Działasz w e-commerce? Zajmujesz się księgowością e-sklepu? Dowiedz się, jak zgodnie z przepisami ewidencjonować sprzedaż online i kiedy w sklepie internetowym potrzebna jest kasa fiskalna.
Spis treści:
- Sklep internetowy a kasa fiskalna – kiedy jest potrzebna?
- Przykłady sytuacji wymagających kasy fiskalnej
- Zwolnienia z obowiązku korzystania z kasy fiskalnej
- Ewidencjonowanie sprzedaży bez kasy fiskalnej
- Praktyczne wskazówki dla właścicieli e-sklepów
Najważniejsze informacje:
- Sprzedaż niektórych towarów i usług wymaga stosowania kasy fiskalnej już od pierwszej transakcji.
- Sprzedaż wysyłkowa może być przesłanką do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
- Osobisty odbiór towarów wyklucza zwolnienie z ewidencji sprzedaży na kasie fiskalnej.
- Faktura imienna to jedna z możliwości dokumentowania sprzedaży wysyłkowej.
- Ewidencję sprzedaży bezrachunkowej ułatwi enova365.
Sklep internetowy a kasa fiskalna – kiedy jest potrzebna?
Jeśli przedsiębiorca rozszerza sprzedaż stacjonarną o sklep internetowy, to będzie musiał korzystać z kasy fiskalnej nawet przy sprzedaży wysyłkowej. Jest tak dlatego, że co do zasady każda sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej.
Zasady stosowania kas fiskalnych zostały zawarte w ustawie o VAT. Natomiast rozpatrując zagadnienie handel internetowy a kasa fiskalna należy brać pod uwagę nie tylko ustawę o VAT, ale również Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Kasa fiskalna dla sklepu internetowego będzie obowiązkowa w przypadku sprzedaży niektórych towarów wymienionych w tym rozporządzeniu. Z tego względu warto dobrze przemyśleć, jaki asortyment zaoferować w swoim sklepie internetowym.
Lista towarów, których sprzedaż wymaga użycia kasy fiskalnej jest następująca:
- wyroby tytoniowe,
- sprzęt fotograficzny,
- dostawy gazu płynnego,
- perfumy i wody toaletowe,
- przyczepy, naczepy i kontenery,
- silniki do napędu pojazdów i motocykli,
- części i akcesoria do pojazdów silnikowych,
- silniki elektryczne, prądnice i transformatory,
- komputery, wyroby elektroniczne i optyczne,
- paliwa oraz dodatki i domieszki do paliw silnikowych,
- napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2%,
- wyroby z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali,
- zapisane i niezapisane cyfrowe i analogowe nośniki danych,
- części do silników, przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego,
- napoje alkoholowe będące mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%.
Przykłady sytuacji wymagających kasy fiskalnej
Z listy towarów wymienionych w rozporządzeniu wynika, że na przykład sprzedaż pozłacanej lub posrebrzanej biżuterii wymaga użycia kasy fiskalnej, bo jest to wyrób z udziałem metali szlachetnych. Podobnie będzie w wypadku sprzedaży papierowej książki, której integralną częścią będzie audiobook zapisany na płycie CD, pendrive lub innym cyfrowym nośniku danych.
Inną grupą towarów wymagających użycia kasy fiskalnej będą gry komputerowe na nośnikach cyfrowych, muzyka zarówno na płytach cyfrowych, jak i analogowych, takich jak na przykład płyty gramofonowe oraz filmy na cyfrowych nośnikach danych.
Podsumowując, w przypadku sprzedaży jakiegokolwiek towaru wymienionego w rozporządzeniu konieczna będzie kasa fiskalna. Sklep internetowy nie może w tej sytuacji skorzystać ze zwolnienia z uwagi na sprzedaż wysyłkową.
