dla biur rachunkowych, którym posługuje się Twoje biuro rachunkowe jest przystosowany do komunikacji z KSeF. Jeżeli program, z którego korzysta Twoje biuro księgowe nie ma odpowiednich funkcji ustal, czy możesz nadal korzystać z dotychczasowego narzędzia, na przykład po jego rozbudowie, czy też musisz wdrożyć nowe informatyczne rozwiązania dla biur rachunkowych.
#Krok 2 – Stwórz nowe procedury obiegu dokumentów
Każde biuro księgowe musi się szczegółowo zapoznać się z wytycznymi Ministerstwa Finansów, co do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, a następnie stworzyć nowe procedury obiegu dokumentów. Muszą one obejmować zarówno standardowy przebieg procesów, jak i sytuacje awaryjne także takie jak na przykład, brak dostępu do KSeF. Od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT te procedury powinny już być wprowadzone w życie.
#Krok 3 – Informuj klientów biura rachunkowego o zmianach
Na etapie przygotowania się na wejście w życie KSeF jednym z ważnych kroków będzie przygotowanie do zmian klientów biura. Nie tylko muszą oni wiedzieć o możliwości uprawnienia biura rachunkowego do korzystania z systemu KSeF w imieniu klienta, stworzyć nowe procedury obiegu dokumentów, ale także mieć świadomość tzw. wrażliwych kwestii. Jedną z nich jest kwestia określania dat wystawionych faktur po wejściu w życie KSeF. Od kiedy będzie obowiązywać, datą wystawienia faktury nie będzie już, jak dotychczas, data przygotowania faktury w programie finansowo-księgowym, ale data akceptacji faktury w KSeF. Istotną zmianą jest także to, że krajowy system e-faktur przyjmuje wyłącznie faktury, a nie załączniki do faktur. Więc jeżeli obecnie fakturom wysyłanym przez Twoich klientów towarzyszą dodatkowe dokumenty, warto by zastanowili się, jak będzie wyglądał proces dostarczania faktur do kontrahentów po wejściu w życie KSeF.
Jaki system dla biura rachunkowego w związku z wejściem w życie KSeF?
Program dla biur rachunkowych, który pozwoli na łatwe dostosowanie się do nowego otoczenia gospodarczego po wejściu w życie KSeF powinien przede wszystkim obsługiwać pliki ustrukturyzowane. Warto więc sprawdzić, czy narzędzie, z którego korzystasz pozwala łatwo:
- wystawić e-fakturę ustrukturyzowaną, zgodną z wymaganym przez Ministerstwo Finansów standardem,
- wyeksportować przygotowane faktury do KSeF,
- importować faktury kosztowe z Krajowego Systemu e-Faktur.
Warto wiedzieć, że nowoczesne systemy ERP, takie jak enova365, już teraz umożliwiają pobieranie faktur z KSeF bez logowania, z poziomu systemu ERP oraz szybkie tworzenie i eksportowanie do KSeF faktur sprzedażowych.
Co nie mniej istotne, system dla biura rachunkowego, który sprawdzi się po wejściu w życie KSeF powinien też weryfikować poprawność faktur pod względem formalnym na etapie ich tworzenia, jeszcze przed wysłaniem ich do KSeF. Chodzi o to, żeby uniknąć sytuacji, w których KSeF odrzuca faktury ze względów formalnych.
Kolejna ważna funkcja, w którą powinny być wyposażone informatyczne rozwiązania dla rachunkowych w kontekście wejścia w życie KSeF to przetwarzanie informacji o indywidualnych numerach faktur nadawanych przez KSeF w momencie ich akceptacji w systemie. Żeby połączyć transakcje z fakturami kosztowymi lub przychodowymi i umieścić w zleceniu przelewu dane wprowadzone w programie np. numer faktury czy szczegóły płatności, albo dodać numer faktury w KSeF oraz powiązać płatności z fakturą po stronie odbiorcy konieczne jest stosowanie programów finansowo-księgowych, które wykorzystują interfejsy API.
Powyższe funkcje są już dostępne w wielu systemach ERP. Ma je także system dla biura rachunkowego enova365. Możliwości tego rozwiązania wyjaśnia Piotr Świergoń, konsultant projektu enova365 Handel w firmie Soneta.
„Ważnym elementem integracji z KSeF jest mechanizm pobierania faktur z tego systemu. Jednym z wyzwań było zaprojektowanie takiego rozwiązania, które z jednej strony pozwoli na automatyzację, ale z drugiej zapewni możliwość weryfikacji i odpowiedniego zakwalifikowania pobranych dokumentów przed ostatecznym wprowadzeniem ich do systemu. Finalnie w systemie enova365 proces ten został podzielony na dwa etapy. Pierwszy z nich to zapytanie o dostępne faktury i pobranie ich do systemu. Na tym etapie nie są one jeszcze rejestrowane w systemie jako faktury zakupu. Drugi etap to możliwość podglądu oraz weryfikacji i odpowiedniego zakwalifikowania tych dokumentów (podział na dokumenty kosztowe oraz magazynowo-handlowe), a następnie przetworzenie ich na odpowiednie dokumenty w systemie enova365”.
Jak przygotować biuro księgowe na wejście w życie KSeF?
Jak wspomnieliśmy, KSeF dla największych podatników stanie się obowiązkowy już 1 lutego 2026 r., a dla pozostałych firm 1 kwietnia 2026 r.. Teraz wiesz już, że:
- na dobre przygotowanie biura rachunkowego na wejście w życie KSeF potrzeba czasu, dlatego odpowiednie kroki trzeba podjąć już teraz,
- audyt wykorzystanego oprogramowania dla biur rachunkowych, pod kątem funkcji przydatnych po wejściu w życie KSeF powinien być pierwszym krokiem przygotowań,
- obowiązkowe przejście na elektroniczne faktury dla wszystkich podatników VAT wiąże się z koniecznością opracowania nowego obiegu dokumentów na linii biuro rachunkowe-klient,
- odpowiednio wcześnie poinformuj klientów o zmianach, żeby zdążyli nadać biuru rachunkowemu stosowne uprawnienia i opracować własne procedury obiegu dokumentów w nowej sytuacji.
Więc – zaczynasz przygotowania do wejścia w życie KSeF? Sprawdź, jak w obsłudze faktur po wdrożeniu KSeF może Ci pomóc system ERP enova365.
Bibliografia:
https://krajowysystemefaktur.pl/
https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur
https://ksef.pl/
https://www.gov.pl/web/finanse/rozpoczynamy-konsultacje-projektu-zmiany-ustawy-dotyczacej-obowiazkowego-ksef
https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/
