Jak planuje się zatrudnienie? Przedstawiamy schemat, jak może wyglądać planowanie zatrudnienia w firmie. Dowiedz się, z jakimi wyzwaniami musi mierzyć się rynek pracy w 2024 roku.
Spis treści:
- Planowanie zatrudnienia – co to jest?
- Etapy planowania zatrudnienia
- Metody planowania zatrudnienia
- Dobre praktyki w planowaniu zatrudnienia w 2024 roku
Najważniejsze informacje:
- Planowanie zatrudnienia to proces identyfikacji i zaspokajania potrzeb kadrowych firmy, który jest kluczowy dla jej strategicznego i operacyjnego funkcjonowania.
- Etapy planowania obejmują analizę potrzeb kadrowych, prognozowanie, strategię rekrutacyjną, wdrażanie oraz monitorowanie wyników.
- W 2024 roku dobre praktyki w planowaniu zatrudnienia koncentrują się na strategicznym zarządzaniu kompetencjami, adaptacji do zmian rynkowych oraz wykorzystaniu nowoczesnych technologii.
Planowanie zatrudnienia – co to jest?
Planowanie zatrudnienia to – mówiąc najprościej – proces identyfikacji i zaspokojenia potrzeb kadrowych firmy. Obejmuje on prognozowanie przyszłych potrzeb kadrowych, analizę obecnych zasobów ludzkich oraz opracowanie planu działania w zakresie rekrutacji, szkolenia i rozwoju pracowników. Celem tego procesu jest zapewnienie ciągłości funkcjonowania zakładu pracy, a także odpowiednie zaplanowanie kosztów zatrudnienia i wynagrodzeń.
Dzięki strategicznemu planowaniu zatrudnienia firma może skuteczniej realizować swoje plany rozwoju, takie jak wprowadzanie nowych produktów lub usług czy ekspansja na nowe rynki. Planowanie zatrudnienia pomaga także w optymalizacji kosztów, minimalizowaniu ryzyka niedoborów kadrowych oraz wzmocnieniu konkurencyjności firmy.
Cele planowania zatrudnienia
Cele planowania zatrudnienia można podzielić na dwie główne kategorie: strategiczne i operacyjne.
Strategiczne cele to:
- zapewnienie odpowiedniej liczby pracowników o odpowiednich umiejętnościach i kompetencjach – ważne dla realizacji długoterminowych celów firmy;
- redukcja kosztów – aby zminimalizować zbędne wydatki;
- przygotowanie się na ewentualne zmiany – prognozowanie przyszłych potrzeb i przygotowanie się na ewentualne niedobory lub nadmiary personelu;
- budowanie spójnej strategii kadrowej – czyli ustalenie kierunku przyszłych działań w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi.
Operacyjne cele z kolei to m.in.:
- zapewnienie ciągłości codziennych operacji – utrzymanie odpowiedniej liczby pracowników do realizacji bieżących zadań firmy;
- wprowadzenie porządku w działaniach kadrowych – usprawnienie procesów związanych z rekrutacją, szkoleniem i rozwojem pracowników;
- analiza i rozwój istniejącego potencjału kadrowego – a więc ocena obecnych pracowników pod kątem ich kompetencji, doświadczenia i potencjału rozwojowego.
Planowanie zatrudnienia jest zatem integralną częścią zarządzania zasobami ludzkimi, wpływając na wszystkie aspekty funkcjonowania firmy – od strategii długoterminowej po codzienne operacje.
Etapy planowania zatrudnienia
Jak można zaplanować zatrudnienie? Oto 5 kroków, które warto podjąć.
Krok 1: Analiza potrzeb kadrowych
Analiza potrzeb kadrowych zaczyna się od identyfikacji obecnych i przyszłych potrzeb firmy w zakresie zatrudnienia. Na początek trzeba określić, ilu pracowników i o jakich kwalifikacjach będzie potrzebnych, aby firma mogła realizować swoje cele biznesowe.
Kolejnym krokiem jest ocena dostępnych zasobów ludzkich. Obejmuje to analizę obecnych pracowników pod kątem ich umiejętności, doświadczenia, wydajności i potencjału rozwojowego. Dzięki temu wyłapiesz luki kadrowe i dowiesz się, jakie kompetencje należy uzupełnić.
Do analizy potrzeb kadrowych można wykorzystać różne narzędzia i techniki, takie jak:
- analiza SWOT (mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia),
- modelowanie kompetencji,
- analiza pracy,
- wywiady i ankiety z pracownikami oraz menedżerami.
Krok 2: Prognozowanie zatrudnienia
Prognozowanie zatrudnienia obejmuje zarówno krótkoterminowe, jak i długoterminowe metody przewidywania potrzeb kadrowych. Krótkoterminowe prognozy skupiają się na bieżących potrzebach firmy, podczas gdy długoterminowe obejmują przyszłe cele strategiczne i potencjalne zmiany w otoczeniu biznesowym.
Na prognozowanie zatrudnienia wpływa wiele czynników, takich jak:
- trendy rynkowe,
- postęp technologiczny,
- zmiany demograficzne,
- polityka firmy,
- zmiany kadrowe – zatrudnienia, zwolnienia, dłuższe urlopy pracowników (np. urlop macierzyński, urlop zdrowotny).
Krok 3: Opracowanie strategii rekrutacyjnej
Na podstawie analizy potrzeb kadrowych tworzy się szczegółowe profile stanowisk, określając wymagane umiejętności, doświadczenie oraz cechy osobowościowe idealnych kandydatów.
Wybór odpowiednich kanałów rekrutacyjnych, takich jak ogłoszenia w internecie na specjalnych portalach, działania rekrutacyjne na LinkedIn, agencje rekrutacyjne, programy rekomendacyjne czy targi pracy, pomoże Ci odnaleźć i przyciągnąć najlepszych kandydatów.
Krok 4: Wdrażanie planu zatrudnienia
Na tym etapie firma rozpoczyna kampanie rekrutacyjne i zaczyna przeprowadzać procesy selekcji zgodnie z założeniami. Wszystkie działania rekrutacyjne powinny być ułożone w harmonogram zadań. Obejmuje to zarządzanie harmonogramami rozmów kwalifikacyjnych, komunikację z kandydatami oraz współpracę z menedżerami zatrudniającymi.
Po zatrudnieniu nowych pracowników, ważne jest, aby zapewnić im odpowiednie wprowadzenie i wsparcie w pierwszych tygodniach pracy. Adaptacja obejmuje szkolenia wprowadzające, mentoring oraz integrację z zespołem.
Czytaj także: Onboarding pracowników z Ukrainy – w czym pomoże system ERP?
Krok 5: Monitorowanie i ewaluacja
Proces planowania zatrudnienia powinien być regularnie monitorowany, aby upewnić się, że realizowane działania przynoszą oczekiwane rezultaty. Ewaluacja efektywności procesu rekrutacyjnego pozwala ocenić, czy zatrudnieni pracownicy spełniają oczekiwania i czy procesy rekrutacyjne były skuteczne. Obejmuje to analizę wskaźników, takich jak retencja pracowników, czas rekrutacji oraz zadowolenie nowo zatrudnionych pracowników.
Na podstawie monitoringu i ewaluacji, wprowadzane są niezbędne korekty i usprawnienia w procesie planowania zatrudnienia, aby zapewnić jego ciągłą efektywność i zgodność z celami organizacji.
Metody planowania zatrudnienia
Planowanie zatrudnienia można przeprowadzić w oparciu o różne metody. Jakie?
Metoda ilościowa
Metoda ilościowa opiera się na wykorzystaniu analizy statystycznej i modeli matematycznych do prognozowania zapotrzebowania na pracowników. Przykłady takich narzędzi to analiza trendów, analiza regresji oraz modele ekonometryczne. Te techniki pozwalają na przewidywanie przyszłych potrzeb kadrowych na podstawie danych historycznych i bieżących trendów.
Prognozowanie zapotrzebowania na pracowników za pomocą metody ilościowej polega na analizie danych dotyczących sprzedaży, produkcji, poziomu usług oraz innych czynników wpływających na potrzeby kadrowe. Na tej podstawie tworzone są prognozy, które pomagają w określeniu, ilu pracowników i o jakich umiejętnościach będzie potrzebnych w przyszłości.
Metoda jakościowa
Metoda jakościowa polega na zbieraniu i analizie informacji poprzez wywiady i ankiety z menedżerami oraz pracownikami. Ten proces umożliwia zebranie danych dotyczących obecnych i przyszłych potrzeb kadrowych, identyfikacji luk kompetencyjnych oraz zrozumienia perspektyw i oczekiwań pracowników.
Kolejną techniką w metodzie jakościowej jest analiza scenariuszy i warsztaty strategiczne. Polega ona na tworzeniu różnych scenariuszy przyszłości i analizie ich wpływu na potrzeby kadrowe firmy. Warsztaty strategiczne angażują kluczowych interesariuszy w procesie planowania zatrudnienia, co pozwala na bardziej kompleksowe i realistyczne prognozy.