Podobnie będzie w wypadku sprzedaży usług doradztwa podatkowego czy usług prawniczych. Tego typu usługi wiążą się z obowiązkiem rejestrowania zakupów dokonanych przez osoby fizyczne na kasie fiskalnej. Jednak rozpatrując zagadnienie kasa fiskalna a sklep internetowy koniecznie trzeba wziąć pod uwagę możliwość zwolnienia z rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej, o ile spełni się warunki wymagane przez prawo.
Zwolnienia z obowiązku korzystania z kasy fiskalnej
Kasa fiskalna dla sklepu internetowego nie zawsze musi być obowiązkowa. W przepisach przewidziano trzy przypadki, w których sprzedaż nie musi być rejestrowana na kasie fiskalnej:
- sprzedaż na rzecz przedsiębiorców,
- sprzedaż do 20.000 zł obrotu,
- sprzedaż wysyłkowa.
Transakcje z przedsiębiorcami są dokumentowane fakturami. Tutaj nie ma potrzeby używania kasy fiskalnej.
Wyjątkiem są faktury uproszczone, czyli paragony z numerem NIP nabywcy. Są one traktowane na równi z fakturami, nawet pomimo tego, że wydruki faktur uproszczonych pochodzą z kasy fiskalnej.
Wystawianie faktur uproszczonych jest dobrowolne. To ułatwienie dla przedsiębiorców, którzy już posiadają kasę fiskalną. Dotyczy to transakcji do 450 złotych lub 100 euro.
W przypadku sprzedaży, której wartość w ciągu roku nie przekracza 20.000 zł, nie będzie wymagana kasa fiskalna. Sklep internetowy również może korzystać z takiego zwolnienia. Należy jednak pamiętać, że limit jest liczony proporcjonalnie. Jeśli więc sklep zaczyna działalność w trakcie roku, to wysokość limitu należy obliczyć uwzględniając dzień pierwszej sprzedaży.
Dodatkowo sprzedaż niektórych artykułów i usług będzie wymagała zastosowania kasy fiskalnej nawet pomimo nieprzekroczenia 20.000 zł obrotu.
Najważniejszym tematem w zakresie handel internetowy a kasa fiskalna jest zwolnienie z obowiązku posiadania kasy z uwagi na wysyłkową sprzedaż towarów lub usług. Jednak należy pamiętać, że w tym przypadku trzeba spełnić pewne dodatkowe wymagania.
- Po pierwsze, dostawa towarów musi odbywać się w systemie wysyłkowym. Obejmuje to zarówno wysyłkę pocztą, jak i przesyłkami kurierskimi.
- Po drugie, całość zapłaty musi być przekazana na rzecz dostawcy towaru za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej. Taka zapłata musi trafić na rachunek bankowy podatnika lub rachunek prowadzony w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.
- Po trzecie, z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę musi wynikać, jakich konkretnie zakupów ona dotyczyła i kto zakupił ten towar. Konieczne są dane nabywcy łącznie z jego adresem.
Ewidencjonowanie sprzedaży bez kasy fiskalnej
Skoro już wiadomo, że kasa fiskalna w sklepie internetowym nie jest obowiązkowa, to jak usprawnić ewidencjonowanie sprzedaży w takim sklepie? Z pomocą przychodzą faktury imienne. Co do zasady, podatnik ma obowiązek wystawić fakturę na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
W przepisach jest zapisany termin na zgłoszenie takiego żądania przez klienta. Ma on na to 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Wystawienie faktury po tym terminie jest wyłącznie dobrą wolą sprzedającego.
Jednak wiele sklepów internetowych idzie w drugą stronę. Skoro mogą wystawiać faktury na rzecz osób fizycznych, to robią to przy każdej sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Tutaj sprawa jest o tyle ułatwiona, że przy składaniu zamówienia klient podaje dane, które będą niezbędne do wystawienia takiej faktury. To z kolei sprawia, że kasa fiskalna do sklepu internetowego jest całkowicie niepotrzebna.
