Istotnym krokiem w kierunku udanego wdrożenia ERP jest znajomość etapów, z których składa się taki proces. Warto też wiedzieć, że przebieg implementacji systemu ERP może być różny w zależności od zastosowanej metodyki wdrożenia. Sprawdź, w jakich obszarach firmy sprawdzi się wdrożenie systemu ERP metodą tradycyjną, a kiedy zastosować metodykę agile. Jakie dobre praktyki warto wykorzystać? Wyjaśniamy!
Spis treści:
- Na czym polega wdrożenie systemu ERP?
- Jakie są etapy wdrożenia systemu ERP – podejście kaskadowe
- Wdrożenie systemu ERP w metodyce agile
- Wdrożenia ERP – dobre praktyki
- Sukces wdrożeń systemów ERP determinuje wiele czynników
Na czym polega wdrożenie systemu ERP?
Zacznijmy od tego, że żeby wdrożenie systemu ERP podniosło efektywność działania biznesu, musi on integrować wiele jego obszarów, w tym – księgowość i finanse, sprzedaż, kadry i płace czy produkcję. W efekcie, proces wdrożenia ERP jest zwykle złożony i trwa kilka miesięcy. Może być realizowany, ogólnie rzecz biorąc, na dwa sposoby – metodą tradycyjną, zwaną także metodą kaskadową, czyli waterfall – oraz w metodyce zwinnej, tzw. agile. Na czym polega każda z tych metod, jakie ma wady i zalety?
Jakie są etapy wdrożenia systemu ERP – podejście kaskadowe
Typowy plan wdrożenia systemu ERP w podejściu waterfall można podzielić na 5 etapów, z których każdy powinien zrealizować określone cele. Każda firma jest jednak inna, więc te etapy mogą być różne w różnych firmach lub mogą się na siebie nakładać. Etapy wdrożenia systemu ERP, jakie najczęściej występują w firmach, są następujące.
1. Planowanie wdrożenia
Pierwsza faza wdrożenia systemu ERP – czyli planowanie wdrożenia – obejmuje przede wszystkim:
- stworzenie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie w firmie – tzw. zespołu projektowego,
- określenie wymagań, jakie powinien spełniać system ERP,
- wybór konkretnego systemu oraz firmy wdrożeniowej.
Zespól projektowy realizuje wiele zadań, związanych z wdrożeniem – od określenia wymagań, jakie powinien spełniać system ERP, przez nakreślenie harmonogramu wdrożenia, aż po zapewnienie odpowiednich zasobów ludzkich i codzienne zarządzanie projektem.
Taki zespół składa się zwykle z kierownika projektu oraz reprezentantów działów, które będą korzystać z systemu. Zwykle ma w składzie także zewnętrznych konsultantów (przedstawicieli firmy wdrożeniowej) oraz kierownika działu IT.
Jak wspomnieliśmy wyżej, jednym z najważniejszych zadań zespołu projektowego jest dokładne zrozumienie problemów w przebiegu aktualnych procesów oraz źródeł nieefektywności w firmie. Ta wiedza posłuży do zdefiniowania wymagań względem systemu, które staną się podstawą do wyboru systemu konkretnego producenta i firmy wdrożeniowej.
Czytaj także: Jak wybrać system ERP?
2. Analiza przedwdrożeniowa
„Wdrożenie systemu ERP jest wyzwaniem, ale też szansą, bo wdrażając takie oprogramowanie biznes może równocześnie uporządkować wiele procesów” – mówi Rafał Kośmicki z COM@COM – Autoryzowanego Partnera enova365. Żeby się to udało konieczna jest właśnie rzetelna analiza przedwdrożeniowa. Ma ona trzy podstawowe cele:
- zidentyfikowanie nieefektywności w działaniach firmy,
- zaprojektowanie nowego, bardziej wydajnego przebiegu procesów,
- określenie wymagań względem nowego systemu informatycznego.
