“86% pracowników jest niezadowolona z komunikacji w firmie, a problemy w tym obszarze są powodem, dla którego nie mogą zrealizować celów wyznaczonych przez przełożonych” – mówi Joanna Walentek, kierownik projektu Kadry Płace enova365. Jak więc upłynnić obieg informacji, zminimalizować ryzyko dezinformacji i dzięki temu pracować efektywniej? Poznaj nowe standardy komunikacji wewnętrznej w firmie.
Spis treści:
- Nowoczesna komunikacja wewnętrzna w firmie – czym jest i dlaczego jest ważna?
- Problemy wynikające z braku komunikacji w firmie
- Jak poprawić komunikację wewnętrzną w firmie?
- Wykorzystanie komunikacji mailowej w firmie – jak usprawnić ten proces?
- Przykłady zastosowań nowoczesnych narzędzi komunikacji w systemie ERP enova365
- Usprawnienie komunikacji wewnętrznej w firmie — wprowadź zasady nowoczesnego przepływu informacji
Najważniejsze informacje:
- Brak skutecznej komunikacji w firmie tworzy chaos informacyjny, co prowadzi do dezorganizacji zespołów i utraty spójności działań.
- Nowoczesne narzędzia zwiększają efektywność pracy, umożliwiając na przykład szybkie powiadamianie z potwierdzeniem odczytu czy wymianę komentarzy między pracownikami lub firmą a kontrahentami.
- W funkcje, usprawniające komunikację wewnątrz firmy, wyposażony jest system ERP enova365.
- Jasna strategia komunikacji buduje zaangażowanie pracowników, zapewniając im pełne zrozumienie celów i wartości organizacji.
Nowoczesna komunikacja wewnętrzna w firmie – czym jest i dlaczego jest ważna?
Komunikacja i sprawny przepływ informacji w organizacji to podstawa funkcjonowania współczesnej firmy – niezależnie od branży, w jakiej działa. Przepływ informacji nie powinien być jednak spontanicznie kształtującym się procesem. Nowoczesna komunikacja powinna opierać się na dobrze zaplanowanej strategii, uwzględniającej ścieżki kontaktu pracowników, tak w strukturze pionowej, jak i poziomej.
Dlatego właśnie nowoczesną komunikację w firmie definiuje się jako system świadomej, uporządkowanej wymiany wiedzy i wartości między pracownikami, kadrą zarządzającą i innymi podmiotami wewnętrznymi, przy pomocy różnorodnych narzędzi. Mogą do nich należeć intranet, newslettery, aplikacje mobilne, platformy do współpracy oraz systemy ERP, wyposażone w funkcje, stworzone specjalnie z myślą o wspieraniu komunikacji wewnętrznej w firmie.
Problemy wynikające z braku komunikacji w firmie
Brak skutecznej komunikacji wewnętrznej w organizacji może prowadzić do wielu poważnych problemów, które wpływają na codzienne funkcjonowanie i długoterminowy rozwój firmy. Do najczęstszych problemów należą:
- Dezorganizacja i chaos informacyjny
Bez dobrze zaplanowanego przepływu informacji w firmie dochodzi do sytuacji, w której pracownicy nie są na bieżąco informowani o ważnych zmianach, decyzjach czy projektach. W takich sytuacjach informacje są przekazywane nieformalnie, często w formie plotek. A to prowadzi do ich zniekształcenia i generowania błędnych założeń. W konsekwencji poszczególne zespoły działają w oderwaniu od siebie, a firma traci spójność i nie jest w stanie realizować działań zgodnych z jedną, jasno określoną strategią.
- Brak zrozumienia misji, wizji i celów firmy
Skuteczna komunikacja wewnętrzna jest niezbędna do budowania świadomości na temat misji i celów organizacji. Gdy brakuje jasnych komunikatów w tej kwestii, pracownicy często nie rozumieją, jaki jest kierunek, w którym zmierza firma, ani jak ich indywidualne działania przekładają się na realizację większych celów. Prowadzi to do braku identyfikacji z organizacją, a co za tym idzie – do mniejszego zaangażowania i lojalności wobec pracodawcy.
- Spadek efektywności pracy
Brak komunikacji wewnętrznej obniża także efektywność pracy. A to dlatego, że prowadzi do dezorientacji, niejasnych priorytetów oraz trudności w podejmowaniu decyzji. Z drugiej strony, możliwość szybkiej i zorganizowanej wymiany informacji przy pomocy narzędzi komunikacji wewnętrznej, które ją umożliwiają przyspiesza pracę i realizację zadań oraz eliminuje konieczność wykonywania tych samych czynności przez różne osoby w firmie.
Jak poprawić efektywną komunikację wewnętrzną w firmie?
Chcesz poprawić komunikację wewnętrzną w firmie? Oto 5 pomysłów, jak możesz to zrobić!
1. Wprowadzenie systematycznego przepływu informacji
Dobrze zaprojektowany system przepływu informacji, taki jak cykliczne spotkania zespołów (np. działających przy jednym projekcie), ale także newslettery czy dedykowane funkcje w systemie ERP, zapewniają dostęp do informacji w jednym, oficjalnym i zaufanym źródle.
Warto także stosować dedykowane kanały do poszczególnych typów informacji (np. ogłoszenia zarządu, zmiany w procedurach, aktualizacje projektów), co pozwala uniknąć chaosu informacyjnego. Np. jeżeli korzystasz z komunikatorów internetowych, stwórz poszczególne kanały odpowiadające projektom, czy zagadnieniom dotyczącym konkretnych tematów, np. urlopy/zwolnienia lekarskie. Upewnij się, że do kanałów mają dostęp wszyscy zainteresowani pracownicy.
2. Optymalizacja kanałów komunikacji
Dobrze dobrane kanały komunikacyjne ułatwiają pracownikom szybki i wygodny dostęp do informacji. Przetestuj w swoim środowisku różne narzędzia komunikacyjne i oceń, które sprawdzają się najlepiej. Popularne kanały, takie jak Slack, Microsoft Teams czy Google Workspace, pozwalają na organizację pracy i komunikację w sposób bardziej przejrzysty niż standardowe e-maile. Optymalizacja oznacza także wprowadzenie różnych form komunikacji (np. wideokonferencje, posty na intranecie, powiadomienia mobilne), aby dostosować się do preferencji różnych grup pracowników.
3. Regularne spotkania zespołowe i indywidualne
Spotkania zespołowe i indywidualne rozmowy z przełożonymi wspierają skuteczną wymianę informacji i umożliwiają wyjaśnianie bieżących wątpliwości. Regularne spotkania pomagają także utrzymać zespół na bieżąco z celami i projektami firmy, pozwalając wszystkim członkom poczuć się częścią większego planu.
4. Wykorzystanie technologii do monitorowania komunikacji
Technologie, które pozwalają na analizę komunikacji, takie jak narzędzia do śledzenia zaangażowania (np. analiza otwieralności newsletterów, interakcje na platformach), pozwalają firmie zrozumieć, które kanały są najefektywniejsze i gdzie pojawiają się luki w komunikacji. Na podstawie tych danych można wprowadzać niezbędne usprawnienia, aby komunikacja była skuteczna i trafiała do wszystkich.
5. Tworzenie przestrzeni na feedback od pracowników
Komunikacja oznacza także feedback! Regularne zbieranie feedbacku buduje zaufanie oraz pozwala zarządowi lepiej reagować na potrzeby zespołu. Ankiety, spotkania typu „Ask Me Anything” czy też platformy do zgłaszania sugestii i opinii to doskonałe narzędzia, które promują dwustronną komunikację. Dzięki feedbackowi firma może dostosować strategię komunikacji do realnych potrzeb pracowników, co zwiększa ich satysfakcję i zaangażowanie.
Wykorzystanie komunikacji mailowej w firmie – jak usprawnić ten proces?
Komunikacja mailowa jest wciąż jednym z podstawowych kanałów wymiany informacji w firmach. Jej efektywność zależy od tego, czy przekazy są jasne, zwięzłe i dobrze zorganizowane. Czy wiesz, że możesz wprowadzić w firmie zasady dotyczące tworzenia oraz wysyłania wiadomości mailowych, aby poprawić wewnętrzny przepływ informacji i zwiększyć efektywność pracy oraz komfort pracowników? Możesz to zrobić wprowadzając te zmiany!
1. Ustalanie jasnych zasad komunikacji mailowej
Określ zasady dotyczące formatu wiadomości – np. klarowne tytuły, czytelna struktura treści oraz stosowanie punktów i podziału na sekcje, które pomagają odbiorcy szybko zrozumieć główne wątki. Warto również ustalić, kiedy mail jest najlepszym kanałem komunikacji, a kiedy bardziej odpowiednie są spotkania czy rozmowy przez komunikator.
2. Tworzenie szablonów i standardów wiadomości
Szablony mogą znacznie przyspieszyć i uprościć proces tworzenia wiadomości. Ustandaryzowane wiadomości, zawierające powtarzające się elementy (np. powitanie, zakończenie, formatowanie) zwiększają spójność i profesjonalizm maili oraz minimalizują ryzyko pominięcia istotnych informacji. Dzięki szablonom pracownicy mogą również szybciej reagować na powtarzające się zapytania lub procesy.
3. Ustalanie zasad odpowiedzi i śledzenia wątków mailowych
Jednym z najczęstszych problemów w komunikacji mailowej jest brak odpowiedzi lub trudności ze śledzeniem złożonych wątków. Wprowadzenie zasad dotyczących terminów odpowiedzi, oznaczania priorytetów oraz używania „odpowiedzi wszystkim” (tylko w razie potrzeby), pozwala uniknąć chaosu i lepiej organizować pracę zespołów. Funkcje takie jak flagowanie maili czy przypomnienia o zaległych odpowiedziach wspierają ten proces.
4. Korzystanie z narzędzi do zarządzania komunikacją mailową
Nowoczesne narzędzia, jak wtyczki do planowania wysyłania maili, automatyczne odpowiedzi czy integracje z systemami CRM, mogą usprawnić komunikację mailową. Umożliwiają one m.in. zaplanowanie wysyłki na konkretną godzinę, co jest istotne w przypadku pracy w różnych strefach czasowych. Narzędzia te wspierają także analizę efektywności komunikacji mailowej, pozwalając ocenić np. wskaźniki otwarć i szybkość odpowiedzi.
5. Szkolenia z zakresu efektywnej komunikacji pisemnej
Aby poprawić jakość komunikacji mailowej, HR może organizować szkolenia, które obejmują zasady jasnego i zwięzłego formułowania wiadomości, a także techniki strukturyzowania treści maila.
Przykłady zastosowań nowoczesnych narzędzi komunikacji w systemie ERP enova365
Od października 2024 r. w enova365 wprowadzono nowe funkcje, które dają nowe możliwości w zakresie komunikacji w firmie. Dzięki nim sprawniej może przebiegać komunikacja między pracownikami wewnątrz firmy (użytkownikami enova365), jak również pracownikami a kontrahentami (użytkownikami Pulpitu Kontrahenta i Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego).
Powiadomienia i potwierdzenia odczytu
W usprawnieniu komunikacji w firmie może pomóc Pulpit pracownika w enova365. Sprawdza się on nie tylko przy pracy stacjonarnej, ale też w modelach pracy hybrydowej i zdalnej. Jedną z wielu funkcji Pulpitu pracownika w enova365 są powiadomienia i potwierdzenia odczytu. enova365 umożliwia wysyłanie powiadomień do użytkowników, co pozwala na natychmiastowe przekazywanie informacji, a także na monitorowanie, czy wiadomość została odczytana i potwierdzona przez odbiorcę. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w komunikacji między działem kadr a pracownikami i może być wykorzystywana do informowania pracowników o ważnych zmianach czy wysyłania dokumentów z potwierdzeniem odczytu, np. PIT-ów.
