Każdy może skorzystać z ChataGPT, ale całkowite oparcie pracy biura rachunkowego na nowoczesnych narzędziach to coś całkiem innego. Automatyzacja rozliczeń z klientami, windykacji i przetwarzania dokumentów to 3 filary, na których opiera swoją pracę biuro rachunkowe Poltax. Rada dyrektorki tej firmy – Magdaleny Gąsiorowskiej – to nie czekać, tylko automatyzować i cyfryzować, bo to inwestycja, która się opłaca, choć początki – jak przy każdej ewolucji – mogą być trudne.
Spis treści:
- Z jakich narzędzi korzysta Poltax?
- Jakie procesy przebiegają w Poltax automatycznie?
- Onboarding nowego klienta w biurze księgowym
- Zastosowanie sztucznej inteligencji w biurze rachunkowym
- Przygotowania na obowiązkowe wejście w życie KSeF
- 3 najważniejsze funkcje systemu ERP w biurze rachunkowym
- Zarządzanie zmianą w biurze rachunkowym – wyzwania i taktyki
- Oczekiwania klientów biur rachunkowych – co się zmienia?
W cyklu wywiadów „Cyfryzacja biura rachunkowego – okiem księgowego” pytamy właścicieli biur rachunkowych o to, w jaki sposób nowoczesne rozwiązania technologiczne wspierają ich rozwój oraz jak sobie radzą z wyzwaniami, jakie przynosi cyfryzacja.
| Firma | Poltax Sp. z o. o. |
| Specjalizacja | Rachunkowość, usługi kadrowo-płacowe |
| Obszar działania | Cała Polska |
| Klienci | małe/średnie firmy |
Z jakich narzędzi korzysta Poltax?
Z jakiego oprogramowania korzysta Wasze biuro rachunkowe?
Korzystamy z systemu enova365, który jest podstawą naszej codziennej pracy w biurze. To kompleksowe rozwiązanie ERP, więc świetnie sprawdza się w obsłudze księgowości, kadr i płac. Ale to nie wszystko.
Zatem co jeszcze?
Korzystamy również ze specjalistycznych dodatków do enova365 od firmy Blacksoft. Obecnie pracujemy z pomocą dwóch z nich: dodatkiem do automatyzacji rozliczeń oraz dodatkiem do automatyzacji windykacji. Te narzędzia znacząco usprawniły nasze procesy i pozwoliły nam zaoferować klientom bardziej efektywną obsługę.
Wystarczą te dwa?
Jesteśmy także w trakcie wdrażania trzeciego, niezwykle innowacyjnego dodatku do przetwarzania i rozpoznawania dokumentów opartego na sztucznej inteligencji. Mamy duże oczekiwania wobec tego rozwiązania – wierzymy, że pozwoli nam ono na jeszcze większą automatyzację i precyzję w pracy z dokumentami klientów.
Jakie procesy przebiegają w Poltax automatycznie?
Do sztucznej inteligencji jeszcze wrócimy, ale póki co – a propos automatyzacji. Jakie procesy przebiegają u Was automatycznie?
Przede wszystkim, dzięki dodatkowi do automatyzacji rozliczeń, znacząco usprawniliśmy proces rozliczania dokumentów. System automatycznie generuje dokumenty w formacie PDF, dostosowując je do formy opodatkowania każdego klienta. Mogę to opisać na przykładzie.
Pewnie, bardzo chętnie.
Przykładowo więc dla podatku liniowego generuję deklarację PIT-5L i KPiR, dla skali podatkowej – PIT-5 i KPiR, a dla ryczałtu – PPE i Ewidencję Przychodów. To ogromna oszczędność czasu, zwłaszcza gdy obsługujemy klientów o różnych formach opodatkowania. System pozwala na automatyczne aktualizowanie wystawianych przez nas faktur, zarówno masowo dla wielu dokumentów, jak i indywidualnie. To szczególnie pomocne przy umowach cyklicznych, gdzie system sam wylicza wartości faktur na podstawie ustalonych wcześniej parametrów.
A ten drugi dodatek, Windykacja?
