Moduł finansowo-księgowy enova365 – top6 najbardziej użytecznych funkcji

Poznaj funkcje systemu ERP enova365, które pozwalają księgowym zredukować liczbę czynności wykonywanych ręcznie. Szczegółowo opisujemy tutaj 6 możliwości enova365, najbardziej cenionych przez księgowych w firmach i biurach rachunkowych.

Spis treści:

• Wprowadzanie danych do systemu księgowego
• Obieg dokumentów kosztowych z pełną akceptacją
• Dekretacja dużego wolumenu dokumentów
• Raportowanie i analizy finansowo-księgowe
• Weryfikacja poprawności pracy i automatyzacja procesu księgowań
• Obsługa aktualnych przepisów – KSeF, JPK-CIT i inne

Najważniejsze informacje:

Z artykułu dowiesz się między innymi:

• w jaki sposób modułowa budowa systemu ERP wspiera przepływ dokumentów w organizacji,

• jakie nieoczywiste funkcje przyspieszają wprowadzanie danych i dokumentów do systemu enova365,

• przy pomocy jakich narzędzi przyspieszysz weryfikację i akceptację dokumentów kosztowych oraz przyporządkujesz je do miejsc powstawania kosztów,

• jak zautomatyzować dekretację dokumentów,

• jakie kroki w procesie zamknięcia miesiąca może wykonywać za księgowych program finansowo-księgowy – na przykładzie enova365,

• dlaczego niezbędną cechą dobrego programu finansowo-księgowego jest nadążanie za zmianami w przepisach finansowo-księgowych.

1. Wprowadzanie danych do systemu księgowego

Jak zorganizować wprowadzanie danych do systemu księgowego, żeby zminimalizować związaną z tym pracę i wyeliminować błędy? To zależy od specyfiki firmy. Inne wymagania i potrzeby ma w tej kwestii biuro rachunkowe, inne firma średniej wielkości, a jeszcze inne – korporacja międzynarodowa lub grupa kapitałowa. Jakie możliwości daje w tej kwestii program finansowo-księgowy enova365?

Sposoby na wczytywanie dokumentów do modułu finansowo-księgowego enova365

• Dane i dokumenty z wszystkich modułów enova365 są dostępne dla modułu księgowego dzięki wspólnej bazie danych. 

W systemie ERP enova365, który ma wspólną bazę danych dla wszystkich modułów, potrzebne dane i dokumenty wprowadzone do systemu przez pracowników produkcji, sprzedaży, magazynu, kierowników projektów czy osoby zarządzające nieruchomościami są dostępne w module Finanse i księgowość enova365. Innymi słowy, wystarczy je raz wprowadzić do systemu, a będą dostępne dla wszystkich uprawnionych do tego pracowników.

Rozwiązanie można wykorzystać nie tylko w przedsiębiorstwach, ale także w biurach rachunkowych, których klienci pracują na enova365. Wtedy księgowi z biura rachunkowego i księgowi z obsługiwanej firmy mogą pracować na wspólnej bazie danych. Dokumenty wprowadzone przez klienta są od razu widoczne dla księgowych z biura rachunkowego. 

• Wczytywanie danych do modułu Księgowość enova365 z programów dziedzinowych, dzięki integracji

Firmy, które muszą korzystać z wyspecjalizowanych systemów dziedzinowych – np. produkcyjnych czy logistycznych – powinny rozważyć integrację takiego systemu z modułem finansowo-księgowym enova365. Dzięki integracji wymiana danych i dokumentów może się odbywać automatycznie, bez udziału człowieka. System ERP enova365, dzięki jego elastyczności, można zintegrować z wieloma innymi systemami. 

• Przekazywanie dokumentów w wersji elektronicznej przy pomocy Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego

Pulpit Klienta Biura Rachunkowe to narzędzie stworzone specjalnie do przekazywania dokumentów i informacji między biurem rachunkowym a klientami. Mogą oni przesyłać do biura rachunkowego dokumenty w formie elektronicznej (skanów, PDF-ów lub innej). Jeżeli biuro rachunkowe zastosuje narzędzie OCR, taki dokument zostanie automatycznie wprowadzony do systemu. Klient natomiast może sobie stworzyć całą ścieżkę akceptacji takiego dokumentu w obiegu elektronicznym. Zastosowanie PKBR pozwala pozbyć się też części zapytań telefonicznych, bo wiele informacji klient może sobie sprawdzić samodzielnie. 

Funkcje enova365, które przyspieszają wprowadzanie danych do systemów

Oprócz powyższych scenariuszy pracy z enova365 wprowadzanie danych i dokumentów do tego systemu ułatwiają także poniższe funkcje.

• Import danych z Excela

Jeżeli chcesz zasilić moduł systemu ERP Finanse i księgowość enova365 dowolnymi danymi, możesz skorzystać z funkcji importu danych z Excela. Można do niego także wyeksportować dane.

