Rejestracja czasu pracy to obowiązek narzucony przez przepisy prawa pracy. Sprawne wywiązywanie się z niego umożliwiają specjalne narzędzia. Jednym z rozwiązań jest e-RCP. Ta elektroniczna ewidencja czasu pracy ułatwia pracę działów kadr i płac.
Spis treści:
Najważniejsze informacje:
- e-RCP może zastąpić papierową listę obecności.
- Ewidencjonowanie czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy.
- Elektroniczna ewidencja czasu pracy pozwala na automatyzację wielu procesów.
- e-RCP daje możliwość sprawdzenia zgodności czasu pracy z obowiązującymi przepisami.
Co to jest e-RCP?
Każdy pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy. Przy dużej liczbie pracowników rejestrowanie czasu pracy wyłącznie na podstawie list obecności może być karkołomnym zadaniem. Zwłaszcza jeśli w grę wchodzą też nadgodziny.
Tutaj z pomocą przychodzi e-RCP, czyli Rejestracja Czasu Pracy będąca częścią modułu Praca Hybrydowa enova365. Elektroniczny system ewidencji czasu pracy pozwala na kontrolę czasu pracy zarówno podczas pracy w siedzibie firmy, jak i przy pracy zdalnej.
Wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy znacznie ułatwia zadania wykonywane przez działy kadr i płac. Wszędzie tam, gdzie pracują dziesiątki, setki czy nawet tysiące pracowników taki system to nowoczesny i niezwykle wygodny sposób identyfikacji poszczególnych użytkowników.
Co prawda wdrożenie systemu wymaga na początku pewnego nakładu środków finansowych, ale korzyści, jakie daje elektroniczna ewidencja czasu pracy sprawiają, że taka inwestycja zwróci się szybko.
Podstawowe funkcje e-RCP
Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych w firmie. Wynika to z art. 149 § 1 Kodeksu pracy. Taka ewidencja ma na celu prawidłowe ustalenie wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą. Dodatkowo pracodawca na życzenie pracownika musi udostępnić mu wgląd w jego ewidencję czasu pracy.
e-RCP, czyli Rejestracja Czasu Pracy pozwala bez problemu wywiązać się z tych obowiązków. Może służyć zarówno jako odpowiednik listy obecności, jak i być wykorzystywana w procesach kadrowo-płacowych.
Podstawową funkcjonalnością e-RCP jest rejestrowanie rozpoczęcia i zakończenia pracy przez poszczególnych pracowników. Oprócz tego elektroniczna ewidencja czasu pracy służy do monitorowania wyjść prywatnych, które nie wliczają się do czasu pracy.
W przypadku wyjścia prywatnego pracownik odznacza zarówno godzinę, od której ma miejsce takie prywatne wyjście, jak i godzinę powrotu. Podobna procedura jest przewidziana na wyjścia służbowe, z tą różnicą, że takie wyjścia wliczają się do czasu pracy.
e-RCP pozwala również rejestrować spóźnienia pracowników. Natomiast w przypadku rozpoczynania pracy w przedziale godzin wyznaczonym przez pracodawcę taki system pozwala na weryfikację czy pracownicy nie wychodzą z pracy zbyt wcześnie lub czy nie przychodzą do pracy zbyt późno.
Dzięki danym zgromadzonym w e-RCP pracodawca może wygenerować raporty czasu pracy dla poszczególnych pracowników. Dzięki temu może zarówno wypełnić obowiązki narzucone przez przepisy prawa, jak i uzyskać dostęp do informacji, które ułatwią odpowiednie zarządzanie zasobami ludzkimi.
Czytaj także: Rejestracja czasu pracy – jak to działa w enova365?
Jak działa e-RCP w enova365?
Korzystanie z funkcjonalności e-RCP w enova365 jest możliwe wtedy, gdy użytkownik posiada licencję na moduł Praca Hybrydowa. Z poziomu Pulpitu Pracownika lub Pulpitu Pracy hybrydowej funkcjonalność ta jest gotowa do użycia bezpośrednio po zalogowaniu. Pełne wykorzystanie możliwości tego komponentu wymaga posiadania licencji również na moduły kadrowo-płacowe od enova365. W ten sposób można zapewnić automatyczny przepływ danych, co znacząco ułatwi pracę.
Poprzez integrację z programem enova365 można osiągnąć dwustronną komunikację z czytnikami RCP. Z jednej strony możliwy jest import danych dotyczących zarówno czasu pracy, jak i norm pracy. Z drugiej strony, enova365 umożliwia eksport do programu obsługującego czytnik RCP wielu danych pracowniczych.
