Kawa, cukier, ciastka, owoce – to tylko niektóre z produktów, które firmy dostarczają dziś swoim pracownikom w miejscu pracy. Czy wydatki na zakupy spożywcze można więc odliczyć od kosztów uzyskania przychodu?
Spis treści:
- Wydatki na zakupy spożywcze a prawo podatkowe
- Wydatki na zakupy spożywcze a reprezentacja
- Zakupy spożywcze w firmie jako koszt prowadzenia działalności
Wydatki na zakupy spożywcze a prawo podatkowe
O tym, czy dany wydatek firmowy może zostać zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodu, decyduje art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. Mówi on, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Wedle tego właśnie art. 16 ust. 1 w grupie wydatków, których nie jesteśmy w stanie zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu, znajdują się tzw. koszty reprezentacji, czyli wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym również napojów alkoholowych. W myśl ww. przepisu to, czy zakup można odliczyć od podatku, zależy od celu, w jakim został on dokonany. Jeśli celem była reprezentacja firmy na zewnątrz – nie mamy takiej możliwości. Jeśli jednak służył on pracownikom przedsiębiorstwa, istnieje możliwość jego rozliczenia.
Oznacza to więc, że wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę kwalifikuje się do kosztów uzyskania przychodu w momencie, gdy spełnia on następujące wymagania:
- został poniesiony przez przedsiębiorcę i w ostatecznym rozrachunku pokryty z jego zasobów finansowych (np. zapłata z firmowego konta, przy pomocy firmowej karty etc.),
- jest on definitywny, co oznacza, że wartość wydatku nie została przedsiębiorcy w żaden sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów, ewentualnie może mieć wpływ na ich wysokość w przyszłości,
- został udokumentowany przy pomocy faktury lub innego dokumentu księgowego,
- nie wlicza się do grupy wydatków wyszczególnionych w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Wydatki na zakupy spożywcze a reprezentacja
Bardzo ważną kwestią w podjęciu decyzji o zaliczaniu (bądź nie) danego wydatku spożywczego do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej jest jego przeznaczenie. Jeśli jest to koszt wewnętrzny, skierowany do pracowników – mamy możliwość jego odliczenia. Brakuje jej w przypadku wspomnianych już kosztów reprezentacyjnych. Tutaj właśnie pojawia się problem, gdyż ustawodawca w żadnym przepisie nie sklasyfikował dokładnie, czym owa reprezentacja jest. Wówczas warto korzystać z interpretacji wyroków wydawanych przez sądy.
Jedną z nich jest interpretacja o sygnaturze SA/Po 579/19 wydana przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu 15 listopada 2019 roku, gdzie orzeczono, iż za reprezentację uważa się ponoszenie kosztów, których wyłącznym celem jest kreowanie pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa w kontaktach biznesowych skierowanych do potencjalnych lub istniejących kontrahentów.
Podobne zdanie ma Naczelny Sąd Administracyjny, który w wyroku z dnia 8 stycznia 2019 roku (sygnatura II FSK 3524/16) stwierdza, że wydatki spożywcze ponoszone w celu budowania pozytywnego wizerunku firmy na zewnątrz nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Jednakże dokładne te same wydatki przeznaczone dla pracowników mogą już być kosztem podatkowym i istnieje możliwość rozliczenia ich w ramach prowadzonej działalności.
Czytaj także: Ulepszenie środka trwałego – jak je księgować?
Zakupy spożywcze w firmie jako koszt prowadzenia działalności
Wymienione wyżej wyroki jasno stwierdzają, że wszelkie zakupy spożywcze dokonywane przez przedsiębiorstwo, nawet jeśli są to zakupy alkoholowe lub wydatki na gastronomię, możemy uwzględnić w kosztach prowadzonej działalności w momencie, gdy są one przeznaczone dla pracowników naszej firmy.
Dzięki temu takie inicjatywy jak np. „owocowe czwartki” czy wspólne firmowe obiady integracyjne mogą zostać wpisane po stronie wydatków w czasie rozliczenia podatkowego za okres, w którym nastąpił zakup. Taka interpretacja przepisów podatkowych pozwala pracodawcy zaopatrzyć swoich podwładnych nie tylko w podstawowe produkty spożywcze wymagane przez Kodeks pracy, ale również dodatkowe, mające bezpośredni wpływ na komfort pracy i pozwalające osiągnąć pracownikom większe zadowolenie z wykonywanych obowiązków. To bowiem znacznie wpływa na ich efektywność, a ona ma przełożenie na poprawę wyników firmy.
