Biura rachunkowe dysponują obecnie większą ilością danych niż kiedykolwiek. Tylko nieliczne jednak skutecznie te dane przetwarzają i monetyzują. Nowoczesne oprogramowanie dla biur rachunkowych i przeznaczone dla nich systemy BI sprawiają, że biura rachunkowe zyskują wiedzę, która może mieć strategiczne znaczenie dla nich i dla obsługiwanych przez nich biznesów.
Spis treści:
- Narzędzia Business Intelligence – co to jest?
- Business Intelligence w biurze rachunkowym – co można analizować?
- Business Intelligence w biurze rachunkowym – dlaczego warto?
- Program dla biura rachunkowego z funkcją BI
Narzędzia Business Intelligence – co to jest?
Każda organizacja dysponuje dużą ilością danych. Jednak, pomimo ich obfitości, takie dane – jeżeli są surowe i niezestawione z innymi – są często nieprzydatne. Żeby zbiory danych były wartościowe dla firmy, muszą być odpowiednio przetworzone i zwizualizowane. Łączenie, przetwarzanie i wizualizowanie danych to zadania systemów BI (Business Intelligence).
Z powyższego wynika więc, że system Business Intelligence to narzędzie, które służy do zbierania danych z różnych obszarów przedsiębiorstwa, przetwarzania ich i przekształcania w informacje lub wiedzę. Systemy Business Intelligence umożliwiają, na przykład, monitorowanie sytuacji przedsiębiorstw przy pomocy tzw. kluczowych wskaźników efektywności (KPI ang. Key Performance Indicators). Mogą to być zarówno wskaźniki finansowe, jak i pozafinansowe, które są istotne z punktu widzenia kontrollingu w danym przedsiębiorstwie.
Raporty i KPI, uzyskiwane z systemów BI pozwalają osobom decyzyjnym szybko zidentyfikować odstępstwa od normy, trendy lub możliwości poprawy efektywności procesów. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, menadżerowie mogą także głębiej przeanalizować zidentyfikowane w ten sposób zjawiska i zyskać wiedzę, która pomoże podjąć trafne decyzje biznesowe.
Podsumowując, z punktu widzenia biznesu, najważniejszą korzyścią, jaką wnoszą do firmy systemy BI, jest wiedza, którą pracownicy firmy mogą wykorzystać do podnoszenia konkurencyjności przedsiębiorstwa.
Ze względu na wymierne korzyści korzystania z systemów Business Intelligence są one wykorzystywane w firmach z niemal każdej branży. Biura rachunkowe nie są tu wyjątkiem.
Czytaj także: Wskaźniki KPI – co to jest? Jakie warto analizować?
Business Intelligence w biurze rachunkowym – co można analizować?
Specyfika pracy biur rachunkowych polega na tym, że oprócz danych dotyczących swojego biznesu, dysponują one także dużą ilością danych finansowych, obsługiwanych przez nich klientów. Jeżeli korzystają z odpowiednich narzędzi BI, każdy z tych obszarów mogą analizować przy minimum zaangażowania pracowników oraz w bardzo krótkim czasie. W ten sposób zyskują dostęp do wiedzy, która nie tylko pomaga podnieść wydajność ich biznesu, ale także pozwala zaoferować klientom biura rachunkowego nowe, bardziej zaawansowane usługi.
Jednym z narzędzi, które pozwalają na przeprowadzanie wartościowych, z punktu widzenia biura rachunkowego, analiz jest moduł systemu ERP enova365 Praca na wielu bazach. Dla istoty jego działania ważne jest zrozumienie, co to jest baza danych w kontekście biura rachunkowego. W takim narzędziu jedną bazą danych jest przestrzeń w systemie informatycznym, która jest dedykowana jednemu klientowi biura rachunkowego. Znajdują się w niej wszystkie informacje na temat obsługiwanej przez biuro rachunkowe firmy, które są potrzebne księgowemu. Z drugiej strony, baza biura rachunkowego (baza master) może pobierać dane z baz klientów biur rachunkowych (baz slave) i na ich podstawie generować skonsolidowane raporty i zestawienia.
Czytaj także: Obsługa wielu klientów biura rachunkowego, czyli praca z wieloma bazami danych
Im więcej klientów ma biuro rachunkowe, tym bardziej wartościowych informacji dostarczy mu takie narzędzie. Sprawdźmy, jakie wskaźniki będziesz mieć na wyciągnięcie ręki.
Informacje o pracy zespołu biura rachunkowego
Zaawansowany technologicznie program dla biura rachunkowego może Ci dostarczyć wielu informacji o pracy zespołu opiekunów księgowych w biurze rachunkowym. Możesz, na przykład, szybko przeglądać i analizować wskaźniki związane z pracą księgowych biura rachunkowego, żeby sprawdzić, czy dobrze wywiązali się ze swoich obowiązków. Z łatwością wygenerujesz, na przykład, zestawienie dekretów i zapisów w podziale na operatorów i okresy czasu czy informacje o liczbie utworzonych przez poszczególnych księgowych różnych dokumentów. Przy pomocy kilku kliknięć sprawdzisz, czy w wybranym okresie księgowi naliczyli składki ZUS, wysłali deklaracje VAT, PIT, CIT czy JPK. Narzędzie enova365 pozwoli Ci także monitorować obciążenie pracą zespołu biura rachunkowego – sprawdzać liczbę przeprocesowanych dokumentów, wykonanych operacji czy dekretów. Mając te informacje, biuro rachunkowe będzie mogło zaproponować klientom opłaty za obsługę, adekwatne do rzeczywistego obciążenia księgowych.