Ważne jest, żeby w ten etap prac zaangażowani byli przyszli użytkownicy systemu – nie tylko dlatego, że najlepiej rozumieją oni procesy biznesowe, ale także ponieważ to głównie oni będą korzystać z systemu w przyszłości. Ich udział w pracach wdrożeniowych zwiększa szanse na to, że z zadowoleniem powitają oni nowe rozwiązanie i że zaspokoi ono ich rzeczywiste potrzeby.
Na tym etapie trzeba także zidentyfikować obszary, w których oprogramowanie ERP wybranego producenta musi zostać specjalnie dostosowane do potrzeb. Pozwoli to firmie wdrożeniowej nakreślić wstępnie potencjalne rozwiązania i funkcje systemu ERP.
3. Wdrożenie
Kiedy wymagania firmy względem wdrażanego systemu są już dokładnie określone rozpoczyna się kolejna faza projektu, którego celem jest stworzenie funkcjonalnego systemu ERP – wdrożenie. Obejmuje ona konfigurację oprogramowania, a tam gdzie to konieczne, także budowę szytych na miarę rozwiązań informatycznych. Jej elementem może być także integracja systemu ERP z oprogramowaniem obecnie wykorzystywanym w firmie, które nie zostanie zastąpione przez system ERP.
Czytaj także: Integracja systemu ERP z innymi narzędziami – zalety, rodzaje, wyzwania
Jeżeli firma zdecydowała się na korzystanie z systemu ERP w modelu on-premise, na tym etapie trzeba także zainstalować potrzebną infrastrukturę oraz oprogramowanie.
Kolejnym ważnym zadaniem do wykonania jest migracja danych, czyli przeniesienie danych z poprzednio wykorzystywanego oprogramowania do nowego. Zespół projektowy powinien zdecydować, które dane przenosić, bo część historycznych danych może być dla firmy nieistotna.
Na tym etapie często odbywa się także testowanie poszczególnych modułów, a następnie opracowywanie poprawek i udoskonalanie rozwiązania. Czasem testowany jest jeden moduł, podczas gdy inne wciąż znajdują się w fazie rozwoju. Ważnym elementem jest umożliwienie niektórym pracownikom przetestowania systemu we wszystkich codziennych czynnościach. Faza ta powinna również obejmować testowanie migrowanych danych i wstępne szkolenie użytkowników końcowych.
4. Uruchomienie i szkolenia
To moment, w którym nowy system ERP zaczyna działać i etap, na którym zespół projektowy musi być gotowy na potencjalne problemy i dostępny dla użytkowników. Musi nie tylko odpowiadać na ewentualne pytania, ale także pomagać użytkownikom lepiej zrozumieć system.
Żeby zminimalizować ryzyko związane z przejściem na nowy system informatyczny, niektóre firmy decydują się na równoczesne korzystanie przez jakiś czas ze starego i nowego systemu informatycznego. Takie podejście może się jednak przyczynić do wzrostu kosztów całego projektu.
5. Wsparcie powdrożeniowe
Po wdrożeniu systemu ERP nadal ważne jest słuchanie użytkowników i analiza otrzymywanych od nich informacji zwrotnych oraz wprowadzanie w systemie ewentualnych korekt. Także w tej fazie może być za to odpowiedzialny zespół wdrożeniowy.
Warto też pamiętać, że jeżeli korzystasz z systemu ERP w modelu on-premise system ERP trzeba aktualizować i również można to zlecić firmie wdrożeniowej. Jeżeli korzystasz z systemu ERP w chmurze, oprogramowanie może być aktualizowane automatycznie.
Wdrożenie systemu ERP w metodyce agile
Czy wdrożenie systemu ERP zawsze musi się składać z 5 wspomnianych wyżej etapów? Niekoniecznie. Do jego wdrożenia można podejść także w inny, bardziej elastyczny sposób.