Faktura imienna tym różni się od faktury na rzecz przedsiębiorcy, że nie zawiera numeru NIP, a jedynie imię, nazwisko oraz adres nabywcy. Pozostałe dane są podobne, co przy zwykłej fakturze. Oznacza to, że faktura imienna powinna zawierać:
- numer faktury,
- dane sprzedawcy,
- datę wystawienia,
- ogólną kwotę do zapłaty,
- nazwę towaru lub usługi,
- imię, nazwisko i adres kupującego,
- cenę netto, cenę brutto i wartość podatku VAT,
- datę dokonania sprzedaży – jeżeli jest inna od daty wystawienia faktury.
Powyższe dane są dostępne dla sprzedającego już na etapie składania zamówienia, dzięki czemu można zautomatyzować proces wystawiania faktur.
Praktyczne wskazówki dla właścicieli e-sklepów
Jak pokazaliśmy powyżej, kasa fiskalna w sklepie internetowym nie zawsze jest konieczna. Żeby nie być zmuszonym przepisami do korzystania z niej warto odpowiednio ułożyć procedury sprzedaży. O czym warto pamiętać?
- Ze stosowania kas fiskalnych zwolniona jest tylko sprzedaż wysyłkowa.
Jeżeli sprzedawca umożliwia osobisty odbiór towarów zamówionych przez stronę internetową, trudno wtedy mówić o sprzedaży wysyłkowej. W takiej sytuacji nie przysługuje zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
- Kasa fiskalna do sklepu internetowego nie jest konieczna gdy płatności przyjmowane są na rachunek bankowy.
Przyjmowanie zapłaty w gotówce nie uprawnia do skorzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Na szczęście nie dotyczy to płatności za pobraniem. Pomimo tego, że w tym wypadku listonosz czy kurier przyjmują od kupującego należność w gotówce, to jednak ostatecznie trafia ona na konto bankowe przedsiębiorcy. Dzięki temu spełniona jest jedna z przesłanek zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów dotyczącego zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej.
- Dokumenty sprzedażowe muszą zawierać dane, jakich towarów dotyczyła transakcja i kto je nabył. Konieczne są dane nabywcy łącznie z jego adresem.
Chociaż kasa fiskalna a sklep internetowy to szerokie zagadnienie, to jednak warto zadbać o zgodność procedur sprzedaży z obowiązującymi przepisami. Można tego dokonać, między innymi, przez wprowadzenie regulaminu sprzedaży, który będzie jednoznacznie określał, jakie dane musi podać kupujący.
W takim regulaminie może być też zapisane, że każdy klient nieprowadzący działalności gospodarczej jako dowód zakupu otrzyma fakturę imienną.
W tym wypadku sprawdzają się programy do zarządzania e-commerce, takie jak np. BaseLinker. Ułatwia on zarządzanie sprzedażą online z wielu sklepów internetowych i platform sprzedażowych, a co ważne, można go bez problemu zintegrować z enova365, dzięki czemu zautomatyzujesz wiele czynności.
Czytaj także: ERP e-commerce! Poznaj moc enova365 zintegrowanego z BaseLinker
Podsumowanie
Kasa fiskalna nie musi być koniecznością przy sprzedaży online. Można tak ułożyć proces sprzedaży, żeby spełnić zawarte w przepisach przesłanki do zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
Do ewidencjonowania sprzedaży warto posłużyć się programem enova365. Jeśli chcesz sprawdzić w jaki sposób program ten ułatwi Ci handel internetowy, to już dziś pobierz bezpłatne demo. Zapraszamy też do umówienia się na prezentację, dzięki czemu dowiesz się więcej na temat możliwości, które daje enova365.
Bibliografia:
- Biznes.gov.pl Kasa fiskalna w firmie
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług
- https://www.enova.pl/blog/enova365-w-praktyce/erp-e-commerce-poznaj-moc-enova365-zintegrowanego-z-baselinker/
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących
