Zastanawiasz się, co dokładnie kryje się pod hasłem „automatyzacja procesów w biurze rachunkowym”? Poznaj 9 obszarów, które stanowią wyzwanie dla zespołów biur rachunkowych, jeżeli są obsługiwane ręcznie, a które można łatwo zautomatyzować przy użyciu nowoczesnego oprogramowania.
Spis treści:
- Co to jest automatyzacja procesów księgowych?
- Jakie obszary obejmie automatyzacja procesów księgowych w biurach rachunkowych?
- Robotyzacja w biurach rachunkowych – podsumowanie
Co to jest automatyzacja procesów księgowych?
Automatyzacja procesów księgowych to proces, w którym manualne, powtarzalne działania realizowane dotąd przez księgowych są automatycznie wykonywane przez program komputerowy. Trend ten szybko zyskuje na popularności.
„Do 2025 roku, większość ambitnych firm zautomatyzuje wszystkie powtarzalne procesy finansowo-księgowe, oprócz tych o strategicznym znaczeniu. Systemy ERP, big data, technologia blockchain staną się kluczem do tej automatyzacji” – mówi raport firmy Deloitte.
Trend jest wyraźnie widoczny także w branży usług księgowych. Można więc założyć, że automatyzacja procesów księgowych w biurach rachunkowych stanie się standardem. Co to dla nich oznacza?
Jakie obszary obejmie zrobotyzowana automatyzacja procesów w biurach rachunkowych?
Zastanawiasz się, jakie działania biura rachunkowego najczęściej obejmuje zrobotyzowana automatyzacja procesów? Poniżej wymieniamy 9 grup czynności, które stanowią duże wyzwanie dla zespołów biur rachunkowych, jeżeli są wykonywane ręcznie, a które można łatwo zautomatyzować przy użyciu nowoczesnego oprogramowania.
1. Komunikacja z klientami
Tradycyjne metody kontaktu z klientami biur rachunkowych są nie tylko czasochłonne, ale też prowadzą czasem do pomyłek czy przeoczeń.
- Konieczność wysyłania e-mailem każdemu klientowi z osobna należnych kwot podatków czy zobowiązań wobec ZUS.
- Odbieranie od klientów faktur w wersji papierowej, lub pobieranie ich z e-maili, a następnie wprowadzanie do systemu finansowo-księgowego.
- Przerywanie pracy kilkakrotnie w ciągu dnia, żeby odebrać telefon i odpowiedzieć na pytania klientów.
To wszystko czynności, które można wyeliminować, wykorzystując odpowiednie oprogramowanie.
Pulpit Klienta Biura Rachunkowego to narzędzie enova365, zintegrowane z oprogramowaniem finansowo-księgowym enova365, stworzone specjalnie z myślą o biurach rachunkowych. To platforma elektronicznej komunikacji między biurami rachunkowymi i ich klientami. Za jej pośrednictwem biuro rachunkowe może przekazywać klientom kwoty podatków, składek do zapłaty oraz raporty i zestawienia. Z drugiej strony, klienci mogą jednym kliknięciem przesłać księgowym swoje dokumenty kosztowe czy sprawdzić swoje dane finansowe.
Czytaj także: Efektywna obsługa klienta w biurze rachunkowym czyli Pulpit Klienta Biura Rachunkowego
2. Przetwarzanie faktur
Wprowadzanie faktur kosztowych klientów do systemu, następnie ich księgowanie i robienie przelewów to ważne procesy. Popełnienie w nich błędów może wpłynąć na wysokość płaconego podatku, relacje z kontrahentami, czy płynność finansową. Na szczęście nowoczesne programy dla biur rachunkowych pozwalają na całkowitą automatyzację procesu przetwarzania faktur. Jej wdrożenie minimalizuje ryzyko popełnienia błędu.
Korzystając z enova365 klienci mogą przekazywać faktury do biura rachunkowego w formie skanów lub zdjęć, robionych na przykład smartfonem, jednym kliknięciem wysyłając je do biura rachunkowego przez Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365. Kiedy opiekun księgowy przerzuci je przez OCR dokumenty zostaną automatycznie zarejestrowane w systemie i automatycznie zadekretowane. W tym ostatnim pomaga automatyzacja księgowań.
