Na prowadzenie i rozwijanie biznesu składa się wiele różnych elementów. Jednym z najważniejszych jest praca z dokumentami. Sprawne zarządzanie dokumentami i ich obiegiem wpływa na pracę całej organizacji. Dlatego warto wdrożyć system DMS, który pomaga efektywnie zarządzać tym aspektem w firmie.
Spis treści:
Co to jest system DMS?
Nim przejdziemy do zalet wiążących się z oprogramowaniem tego typu, przypomnijmy co to jest system DMS. Document Management System, czyli w skrócie właśnie DMS, to system zarządzania dokumentami. Jak nietrudno wywnioskować, funkcjonuje on jako repozytorium dokumentacji, gdzie przechowywane są m.in. wszelkiego rodzaju pisma, umowy oraz faktury.
Co ważne, wszystkie te pliki w systemie DMS znajdują się w wersji cyfrowej, w związku z czym do systemu trafiają zarówno te wygenerowane elektronicznie, jak i zeskanowane papierowe wersje. Często jednak DMS jest częścią rozbudowanego oprogramowania ERP, który wpływa na pełną digitalizację firmy i automatyzuje jej pracę.
Jak system DMS wpływa na obieg dokumentów w firmie? Usprawnia organizację dokumentów i wpływa na ich sprawne wyszukiwanie. Z racji, że działa online, pozwala na dostęp do wszystkich ważnych informacji osobom do tego uprawnionym, gdziekolwiek się znajdują, o ile są połączone z internetem. A co ważne – choćby z punktu widzenia dzisiejszego biznesu – możliwe jest to zarówno z poziomu aplikacji desktopowej, przeglądarki internetowej, jak i aplikacji mobilnej.
Jak działa system DMS?
Oprogramowanie DMS to baza danych przechowująca dokumentację firmową w wersji cyfrowej. Dzięki temu dostęp do dokumentów jest bardzo prosty i każdy pracownik, w zależności od posiadanych uprawnień, może szybko odnaleźć potrzebny plik. Na tym jednak możliwości systemu się nie kończą.
System elektronicznego zarządzania dokumentami ma bowiem szereg dodatkowych funkcji, wśród których wymienić możemy m.in.:
- dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca na świecie wraz z możliwością ich edycji,
- zarządzanie dokumentami, wersjonowanie i kontrolę dostępów dla poszczególnych działów lub pojedynczych pracowników,
- możliwość integracji poczty firmowej i szybkiego dodawania do DMS-a plików będących załącznikami wiadomości,
- zaawansowane wyszukiwanie dokumentów według filtrów,
- możliwość zintegrowania systemu DMS z innymi modułami wchodzącymi w skład systemu ERP, m.in. z modułami odpowiedzialnymi za obieg dokumentów w firmie, takich jak Workflow enova365, co znacznie przyspiesza codzienną pracę.
Czytaj także: Elektroniczny obieg dokumentów – co to i na czym polega?
Ile kosztuje DMS?
System zarządzania dokumentami stanowi świetne wsparcie dla firmy, której zależy na stałym rozwoju. Za wzrost odpowiadają nie tylko stale zwiększane obroty, ale również narzędzia, które optymalizują i przyspieszają codzienną pracę. System DMS zalicza się do tej drugiej kategorii.
W dobie coraz popularniejszej pracy w trybie home office lub pracy hybrydowej jest to kluczowe narzędzie pozwalające na dostęp do najważniejszych danych bez konieczności odwiedzania biura. Wszelka spływająca dokumentacja może być w dowolnym momencie dodana do takiej bazy poprzez załączenie otrzymanego pliku bądź też jego skanu.
Wszystko wydaje się piękne, ale w Twojej głowie na pewno zrodziło się już podstawowe biznesowe pytanie – ile oprogramowanie DMS tak naprawdę kosztuje?
Koszt systemu DMS tak naprawdę zależy od wersji, którą zdecydujesz się wybrać do swojej firmy. Przykładowo, w ramach systemu enova365 istnieją dwa główne modele rozliczenia – licencja „na własność” oraz ”wynajem”.
