Zastanawiasz się, jak założyć własne biuro rachunkowe? Sprawdź listę najważniejszych formalności, które musisz spełnić na początek i dowiedz się, jak wybrać oprogramowanie, które nie tylko umożliwi obsługę klientów, ale też stanie się źródłem Twojej przewagi konkurencyjnej.
Spis treści:
- Biuro rachunkowe – czym jest?
- Biuro rachunkowe – usługi
- Kto może prowadzić biuro rachunkowe?
- Prowadzenie biura rachunkowego – formalności na początek
- Program dla biura rachunkowego – jaki wybrać?
- Oferta biura rachunkowego a wybór oprogramowania księgowego
Biuro rachunkowe – czym jest?
Prowadzenie biura rachunkowego to inaczej usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych i jest ono działalnością gospodarczą. Biuro rachunkowe natomiast to firma, która najczęściej świadczy usługi określone w PKD 69.20Z. Jest to szeroko pojęta działalność rachunkowo-księgowa oraz doradztwo podatkowe.
Biuro rachunkowe – usługi
Dokładnie rzecz biorąc podklasa PKD 69.20Z, najczęściej wybierana przez biura rachunkowe, obejmuje między innymi:
- księgowanie wszelkiego rodzaju transakcji gospodarczych wykonywanych na zlecenie;
- sporządzanie sprawozdań i bilansów finansowych;
- kontrolę i potwierdzanie poprawności sprawozdań i bilansów finansowych (działalność biegłych księgowych/ biegłych rewidentów);
- przygotowywanie dokumentów o dochodach osób i firm w celach podatkowych;
- doradztwo podatkowe i reprezentowanie klientów przed organami podatkowymi.
Podsumowując, oferta biura rachunkowego obejmuje najczęściej wszystkie usługi, związane z prowadzeniem księgowości firm każdej wielkości oraz doradztwo podatkowe. Jak założyć własne biuro rachunkowe?
Kto może prowadzić biuro rachunkowe?
Po wejściu w życie – 10 sierpnia 2014 r. – ustawy o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych, zniesiona została konieczność posiadania licencji Ministra Finansów. Po tej deregulacji biuro rachunkowe może założyć każdy, kto posiada pełną zdolność do czynności prawnych, nie był karany za czyny z określonego katalogu przestępstw oraz, co ważne, posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.
Zniesienie certyfikatów księgowych oznacza, że – bez konieczności posiadania licencji – można usługowo prowadzić księgi rachunkowe, ewidencje podatkowe, sporządzać deklaracje podatkowe oraz udzielać porad. Wcześniej, droga do otwarcia własnego biura rachunkowego była znacznie dłuższa, gdyż wymogiem było zdanie egzaminu państwowego i uzyskanie certyfikatu.
Prowadzenie biura rachunkowego – formalności na początek
- CEIDG i PKD biura rachunkowego
Obecnie, zasady zakładania biura rachunkowego są identyczne jak te, które dotyczą zakładania własnej działalności gospodarczej. Pierwszym krokiem jest wypełnienie formularza Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Numer NIP zostanie nadany po wypełnieniu formularza CEIDG. Należy też wybrać PKD biura rachunkowego oraz założyć konto firmowe, jeżeli transakcje będą przewyższać kwotę 15 000 złotych.
O tym ostatnim mówi Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej, art. 22. „Dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.”
- Forma prowadzenia działalności
Kiedy zastanawiasz się, jak otworzyć biuro rachunkowe, tak jak przedsiębiorcy z innych branż, musisz pamiętać o wyborze formy prowadzenia działalności gospodarczej. Podobnie jak we wszystkich innych branżach, prowadzenie biura rachunkowego może odbywać się w formie:
- jednoosobowej działalności gospodarczej,
- działalności gospodarczej w formie spółki osobowej jawnej lub cywilnej,
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
- Ubezpieczenie OC
Bardzo istotną rzeczą, o której nie można zapomnieć, zakładając biuro rachunkowe, jest ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością. Po tym, jak zawód księgowego został zderegulowany w sierpniu 2014 roku, posiadanie ubezpieczenia OC jest jednym z warunków założenia biura rachunkowego.
- Certyfikat poświadczający wiedzę
Jeśli chcesz podnieść prestiż Twojego biura, możesz uzyskać certyfikat eksperta usług księgowych, wydawany przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Choć jest to nieobowiązkowe, może zwiększyć wiarygodność Twojego biura rachunkowego w oczach klientów.
- Strona internetowa
Zakładając własne biuro rachunkowe, warto wybrać dogodne miejsce, aby być dostępnym dla klientów, zadbać o reklamę oraz założyć własną stronę internetową. O ile wszystko to jest opcjonalne, o tyle każda z tych rzeczy jest kluczowa dla wiarygodności firmy i jej sukcesu rynkowego.