3. Procesy księgowe
To jak w biurze rachunkowym może wyglądać automatyzacja księgowań wyjaśnimy na podstawie programu dla biur rachunkowych enova365. Oprogramowanie to zawiera wbudowany, inteligentny i wszechstronny mechanizm schematów księgowych, które są uruchamiane dla każdego dokumentu na podstawie informacji w nim zawartych. Mogą to być informacje z dokumentu źródłowego (płacowego lub handlowego) lub też nadane przez księgowego.
Schematy księgowań budowane są przez użytkownika w oparciu o plan kont. Mogą być wywoływane ręcznie dla pojedynczego dokumentu lub dla grupy dokumentów, ale także mogą być uruchamiane automatycznie. To drugie może się odbywać:
- podczas importowania danych z innych systemów z wykorzystaniem dodatku Importy Księgowe.txt),
- automatycznie o dowolnej porze wskazanej przez użytkownika dla wybranego zakresu dokumentów, z wykorzystaniem dodatku Harmonogram Zadań.
4. Obieg dokumentów i zadań
Czy w Twoim biurze rachunkowym zdarza się czasem, że czas realizacji różnych spraw niepotrzebnie się wydłuża z powodu oczekiwania na działanie jakiegoś członka zespołu? Z pomocą przychodzi moduł enova365 Workflow, który umożliwia między innymi:
- przypisanie do użytkowników konkretnych grup zadań,
- ustalenie procedur, czyli jasne zdefiniowanie sposobu postępowania na każdym etapie procesu,
- zautomatyzowanie całego procesu.
Innymi słowy, system może przypominać pracownikom o następnych krokach, jakie muszą podejmować w ramach danego zadania. Może także angażować osoby decyzyjne na tych etapach procesu, na których jest to wymagane wewnętrznymi przepisami firmy.
Czytaj także: EOD – must have każdego biura rachunkowego
Przykładem automatyzacji workflow jest proces, w którym po zatwierdzeniu faktury dla kontrahenta system informatyczny automatycznie generuje i wysyła e-mail z fakturą PDF w załączniku.
5. Uzgadnianie kont bankowych
Uzgadnianie rachunków bankowych może być pracochłonne dla pracowników biur rachunkowych, szczególnie gdy obsługują one dziesiątki lub setki klientów. Niestety, bez terminowego uzgadniania kont bankowych, każda firma nie tylko naraża się na przeoczenie pomyłek bankowych, lecz także zwiększa ryzyko zarówno oszustwa jak i kradzieży środków pieniężnych. Jeżeli więc biuro rachunkowe zaniedba uzgadnianie kont bankowych, może to skutkować utratą reputacji i potencjalną odpowiedzialnością prawną.
Warto też pamiętać, że ręczne procesy uzgadniania kont bankowych pozostawiają miejsce na błędy ludzkie. Są też czasochłonnymi zadaniami, przez co biura rachunkowe często nie są w stanie dostarczyć klientom dokładnego obrazu ich sytuacji finansowej na czas. Na szczęście, ten proces można łatwo zautomatyzować, dzięki takim narzędziom jak moduł Elektroniczne Wyciągi Bankowe enova365.
Automatycznie wczytuje on do systemu wyciągi bankowe pobrane ze strony banku w formie pliku elektronicznego. Dane importowane są do Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu zawierającego operacje bankowe oraz wpłaty i wypłaty. Moduł automatycznie rozpoznaje sprzedawcę lub nabywcę dla danej płatności. Posiada też wbudowany mechanizm uczenia się nowych kontrahentów i łączenia ich z transakcjami.
W wypadku prowizji bankowych czy opłat za prowadzenie rachunku, identyfikacja może nastąpić poprzez uruchomienie systemowych matryc (szablonów) do zapłat na podstawie treści operacji bankowej.
Wpłaty i wypłaty są podczas importu automatyczne rozliczane według zgodnych numerów dokumentów lub na podstawie przelewów wcześniej przygotowanych w enova365. Słowem, użycie dodatkowego modułu Elektroniczne Wyciągi Bankowe znacząco redukuje czas importu, analizy i księgowania wyciągów bankowych.
6. Generowanie sprawozdań finansowych
Generowanie sprawozdań finansowych jest kolejnym czasochłonnych procesem, który można sprowadzić do kilku kliknięć dzięki robotyzacji. Program importuje arkusze kalkulacyjne z różnych źródeł w celu uzyskania wszystkich danych, potrzebnych do wygenerowania sprawozdania finansowego.