Takie dane obejmują przykładowo nieobecności poszczególnych pracowników, ale też dane słownikowe, takie jak nazwy wydziałów, stanowisk czy rodzajów zatrudnienia.
Dokonywanie rejestracji czasu pracy w e-RCP jest możliwe zarówno dla pracownika, jak i dla operatora w odniesieniu do powiązanych z nim pracowników. Operator ma uprawnienia do edycji wpisów w tabeli wejść i wyjść zamieszczonych przez pracowników.
Co ważne, w razie potrzeby również pracownik może edytować dodany przez siebie wpis dotyczący czasu pracy.
Czytaj także: Samoobsługa pracownicza – jak działa Pulpit Pracownika w enova365?
Sprawdzenie zgodności wpisów z obowiązującymi przepisami umożliwiają zdefiniowane w systemie weryfikatory. Standardowe weryfikatory odpowiadają za:
- weryfikację doby pracowniczej,
- weryfikację rejestracji wymaganej ilości godzin,
- weryfikację pola Uwagi przy zaznaczonej opcji Edytuj,
- weryfikację rejestracji wejścia/wyjścia w normie czasu pracy,
- weryfikację zakończenia ostatnio wprowadzonego dnia roboczego,
- weryfikację zalogowanych czasów realizacji poprzedniego dnia pracy,
- weryfikację 11-godzinnej przerwy pomiędzy zakończeniem a rozpoczęciem pracy,
- weryfikację przed rozpoczęciem pracy rejestracji wyjścia i innych aktywności kończących.
Korzyści z korzystania z e-RCP
System RCP pozwala na poprawienie dokładności danych o czasie pracy poszczególnych pracowników. Jest to możliwe dzięki rejestracji rozpoczęcia i zakończenia pracy z dokładnością co do minuty. Na uwagę zasługuje też opcja rejestracji przerw w czasie pracy, co przyczynia się do rzetelnego ewidencjonowania czasy pracy.
Zastosowanie elektronicznej ewidencji czasu pracy pozwala na wyeliminowanie błędów, które mogłyby powstać przy ręcznym wprowadzaniu danych do systemu kadrowo-płacowego. Dodatkowo taki sposób postępowania pozwala na zaoszczędzenie sporej ilości czasu, która była tracona na ręczne przepisywanie danych.
Innym plusem jest to, że każdy pracownik ma stały dostęp do danych, które jego dotyczą. Dzięki temu może na przykład sprawdzić, ile godzin ma do odpracowania z tytułu wyjść prywatnych. Ma też wgląd w nadgodziny, które wypracował, czy w liczbę spóźnień do pracy.
Taki sam zestaw danych dostępny jest też dla przełożonych, którzy mogą w ten sposób monitorować czas pracy podległych im zespołów.
Kolejną korzyścią ze stosowania e-RCP jest zabezpieczenie przed przypadkowym zarejestrowaniem przez pracownika zdarzeń związanych z czasem pracy, które byłyby niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa pracy.
Takie zabezpieczenie jest możliwe dzięki zastosowaniu weryfikatorów. Można stosować standardowe weryfikatory zdefiniowane w enova365 lub wprowadzić własne. W ten sposób użytkownik może dostosować e-RCP, aby był zgodny nie tylko z przepisami prawa, ale również z zasadami panującymi w danej organizacji.
Podsumowanie
Rejestracja czasu pracy nie musi stanowić wyzwania w Twojej firmie. Wystarczy sięgnąć po rozwiązania, które pozwalają na automatyzację procesów kadrowo-płacowych. Dzięki temu zyskasz pewność zarówno poprawności rozliczeń, jak i zgodności z obowiązującymi przepisami.
Jeśli chcesz przekonać się jakie korzyści przyniesie elektroniczny system ewidencji czasu pracy, to już dziś pobierz bezpłatne demo programu enova365. Zapraszamy też do umówienia się na prezentację, dzięki czemu lepiej poznasz moduły tego programu i wybierzesz opcje, które najlepiej sprawdzą się w Twoim biznesie.
Bibliografia:
- biznes.gov.pl – Jak ustalać i rozliczać czas pracy
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
- Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6 września 2011 roku sygn. I OSK 1476/10
- https://www.enova.pl/blog/enova365-w-praktyce/rejestracja-czasu-pracy-jak-to-dziala-w-enova365/