• Wczytywanie danych o operacjach bankowych bezpośrednio do systemu ERP i parowanie zobowiązań z należnościami

Taką funkcję ma moduł enova365 Elektroniczne Wyciągi Bankowe. Umożliwia on import wyciągów bankowych do systemu enova365 w postaci raportu zawierającego wszystkie operacje bankowe oraz wpłaty i wypłaty. Pozwala też m.in. na automatyczną identyfikację podmiotów z operacji bankowych z kontrahentami z bazy np. na podstawie zgodności numeru rachunku oraz automatyczne rozliczanie zobowiązań z należnościami na podstawie zgodności numerów dokumentów. 

• Tworzenie wzorców (matryc) dokumentów i przygotowywanie wzorca dekretacji

Matryce dokumentów to funkcja enova365, która pozwala na zdefiniowanie wzorca jakiegoś dokumentu handlowego (np. kosztowego) i przygotowanie wzorca jego dekretacji. Kiedy przychodzi nowa faktura, wystarczy wpisać tylko jej datę, numer, kwotę i nacisnąć enter. Dzięki przygotowanemu wzorcowi księgowy wpisuje tylko wybrane dane, a system enova365 wie, jak taki dokument zadekretować oraz do jakich miejsc powstawania kosztów przyporządkować dany koszt i robi to automatycznie.

• Samoobsługa pracowników przy wprowadzaniu do systemu dokumentów dotyczących delegacji

Większość działań, potrzebnych do prawidłowego rozliczenia delegacji, w tym wczytanie do systemu potrzebnych dokumentów, może zostać wykonana przez pracownika w ramach samoobsługi pracowniczej. Umożliwia to, na przykład, Pulpit Pracownika. Po stronie księgowych pozostanie tylko rozliczenie dokumentu. 

2. Obieg dokumentów kosztowych z pełną akceptacją

Dokumenty kosztowe, trafiające do firmy wymagają weryfikacji przez pracowników merytorycznych. Na tym etapie następuje sprawdzenie, czy dany zakup faktycznie miał miejsce, czy faktura jest zgodna z ustaleniami zawartymi w umowie lub zamówieniu oraz ustalenie, do jakiego miejsca powstawania kosztów (MPK) trzeba taki dokument przyporządkować. Taki proces przebiega sprawniej, jeżeli oprócz modułu Finanse i Księgowość enova365 wdrożysz także moduł Workflow, który wspiera elektroniczny obieg dokumentów. Dzięki niemu, osoby odpowiedzialne za zatwierdzenie takich dokumentów otrzymują systemowe powiadomienie, że trzeba je przejrzeć i zatwierdzić. To nie tylko znacznie przyśpiesza cały proces weryfikacji, ale ułatwia też kontrolę kosztów. 

Dodatkowo osoby uczestniczące w procesie obiegu faktur mogą dodawać do nich opisy analityczne. Ich struktura może być tak skonfigurowana, żeby ułatwić przyporządkowanie kosztów do odpowiednich pozycji w budżecie firmy i dokładnie tak, jak wymaga tego biznes. Dla każdego dokumentu można dodać wiele elementów opisu analitycznego, dokonując w ten sposób podziału wartości dokumentu pomiędzy kilka różnych projektów lub na kilka różnych pozycji budżetowych w ramach jednego projektu. Ułatwia to zidentyfikowanie miejsc powstawania kosztów. 

Podsumowując, taki elektroniczny obieg dokumentów kosztowych pozwala na wyeliminowanie opóźnień i wąskich gardeł, zapobiega gubieniu się dokumentów oraz ułatwia ich archiwizację (księgowi mają w każdej chwili dostęp do skanu dokumentu). Ułatwia też precyzyjne przyporządkowanie kosztów do miejsc ich powstawania. 

3. Dekretacja dużego wolumenu dokumentów

Usprawnienie dekretacji dokumentów jest szczególnie istotne dla organizacji, które muszą zadekretować kilkadziesiąt tysięcy dokumentów miesięcznie. enova365 ma funkcje, które to ułatwiają. 

Funkcja schematy księgowe w systemie ERP Księgowość i finanse enova365 pozwala na określenie reguł, według których dokumenty kosztowe są automatycznie dekretowane przez system. Mogą one uwzględniać zasady, zawarte w polityce rachunkowości, które są dostosowane do specyfiki danej firmy. Warto zauważyć, że księgowy zachowuje pełną kontrolę nad tworzeniem schematów. Nie tylko może dodawać nowe wzorce księgowań, ale też we wprowadzonych już do systemu schematach definiować wyjątki.

Automatyzacja dekretacji może dotyczyć różnych rodzajów dokumentów – faktur sprzedażowych czy kosztowych, dokumentów magazynowych czy wyciągów bankowych. Pozwala to znacząco zredukować błędy, jakie mogłyby się pojawić w trakcie dekretacji ręcznej i oszczędzić czas, bo automatyczna dekretacja może się odbywać o dowolnej porze, także w nocy, kiedy nie pracujemy.

