Automatyzacja obiegu dokumentów, automatyzacja uzgadniania rachunków bankowych – wydaje się, że którykolwiek obszar pracy biur rachunkowych weźmiemy na tapet, pojawi się słowo „automatyzacja”. Prowadzenie ksiąg rachunkowych nie jest tu wyjątkiem. Sprawdź, kto może prowadzić takie księgi i jak pomaga w tym enova365.
Spis treści:
- Kto ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych?
- Kto jest uprawniony do prowadzenia ksiąg rachunkowych?
- Jak enova365 pomaga biurom rachunkowym w prowadzeniu ksiąg rachunkowych?
Kto ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych?
Podmioty, które mają obowiązek prowadzić pełne księgi rachunkowe zostały wskazane w Ustawie o rachunkowości. Katalog podmiotów, które zostały do tego zobowiązane, można podzielić na dwie kategorie – podmioty, które muszą prowadzić księgi rachunkowe bez względu na poziom przychodów i takie, które muszą prowadzić księgi rachunkowe po przekroczeniu 2 mln euro przychodu.
Do pierwszej grupy zaliczają się spółki handlowe (zarówno osobowe, jak i kapitałowe), inne osoby prawne (z wyłączeniem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego), stowarzyszenia, które prowadzą działalność gospodarczą, jednostki samorządu terytorialnego, oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych.
Drugą grupę stanowią osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie, przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym pod warunkiem, że przychody netto takich podmiotów pochodzące ze sprzedaży usług, towarów, produktów i operacji finansowych w poprzednim roku obrotowym wyniosły co najmniej równowartość 2 mln euro. W takim wypadku ich obowiązkiem jest prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Na czym polega taka czynność? Tutaj również z pomocą przychodzą przepisy Ustawy o rachunkowości. W art. 4 ust. 3 zdefiniowano najważniejsze zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, a co za tym idzie obowiązki nałożone na podmioty prowadzące pełną rachunkowość:
- wycena aktywów i pasywów,
- ustalanie wyniku finansowego,
- sporządzanie sprawozdań finansowych,
- prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych,
- ujmowanie zapisów zdarzeń gospodarczych w porządku chronologicznym i systematycznym,
- okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.
Firma zobowiązana do prowadzenia pełnej rachunkowości musi przyjąć też zasady (politykę) rachunkowości. Taki dokument może opracować we własnym zakresie lub zlecić jego stworzenie biuru rachunkowemu.
Jak wspomnieliśmy wyżej, obowiązkiem podmiotów zarejestrowanych w KRS jest coroczne przekazywanie sprawozdania finansowego. Dodatkowo niektóre podmioty, takie jak spółki akcyjne, banki, towarzystwa ubezpieczeniowe czy oddziały zagranicznych firm inwestycyjnych muszą takie sprawozdanie przekazać do badania przez biegłego rewidenta. Dotyczy to również firm, w których poziom zatrudnienia, wartość aktywów oraz przychody netto przekraczają wskaźniki podane w Ustawie o rachunkowości. Takie działanie ogranicza sytuacje, w których ma miejsce nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Na czym polega badanie sprawozdania finansowego? Głównym jego celem jest weryfikacja, czy dany podmiot sporządził takie sprawozdanie w sposób prawidłowy oraz zgodny z wymaganiami ustawy o rachunkowości i przyjętą polityką rachunkowości.
Kto jest uprawniony do prowadzenia ksiąg rachunkowych?
Aż do 10 sierpnia 2014 roku usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych było zarezerwowane wyłącznie dla podmiotów, które posiadały certyfikat księgowy wydany przez Ministerstwo Finansów. Jednak tzw. druga ustawa deregulacyjna, czyli ustawa z 9 maja 2014 r. o ułatwieniu dostępu do wykonywania niektórych zawodów regulowanych zniosła ten obowiązek.
Według aktualnego stanu prawnego prowadzenie ksiąg rachunkowych w większości przypadków wiąże się z obowiązkiem posiadania policy OC przez biuro rachunkowe, które takie usługi wykonuje. Przepisy wyłączają z tego obowiązku jedynie te podmioty, które zajmują się wyłącznie prowadzeniem Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, a więc uproszczoną formą księgowości. Natomiast wszystkie podmioty, które usługowo prowadzą pełne księgi rachunkowe muszą wykupić polisę OC o sumie gwarancyjnej wynoszącej minimum 10.000 euro.
Dobre biura rachunkowe mają wykupione polisy na znacznie większe sumy. Dodatkowo oprócz ustawowego ubezpieczenia OC mają też wykupione rozszerzone ubezpieczenie, które chroni przed większą liczbą ryzyk.
