Czym różni się pełna księgowość od uproszczonej?

Czym różni się pełna księgowość od uproszczonej? Księgowość pełna i uproszczona to dwa różne podejścia do rejestrowania operacji finansowych w przedsiębiorstwie. Którą z nich wybrać? Dla kogo i kiedy lepsza jest pełna księgowość, a kiedy warto rozważyć opcję uproszczoną.

Spis treści:

• Czym jest księgowość pełna?
• Księgowość pełna − kiedy jest obowiązkowa?
• Czym jest księgowość uproszczona?
• Różnice między księgowością pełną a uproszczoną
• Zalety i wady księgowości pełnej i uproszczonej
• Jak usprawnić prowadzenie księgowości w firmie? Rozwiązania ERP

Czym jest księgowość pełna?

Księgowość pełna to szczegółowy i kompleksowy system prowadzenia ksiąg rachunkowych w przedsiębiorstwie. W ramach księgowości pełnej firma ma obowiązek rejestrować i analizować wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, dokładnie przestrzegając zasad rachunkowości oraz spełniając wymogi podatkowe.

W przypadku prowadzenia pełnej księgowości, przedsiębiorca jest zobligowany do przestrzegania kilku kluczowych kroków. Główną różnicą w porównaniu do księgowości uproszczonej jest obszerność dokumentacji i rozbudowana struktura księgowa. 

Oto co należy zazwyczaj robić w przypadku posiadania księgowości pełnej:

1. Prowadzenie dokumentacji

Utrzymywanie dzienników, księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych. Dzienniki stanowią rejestr codziennych operacji, a księga główna oraz księgi pomocnicze służą do dokładniejszego ujęcia różnych rodzajów transakcji.

2. Zestawienia kont

Regularne sporządzanie zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. To pozwala na monitorowanie bieżącej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

3. Inwentaryzacja

Przygotowywanie wykazu składników aktywów i pasywów, czyli inwentarza. To istotny element kontroli majątku firmy.

4. Sprawozdania finansowe

Obowiązek regularnego przygotowywania sprawozdań finansowych, takich jak bilans, rachunek zysków i strat, informacja wprowadzająca do sprawozdania, a także dodatkowe informacje i objaśnienia.

5. Zgodność z przepisami

Zapewnienie, że wszystkie działania są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa rachunkowego.

Czytaj także: Polityka rachunkowości – jak ją przygotować?

Księgowość pełna − kiedy jest obowiązkowa?

Na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, obowiązek prowadzenia pełnej księgowości w Polsce nakłada się na następujące podmioty:

1. Spółki handlowe (osobowe i kapitałowe), spółki cywilne oraz inne osoby prawne – (z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego).

2. Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz przedsiębiorstwa w spadku, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro.

3. Przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, pod warunkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych na dzień poprzedzający dzień otwarcia spadku.

4. Jednostki organizacyjne działające na podstawie określonych ustaw – bez względu na wielkość przychodów, obejmuje jednostki bankowe, firmy działające w obszarze papierów wartościowych, świadczące usługi finansowania społecznościowego, fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeniowe i reasekuracyjne, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej.

5. Gminy, powiaty, województwa i ich jednostki budżetowe – ta kategoria obejmuje także państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie zakłady budżetowe.

6. Oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych – zgodnie z ustawą z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

7. Jednostki niewymienione wcześniej, które otrzymują dotacje lub subwencje – warto zauważyć, że pewne kategorie podmiotów, takie jak alternatywne spółki inwestycyjne, są zobowiązane do stosowania pełnej księgowości niezależnie od wysokości przychodów. Dodatkowo istnieje możliwość stosowania pełnej księgowości przez osoby fizyczne lub pewne spółki cywilne, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży są niższe niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro, a zgłoszenie tego faktu nastąpi przed rozpoczęciem kolejnego roku obrotowego.

Czym jest księgowość uproszczona?

Księgowość uproszczona to forma rachunkowości, która charakteryzuje się mniejszym stopniem skomplikowania w porównaniu do pełnej księgowości. W ramach księgowości uproszczonej przedsiębiorcy korzystają z uproszczonych zasad prowadzenia ewidencji finansowej, co obejmuje ograniczenie rodzaju dokumentacji i obowiązków sprawozdawczych. Kluczowe cechy księgowości uproszczonej to m.in. brak konieczności prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych, dzienników czy zestawień obrotów i sald.