Podsumowując, schematy księgowe w enova365 umożliwiają nie tylko przyspieszenie procesu księgowania dokumentów, ale minimalizują liczbę błędów, jakie mogłyby pojawić się w trakcie dekretacji.

Czytaj także: Jak usprawnić księgowanie dokumentów z enova365?

4. Raportowanie i analizy księgowe

Zacznijmy od tego, że system ERP enova365 wyposażony jest w moduł Business Intelligence. Ponieważ jest on częścią systemu enova365, korzysta z tej samej bazy danych, co pozostałe moduły enova365 – takie jak CRM, Kadry Płace, Finanse i Księgowość czy Handel – użytkownicy mogą analizować dane z całego obszaru firmy, w tym generować zaawansowane raporty finansowo-księgowe. Do analizowania danych mogą wykorzystać dostępny w systemie mechanizm tabel przestawnych lub zwizualizować wybrane KPI i inne często analizowane zmienne na Panelach BI, żeby regularnie obserwować ich zmianę w czasie. 

Ważną funkcją enova365 jest możliwość generowania raportów skonsolidowanych dla grup kapitałowych. Jak to zrobić dowiesz się między innymi z artykułu: Grupy kapitałowe a roczne sprawozdanie finansowe – jak enova365 pomaga przy konsolidacji sprawozdań finansowych spółek?

Księgowi, którzy lubią analizować dane w Excelu mogą łatwo eksportować do tego programu dane z systemu enova365 lub – przeciwnie – importować je. enova365 można także zintegrować z zewnętrznymi narzędziami analitycznymi – na przykład Power BI – co pozwala na analizę tych danych w zewnętrznych narzędziach. 

Raporty i analizy są dostępne w enova365 także w wersji dedykowanej dla biur rachunkowych i ich klientów. Tę tematykę szerzej omawia artykuł: Jak wykorzystać Business Intelligence w biurze rachunkowym?

5. Weryfikacja poprawności pracy ze wsparciem automatyzacji

Do eliminowania błędów w pracy księgowych – na przykład w zamknięciu miesiąca – możesz wykorzystać moduł Workflow enova365. Wystarczy, że skonfigurujesz kroki, z jakich składa się taki proces, a część z nich wykona za Ciebie system. 

Działania, które możesz zautomatyzować to na przykład:

• weryfikacja czy wszystkie dokumenty wprowadzone do systemu są zatwierdzone – człowiek tylko inicjuje taki proces, a resztę robi system,

• sprawdzenie, czy wszystkie procesy dotyczące dokumentów kosztowych za dany miesiąc są zakończone,

• porównanie podobnych dokumentów w różnych okresach – jeżeli na przykład faktury za prąd opiewają zwykle na kwotę 3 000 zł miesięcznie, ale księgowy omyłkowo wpisze na dokumencie wprowadzanym do systemu 30 000 zł, enova365 może to wyłapać i wskazać dokumenty, które wymagają sprawdzenia,

• weryfikacja, czy wszystkie środki trwałe mają naliczoną amortyzację za dany miesiąc – jest to duże ułatwienie szczególnie w tych firmach, w których tych środków są tysiące. System może to sprawdzić automatycznie zaznaczając, które pozycje wymagają weryfikacji.

Konfigurując proces zamknięcia miesiąca, możesz także zaznaczyć kroki, które musi wykonać księgowy, żeby proces był kompletny. Pracownik będzie musiał oznaczyć je jako wykonane, żeby móc zamknąć miesiąc w systemie. 

6. Obsługa aktualnych przepisów – KSeF, JPK-CIT i inne

Dobry program finansowo-księgowy musi być zgodny z przepisami. Chodzi tu o nadążanie za regulacjami, wprowadzanymi przez Ministerstwo Finansów, które wymuszają cyfryzację przedsiębiorstw – takich jak KSeF,  JPK-CIT czy e-doręczenia – ale także wszystkimi innymi.

Posiadanie programu, który elastycznie reaguje na zmiany w przepisach kadrowych i księgowych oraz z łatwością pomaga się dostosować do zmieniających się regulacji to ogromna wartość i oszczędność czasu. 

Z drugiej strony, w firmie, pracującej na programie finansowo-księgowymi, który za zmianami regulacji nie nadąża, każda modyfikacja przepisów wiąże się z dodatkową pracą, a księgowi muszą wykonywać pewne rzeczy ręcznie. 

Żeby uniknąć takich sytuacji, system ERP Finanse i księgowość enova365 jest aktualizowany tak często, żeby zawsze był zgodny z przepisami księgowymi czy kadrowo-płacowymi. Nawet organizacje, które działają jako grupy kapitałowe, korzystając z enova365 mogą mieć pewność, że zawsze łatwo dostosują się do zmian w przepisach w obszarze kadrowo-płacowym czy księgowym.

Jeżeli chcesz ułatwić pracę księgowych, wybierz program księgowy, który digitalizuje i automatyzują pracę. Jeszcz dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.