To z kolei duża zmiana w zarządzaniu należnościami. System automatycznie monitoruje terminy płatności i wysyła przypomnienia do klientów. Co więcej, możemy dostosować parametry tych powiadomień do indywidualnych potrzeb każdego klienta.
Mogę i tutaj poprosić o przykład?
Oczywiście. Przykładowo więc, dla jednych firm wysyłamy pierwsze przypomnienie na 3 dni przed terminem, dla innych – dzień po terminie. Możemy też ustawić częstotliwość kolejnych przypomnień – czy to co tydzień, czy co 3 dni, w zależności od naszej polityki windykacyjnej.
Spora wygoda.
Tak. Dodatek zresztą nie tylko dba o komunikację z klientami, ale także wspiera nas realnie w procesie windykacji. Automatycznie generuje przypomnienia o konieczności podjęcia kolejnych kroków w procesie windykacji. To może być na przykład przypomnienie o konieczności wykonania telefonu do klienta czy przygotowania formalnego wezwania do zapłaty.
Onboarding nowego klienta w biurze księgowym
Jak wygląda w Twoim biurze proces onboardingu nowego klienta? Wtedy pewnie trzeba takich telefonów wykonać więcej, tylko o innym charakterze…
Przede wszystkim zaczynamy od szczegółowej ankiety, którą wypełniamy wspólnie z klientem. To pozwala nam dokładnie poznać jego potrzeby, specyfikę działalności i oczekiwania wobec naszych usług. Ta ankieta jest fundamentem naszej dalszej współpracy.
A dalej?
Na podstawie zebranych informacji przygotowujemy spersonalizowaną ofertę. Przedstawiamy ją klientowi, omawiając dokładnie zakres usług i warunki współpracy. Kolejnym etapem jest wprowadzenie uzgodnionych warunków do naszego systemu enova365, konkretnie do modułu umów. To bardzo ważny krok, ponieważ dane te są później podstawą do automatycznych rozliczeń, o których wcześniej wspominałam. Następnie, korzystając z wprowadzonych danych, generujemy umowę bezpośrednio z systemu enova365. Dzięki temu, gdy rozpoczynamy faktyczną obsługę księgową, wszystko jest już skonfigurowane w systemie, co znacznie przyspiesza i ułatwia naszą pracę.
Zastosowanie sztucznej inteligencji w biurze rachunkowym
Wspomniałem, że jeszcze wrócimy do tego: korzystasz w pracy z narzędzi AI? A jeśli tak, to do czego?
Coraz częściej korzystamy z narzędzi AI w naszej pracy. Aktualnie firma Blacksoft wdraża swój nowy dodatek do enova365, który wykorzystuje sztuczną inteligencję do przetwarzania dokumentów. Jest to dla nas całkiem nowe doświadczenie, więc wszyscy w biurze jesteśmy tym podekscytowani.
Zrozumiała sprawa.
Klienci naszego biura rachunkowego przesyłają nam swoje dokumenty w formie skanów, ale najczęściej – w formie zdjęć. Dotychczas musiałyśmy ręcznie wprowadzać wszystkie dane z takiego dokumentu do systemu. Teraz będzie to za nas robił dodatek do przetwarzania dokumentów. Dodatek ma działać w ten sposób, że gdy klient prześle zdjęcie faktury zrobione telefonem albo skan dokumentu, system sam odczyta te informacje i utworzy odpowiedni dokument w ewidencji dokumentów – ZR lub SPT.
To musi być duże ułatwienie, szczególnie przy bardziej skomplikowanych fakturach…
Tak – i jeśli zadziała tak, jak planowano, mogłoby to zaoszczędzić nam mnóstwo czasu przy wprowadzaniu danych do enova365 i pozwolić skupić się bardziej na analizie finansowej i pomocy merytorycznej udzielanej klientom.
Przygotowania na obowiązkowe wejście w życie KSeF
Pewnie obsługiwane przez Was firmy często pytają o KSeF. Jak się przygotowujecie na jego wejście w życie?
