Zarządzanie uczelnią wyższą w kontekście zarządzania zasobami ludzkimi, finansowymi czy materiałowymi to nie lada wyzwanie. Dlatego wprowadzenie oprogramowania ERP do tego typu instytucji może poprawić efektywność operacyjną, usprawnić procesy biznesowe oraz zwiększyć transparentność i kontrolę nad działalnością uczelni. W jaki sposób enova365 wspiera pracę uczelni wyższych?
Spis treści:
- Specyfika zarządzania na uczelniach wyższych
- Wdrożenie ERP na uczelniach wyższych – jakie procesy usprawnia?
- enova365 a zarządzanie uczelnią
- Jak enova365 automatyzuje procesy na uczelni wyższej?
Najważniejsze informacje:
- Uczelnie wyższe są specyficzną branżą. Mają często złożoną strukturę organizacyjną i wiele grup interesariuszy, których potrzeby muszą uwzględnić. Wyzwaniem jest też dla nich efektywne zarządzanie finansami.
- Narzędziami, które mogą usprawnić pracę uczelni wyższych są nie tylko powszechnie stosowane na uczelniach systemy dziekanatowe, ale także oprogramowanie klasy ERP, odpowiednio z tymi systemami zintegrowane.
- Obsługa studentów, procesów kadrowo-płacowych, finansowo-księgowych, zarządzanie budżetami oraz integracja i automatyzacja to najważniejsze procesy, jakie można usprawnić, dzięki integracji systemu ERP i systemu dziekanatowego.
Specyfika zarządzania na uczelniach wyższych
Jest kilka aspektów, które powodują, że zarządzanie uczelnią wyższą ma swoją specyfikę. Przede wszystkim, uczelnie wyższe to instytucje o złożonej strukturze organizacyjnej. Składają się z wielu jednostek, wydziałów, instytutów, katedr czy centrów badawczych, a każda z tych jednostek ma swoje cele, zasoby i unikalne potrzeby. Żeby zarządzanie uczelnią wyższą było efektywne, konieczna jest koordynacja między tymi wszystkimi jednostkami oraz podejmowanie decyzji w oparciu o spójne dane.
Kolejny aspekt, który sprawia, że zarządzanie uczelnią wyższą różni się od zarządzania innymi organizacjami to kwestia interesariuszy. Na uczelniach wyższych liczba interesariuszy jest znacznie bardziej różnorodna niż w przedsiębiorstwie prywatnym. Są nimi studenci, kadra naukowa, personel administracyjny, a także przedsiębiorstwa i instytucje zewnętrzne. Zarządzanie uczelnią wyższą wymaga zrozumienia i uwzględnienia potrzeb każdej z tych grup interesariuszy.
W wypadku wyższych uczelni duże znaczenie mają badania naukowe i edukacja. Celem zarządzania uczelnią wyższą jest więc nie tylko zapewnianie wysokiej jakości kształcenia, ale także wspieranie innowacyjnych działań badawczych. Dbałość o rozwój kadry naukowej, zapewnienie dostępu do nowoczesnej infrastruktury badawczej i promowanie synergii pomiędzy badaniami a nauczaniem są kluczowe dla sukcesu uczelni.
Podobnie jak wszystkie inne organizacje, uczelnie wyższe muszą efektywnie zarządzać swoimi zasobami finansowymi. Wymaga to zachowania równowagi między kosztami operacyjnymi a inwestycjami w rozwój. Wyzwaniem jest też często poszukiwanie źródeł dodatkowego finansowania. Ważną rolę odgrywa przy tym transparentne zarządzanie budżetem.
Narzędziem, które może usprawnić pracę uczelni wyższej są nie tylko powszechnie stosowane na uczelniach wyższych systemy dziekanatowe, ale także oprogramowanie klasy ERP, odpowiednio z tymi systemami zintegrowane. Jakie procesy może usprawnić wdrożenie takiego rozwiązania?
Wdrożenie ERP na uczelniach wyższych – jaki procesy usprawnia?
Biorąc pod uwagę wspomniane wyżej wyzwania spróbujemy sprecyzować, jakie funkcje powinno mieć oprogramowanie dla uczelni wyższych, które wspierałoby zarządzanie nimi w podziale na 5 głównych obszarów.
- Obsługa studentów uczelni – system ERP powinien umożliwiać ewidencjonowanie danych studentów, zarządzanie rekrutacją, czy planowanie zajęć.
