Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne stanęły przed wyzwaniem usprawnienia pracy działu kadr, obsługującego 500 pracowników firmy i jej 2 000 współpracowników. Po wdrożeniu enova365 procesy kadrowo-płacowe przebiegają w sposób efektywny i zautomatyzowany, co przekłada się na oszczędność czasu i redukcję kosztów.
Spis treści:
- Wyzwania, które Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne postawiły przed enova365
- Program kadrowo-płacowy enova365 rozwiązaniem wyzwań w obszarze obsługi kadrowo-płacowej Spółki
- Jak przebiegało wdrożenie systemu ERP enova365 w WSiP?
- Efekty i korzyści wdrożenia enova365 w WSiP
Wyzwania, które Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne postawiły przed enova365
Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne (WSiP) to największy wydawca edukacyjny w Polsce. Firma z powodzeniem wdraża cyfrowe rozwiązania wspierające naukę, a także publikuje podręczniki i książki edukacyjne. Serwisy WSiP są odwiedzane miliony razy rocznie, a produkty firmy są używane na wszystkich poziomach edukacji – od przedszkola, przez szkoły podstawowe, na liceach, technikach i szkołach branżowych kończąc. Sklep Wydawnictw Szkolnych i Pedagogicznych ma w swojej ofercie aż 4 000 pozycji.
Wysoka jakość publikacji i ciągły rozwój oferty WSiP sprawiają, że firma nieustannie rośnie. Pracuje nad tym 500 pracowników oraz ponad 2 000 współpracowników, tworząc inspirujące miejsce pracy, docenione także na zewnątrz – Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne w 2023 roku znalazły się w gronie Najlepszych Pracodawców w Polsce, w rankingu magazynu Forbes i firmy badawczej Statista.
Żeby sprawnie zarządzać tak licznym zespołem, firma potrzebowała nowoczesnego programu kadrowo-płacowego. Priorytetem była jak najdalej idąca automatyzacja poszczególnych procesów kadrowo-płacowych, która mogłaby pozwolić na wyeliminowanie lub znaczne ograniczenie manualnych czynności pracowników działu kadr i płac. Ponieważ takie rutynowe działania często są czasochłonne i bywają źródłem błędów, ich automatyzacja często jest pierwszym krokiem do wyższej efektywności.
Żeby ten cel zrealizować, potrzebny był system otwarty na integrację z innymi narzędziami. Chodziło o to, żeby wszystkie dane znajdowały się w jednej wspólnej bazie danych, a przepływ danych i dokumentów był tak płynny, jak to możliwe.
Oczywiście podstawowym wymogiem, jakie Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne postawiły przed nowym systemem, było wspieranie wszystkich najważniejszych procesów w działach kadrowo-płacowych – od kompleksowej ewidencji pracowników i współpracowników w systemie, przez rozliczanie wynagrodzeń, usprawnienie ewidencji czasu pracy, aż po obsługę benefitów i PPK.
Ze względu na złożoną strukturę Spółki i różnorodność potrzeb poszczególnych jednostek biznesowych, wymagania w zakresie obsługi kadrowo-płacowej były zróżnicowane, ponieważ wynikały ze specyfiki funkcjonowania danej jednostki. Nowy system kadrowo-płacowy miał umożliwiać obsługę różnych potrzeb za pomocą jednego narzędzia i wspólnych procesów w zakresie zbierania danych oraz raportowania. Wiązało się to ze złożoną analizą wymagań i koniecznością wypracowania rozwiązań dostosowanych do potrzeb firmy.
Spółka szukała oprogramowania, które umożliwi cyfryzację obiegu wniosków pracowniczych i kadrowych na każdym jej etapie – od momentu złożenia przez pracownika wniosku w systemie informatycznym, przez jego automatyczne doręczenie do przełożonego oraz zaewidencjonowanie w systemie.
Podsumowując, lista procesów, w usprawnieniu których, pomóc miało wdrożenie systemu ERP, prezentowała się następująco:
- pełne administrowanie kadrami i administrowanie płacami, w tym także tworzenie tak zwanych rezerw;
- ewidencja czasu pracy;
- konfiguracja kalendarzy oraz grafików dla pracowników i zleceniobiorców;
- ewidencja zleceniobiorców i innych współpracowników – usprawnienie złożonego charakteru rozliczeń;
- usprawnienie raportowania, w tym dostosowanie raportów i wydruków kadrowych;
- łatwe rozliczanie i księgowanie list płac, w tym możliwość podziału kosztów wynagrodzeń na różne miejsca powstawania kosztów;
- udostępnienie pracownikom danych z ich kont pracowniczych oraz umożliwienie im samodzielnej realizacji czynności w Pulpitach Pracowniczych.
Program kadrowo-płacowy enova365 rozwiązaniem wyzwań w obszarze obsługi kadrowo-płacowej Spółki
Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne rozważały wybór systemu ERP spośród ofert wielu producentów. Ostatecznie jednak wybrano enova365 i jej moduł Kadry Płace i HR, który należy do najlepiej dopracowanych programów kadrowo-płacowych w Polsce.
W połączeniu z enova365 BI, Workflow w Pulpitach, DMS oraz Pulpitami Pracownika i Kierownika, rozwiązanie miało większość funkcji poszukiwanych przez WSiP. Konieczne okazało się także wdrożenie rozwiązań dedykowanych Alt One – Autoryzowanego Partnera enova365, które zastosowano w następujących obszarach:
- Alt One Umowy B2B,
- Alt One Wielowymiarowy Podział Płac,
- Alt One Księgowania EXT,
- Alt One WCF Core,
- Alt One DataTableExchange,
- Alt One Ewidencja Czasu Pracy.