Cały czas monitorujemy oficjalne komunikaty dotyczące terminów wdrożenia KSeF. Wiemy, że te daty mogą się zmieniać, więc staramy się być na bieżąco z wszelkimi informacjami. Równocześnie prowadzimy intensywną komunikację z naszymi klientami. Informujemy ich o nadchodzących zmianach, wyjaśniamy, co KSeF oznacza dla ich działalności i jak mogą się do tego przygotować. Dla wielu z nich to duża zmiana, więc staramy się być dla nich wsparciem w tym procesie.
3 najważniejsze funkcje systemu ERP w biurze rachunkowym
Które funkcje oprogramowania ERP najbardziej ułatwiają Ci pracę?
Muszę powiedzieć, że połączenie enova365 z rozwiązaniami automatyzacji od Blacksoft naprawdę zrewolucjonizowało naszą codzienną pracę w biurze. Mamy dodatek do automatyzacji rozliczeń, który sam generuje dokumenty PDF, dodaje nasze faktury do ewidencji i aktualizuje je, co oszczędza nam mnóstwo czasu na ręcznym wprowadzaniu danych. Dodatek do automatyzacji windykacji samodzielnie monitoruje terminy płatności i wysyła przypomnienia do klientów, co poprawia płynność finansową i odciąża nas od żmudnego śledzenia zaległości.
I jeszcze to AI…
I to również powinno przyspieszyć naszą pracę z dokumentacją klientów. Wszystkie te narzędzia razem wzięte nie tylko usprawniają nasze codzienne zadania, ale też pozwalają nam skupić się na bardziej strategicznych aspektach naszej pracy.
Zarządzanie zmianą w biurze rachunkowym – wyzwania i taktyki
Skoro już o cyfryzacji mowa. Na jakie wyzwania natrafiło biuro rachunkowe Poltax, przechodząc na elektroniczny obieg dokumentów?
Przejście na elektroniczny obieg dokumentów było dla nas sporym wyzwaniem. Na początku najbardziej doskwierała nam zmiana przyzwyczajeń – zarówno naszych, jak i klientów.
Ale warto było?
Oczywiście. Zauważyłam mniej błędów w księgowaniu i ogólnie sprawniejszą pracę. No i używamy mniej papieru, co jest plusem dla środowiska. Ogólnie, mimo początkowych wyzwań, ten system naprawdę usprawnił naszą pracę.
To się w sumie splata z KSeF.
Oczywiście – dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów i zaawansowanym narzędziom, jak enova365 z dodatkami Blacksoft, jesteśmy już przyzwyczajeni do pracy w środowisku cyfrowym. Mamy już doświadczenie w obsłudze elektronicznych faktur i dokumentów. Dodatkowo automatyzacja wielu procesów pozwala nam skupić się na strategicznych aspektach wdrożenia KSeF i lepszym przygotowaniu naszych klientów do tej zmiany.
No właśnie. Co zmienia cyfryzacja biura rachunkowego w relacjach z klientami?
Przede wszystkim ułatwiła i przyspieszyła naszą pracę, co przekłada się na szybszą i bardziej efektywną obsługę klientów. Elektroniczny obieg dokumentów i automatyzacja procesów znacznie zmniejszyły ryzyko wystąpienia błędów, co zwiększa zaufanie klientów do naszych usług. Dzięki oszczędnościom czasu i zasobów, w niektórych przypadkach możemy teraz przygotować bardziej atrakcyjną cenowo ofertę.
O, i to szczególnie cieszy klientów.
Dodatkowo cyfrowe narzędzia, takie jak Pulpit Klienta, dają im lepszy wgląd w finanse i ułatwiają komunikację z nami. Ogólnie, cyfryzacja pozwala nam budować bardziej transparentne i efektywne relacje z klientami, oparte na nowoczesnych rozwiązaniach i wysokiej jakości usług.
Zatem rada, której chciałabyś udzielić biurom rachunkowym, które nie wdrożyły jeszcze elektronicznego obiegu dokumentów, to…
Nie czekajcie dłużej. To inwestycja, która naprawdę się opłaca. Owszem, początki mogą być trudne, ale korzyści z automatyzacji i cyfryzacji zdecydowanie przewyższają początkowe wyzwania. Pamiętajcie też, że to nie tylko kwestia efektywności waszej pracy, ale też przygotowania na przyszłe zmiany w branży, takie jak KSeF – im wcześniej zaczniecie, tym lepiej będziecie przygotowani na nadchodzące wyzwania.