- Program komputerowy dla biura rachunkowego
Rozważ również pozyskanie komputerowego systemu księgowego ułatwiającego ewidencję dokumentów oraz wypełnienie obowiązków biura rachunkowego, z których – wraz z postępującą cyfryzacją – można się wywiązać, tylko posiadając odpowiednie oprogramowanie. Na co warto zwrócić uwagę przy wyborze programu dla biura rachunkowego?
Czytaj także: Jakie są obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF?
Program dla biura rachunkowego – jaki wybrać?
W czasach postępującej cyfryzacji prowadzenie biura rachunkowego nie byłoby możliwe bez odpowiedniego oprogramowania. Wysyłanie JPK, deklaracji do ZUS, import zwolnień z PUE, odbiór faktur z KSeF – to czynności które przy użyciu odpowiedniego oprogramowania musi lub wkrótce będzie musiało wykonać każde biuro rachunkowe.
Usługi biura rachunkowego coraz częściej oprócz prowadzenia ksiąg obejmują także działalność doradczą. Klienci oczekują też szerszego wglądu we własne dane finansowe, który jest istotny dla ich sukcesu rynkowego. Innymi słowy, współczesne firmy księgowe muszą być elastyczne i mieć możliwość skalowania swoich usług, żeby szybko reagować na potrzeby rynku i zmiany przepisów prawnych.
Jakie funkcje powinien mieć program dla biura rachunkowego, który sprosta tym wszystkim oczekiwaniom?
- Rozliczenia podatków. Każdy program finansowo-księgowy dla biura rachunkowego powinien umożliwiać utworzenie wszystkich rodzajów plików JPK, zgodnych z obowiązującymi schematami oraz wysyłkę e-deklaracji VAT-7, VAT-UE, VAT-27 oraz CIT-8.
- Rozliczanie wynagrodzeń. Rozliczaj wynagrodzenia, odprowadzaj składki ZUS, automatycznie księguj i samodzielnie definiuj składniki wynagrodzeń.
- Prowadzenie ksiąg. Prowadź pełne księgi handlowe albo uproszczoną księgowość. Maksymalnie automatyzuj cykliczne czynności księgowe, korzystając z dostępu do inteligentnych mechanizmów księgowania oraz wygodnych skrótów i odwołań.
Tyle podstawowych funkcji. Nowoczesne programy dla biur rachunkowych potrafią jednak dużo więcej. Po pierwsze:
- weryfikują jakość danych – skorzystaj z programu, który utrudnia popełnianie błędów, sygnalizując nieprawidłowości, a dzięki funkcjonalności workflow wymusza właściwy obieg dokumentów;
- mają funkcję OCR, która znacznie przyspiesza wprowadzanie dokumentów do systemu;
- umożliwiają jednoczesną pracę dla wielu klientów – na przykład dzięki zbiorczej wysyłce e-deklaracji;
- rejestrują czas pracy i czynności wykonane przez poszczególnych księgowych, co może ułatwić oszacowanie czasu spędzanego na pracy dla poszczególnych klientów;
- pozwalają na wymianę plików i informacji z klientami 24/7 za pomocą samoobsługowej platformy;
- dają możliwość analizowania finansów klientów, dzięki wbudowanym funkcjom BI;
- są dopasowane do potrzeb – masz wybór, czy chcesz zainstalować program na serwerze lub w chmurze, kupić go na własność lub w abonamencie;
- dają pewność że wszystkie formularze i funkcje są zgodne z przepisami oraz, że możesz z nich korzystać bez dodatkowych opłat, także z integracji z KSeF.
Czytaj także: Obsługa klienta biura rachunkowego, czyli praca z wieloma bazami danych
Oferta biura rachunkowego a wybór oprogramowania księgowego
Wiesz już, że system informatyczny dla biura rachunkowego musi ułatwiać Ci zaproponowanie klientom konkurencyjnej oferty. Istotne jest jednak także to, żeby zapewniał integrację z popularnymi aplikacjami biurowymi oraz był łatwy w użyciu.
Co więcej, idealnie byłoby, gdyby można go było dostosować do Twoich potrzeb, umożliwiając konfigurowanie i filtrowanie szczegółowych raportów, które wpływają na decyzje biznesowe.
Wreszcie, wybrane rozwiązanie księgowe powinno być opłacalne, nie tylko z punktu widzenia ceny bazowej. Prawdziwą wartością oprogramowania księgowego jest oszczędność czasu, jego zdolność do automatyzacji procesów i redukcji błędów przy jednoczesnej optymalizacji produktywności zespołu.
System enova365 dla biur rachunkowych posiada wszystkie funkcje niezbędne w biurze rachunkowym, a co najważniejsze – idealnie wychodzi naprzeciw potrzebom zarówno małego, jak i dużego biura rachunkowego. Wniosek? Już dziś przetestuj enova365, żeby porównać jego możliwości z innymi narzędziami dla biur rachunkowych dostępnymi na rynku. Przekonasz się, że enova365 jest odpowiedzią na potrzeby każdego nowoczesnego biura rachunkowego.
