„Cyfryzacja w biurze rachunkowym zmienia wiele, a może nawet wszystko” – Monika Kawalec opowiada o roli automatyzacji w ACCF

Jako właściciel biura rachunkowego zastanawiasz się, czy już pora na radykalną cyfryzację? Monika Kawalec – właścicielka Biura Księgowości i Doradztwa Podatkowego ACCF docenia jej zalety i wyjaśnia, jakie nowe ścieżki rozwoju otwiera przed jej firmą. Zdradza także swój przepis na nowoczesne biuro rachunkowe.

Spis treści:

• Z jakich narzędzi korzysta biuro rachunkowe i jakie procesy automatyzuje?
• Jak ACCF przygotowuje się na KSeF?
• Które funkcje oprogramowania najbardziej ułatwiają pracę w ACCF?
• Czy istnieją minusy cyfryzacji w biurze rachunkowym?
• Rady dla biur rachunkowych

W cyklu wywiadów „Cyfryzacja biura rachunkowego – okiem księgowego” pytamy właścicieli biur rachunkowych o to, w jaki sposób nowoczesne rozwiązania technologiczne wspierają ich rozwój oraz jak sobie radzą z wyzwaniami, jakie przynosi cyfryzacja.

Z jakich narzędzi korzysta biuro rachunkowe i jakie procesy automatyzuje?

Z jakiego programu dla biur rachunkowych korzysta ACCF Biuro Księgowości i Doradztwa Podatkowego?

Od samego początku działalności, czyli od roku 2006 korzystamy z oprogramowania enova365 dla biur rachunkowych. Żartobliwie można powiedzieć, że w tym roku jesteśmy już pełnoletnim użytkownikiem tego systemu. Codziennie automatyzuje on wiele procesów w naszym biurze. 

Jakie procesy ma Pani na myśli?

Można by długo wymieniać. Przez enova365 przechodzi wszystko, obieg dokumentów jest niemal w pełni elektroniczny. To import wyciągów bankowych czy zwolnień lekarskich, ale i eksport, wysyłka faktur, PIT-ów, IMIR czy też delegacji do ZUS. Z importowania dokumentów korzystają zarówno nasi klienci, jak i pracownicy. Ci drudzy korzystają z enova365 również przy wprowadzaniu swoich urlopów czy sprawdzaniu pasków wypłaty. Klienci z kolei poza „wgrywaniem” również generują swoje niezbędne dokumenty, takie jak KPIT czy rej VAT.

Dużo tego. Czy w pracy pomagają Pani jeszcze jakieś inne narzędzia?

Wspomagam się rozwiązaniami AI.

W czym usprawniają pracę biura rachunkowego?

Obecnie najczęściej korzystam ze sztucznej inteligencji na prowadzonym przez siebie fanpage’u. Sprawnie pomaga przygotować chwytliwe teksty i obrazy, dzięki czemu prowadzenie edukacji przebiega znacznie sprawniej.

Jak ACCF przygotowuje się na KSeF?

Automatyzacja to również Krajowy System e-Faktur, który zbliża się do nas wielkimi krokami. Jak Pani się przygotowuje na wejście KSeF-u w życie?

Edukuję klientów i pracowników w zakresie nowych uwarunkowań KSeF. Przygotowuję się też do korzystania z systemu na zasadzie dobrowolności dla własnego biura. Dzięki temu będę w stanie przetestować w praktyce rozwiązania, jakie oferuje enova365 w konfrontacji z KSeF.

Czytaj także: Jak biuro rachunkowe przygotowuje się do obsługi KSeF? Wywiad z Andrzejem Lewandowskim

Które funkcje oprogramowania najbardziej ułatwiają pracę w ACCF?

Skoro już wróciliśmy do enova365: które jej funkcje najbardziej ułatwiają Pani pracę? 

Przede wszystkim doceniam wszelkiego rodzaju uproszczenia, związane z elektronicznym obiegiem dokumentów. Pomaga mi automatyzacja wymiany informacji pomiędzy biurem a klientem. Klient może dokonywać tak zwanej samoobsługi – czyli wygenerować samodzielnie niektóre z dokumentów. Ona zachodzi zresztą również na poziomie pracowników. Samoobsługa pracownicza to absolutna konieczność – nie tylko wspomaga dział kadr i płac, usprawniając jego działanie, ale też daje klientom narzędzia do budowy swojego perfekcyjnego wizerunku wobec pracowników.

Czy istnieją minusy cyfryzacji w biurze rachunkowym?

Cyfryzacja wszystkim się podoba?

Generalnie tak, choć ze strony bardziej tradycyjnie nastawionych klientów pojawiają się opory względem elektronicznego obiegu dokumentów.

Czym jest to nastawienie?

Po prostu: oni preferują tradycyjne rozwiązania. Dostarczanie dokumentów w formie papierowej jest właśnie taką formą.

Jakie korzyści przyniosło Pani przejście na elektroniczny obieg dokumentów? Może tak da się ich przekonać?

Na pewno to duża oszczędność czasu i pieniędzy. Zaoszczędzony czas pracownicy z kolei mogą wykorzystać na inne czynności, czy też doskonalić swoje umiejętności i wiedzę. 

Rady dla biur rachunkowych

Jakich rad chciałaby Pani udzielić biurom rachunkowym, które nie wdrożyły jeszcze elektronicznego obiegu dokumentów? 

Najważniejsza rzecz – cyfryzacja to absolutny „must have” w biurze rachunkowym. Zmienia wiele, a może nawet i wszystko. Pamiętajmy też, że aktualnie klienci to zazwyczaj osoby młode i nowoczesne. To pokolenia, dla których tradycyjna obsługa w biurze rachunkowym jest archaizmem i sytuacją nie do pojęcia. Często rezygnują z obsługi w wydaniu takiego biura, lub w ogóle jej nie podejmują – właśnie dlatego, że widzą ten brak nowoczesności. Brak rozwoju. 

Pociągnijmy ten temat dalej. Czego oczekują firmy w kwestii obsługi księgowej, kadrowej czy sprawozdawczości? 

Szybkiego działania, dostępu 24/7, elastyczności, poczucia bezpieczeństwa i przede wszystkim – nowoczesności, o której mówiłam. 

To główne kryterium decyzji o wyborze biura?

Jedno z głównych, tak. Uważam, że to jedno z kluczowych elementów procesu decyzyjnego przy wyborze biura rachunkowego.

Jakie są pozostałe w Pani odczuciu?

Jakość obsługi i profesjonalizm. Do tego oczywiście cena, dostęp do księgowego, kompetencje, nowoczesne podejście do klienta i automatyzacja procesów. 

Z tym że cyfryzacja eliminuje lokalność działania biura rachunkowego. Czy Pani zdaniem firmy są gotowe, żeby rozmawiać z biurem rachunkowym oddalonym od swojej siedziby o X km? 

Oczywiście, że tak. Ba, sami mamy klientów z całej Polski, właśnie dzięki cyfryzacji. Żeby nie być gołosłownym: jesteśmy z Krakowa a obsługujemy firmy z Elbląga, Słupska, Kielc, Łodzi, Proszowic, Warszawy, Wrocławia i wielu innych, mniejszych lub większych miejscowości. 

Na sam koniec, gdyby mogła Pani dokończyć zdanie: Biuro rachunkowe jest nowoczesne, gdy…

Gdy automatyzując procesy księgowe zachowuje najwyższy poziom obsługi klienta i jednocześnie jest atrakcyjnym pracodawcą.