Księgowość uproszczona − formy

Księgowość uproszczona może przyjąć różne formy w zależności od specyfiki przedsiębiorstwa. Oto trzy główne formy księgowości uproszczonej:

1. Książka przychodów i rozchodów 

Jest to jedna z najczęściej stosowanych form księgowości uproszczonej. Przedsiębiorca prowadzi Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), w której rejestruje przychody i koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. KPiR umożliwia prostą kontrolę nad finansami firmy i jest popularna wśród małych przedsiębiorstw.

2. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Przedsiębiorca płaci stały podatek od przychodów ewidencjonowanych, który jest obliczany na podstawie ustalonego procentowego udziału kosztów w przychodach. W tej formie księgowości przedsiębiorca prowadzi uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, a podatek jest naliczany na podstawie przychodów bez konieczności szczegółowego udokumentowywania kosztów.

3. Karta podatkowa 

Przedsiębiorca reguluje jednorodny podatek, którego wielkość nie jest uzależniona od uzyskiwanego dochodu. Przywilej skorzystania z karty podatkowej przysługuje ograniczonemu gronu firm, zajmujących się precyzyjnie określonym rodzajem działalności. Co istotne, od 2022 roku przedsiębiorcy nie są już uprawnieni do wyboru karty podatkowej jako metody opodatkowania. Przywilej ten przysługuje jedynie tym, którzy dokonywali rozliczeń przy użyciu karty przed 1 stycznia 2022 roku.

Warto zaznaczyć, że wybór konkretnego rodzaju księgowości uproszczonej zależy od wielu czynników, takich jak rodzaj działalności, wysokość przychodów, preferencje przedsiębiorcy oraz spełnienie określonych kryteriów ustawowych. W każdym przypadku zaleca się konsultację z księgowym lub doradcą podatkowym w celu wybrania najlepszego rozwiązania dla konkretnego przedsiębiorstwa.

Czytaj także: Co to jest majątek przedsiębiorstwa czyli wszystko o Księdze Inwentarzowej

Księgowość uproszczona − kto ma prawo z niej skorzystać?

Prowadzenie małej księgowości jest możliwe dla:

• osób fizycznych,
• spółek cywilnych osób fizycznych,
• spółek jawnych osób fizycznych,
• spółek partnerskich,
• spółek socjalnych,

− o ile dochody uzyskane ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w poprzednim roku nie przekroczyły limitu 2 000 000 euro.

Księgowość pełna a uproszczona − różnice

Różnice między księgowością pełną a uproszczoną obejmują kilka kluczowych aspektów, które zostały przedstawione w poniższej tabeli:

Księgowość pełna a uproszczona − zalety i wady

Księgowość uproszczona, ze względu na brak konieczności prowadzenia rozbudowanej dokumentacji oraz niższe koszty usług księgowych, może stanowić atrakcyjne rozwiązanie dla mniejszych przedsiębiorstw. Taka forma księgowości pozwala na łatwiejszą obsługę księgową, zwłaszcza dla firm o prostych strukturach i ograniczonych operacjach finansowych. 

Niemniej jednak istnieje pewien kompromis związany z mniejszą transparentnością finansów, co może utrudnić pełną analizę sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Ponadto dostępność księgowości uproszczonej jest ograniczona i zależna od spełnienia określonych warunków, co wyklucza niektóre firmy z tego rodzaju rozwiązania.

Z drugiej strony, księgowość pełna, choć zapewniająca szczegółową dokumentację, pełną przejrzystość finansów i zwiększoną wiarygodność przedsiębiorstwa, niesie ze sobą pewne wyzwania. Konieczność prowadzenia skomplikowanej księgowości może być czasochłonna i wymagać większego nakładu pracy, zwłaszcza dla mniejszych firm, które nie zawsze dysponują dużymi zasobami kadrowymi. Ponadto obowiązek regularnego sporządzania sprawozdań finansowych oraz wyższe koszty usług księgowych mogą być czynnikiem utrudniającym dla przedsiębiorstw o mniejszych budżetach.

Jak usprawnić prowadzenie księgowości w firmie? Rozwiązania ERP

System enova365 znacząco ułatwia zarządzanie zarówno księgowością pełną, jak i uproszczoną. Nasze oprogramowanie umożliwia automatyzację procesów ewidencjonowania i dekretowania dokumentów, co przyczynia się do oszczędności czasu oraz poprawy ogólnej organizacji i zarządzania procesami księgowymi. 

Dzięki enova365 przedsiębiorstwa mają dostęp do narzędzi, które usprawniają prowadzenie pełnej dokumentacji finansowej.

Umów się na prezentację i przekonaj się, jak enova365 może pomóc w zarządzaniu Twoimi finansami i nie tylko. Zapoznaj się z działaniem modułu Finanse i Księgowość oraz innych funkcjonalności. Wypróbuj nasz system przez 14 dni, pobierając bezpłatne demo.