W tym pierwszym przypadku wykupujesz prawo do dożywotniego korzystania z licencji niejako „na własność” – jedyne koszty, jakie musisz ponosić w przyszłości to coroczna opłata za przedłużenie gwarancji dającej prawo do aktualizacji systemu do najnowszych wersji. Koszt zakupu licencji na własność, który w przypadku modułu Dokument Management System może wynosić kilkaset złotych za każdego użytkownika, opłacany jest w całości z góry, zatem może to być mniej interesująca opcja dla firm, które na starcie nie dysponują większym kapitałem inwestycyjnym.
Dlatego coraz więcej biznesów decyduje się na korzystanie z oprogramowania w modelu wynajmu. Nie otrzymujesz na własność licencji na oprogramowanie, lecz w ramach comiesięcznego abonamentu zyskujesz dostęp do opłacanych narzędzi. W takim przypadku minusem może być brak dostępu do systemu, jeśli nie opłaciłeś abonamentu terminowo. Plusem jednak są koszty, miesięczny dostęp dla użytkownika, który będzie mógł korzystać z systemu DMS w swojej codziennej pracy, kosztuje tyle co bilet do kina.
Dodatkowo w przypadku wyboru modelu abonamentowego plusem jest naturalna możliwość skorzystania z oprogramowania jako usługi (SaaS), czyli wynajęcia licencji na oprogramowanie oraz infrastrukturę w chmurze, w której będzie ono uruchomione. Taki mariaż oferuje większą skalowalność rozwiązania.
Wybierając system zarządzania dokumentacją firmową, warto zapoznać się ze wszystkimi dostępnymi na rynku rozwiązaniami, aby mieć pewność, że to, które wybierzesz, będzie najlepiej sprawdzało się w Twojej organizacji.
Dlaczego warto skorzystać z DMS?
System DMS, który jest jednym z modułów rozbudowanego systemu ERP enova365, zapewnia szereg możliwości, dzięki którym stał się on jednym z najważniejszych narzędzi, z których korzystają managerowie oraz pracownicy wielu firm.
Najważniejsza zaleta, jaką oferuje system zarządzania dokumentami, to oczywiście ich dostępność. Narzędzie to pozwala na gromadzenie dokumentów oraz ich odpowiednie opisywanie, dzięki czemu bez względu na lokalizację i używane urządzenie, masz stały dostęp do wszystkich informacji biznesowych, które są istotne dla porządku wewnętrznego i dobrej współpracy z klientami czy partnerami.
DMS w enova365 działa zarówno z poziomu przeglądarki, aplikacji desktopowej, jak i aplikacji mobilnej, co sprawia, że bez względu na to, czy znajdujesz się przy firmowym komputerze w biurze, domu lub pracujesz w terenie, zawsze masz dostęp do wszystkich ważnych informacji na temat klienta czy określonego pracownika, a to w dobie pracy hybrydowej jest nie do przecenienia. Elastyczność rozwiązania zauważysz także w aspeckie miejsca jego instalacji, możesz uruchomić je w ramach własnej infrastruktury IT, jak również w chmurze obliczeniowej od dowolnego dostawcy.
Co więcej, DMS dostępny w enova365 możesz zintegrować z każdym innym modułem wchodzącym w skład oprogramowania ERP. Każdy dokument dodawany do bazy może pojawić się automatycznie w wielu miejscach, umożliwiając dostęp do zawartych w nim informacji całej ścieżce powiązań (np. kontrahenta, zamówienia czy projektu, do którego jest przypisany).
Co więcej, wbudowany system OCR umożliwia sczytywane danych ze skanowanych pism i automatyczne przyporządkowywanie ich do określonych katalogów w ERP. Dzięki zintegrowaniu DMS z modułem Workflow możliwa jest również automatyzacja obiegu dokumentacji w firmie. Daje to oczywiście szereg dodatkowych korzyści, jak np. szybsze zatwierdzanie zakupów, wniosków urlopowych czy też innych strategicznych decyzji mających wpływ na szybszą pracę firmy, a tym samym jej rozwój.
Czytaj także: Technologia OCR – jak ułatwia odczytywanie danych ze skanów faktur
System DMS w połączeniu z możliwościami enova365 stanowi doskonałe wsparcie dla każdego rozwijającego się biznesu. Jeśli chcesz usprawnić pracę z dokumentacją wewnętrzną Twojej firmy, zapraszamy do kontaktu. Nasi specjaliści w czasie prezentacji chętnie odpowiedzą na wszystkie pytania, a także pokażą Ci możliwości zarówno naszego systemu ERP, jak i modułu do obiegu dokumentów. Zapraszamy do kontaktu!