Co istotne, pakiet dla biur rachunkowych enova365 daje możliwość wykonywania tych działań jednocześnie dla wielu klientów biura rachunkowego. Warto także wiedzieć, że generowanie sprawozdań finansowych nie jest jedynym procesem, który w enova365 można wykonać od razu dla wielu klientów.
7. Praca dla wielu klientów jednocześnie
Praca na wielu bazach enova365 to narzędzie, które powoduje, że poszczególne, nie połączone ze sobą bazy klientów otrzymują łącznik, dzięki któremu można tymi bazami zarządzać. Można także wykonywać w jednym miejscu czynności, które są wspólne dla pewnych grup baz, a dzięki temu:
- usprawnić pracę osoby, która zarządza wieloma bazami – czyli wykonuje m.in. takie czynności, jak aktualizacje systemu, zakładanie baz dla nowych klientów, przygotowywanie nowych konfiguracji i zbiorcze zmiany konfiguracji dla wielu obsługiwanych przez biuro rachunkowe firm,
- przyspieszyć pracę księgowych, którzy pracują dla wielu firm – mogą oni hurtowo wykonywać operacje dla kilku swoich klientów, np. tworzyć pliki JPK.
8. Wprowadzanie danych do systemu
Robotyzacja sprawia, że wiele danych uzupełnia się w systemie zupełnie bez udziału pracowników działu księgowości. Zalicza się do nich, na przykład:
- codzienny import kursów walut,
- import do systemu wyciągów bankowych,
- import faktur z wykorzystaniem mechanizmu EDI.
Ten rodzaj wprowadzania danych nie wymaga w ogóle udziału człowieka, bo wprowadzaniem tych danych zajmują się roboty.
W sytuacjach, kiedy import danych całkiem bez udziału człowieka nie jest możliwy, enova365 oferuje także inne możliwości automatyzacji procesu wprowadzania danych.
Gdy do systemu trzeba wprowadzić wiele podobnych dokumentów można usprawnić tą pracę dzięki matrycom. Matryca jest automatycznie uzupełniana danymi, które są powtarzalne dla danego dokumentu (np. definicje, podmiot, kwota, opis, stawka VAT, rodzaj, sposób zapłaty, ewidencja środków pieniężnych, cechy dla dokumentu ewidencji). Użytkownik wprowadza jedynie pozostałe informacje, jak np. numer i daty.
Szybkie wprowadzanie danych do systemu ułatwia także funkcja kopiowania dokumentów – faktur zakupu, sprzedaży czy poleceń księgowania. W trakcie odtwarzania dokumentów użytkownik może skopiować cały dokument lub jego wybrany element.
9. Monitoring czasu, poświęcanego przez klientów poszczególnym księgowym
Dokładne śledzenie czasu, jaki opiekun księgowy poświęca na obsługę poszczególnych klientów pozwala biurom rachunkowym właściwie wyceniać usługi i monitorować wydajność poszczególnych pracowników. To istotne z punktu widzenia biur rachunkowych, bo niewłaściwa wycena usług, a w szczególności niedoszacowanie ich wartości prowadzi do utraty przychodów.
Narzędzie enova365, dzięki temu, że posiada funkcję pracy na wielu bazach oraz funkcje BI, pozwala automatycznie monitorować obciążenie pracą zespołu biura rachunkowego, w tym liczbę przeprocesowanych dokumentów, wykonanych operacji czy dekretów. Pozwala to na wycenę usług księgowych, adekwatnie do rzeczywistego obciążenia księgowych.
Czytaj także: Jak wykorzystać Business Intelligence w biurze rachunkowym?
Robotyzacja w biurach rachunkowych – podsumowanie
Jak widzisz, odpowiednie oprogramowanie może przyspieszyć pracę, jednocześnie eliminując ewentualne „ludzkie” błędy niemal w każdym obszarze działania biur rachunkowych – od komunikacji z klientami, przez pracę księgowych, na monitorowaniu jej efektów skończywszy.
Nie wymieniliśmy tutaj wszystkich obszarów, które można zautomatyzować w biurze rachunkowym, bo enova365 i inni producenci oprogramowania ERP nieustannie uzupełniają swoje programy dla biur rachunkowych o nowe funkcje i jest to temat na szerszy poradnik. Takiego e-booka, autorstwa ekspertów enova365, możesz pobrać bezpłatnie jeszcze dziś.