Metoda mieszana
Metoda mieszana polega na łączeniu metod ilościowych i jakościowych, aby uzyskać bardziej kompleksowe i dokładne prognozy zatrudnienia. Korzystanie z obu podejść pozwala na lepsze zrozumienie zarówno danych liczbowych, jak i jakościowych aspektów potrzeb kadrowych.
Zalety metody mieszanej obejmują większą dokładność prognoz, lepsze zrozumienie kontekstu organizacyjnego oraz większą elastyczność w dostosowywaniu planów zatrudnienia do zmieniających się warunków rynkowych. Metoda mieszana jest szczególnie przydatna w dynamicznie zmieniających się branżach, gdzie zarówno dane historyczne, jak i opinie ekspertów są kluczowe dla skutecznego planowania zatrudnienia.
Wykorzystanie metody mieszanej pozwala na bardziej wszechstronne podejście do planowania zatrudnienia, co zwiększa szanse na skuteczne zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji.
Dobre praktyki w planowaniu zatrudnienia w 2024 roku
Planowanie zatrudnienia staje się coraz bardziej strategiczne, szczególnie w obliczu globalnego niedoboru talentów, który znacząco pogłębił się po pandemii COVID-19. Firmy muszą dostosować swoje podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi, aby sprostać rosnącym wyzwaniom na rynku pracy. Poniżej przedstawiamy dobre praktyki, które mogą pomóc w skutecznym planowaniu zatrudnienia w 2024 roku.
Strategiczne podejście do planowania zasobów ludzkich
Pandemia COVID-19 znacząco zakłóciła rynek pracy, pogłębiając lukę kadrową. Strategiczne planowanie zasobów ludzkich pomaga dostosować zatrudnienie do długoterminowych celów organizacyjnych i zapewnić ciągłość biznesową.
Identyfikacja i zarządzanie lukami kompetencyjnymi
Efektywne planowanie zatrudnienia obejmuje przeprowadzenie dokładnych audytów obecnego stanu zatrudnienia, prognozowanie przyszłych potrzeb kadrowych oraz opracowanie planów działania mających na celu wypełnienie zidentyfikowanych luk talentowych poprzez wewnętrzne szkolenia, programy rozwoju i rekrutację.
Wykorzystanie zaawansowanych technologii
Integracja zaawansowanych technologii, takich jak systemy zarządzania nauką (LMS) oraz platformy oparte na sztucznej inteligencji, może znacząco zwiększyć efektywność strategii HR. Technologie te wspierają analizę danych kadrowych i procesy rekrutacyjne. Analizę danych HR i procesy rekrutacyjne umożliwiają też systemy ERP. Kontrolę nad danymi kadrowymi pomoże Ci na przykład zyskać moduł Business Intelligence enova365 (czytaj także: Jak analizować dane kadrowo-płacowe? ) a procesy rekrutacyjne usprawnisz dzięki modułom Kadry i Płace oraz Workflow (czytaj także: Automatyzacja w HR – poznaj dobre praktyki).
Wzmacnianie konkurencyjności
Strategiczne planowanie zatrudnienia pozwala firmom na optymalizację mocnych stron pracowników, wsparcie codziennych działań HR oraz planowanie sukcesji, co zwiększa konkurencyjność organizacji.
Adaptacja do zmian rynkowych
Firmy muszą być elastyczne i zdolne do adaptacji w odpowiedzi na zmieniające się warunki rynkowe. Regularne aktualizowanie planów zatrudnienia i angażowanie pracowników w proces planowania są kluczowe dla skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi.
Rozwój pracowników
Zapewnienie możliwości rozwoju i podnoszenia kwalifikacji pracowników jest niezbędne dla ich retencji. Oferowanie ukierunkowanych programów szkoleniowych oraz tworzenie wspierającego środowiska pracy to podstawowe elementy tej strategii.
Konkurencyjne wynagrodzenia i benefity
Aby przyciągnąć i zatrzymać najlepsze talenty, firmy muszą oferować konkurencyjne wynagrodzenia i benefity, które odzwierciedlają standardy rynkowe i oczekiwania pracowników.
Jak planować zatrudnienie? Teraz już wiesz!
Planowanie zatrudnienia to niezwykle istotny proces w firmie. W planowaniu zatrudnienia oraz zarządzaniu zasobami ludzkimi na pokładzie firmy pomoże Ci enova365! Skorzystaj z 14-dniowego bezpłatnego demo i umów się na prezentację, aby poznać wszystkie możliwości systemu.
