Analiza towarów to bardzo ważny element działania każdej firmy handlowej. Jednym z rozwiązań, które może przynieść w tym przypadku konkretne efekty jest analiza XYZ. Czym jest ta metoda i w jaki sposób warto wdrożyć ją w firmie?
Spis treści:
- Co to jest metoda XYZ?
- Jak działa metoda XYZ?
- Korzyści z implementacji metody XYZ?
- Wyzwania i ograniczenia
Najważniejsze informacje:
- Metoda XYZ to strategia zarządzania zapasami, która klasyfikuje produkty na podstawie zmienności ich zużycia.
- Prowadzenie analizy XYZ pozwala dostosować strategie zamawiania produktów do rzeczywistych potrzeb, zredukować zaangażowanie kapitału i zmniejszyć ryzyko wystąpienia ich braków.
- Analiza XYZ to proces ciągły, którego prowadzenie wspomagają systemy ERP i WMS, wyposażone w narzędzia Business Intelligence.
Co to jest metoda XYZ?
W jednym z wcześniejszych artykułów opisywaliśmy już podobne rozwiązanie służące do oceny wartości zasobów na podstawie ich udziału w całkowitym rocznym zużyciu. Była to metoda ABC. XYZ to z kolei strategia zarządzania zapasami, która klasyfikuje produkty na podstawie zmienności ich zużycia. Podzielone są one na trzy grupy:
- Grupa X – produkty o stałej i przewidywalnej konsumpcji. Charakteryzują się minimalnymi wahaniami w popycie, co pozwala na precyzyjne planowanie zapasów.
- Grupa Y – produkty o zmiennej konsumpcji, z sezonowymi wahaniami. Zaleca się dla nich bardziej elastyczne podejście do zarządzania zapasami, uwzględniające sezonowość i trendy rynkowe.
- Grupa Z – produkty o nieregularnej i trudnej do przewidzenia konsumpcji. Zarządzanie tymi zapasami jest najbardziej skomplikowane, ponieważ popyt na nie może być sporadyczny lub nieprzewidywalny.
Analiza XYZ opiera się na czterech kluczowych założeniach mających wpływ na rozwój biznesu:
- analiza zmienności użycia, gdzie regularne monitorowanie zużycia konkretnych towarów pozwala dokładnie przypisać je do odpowiednich grup XYZ,
- dostosowanie strategii zamówień dla każdej z ww. grup w taki sposób, aby towary z grupy X miały zaplanowane regularne, mniejsze dostawy, produkty z grupy Y – zwiększone dostawy w okresach największego popytu i ograniczone poza nimi, a te z grupy Z zamawiane były na żądanie lub ich stany magazynowe były utrzymywane w minimalnej ilości zapasów,
- optymalizacja kosztów, czyli minimalizacja wydatków związanych z przechowywaniem i zamawianiem poprzez dostosowanie poziomów zapasów do przewidywanego popytu,
- redukcja ryzyka wystąpienia braków magazynowych i nadmiaru zapasów, co przekłada się na lepszą efektywność operacyjną.
Czy możliwa jest połączona analiza ABC i XYZ? Jak najbardziej tak, wspólne wykorzystanie tych metod pozwala na bardziej kompleksowe i skuteczne zarządzanie zapasami przez łączenie analizy wartości z analizą zmienności zużycia.
Jak działa metoda XYZ?
Analiza XYZ wymaga odpowiedniego przygotowania przed wdrożeniem. Warto zastosować się do konkretnych kroków pozwalających jeszcze lepiej zaklasyfikować produkty w ofercie do dostępnych kategorii.
Bardzo ważne jest już na samym początku przeprowadzenie analizy danych historycznych, co pozwala określić tzw. wzorce konsumpcji. Na ich podstawie każdy z produktów przypisujemy następnie do grupy X, Y bądź Z i dzięki temu dostosowujemy strategię zarządzania zapasami dla każdej z nich.
W metodzie XYZ bardzo ważnym czynnikiem jest stałe monitorowanie zużycia produktów, co wiąże się nie tylko z regularnym sprawdzaniem statystyk sprzedażowych, ale również przepisywaniem towarów między grupami na podstawie zmieniających się danych. Możemy założyć, że analiza XYZ trwa praktycznie cały czas i nie jest to proces jednorazowy. Dlatego warto wyposażyć swoją organizację w narzędzia, dzięki którym będzie on przeprowadzany i weryfikowany skuteczniej. Do najpopularniejszych rozwiązań należą:
- systemy ERP (Enterprise Resource Planning) integrujące zarządzanie zapasami z innymi procesami biznesowymi, zapewniając tym samym spójne dane i automatyzację,
- oprogramowanie do prognozowania popytu, czyli narzędzia analityczne pomagające przewidywać przyszłe zapotrzebowanie na produkty,
- narzędzia Business Intelligence (BI) przeznaczone do gromadzenia i analizowania danych o zużyciu produktów, co umożliwia dokładniejszą klasyfikację i lepsze decyzje zarządcze,
- systemy zarządzania magazynem (WMS) optymalizujące procesy magazynowe, wspierające zarządzanie zapasami w czasie rzeczywistym.