Oczekiwania klientów biur rachunkowych – co się zmienia?
Czego oczekują klienci w kwestii obsługi księgowej, kadrowej czy sprawozdawczości?
To duży temat, więc może po kolei.
Pewnie.
Pod kątem księgowym klienci w dzisiejszych czasach oczekują przede wszystkim szybkiej, sprawnej i nowoczesnej obsługi księgowej, kadrowej i sprawozdawczej. Chcą mieć łatwy dostęp do swoich danych finansowych i kadrowych, najlepiej przez platformy online – takie, jak chociażby Pulpit Klienta Biura Rachunkowego w enova365. Zauważyłam też, że coraz więcej klientów oczekuje, że ich faktury będą szybko przetwarzane, a rozliczenia wykonywane na czas. To właśnie tu sprawdzają się świetnie dodatki od Blacksoft, które automatyzują rozliczenia i windykację.
A funkcja kadrowa i sprawozdawcza?
W kwestii kadrowej klienci oczekują nie tylko prawidłowego naliczania wynagrodzeń, ale też wsparcia w kwestiach prawnych i bieżącego informowania o zmianach w przepisach. Jeśli chodzi o sprawozdawczość, kluczowa jest dla nich terminowość i dokładność, ale także umiejętność przedstawienia danych w przystępny sposób.
To są kryteria, które decydują obecnie o wyborze biura rachunkowego?
Częściowo tak. Przy wyborze klienci coraz częściej doceniają nowoczesne rozwiązania w księgowości, ponieważ usprawniają procesy i minimalizują błędy. Ważny jest też szeroki zakres usług, obejmujący nie tylko podstawową księgowość, ale i obsługę kadrowo-płacową. Istotna jest również reputacja biura i doświadczenie zespołu. Coraz większą rolę odgrywa elastyczność i indywidualne podejście do potrzeb klienta.
Czyli Twoim zdaniem automatyzacja lub cyfryzacja biura rachunkowego jest już argumentem, który biorą pod uwagę firmy szukające biura?
Zdecydowanie tak, automatyzacja i cyfryzacja stały się ważnymi argumentami dla firm szukających biura rachunkowego. Widzą w tym szansę na szybszą, bardziej efektywną i transparentną obsługę księgową. Szczególnie młodsze firmy i startupy oczekują, że ich biuro rachunkowe będzie korzystać z nowoczesnych narzędzi. Automatyzacja często kojarzy się im z mniejszym ryzykiem błędów i możliwością uzyskania bardziej konkurencyjnych cen za usługi. Dodatkowo, w obliczu nadchodzących zmian jak KSeF, firmy szukają biur, które są technologicznie przygotowane na te wyzwania.
Cyfryzacja eliminuje lokalność działania biura rachunkowego. Czy Twoim zdaniem firmy są gotowe, żeby rozmawiać z biurem rachunkowym oddalonym od swojej siedziby o X km?
Jeszcze kilka lat temu myślałam, że klienci zawsze będą woleli biuro rachunkowe „za rogiem”. Teraz to się zmienia. W naszym biurze mamy już kilka firm z drugiego końca Polski, a nawet z zagranicy. I świetnie nam się z nimi współpracuje! Dzięki enova365 i dodatkom od Blacksoft odległość przestała mieć znaczenie. Dokumenty często klienci przesyłają nam elektronicznie, my je przetwarzamy i komunikujemy się z klientami mailowo lub telefonicznie.
Na koniec prosiłbym o dokończenie zdania: Biuro rachunkowe jest nowoczesne, gdy…
Biuro rachunkowe jest nowoczesne, gdy aktywnie korzysta z technologii do usprawnienia swojej pracy i obsługi klientów. To oznacza nie tylko używanie zaawansowanego oprogramowania księgowego, ale też ciągłe poszukiwanie innowacyjnych rozwiązań, które mogą zoptymalizować procesy i zwiększyć efektywność. Nowoczesne biuro rachunkowe stawia na automatyzację rutynowych zadań, elektroniczny obieg dokumentów i przejrzystą komunikację z klientem.
