Polityka rachunkowości to dokument obowiązkowy dla wszystkich, którzy prowadzą pełne księgi rachunkowe. Sprawdź, co musi ona zawierać i kto jest odpowiedzialny za jej przygotowanie i aktualizację.
Spis treści:
- Co to jest polityka rachunkowości i dlaczego jest tak ważna?
- Ustalenie zakresu i celów polityki rachunkowości
- Wybór odpowiednich metod i zasad rachunkowości
- Implementacja polityki rachunkowości w praktyce
- Monitoring i aktualizacja polityki
- Polityka rachunkowości – co warto zapamiętać?
Co to jest polityka rachunkowości i dlaczego jest tak ważna?
Definicja dla tego dokumentu jest zawarta w ustawie o rachunkowości i to już na samym jej początku w miejscu, w którym mowa jest o definicjach. Art. 3 ust. 1 pkt podaje, że ilekroć w ustawie jest mowa o przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości – to rozumie się przez to wybrane i stosowane przez daną jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, które obejmują także rozwiązania określone w Międzynarodowych Standardach Rachunkowości, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych.
Opracowanie polityki rachunkowości to jedna z niezbędnych czynności przy zakładaniu spółki prawa handlowego. Taka spółka musi prowadzić pełne księgi rachunkowe, a co za tym idzie, musi też mieć przyjętą politykę rachunkowości.
Ten dokument musi być przyjęty przez zarząd w formie uchwały. Wynika to z przepisu, zgodnie z którym zarówno za przyjęcie, jak i za aktualizację tego dokumentu odpowiedzialny jest kierownik danej jednostki. W przypadku, gdy do polityki nanoszone są zmiany poszczególnych jej zapisów, a w dodatku takich zmian jest dużo, to przyda się wtedy tekst jednolity polityki rachunkowości. W dokumencie tym zapisane są przyjęte w danym podmiocie zasady prowadzenia księgowości. Ma to duże znaczenie, bo ewentualna kontrola będzie sprawdzać, czy księgi rachunkowe prowadzone są zgodnie z zapisami zawartymi w polityce rachunkowości.
Jednym z głównych celów przyjętej polityki, czy też inaczej mówiąc, przyjętych zasad rachunkowości, jest zapewnienie porównywalności sprawozdań z poszczególnych okresów sprawozdawczych. Dzięki temu rachunek zysków i strat czy też bilans z danego roku można łatwo porównać z danymi z lat poprzednich.
Warto wiedzieć, że polityka rachunkowości to nie tylko domena spółek. Ponieważ jest ona obowiązkowa dla wszystkich podmiotów, które muszą prowadzić pełne księgi rachunkowe, to będzie też występować w podmiotach należących do sektora finansów publicznych, czy też w niektórych jednoosobowych działalnościach gospodarczych, fundacjach i stowarzyszeniach.
Ustalenie zakresu i celów polityki rachunkowości
Przy tworzeniu polityki rachunkowości należy pamiętać o zasadzie ciągłości i kontynuacji. Zgodnie z tym przepisem, który jest zawarty w art. 5 ustawy o rachunkowości, już na etapie sporządzania takiego dokumentu trzeba przyjąć założenie, że dana jednostka będzie kontynuowała swoją działalność w dającej się przewidzieć przyszłości.
To, co musi zawierać taka polityka też zostało opisane w przepisach prawa. Mówi o tym art. 10 ustawy o rachunkowości, który jest częścią rozdziału o prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Obejmuje to, między innymi, opis systemu przetwarzania danych oraz wykaz ksiąg rachunkowych.
W polityce rachunkowości trzeba zawrzeć informacje o tym, z jakich uproszczeń w prowadzeniu rachunkowości będzie korzystać dana jednostka.
Dokument ten powinien uwzględniać sposób ewidencji i rozliczania kosztów. W zależności od specyfiki jednostki mogą to być konta zespołu 4 oraz 5 jednocześnie. Pozwala to na wyszczególnienie na przykład kosztów zarządu, co może być istotną informacją dla wspólników spółki.
Czytaj także: Prowadzenie ksiąg rachunkowych – jak zoptymalizować pracę w Twoim biurze rachunkowym
Wybór odpowiednich metod i zasad rachunkowości
Nie zawsze zarząd czy właściciel firmy wiedzą, co to jest polityka rachunkowości. Przykład takiego dokumentu można, co prawda, bez problemu znaleźć w Internecie, jednak dostosowanie go do własnych potrzeb wymaga specjalistycznej wiedzy. W przypadku mniejszych podmiotów często spotyka się sytuację, w której to biuro rachunkowe prowadzi im księgowość oraz tworzy politykę rachunkowości.