Jak przebiegało wdrożenie systemu ERP enova365 w WSiP?
Wdrożenie systemu ERP enova365 w WSiP zostało przeprowadzone przez Alt One – Autoryzowanego Partnera enova365. Projekt wdrożenia systemu ERP poprowadzono w taki sposób, żeby wykorzystać wieloletnie doświadczenie i wiedzę Alt One do jak najlepszego dopasowania systemu ERP enova365 do oczekiwań klienta.
W ramach wdrożenia, po dokładnym przeanalizowaniu potrzeb klienta, specjaliści z Alt One zainstalowali nowy system informatyczny enova365, a po jego konfiguracji, przeprowadzili migrację danych kadrowo-płacowych.
Kolejnym krokiem było wdrożenie Pulpitów Pracownika i Kierownika oraz integracja systemu z potrzebnymi narzędziami. Specjaliści z Alt One przeszkolili zespół WSiP, żeby zapewnić użytkownikom-operatorom HR zdobycie umiejętności umożliwiających efektywne wykorzystywanie nowego oprogramowania.
Zobacz też: Jak program kadrowo-płacowy enova365 wspomógł działania KRUS
Efekty i korzyści wdrożenia enova365 w WSiP
Cyfryzacja obiegu dokumentów na linii dział kadr – pracownicy
Wdrożenie Pulpitów Pracownika i Kierownika sprawiło, że obieg wskazanych dokumentów pracowniczych odbywa się w wersji elektronicznej. Każdy złożony i zaakceptowany przez menedżera wniosek o urlop czy delegację automatycznie zapisuje się w systemie, do którego dostęp ma również dział kadr.
Z drugiej strony, za pośrednictwem Pulpitów dział kadr udostępnia pracownikom PIT-y czy IMIR (miesięczne i roczne informacje przeznaczone dla ubezpieczonego w zakresie opłacanych za niego składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne).
Oszczędność czasu: W WSiP – czyli firmie zatrudniającej ponad 500 pracowników – wyeliminowano papierowy obieg dokumentów na linii dział kadr-pracownicy.
Bardziej zadowoleni pracownicy: Po wdrożeniu obieg wniosków pracowniczych jest szybszy, a więc szybciej są załatwiane sprawy pracownicze. Możliwość korzystania z nowoczesnego samoobsługowego portalu pracowniczego sprawia, że pracownicy oceniają środowisko pracy jako bardziej przyjazne.
Eliminacja błędów i zaginionych dokumentów: Dzięki temu, że cały obieg wniosków odbywa się w systemie, nic nie ginie. Co więcej, w każdym momencie można sprawdzić status danej sprawy, a poszczególni uczestnicy procesu są powiadamiani o konieczności podjęcia przez nich określonych działań.
Zgodna z przepisami i przyjazna pracownikom ewidencja czasu pracy
Wdrożenie enova365 usprawniło ewidencję czasu pracy. Rejestracja czasu pracy (RCP) odbywa się w systemie informatycznym, a dokumentacja przechowywana jest w formie elektronicznej.
Zgodność z przepisami: Zastosowana w WSiP elektroniczna forma rejestracji czasu pracy (tzw. eRCP) spełnia wymogi wynikające z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Automatyzacja pracy działu kadr
Wydawnictwa Szkolne i Pedagogiczne wykorzystują program kadrowo-płacowo enova365 oraz autorskie rozwiązania Alt One do usprawnienia wielu rutynowych procesów kadrowo-płacowych. Po wdrożeniu do pewnego stopnia automatycznie przebiegają między innymi:
- rozliczanie wynagrodzeń,
- obsługa PPK,
- rozliczanie umów cywilnoprawnych,
- realizacja płatności,
- raportowanie.
Oszczędność czasu: Automatyzacja pozwala realizować poszczególne zadania znacznie szybciej, co zwiększa wydajność pracowników.
Mniej błędów: Eliminacja ręcznych rozliczeń zmniejsza ryzyko powstania tzw. ludzkich błędów.
Sprawniejszy przebieg procesów: Wszystkie wspomniane procesy przebiegają szybciej, dzięki wsparciu automatyzacji.
Czytaj też: Jak enova365 pomogła Sail Service rozwinąć moduł handlowo-magazynowy?
Gotowość na przyszłe wyzwania
Daleko idąca automatyzacja procesów kadrowo-płacowych sprawia, że firma jest gotowa na wyzwania związane z dalszym rozwojem zespołu WSiP, jednocześnie będąc w stanie je obsłużyć, bez powiększania zespołu działu kadr.
„Wdrożenie enova365 i naszych autorskich rozwiązań w Wydawnictwach Szkolnych i Pedagogicznych pozwoliło osiągnąć wyznaczone cele. Zapewniliśmy skuteczną i kompleksową obsługę procesów administracyjnych związanych z zarządzaniem kadrami, czasem pracy i naliczaniem wynagrodzeń.” – podsumowuje kierownik projektu Alt One odpowiedzialny za wdrożenie.
Twoja firma też chce usprawnić wydajność procesów kadrowo płacowych? Już dziś przetestuj moduł systemu ERP, przeznaczony do obsługi kadrowo-płacowej.