„Od jakiegoś czasu, przy wdrożeniu systemów ERP opieramy się na metodykach zwinnych. Stosujemy to już od kilku lat i z dużym sukcesem” – mówi Artur Lipski z BPX, Autoryzowanego Partnera enova365.
Taki sposób pracy nad wdrożeniem systemów ERP ma wiele zalet – projekt angażuje mniej czasu klientów, a rozwiązania zgodne z ich aktualnymi potrzebami, dostarczane są praktycznie co dwa tygodnie.
„Jak tylko klient kupi system ERP, już po 2 tygodniach dostaje go do użytkowania, co skraca cały proces szkoleniowy, bo użytkownicy klienta pracują z system i z nami non-stop. Klient od razu może przetestować rozwiązanie, które otrzymuje i jest to rozwiązanie dopasowane do niego w danym momencie.
Z drugiej strony, przy „starym” podejściu wdrożeniowym, rozwiązanie, które jest wynikiem analizy przedwdrożeniowej, wykonanej pół roku wcześniej odpowiada potrzebom firmy sprzed pół roku” – wyjaśnia Artur Lipski z BPX, Autoryzowanego Partnera enova365.
Podsumowując, w metodykach zwinnych istnieje możliwość modyfikacji całego procesu wdrożeniowego w trakcie, co zmniejsza ryzyka projektowe. Co więcej, dostarczane rozwiązania są zgodne z tym, jak aktualnie przebiegają procesy u klienta.
„Jeżeli znane są rozwiązania i one nie zmienią się w danej perspektywie czasu można wtedy stosować tradycyjne podejście wdrożeniowe. Jeżeli otoczenie jest mocno zmienne, a klient nie jest w stanie do końca sprecyzować wymagań wobec systemu, wtedy możemy stosować podejście agile” – podsumowuje Krzysztof Jędrych z Milestone Dom Wdrożeniowy.
Podsumowując, najważniejsze korzyści ze stosowania metodyk zwinnych przy wdrożeniu systemu ERP są następujące:
- zgodność z potrzebami – klient otrzymuje dokładnie takie rozwiązanie, jakiego potrzebuje,
- krótki termin uruchomienia – klient dostaje nowy system od razu – ma możliwość korzystania z niego nawet w ciągu 2 tygodni od podpisania umowy,
- elastyczność – rozwiązania tworzone w metodyce agile dobrze odwzorowują procesy w przedsiębiorstwie nawet jeżeli zmieniają się one w trakcie wdrożenia,
- brak konieczności prowadzenia tradycyjnych szkoleń użytkowników – do pewnego stopnia mają one miejsce w czasie wdrożenia,
- większa decyzyjność klienta – klient decyduje o tempie prowadzenia projektu i o jego priorytetach.
Zastanawiasz się, w jakich obszarach sprawdzi się wdrożenie systemu ERP metodą tradycyjną, a kiedy zastosować metodykę agile?
„W obszarach, które są back-officem danego przedsiębiorstwa, czyli np. w obszarze kadrowo-płacowym czy finansowo-księgowym, wdrożenie systemu ERP jest często tradycyjnie podzielone na 6 etapów, bo księgowi i kadrowi są przygotowani, żeby jasno określić swoje potrzeby. Z drugiej strony, w obszarach logistycznych, sprzedażowych i handlowych istotniejsze znaczenie ma błyskawiczne reagowanie na zmiany rynkowe. Żeby lepiej dostosować system do potrzeb takich firm można wykorzystać podejście agile” – tłumaczy Artur Lipski z BPX, Autoryzowanego Partnera enova365.
Wdrażanie ERP – dobre praktyki
Wdrażanie systemu ERP zgodnie z jedną z przedstawionych wyżej metod nie gwarantuje jeszcze sukcesu. Warto wiedzieć o dobrych praktykach wykorzystywanych przez doświadczone firmy wdrożeniowe – Autoryzowanych Partnerów enova365.