Wykorzystanie powyższych rozwiązań w przedsiębiorstwie handlowym pozwala skutecznie zarządzać procesami zamawiania, składowania oraz sprzedaży poszczególnych produktów. Ponadto zapewnia również dostęp do potężnych narzędzi analitycznych, dzięki którym i metoda ABC, i XYZ będą jeszcze szybsze i łatwiejsze w zastosowaniu.
Korzyści z implementacji metody XYZ
Wdrożenie oraz stosowanie metody XYZ zapewnia dwa rodzaje korzyści, o których wspomnieliśmy już na początku artykułu. Pierwszym z nich są korzyści finansowe, które wiążą się m.in. z:
- redukcją kosztów magazynowania – skupiamy się przede wszystkim na zapasach produktów z grupy X i w określonych przedziałach czasu – grupy Y, co pozwala na zoptymalizowanie strategii magazynowej i uniknięcie kosztów zarządzania niewykorzystywanymi nadmiarami towarowymi,
- lepsze zarządzanie kapitałem – poprawia się w firmie przepływ finansowy m.in. poprzez skorzystanie z informacji, jakie produkty należy zamawiać, aby utrzymać ich stan w określonej, bezpiecznej ilości.
Drugim rodzajem korzyści są korzyści operacyjne, które pozwalają na osiągnięcie:
- większej efektywności poprzez wykorzystanie automatyzacji w narzędziach do zarządzania produktami z poszczególnych grup,
- zmniejszonego ryzyka wystąpienia braków magazynowych kluczowych dla sprzedaży towarów, co znacznie wpływa nie tylko na szybkość realizacji zamówień, ale również zadowolenie klienta z całego procesu.
Analiza XYZ, poprzez skupienie się na zmienności popytu, umożliwia bardziej elastyczne i dostosowane zarządzanie zapasami, co może pozwolić na znaczne oszczędności i poprawę efektywności operacyjnej. Klasyfikacja ABC, XYZ w przypadku połączenia obu metod może przynieść jeszcze lepsze efekty, gdy wykorzysta się również inne rozwiązania, m.in. Just-In-Time czy Economic Order Quantity.
Czytaj także: Just-in-time – co to jest i na czym polega?
Wyzwania i ograniczenia
Analiza XYZ jest bardzo dobrym narzędziem do zapewnienia sobie wyższej efektywności w zakresie zarządzania dostępnymi zasobami. Za jej implementacją idą jednak nie tylko zalety, ale również konkretne wyzwania, którym musimy sprostać. Do najczęściej występujących zaliczyć możemy:
- złożoność analizy – konieczność zbierania oraz analizowania bardzo dużej ilości danych historycznych wymaga od nas posiadania zaawansowanych narzędzi do klasyfikacji produktów,
- zmiany w popycie – analizowanie danych historycznych nie zawsze jest dokładnym odwzorowaniem przyszłych zachowań konsumentów, dlatego wyzwaniem jest konieczność szybkiej adaptacji do nagłych zmian rynkowych,
- koszty wdrożenia metody XYZ – dotyczy to wdrożenia narzędzi niezbędnych do implementacji tego procesu, m.in. licencji systemów, a także wydatków obejmujących zmiany w procedurach i szkolenie załogi.
Liczne wyzwania, na jakie natrafiamy przy wdrażaniu metody XYZ w struktury konkretnej organizacji, wymuszają zastosowanie odpowiednich rozwiązań. Jednym z nich jest system ERP enova365, który zapewnia komplet narzędzi pozwalających na wdrożenie i usprawnianie analizy zasobów.
System wyposażony jest w moduły niezbędne do kontroli stanów magazynowych, a także wydajne narzędzia analityczne, dzięki którym możliwe jest prowadzenie regularnej weryfikacji grup produktowych na podstawie spływających danych sprzedażowych. Pod względem ceny system ten jest również bardzo elastyczny, oferując zarówno licencje stacjonarne opłacane jednokrotnie w momencie zakupu, jak i znacznie tańsze rozwiązanie, jakim jest miesięczny abonament za dostęp wyłącznie do niezbędnych elementów ERP.
Podsumowanie
System ERP enova365 jest doskonałym rozwiązaniem dla każdej firmy, która szuka wydajnego narzędzia pozwalającego wprowadzić zaawansowane analizy produktowe do swojej firmy. Już teraz możesz sprawdzić wszystkie możliwości oprogramowania w specjalnie przygotowanej wersji demonstracyjnej. Zapraszamy również do kontaktu w celu umówienia się na prezentację, w ramach której nasi specjaliści pokażą Ci możliwości enova365 w kontekście zastosowań w Twoim biznesie.