Analizy BI sytuacji finansowej klientów biur rachunkowych
Wykorzystanie modułu Business Intelligence enova365 przez biuro rachunkowe daje dostęp do informacji zawartych w bazach klientów biura rachunkowego oraz wykonywanych przez nich operacji. Przykłady analiz BI, jakie możesz wygenerować w odniesieniu do klientów biura rachunkowego to między innymi:
- liczba pracowników z kończącymi się badaniami: lekarskimi, BHP, uprawnieniami,
- liczba pracowników z kończącymi się umowami,
- suma kosztów kont zespołu 4 / 5,
- wartość sprzedaży wg kontrahentów w przedziałach czasu,
- dynamika sprzedaży miesiąc do miesiąca / rok do roku,
- zobowiązania nierozliczone z długością przeterminowania,
- należności nierozliczone z długością przeterminowania.
Co istotne, żeby łatwo uzyskać wiedzę, która dla klientów biur rachunkowych może mieć strategiczne znaczenie, nie musisz korzystać ze standardowo zdefiniowanych wskaźników. W zależności od potrzeb możesz tworzyć nieograniczoną liczbę własnych. Co więcej, wskaźniki oraz raporty mogą zawierać dane całościowe lub sparametryzowane np. wartość faktur sprzedaży w bieżącym roku dla całej firmy klienta lub szczegółowe informacje dedykowane dla konkretnego handlowca w biznesie klienta i obrotu w jego regionie.
Business Intelligence w biurze rachunkowym – dlaczego warto?
System Business Intelligence wdrożony w biurze rachunkowym z jednej strony pomaga usprawnić działanie biura rachunkowego, a z drugiej pozwala biuru rachunkowemu świadczyć bardziej kompleksowe usługi. Oba te elementy przekładają się na lepszą pozycję konkurencyjną biura rachunkowego. Sprawdźmy, co dokładnie możesz zyskać.
Wyższa produktywność
Twój zespół księgowych nie musi już wprowadzać, ani przetwarzać danych ręcznie. Żeby analizować wybrane wskaźniki i zauważać zjawiska istotne z punktu widzenia Twojej firmy i organizacji klienta wystarczy tylko kilka kliknięć.
Lepsza organizacja pracy
Dobry program księgowy dla biur rachunkowych, który jest wyposażony w narzędzia BI, dostarczy Ci lepszy wgląd w dane, wskaźniki i procesy. Wiedza ta, z kolei, pozwoli Ci lepiej zorganizować pracę.
Raporty dla klientów w przyjaznej formie
Systemy BI umożliwiają wizualizację dowolnych danych. Dzięki temu z łatwością możesz tworzyć dla klientów raporty, które są czytelne i łatwe do zrozumienia, a oni mogą przeanalizować swoją sytuacją finansową już na pierwszy rzut oka.
Łatwy dostęp do informacji zarządczej
Oprogramowanie dla biur rachunkowych, wyposażone w elementy BI, ułatwia pozyskiwanie informacji zarządczej. Dla przykładu, księgowy w biurze rachunkowym może z łatwością sprawdzić, które usługi czy klienci generują najwyższy zysk i zarekomendować działania, dzięki którym także mniej zyskowne elementy oferty staną się bardziej dochodowe.
Możliwość poszerzenia oferty biur rachunkowych
Jeżeli zdecydujesz się na zastosowanie w swoim biurze rachunkowym programu dla biur rachunkowych z funkcją Business Intelligence do przetwarzania i analizowania danych klientów zyskasz możliwość zaoferowania klientom nie tylko usług księgowych, ale także usług doradztwa biznesowego. Twoi księgowi, którzy dzięki automatyzacji pracy nie będą się już musieli zajmować żmudnymi zadaniami, zyskają narzędzia, które pomogą im wyciągać wnioski z dużej ilości danych w krótkim czasie. Z drugiej strony, klienci docenią doradztwo niezależnego, doświadczonego w sprawach finansowych partnera, w kwestii optymalizacji kosztów czy szybszego odzyskiwania należności. Pozwoli Ci to zyskać przewagę konkurencyjną.
Pamiętaj jednak, że inaczej wygląda kwestia doradztwa podatkowego i prawnego. Biura rachunkowe nie mogą oferować takich usług, ani wpisywać takich czynności w umowie o świadczenie usług księgowych, jeśli nie mają w swoim zespole pracowników posiadających stosowne kompetencje.
Program dla biura rachunkowego z funkcją BI
Czy żeby odnieść wspomniane wyżej korzyści Twoje biuro rachunkowe musi wdrożyć kompletny moduł BI systemu ERP? Niekoniecznie. Ciekawym rozwiązaniem jest program dla biur rachunkowych enova365, który w pakiecie zawiera w sobie elementy Business Intelligence. Innymi słowy, żeby korzystać z niektórych funkcji modułu BI, wystarczy wdrożyć program dla biura rachunkowego enova365.
Jeśli jesteś zainteresowany nowoczesnymi rozwiązaniami dla biur rachunkowych, zapraszamy do zapisania się na darmową, niezobowiązującą prezentację, w czasie której przedstawimy Ci zalety systemu ERP enova365, w tym Business Intelligence dla biur rachunkowych.