Osoby odpowiedzialne za przedsiębiorstwo nie zawsze muszą znać się na zasadach prowadzenia kont ksiąg pomocniczych czy metodach zabezpieczenia dostępu do danych. Takie informacje powinna zawierać polityka rachunkowości. Przykład ten pokazuje, jak ważne w tej kwestii jest wsparcie ze strony biura rachunkowego. Tutaj warto wspomnieć o narzędziu, które znacznie ułatwia pracę wielu biur rachunkowych. Jest to moduł Biura Rachunkowe dostępny w systemie enova365.
W tym miejscu trzeba zauważyć, że polityka rachunkowości w jednostce budżetowej to dokument wymagany przez prawo. Obowiązek jej stworzenia narzuca ustawa o rachunkowości. Taka jednostka może powierzyć prowadzenie księgowości jedynie innemu podmiotowi należącemu do sektora finansów publicznych. Oznacza to, że księgowością jednostki budżetowej nie może się zajmować biuro rachunkowe. Co więcej, w niektórych przypadkach dotyczących jednostek z sektora finansów publicznych w polityce rachunkowości będą potrzebne pewne szczególne zapisy.
Implementacja polityki rachunkowości w praktyce
Po przyjęciu polityki rachunkowości ważne jest, żeby z tym dokumentem zapoznał się cały dział księgowości. Dzięki temu wszyscy pracownicy będą znali zasady wyceny aktywów i pasywów oraz zasady ustalania wyniku finansowego. Z jednej strony, jest to domena głównego księgowego, ale z drugiej strony część tych zadań może być scedowana na inne osoby. Dlatego dobrze, jeśli pracownicy poznają zasady zawarte w polityce rachunkowości.
Ważnym elementem tego dokumentu jest też zakładowy plan kont wraz z przyjętymi zasadami klasyfikacji zdarzeń. W tym przypadku znajomość tych zasad jest wręcz niezbędna do poprawnego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jednak jest coś, co w tej sytuacji może znacznie ułatwić pracę. Jest to moduł Finanse i księgowość dostępny w systemie enova365. Zawiera on wygodne mechanizmy odwołań i skrótów oraz zapewnia dostęp do inteligentnych mechanizmów księgowania, które bazują na elementach całego tego systemu. Pozwala to na maksymalne zautomatyzowanie powtarzających się czynności księgowych.
Czytaj także: Grupy kapitałowe a roczne sprawozdania finansowe – jak enova365 pomaga przy konsolidacji sprawozdań finansowych spółek
Monitoring i aktualizacja polityki
Czasami potrzebna jest zmiana polityki rachunkowości. Nie jest to dokument, który raz przyjęty może funkcjonować bez aktualizacji przez wiele kolejnych lat. Na potrzebę aktualizacji mogą wpływać czynniki wewnętrzne i zewnętrzne. Do tych pierwszych można zaliczyć zmiany organizacyjne w jednostce lub potrzebę zmienienia niektórych zasad dotyczących księgowości. Z kolei czynniki zewnętrze to głównie zmiany prawa. To wszystko powoduje, że niezbędne jest ponowne opracowanie polityki rachunkowości.
W przypadku podjęcia decyzji o zmianie tego dokumentu można przyjąć uchwałę, w której wymienione będą te elementy polityki, które uległy zmianie lub opracować tekst jednolity polityki rachunkowości. To drugie rozwiązanie co prawda na początku wymaga większego nakładu pracy, ale w rezultacie znacznie ułatwia późniejsze korzystanie z polityki rachunkowości. Wtedy w razie wątpliwości dotyczących księgowania wystarczy sięgnąć do jednego dokumentu, w którym zapisano aktualnie obowiązujące zasady.
Jeśli zmiany w polityce rachunkowości są dokonywane w trakcie roku, to muszą wejść w życie od pierwszego dnia roku obrotowego. W większości przypadków będzie to 1 stycznia, bo u wielu podmiotów rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
Polityka rachunkowości – co warto zapamiętać?
- Opracowanie polityki rachunkowości to obowiązek podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe.
- Biuro rachunkowe może pomóc w stworzeniu polityki rachunkowości zgodnej z przepisami.
- Dokument polityka rachunkowości w jednostce budżetowej to obowiązkowy element księgowości.
- W polityce rachunkowości muszą być wymienione uproszczenia stosowane przez jednostkę.
- Zmiana polityki rachunkowości zawsze obowiązuje od pierwszego dnia roku obrotowego.
Jeśli chcesz być na bieżąco z nowościami w przepisach dotyczących księgowości i finansów, to polecamy też pozostałe artykuły z naszego bloga biznesowego. Dzięki temu, że enova365 jest zawsze w zgodzie z aktualnym stanem prawnym, na blogu znajdziesz sporo przydatnych treści skierowanych do przedstawicieli świata biznesu.
Zachęcamy Cię też do przetestowania bezpłatnego demo enova365. Przekonaj się, dlaczego tysiące innych przedsiębiorców wybrało właśnie ten system. Pomoże Ci w tym bezpłatna prezentacja, dlatego umów się na nią już dzisiaj.