- Obsługa procesów kadrowo-płacowych – w kontekście zarządzania danymi personalnymi oraz obsługi naliczania wynagrodzeń, premii, urlopów i innych aspektów, związanych z personelem.
- Obsługa procesów finansowo-księgowych – wsparcie zarządzania finansami uczelni, w tym budżetowania, rozliczania faktur, płatności oraz raportowania.
- Zarządzanie projektami i kontrola budżetowa projektów – uczelnie realizują różnorodne projekty, takie jak inwestycje, badania naukowe czy działania dydaktyczne. System ERP powinien umożliwiać ścisłą kontrolę nad budżetem każdego projektu i wspierać zarządzanie wynagrodzeniami, wydatkami materiałowymi, grantami, dotacjami i kosztami pośrednimi. Kluczowe jest, aby system umożliwiał analizowanie i rezerwowanie budżetu już na etapie składania wniosku o wydatek.
- Integracja i automatyzacja – dobrze zaprojektowany system ERP powinien być zintegrowany z innymi narzędziami, umożliwiającymi automatyczne przekazywanie informacji.
Czytaj także: Zastosowanie systemu ERP – jakie korzyści zapewnia w przedsiębiorstwie?
enova365 a zarządzanie uczelnią
Dzięki dedykowanym rozwiązaniom partnerskim, które wspierają system enova365 i które na etapie wdrożenia dostosowują się do potrzeb uczelni, enova365 może być w synergii z dedykowanym oprogramowaniem dziekanatowym.
Systemy dziekanatowe obejmują zwykle wiele elementów, takich jak planowanie zajęć, naliczanie czesnego i stypendiów czy organizacja systemu legitymacji studenckich. Dzięki integracji systemu dziekanatowego z enova365 możliwa jest wymiana informacji pomiędzy systemami i stworzenie oprogramowania dla uczelni wyższych, które umożliwia holistyczne zarządzanie uczelnią.
Dane wymieniane są na wielu płaszczyznach i w obu kierunkach. Z istotnych informacji, które są przekazywane między systemem dziekanatowym a systemem ERP należy wymienić przede wszystkim dane:
- o kontrahentach, którymi w tym przypadku są studenci uczelni,
- o rozrachunkach – zarówno do systemu ERP jak i z systemu ERP,
- dotyczące czasu pracy dydaktyków.
Jakie dane mogą przepływać między systemem ERP i systemem dziekanatowym?
Jeżeli dwustronna wymiana danych między systemami dotyczy informacji personalnych studentów mogą przepływać między nimi ich dane osobowe, adresy, numery telefonów, indeksów, kierunki studiów, roczniki, a także dane dotyczące rekrutacji, takie jak wyniki egzaminów, dokumenty aplikacyjne, status aplikacji. Ponadto przekazywane są informacje o harmonogramie zajęć, ocenach studentów czy wynikach egzaminów.
Z drugiej strony, dane dotyczące pracowników uczelni mogą obejmować m.in. dane o zatrudnieniu, wynagrodzeniu, urlopach, awansach czy szkoleniach.
W obszarze finansowym dochodzi do wymiany informacji o opłatach za studia, płatnościach studentów, statusie płatności, wydatkach uczelni, budżecie oraz innych danych związanych z funkcjonowaniem uczelni.
Nie należy pomijać również informacji o zamówieniach na sprzęt, materiały biurowe, usługi IT.
Wymiana tych danych umożliwia efektywne zarządzanie uczelnią poprzez integrację procesów administracyjnych, finansowych, personalnych oraz operacyjnych. Niezmiennie konieczne jest zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w trakcie przetwarzania informacji.
Sposób współpracy enova365 i systemów dziekanatowych wyjaśnia dokładnie Witold Leszczynowicz z firmy CompTech, Autoryzowanego Partnera enova365 w jednym z odcinków ERPresso.
Jak przebiega wymiana danych o rozrachunkach?