Kolejne warunki dotyczące usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych wskazane w ustawie to pełna zdolność do czynności prawnych oraz brak skazania prawomocnym wyrokiem za przestępstwo:
- skarbowe,
- przeciwko mieniu,
- przeciwko obrotowi pieniędzmi,
- przeciwko informacji gospodarczej,
- przeciwko wiarygodności dokumentów,
- przeciwko obrotowi papierami wartościowymi,
- polegające na sporządzaniu nierzetelnych sprawozdań i opinii.
Dodatkowo zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych zostało wprost zdefiniowane jako działalność gospodarcza. Co za tym idzie, nie można takich usług wykonywać w ramach działalności nierejestrowej. Innymi słowy, podmiot, który zajmuje się prowadzeniem cudzych ksiąg rachunkowych musi być wpisany do CEIDG lub KRS.
Oprócz wykluczenia nierejestrowanej działalności gospodarczej prawo nie wymaga szczególnej formy dla firmy, która będzie prowadzić biuro rachunkowe. Może to być zarówno jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna, spółka z o.o. czy nawet spółka akcyjna.
Powyższe zasady dotyczą sytuacji, w których prowadzenie ksiąg rachunkowych zleca się zewnętrznemu podmiotowi. W przypadku księgowości prowadzonej wewnątrz organizacji nie ma tak restrykcyjnych wymogów. Przepisy prawa nie wskazują na szczególne kompetencje osoby, która może zajmować się obsługa księgową wewnątrz danej firmy.
Trzeba przy tym pamiętać, że ostatecznie to kierownik jednostki odpowiada za nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Z tego względu dobór osoby, która ma to robić wewnątrz takiej organizacji jest niezwykle istotny. Co za tym idzie, najlepiej jest, kiedy taka osoba ma wykształcenie kierunkowe, a do tego doświadczenie w wykonywaniu takiej pracy.
Jak enova365 pomaga biurom rachunkowym w prowadzeniu ksiąg rachunkowych?
KSeF w pakiecie dla biur rachunkowych
W najbliższym czasie z usługami księgowymi będą wiązały się znaczące zmiany. Na horyzoncie widać już KSeF, którego wdrożenie będzie obowiązkowe dla czynnych podatników VAT już od 1 lipca 2024 roku. Dobre biura rachunkowe mogą zapewnić swoim klientom pełne wsparcie przy realizacji wymagań stawianych przez prawo. W tym celu warto zastosować program księgowy enova365, który łączy swoich klientów z KSeF bez żadnych dodatkowych opłat. Innymi słowy, jeżeli korzystasz z programu enova365 dla biur rachunkowych, możliwość obsługi KSeF otrzymasz a pakiecie, bez żadnych dodatkowych opłat.
Automatyzacja księgowości
Kolejnym obszarem, który znacząco ułatwia usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest automatyzacja obiegu dokumentów. Dzięki technologii OCR większość faktur może być automatycznie dodawana do ewidencji księgowej. Eliminuje to żmudny proces wprowadzania danych. Księgowy weryfikuje jedynie poprawność dokumentów.
Jest to też spora korzyść dla klienta biura rachunkowego, który może elektronicznie przesyłać dokumenty do zaksięgowania. Wyniki wyliczeń podatków wynikających z tak przesłanych dokumentów pojawiają się wtedy w panelu klienta. Właśnie w taki sposób działa system enova365, który pozwala na wymianę dokumentów i informacji z klientami praktycznie przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu.
Program dla biur rachunkowych enova365 umożliwia generowanie e-Deklaracji oraz plików JPK_VAT, dodawanie kont i schematów księgowych, a także tworzenie okresów obrachunkowych. Dodatkowo dostępny jest moduł Kadry i Płace, który usprawni zarządzanie zasobami ludzkimi bez względu na to czy będzie to kilka, czy kilkaset osób.
Czytaj także: Automatyzacja procesów w biurze rachunkowym – poznaj 9 obszarów, które zmienia robotyzacja
Funkcje BI dla biur rachunkowych
Program dla biur rachunkowych enova365 w pakiecie zawiera w sobie elementy Business Intelligence. Innymi słowy, żeby korzystać z niektórych funkcji modułu BI, takich jak monitorowanie obciążenia pracą zespołu biura rachunkowego, które pozwala adekwatnie wycenić usługi księgowe czy generowanie analiz BI w odniesieniu do klientów biura, wystarczy wdrożyć program dla biura rachunkowego enova365.
Czytaj także: Jak wykorzystać Business Intelligence w biurze rachunkowym?
Jeśli chcesz sprawdzić jak system enova365 może usprawnić pracę w Twoim biurze rachunkowym, to już dziś umów się na bezpłatną prezentację. Nasz ekspert przedstawi Ci możliwości programu księgowego enova365 przeznaczonego dla biur rachunkowych.