W ramach Pulpitu pracownika można korzystać także z dyskusji, o czym informujemy szerzej niżej.
Czytaj także: Samoobsługa pracownicza – jak działa Pulpit pracownika enova365?
Aktualności
Ta nowa funkcja systemu enova365 służy do przekazywania informacji wszystkim pracownikom firmy lub wybranej grupie pracowników. Możesz ją wykorzystać do tego, żeby szybko poinformować dużą grupę osób o istotnych dla nich sprawach. To dobry sposób, by na przykład powiadomić zespół o nadchodzącej wycieczce integracyjnej czy przyjęciu do pracy nowych osób.
Konwersacje
Funkcja konwersacje służy do wymiany informacji w formie czatu między pracownikami firmy lub firmą a kontrahentami. Narzędziem, które to umożliwia jest Pulpit Kontrahenta. W zależności od potrzeb, takie konwersacje mogą być indywidualne lub grupowe.
Czytaj także: Pulpit Kontrahenta w enova365 – jak wspomoże Twój biznes?
Dyskusja
Udostępniona niedawno w enova365 funkcja dyskusji służy do wymiany komentarzy między pracownikami lub firmą a kontrahentem. Dyskusja może się toczyć pod konkretnym dokumentem, na przykład kosztowym, co przyspiesza jego weryfikację, albo CV, co ułatwia wymianę informacji, istotnych dla osób, zajmujących się rekrutacją.
O dostępie danej osoby do dyskusji decydują prawa oraz jej konfiguracja. Innymi słowy, tworząc definicję dyskusji można określić grono jej odbiorców i uczestników. Dodając wątek lub komentarz przy pomocy @ można wywołać konkretną osobę. Znacznie ułatwia to komunikację pomiędzy odbiorcami, tym bardziej, że dyskusje zostały wyposażone w system notyfikacji systemowych oraz mailowych, które działają zgodnie z wybranym w konfiguracji schematem.
Komunikaty push
Kolejną funkcją, która ułatwia komunikację wewnątrz firmy są komunikaty push, czyli krótkie notyfikacje pojawiające się po zalogowaniu się do systemu. Można je wykorzystywać do anonsowania tematów technicznych czy administracyjnych. Po zapoznaniu się z komunikatem wymagane jest potwierdzenie jego odczytania, co pozwala nadawcy na weryfikację listy osób odczytujących wiadomość.
Ankiety
Funkcja “ankiety” służy do zbierania opinii od pracowników czy kontrahentów. Istnieje możliwość tworzenia ankiet indywidualnych lub grupowych.
Biblioteka
Funkcja “Biblioteka” umożliwia stworzenie repozytorium dokumentacji firmowej. Takie repozytorium pozwala na przechowywanie ważnych dla całości firmy dokumentów, np procedur i udostępniania ich z jednego miejsca. Dokumenty do biblioteki można dodawać jako załączniki lub przygotować je w systemie wykorzystując funkcjonalność tworzenia artykułów.
Usprawnienie komunikacji wewnętrznej w firmie — wprowadź zasady nowoczesnego przepływu informacji
Chcesz, aby Twoja firma funkcjonowała wydajnie? Przyjrzyj się bliżej procesowi przepływu informacji. Wprowadzając strategie nowoczesnej komunikacji w firmie, zapewnisz nie tylko komfort pracy pracownikom, ale i podniesiesz ich efektywność. Dobry system komunikacyjny — stosowanie dobrze dobranych do organizacji narzędzi, ale i wprowadzanie zasad jasnej i prostej wymiany informacji — pomoże Ci uniknąć chaosu i zaprowadzi porządek w każdym projekcie czy dziale firmy.
Chcesz usprawnić działanie Twojej organizacji? Skorzystaj z enova365! Umów się na prezentację i sprawdź, jak nasz system ERP pomoże Ci osiągać lepsze efekty w prowadzeniu działalności. enova365 to także program kadrowo-płacowy.
Prowadzisz pracę hybrydową? Sprawdź, jak Pulpit Pracownika pomoże Ci uporządkować komunikację z rozproszonym zespołem.