Jak zaznacza Witold Leszczynowicz specyfika obszaru kształcenia przekłada się na z pozoru niestandardowe rozwiązania. Uczelnia w ujęciu biznesowym oferuje sprzedaż usługi kształcenia studentów, którzy płacą czesne, w przypadku niezdanych egzaminów opłacają warunki, czy chociażby wnoszą opłatę za legitymację studencką, a zsumowane opłaty mogą rozkładać na raty. Z drugiej strony, studenci otrzymują od uczelni stypendia naukowe czy świadczenia socjalne. Te i inne opłaty muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie w systemie. Umożliwia to moduł Elektroniczne Wyciągi Bankowe enova365, który wspiera pracę osoby odpowiedzialnej za rozliczenia na wszystkich etapach pracy z wyciągiem bankowym.
Drugim niezbędnym dodatkiem jest moduł Wirtualne Rachunki Bankowe enova365, który z kolei wspiera prowadzenie rozrachunków z kontrahentami za pośrednictwem usługi płatności masowych. Umożliwia m.in.:
- generowanie numerów indywidualnych rachunków wirtualnych podczas wprowadzania faktury sprzedaży dla: kontrahentów, należności, dokumentu,
- zaczytywanie do systemu enova365 wyciągów bankowych pobranych ze strony banku w formie pliku elektronicznego.
Bez tych komponentów nie byłoby możliwe zautomatyzowanie procesu rozliczania rozrachunków studenckich.
Obsługa kadry naukowej przez enova365
Warto podkreślić, że w rozliczeniach kadrowo-płacowych nauczyciela akademickiego głównym źródłem prawa jest ustawa o szkolnictwie wyższym, a w drugiej kolejności Kodeks Pracy. Ze względu na specyfikę tych różnic powstała konieczność stworzenia modułu dedykowanego dla tych instytucji.
Ponieważ wynagrodzenie pracownika dydaktyczno-naukowego nie jest do końca zbieżne z przepracowanym czasem pracy, dla uczelni ważny jest kontekst rozliczenia czasu pracy tzn. miejsce wykonania pracy lub inaczej mówiąc miejsce powstawania kosztów. Przykładowo system enova365 w standardzie ma możliwość oznaczenia, które wynagrodzenie i w jakiej części obejmuje 50% koszty autorskie.
Moduł enova365 Pracownicy Uczelni zapewnia między innymi:
- pełną ewidencję kadrowo-płacową,
- ewidencję dorobku naukowego, grantów, finansowania zewnętrznego, które przekładają się na rozliczanie wynagrodzeń i wypłatę dodatków,
- ewidencji ocen, dyscyplin, dziedzin, grup pracowniczych, kierunków, specjalizacji, specjalności, stopni naukowych, tytułów naukowych, tytułów zawodowych,
- rozliczanie urlopów dla pracowników naukowych,
- możliwość grupowania pracowników np. nauczyciele akademiccy, pozostali pracownicy uczelni,
- ewidencjonowanie rotacji stanowisk np. stanowisko rektora uczelni.
Wprowadzenie tego modułu pozwala na skuteczne zarządzanie różnymi aspektami związanymi z pracą naukową, co przyczynia się do transparentności i sprawności administracyjnej na uczelni.
Jak enova365 automatyzuje procesy na uczelni wyższej?
W zależności od tego, jaką konfigurację i jaki zakres wdrożenia wybierze uczelnia, na proces samej automatyzacji rozwiązań możemy spoglądać z kilku perspektyw. Przykładowo, dzięki mechanizmowi Web API enova365 możemy przekazywać dokumenty naliczeń do systemu ERP, dzięki czemu w systemie mamy dostęp do rozrachunków ze studentami.
Czytaj także: Integracja systemu ERP z innymi narzędziami – zalety, rodzaje i wyzwania
Z drugiej strony, przykładowo dzięki modułowi Elektroniczne Wyciągi Bankowe zyskujemy możliwość automatycznego zaczytywania do systemu enova365 wyciągów bankowych pobranych ze strony banku w formie pliku elektronicznego.
Na koniec warto pamiętać tym, że system enova365, składający się z wielu modułów, stanowi spójny ekosystem rozwiązań z obszaru kadrowo-płacowego, finansowo-księgowego, projektowego czy sprawozdawczo-raportowego. Raz uzupełnione informacje są wykorzystywane w wielu miejscach systemu, co przekłada się na efektywne wykorzystanie danych w wielu obszarach działalności uczelni oraz automatyzację procesów.
Żeby dowiedzieć się, jakie korzyści zyska Twoja uczelnia wyższa dzięki wdrożeniu enova365 i jej integracji z systemem dziekanatowym już dziś umów się na bezpłatną prezentację systemu.