- Upewnij się, że w skład zespołu projektowego wchodzą osoby o odpowiednich kompetencjach
„Ludzie, jakość danych oraz potrzeby biznesowe, jakie chcemy zaspokoić to najważniejsze elementy, na jakie trzeba zwrócić uwagę przy wdrożeniu. Tak jak klient oczekuje od firmy wdrożeniowej dobrego wdrożeniowca, tak on sam musi zadbać o zasoby ludzkie o odpowiednich kompetencjach wewnątrz organizacji. Muszą to być osoby, które są w stanie precyzyjnie określić potrzeby organizacji w zakresie oprogramowania ERP” – wyjaśnia Rafał Kośmicki, prezes COM@COM.
„Często jest tak, że realizujemy wdrożenia u podobnych klientów z identycznych branż. U jednego z nich wdrożenie idzie ekspresowo, u drugiego się ciągnie – to, w czym jest problem to zasoby ludzkie, które czasem stawiają opór. Wtedy wdrożenie może nie pójść tak, jak klient sobie zakładał” – tłumaczy Rafał Kośmicki.
- Dbaj o komunikację
Jednym z czynników kluczowych dla powodzenia wdrożenia jest komunikacja. Po pierwsze, chodzi o efektywne porozumiewanie się na linii klient-firma wdrożeniowa.
„Jednym z naszych priorytetów jest złapanie dobrej relacji z zespołem klienta. Prowadzimy rozmowy na różnym poziomie operacyjnym, zarówno z pionem strategicznym, jak i tym wykonawczym. Analizujemy też dotychczasowe raporty, weryfikujemy procesy, jakie były w przedsiębiorstwie. Dopiero przez pryzmat potrzeb klienta staramy się zaprojektować rozwiązanie” – tłumaczy Igor Sobiesiński, kierownik wdrożeń w COM@COM.
Po drugie, komunikacja zespołu projektowego z resztą organizacji. Powinien on jasno informować o powodach zmiany systemu informatycznego, jego celach i korzyściach, jakie może przynieść wdrożenie oraz o tym, czego można się spodziewać na poszczególnych jego etapach. Ważne jednak, żeby ta komunikacja była dwustronna – zespół projektowy powinien uważnie słuchać problemów użytkowników przed i po wdrożeniu.
- Dokładnie zaplanuj migrację danych
Firmy robią czasem błąd, zlecając migrację wszystkich historycznych danych do nowego systemu. W rzeczywistości część tych danych może być zbędna. Moment przejścia na nowy system ERP może być okazją do uporządkowania danych. Warto dokładnie przeanalizować starsze dane, poszukać w nich nieścisłości i ewentualnie usunąć te przestarzałe oraz niepotrzebne.
- Wybierz metodykę wdrożenia systemu, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom
Przy podejmowaniu decyzji, którą metodykę wybrać przy wdrażaniu systemów ERP, warto wziąć pod uwagę także to, czy firma wdrożeniowa ma doświadczenie w jej wykorzystaniu.
„Projekty wdrożeniowe w metodyce agile są bardziej złożone. Wymagają większej atencji projekt menedżera w porównaniu do metodyk tradycyjnych. Musi on zadbać o to, żeby mimo wszystko projekt skończył się w terminie i w budżecie” – podsumowuje Artur Lipski z BPX Autoryzowanego Partnera enova365.
Sukces wdrożeń systemów ERP determinuje wiele czynników
Jak widzisz, można zrobić wiele, żeby zwiększyć szanse na sukces wdrożenia ERP. Oprócz wymienionych wyżej dobrych praktyk warto także pamiętać o wyborze bogatego w funkcje i elastycznego systemu ERP oraz doświadczonej firmy wdrożeniowej. System ERP enova365 cieszy się zaufaniem już ponad 18 000 firm, a dzięki rozbudowanej sieci Autoryzowanych Partnerów w całej Polsce – umożliwia idealne dostosowanie go do potrzeb klientów i płynne wdrożenie.
