Dom Pomocy Społecznej w Krakowie musiał sobie radzić z zalewem danych o dietach i zaleceniach lekarskich dla podopiecznych. Komponując posiłki i planując wizyty lekarskie mieszkańców DPS pracownicy opierali się na odręcznych notatkach. Wykorzystanie CRM enova365 sprawiło, że te procesy przebiegają szybko i bezbłędnie.
Spis treści:
- Nietypowe wykorzystanie CRM
- Sytuacja w Domu Pomocy Społecznej przed wdrożeniem narzędzia CRM
- Dlaczego do wsparcia Domu Pomocy Społecznej w Krakowie wybrano narzędzie CRM enova365?
- Jakie zmienne musiał uwzględnić program CRM w DPS w Krakowie?
- Efekty: łatwiejsza kontrola nad dietami i transportem medycznym mieszkańców DPS
| Organizacja | Dom Pomocy Społecznej w Krakowie |
| Wyzwanie | Planowanie transportu medycznego oraz specjalnych diet podopiecznych |
| Firma wdrożeniowa | POLKAS Kowalski Sp.j. |
| Przed wdrożeniem | Po wdrożeniu | |
| Przechowywanie danych o dietach i zaleceniach dla podopiecznych | W odręcznych notatkach | W systemie informatycznym |
| Komponowanie posiłków dla podopiecznych | Czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów | Szybkie i bezbłędne |
| Transport medyczny mieszkańców DPS | Nieefektywny | Ekonomiczny |
Nietypowe wykorzystanie CRM
Zacznijmy od przypomnienia co to jest CRM. CRM to inaczej customer relationship management czyli zarządzanie relacjami z klientami. W powszechnym odbiorze jest to prostu narzędzie IT dla handlowców, które wspiera ewidencję kontaktu z klientami oraz obsługę lejka sprzedażowego.
Tymczasem oprogramowanie CRM może mieć znacznie szersze możliwości. Światło na nie rzuca firma wdrożeniowa POLKAS, Autoryzowany Partner enova365.
„W naszych wdrożeniach, od samego początku, a dokładnie od momentu kiedy prawie 14 lat temu przystępowaliśmy do wdrożenia CRM w naszej firmie, kierujemy się przekonaniem, że CRM to nie moduł systemu ERP, którego funkcjonalność w prosty sposób da się zdefiniować. Obszar handlowy ma „handlować”. Moduł Księgowość ma „księgować”. W Kadrach i Płacach ma się zgadzać wypłata i urlop. A czym jest CRM? Czy CRM to tylko maile, zadania i leady? Otóż nie… CRM to filozofia, model realizacji pewnych procesów biznesowych.”
I właśnie firma wdrożeniowa POLKAS udowodniła, że wykorzystanie CRM może być inne niż to powszechnie znane. Wdrożyła narzędzie CRM enova365 w Domu Pomocy Społecznej w Krakowie i pokazała, że moduł CRM – część systemu ERP – można wykorzystać jako bazę narzędzia, które wspomoże proces planowania posiłków i transportu medycznego mieszkańców DPS.
Sytuacja w Domu Pomocy Społecznej przed wdrożeniem narzędzia CRM
Dom Pomocy Społecznej w Krakowie przy ul. Łanowej 41 to placówka, zajmująca się osobami chorymi, które wymagają całodobowej opieki, usług bytowych, opiekuńczych oraz wspomagających.
Przed wdrożeniem CRM enova365 planowanie transportu medycznego oraz specjalnych diet mieszkańców opierało się na odręcznych notatkach i prowadzeniu grubego zeszytu wyjazdów. Nieefektywność i możliwość popełnienia błędu w takich warunkach były niestety bardzo duże, stąd decyzja o wdrożeniu informatycznego rozwiązania, odpowiadającego specyficznym potrzebom Domu Pomocy Społecznej.
Dlaczego do wsparcia Domu Pomocy Społecznej wybrano narzędzie CRM enova365?
Jako rozwiązanie IT, które pomoże rozwiązać problemy Domu Pomocy Społecznej w Krakowie wytypowano moduł CRM enova365. Przemawiały za tym jego następujące cechy:
- elastyczny interfejs,
- szeroko otwarte API,
- zaawansowany mechanizm cech.
Szczególnie istotna była ta ostatnia funkcjonalność ze względu na to, że oprogramowanie DPS w krakowskim DPS musiało uwzględnić bardzo dużą liczbę zmiennych.
Jakie zmienne musiał uwzględnić program CRM w DPS w Krakowie?
Zespół wdrożeniowy POLKAS wraz z ekipą programistów stanęli przed zadaniem nie tylko technicznego opracowania projektu, ale przede wszystkim zrozumienia wszystkich zawiłości rządzących algorytmami dobierania diet dla poszczególnych mieszkańców oraz komponowania dla nich posiłków. Pod uwagę musiano brać ich gramaturę oraz występujące alergeny. Wyzwaniem był także przewóz mieszkańców do lekarzy specjalistów na wcześniej umówione wizyty w szpitalach i przychodniach. Innymi słowy, stopień skomplikowania zwiększał się wraz z ilością zmiennych.
Jakie zmienne musiał uwzględnić program CRM enova365? Przykładowo mieszkaniec, który porusza się na wózku inwalidzkim transportowany może być jedynie przeznaczonym do tego pojazdem.
- A jeśli kilku mieszkańców jedzie do tej samej przychodni, w tym jeden na wózku inwalidzkim to czy ekonomicznie uzasadnione jest wysyłanie kilku pojazdów?
- Ilu opiekunów powinno jechać z mieszkańcami?
- Które samochody i którzy kierowcy są dostępni w danych terminach?
Te oraz wiele innych zagadnień udało się rozwiązać specjalistom z POLKAS podczas tego wdrożenia.
Efekty: łatwiejsza kontrola nad dietami i transportem medycznym mieszkańców DPS
Wdrożenie narzędzia CRM w miejsce odręcznych notatek pozwala w pełni kontrolować i realizować zalecenia dla mieszkańców DPS. Pracownicy nie muszą wertować żadnych zeszytów, bo wszystkie potrzebne informacje znajdują się w systemie informatycznym. Dzięki temu w razie potrzeby można szybko sprawdzić historię diet oraz wizyt lekarskich i pobytów w szpitalach oraz łatwo zaplanować dietę czy wyjazdy do lekarzy mieszkańców.
W efekcie wyeliminowano związane z tym błędy, a czas potrzebny na planowanie diet oraz transportu medycznego mieszkańców uległ skróceniu.
Innymi słowy, prace zakończyły się sukcesem oraz najważniejszym czyli zadowoleniem klienta.
„Wdrożenie rozwiązania enova365 CRM pomogło zinformatyzować procesy, które dotychczas realizowaliśmy w oparciu o ręczne notatki. Teraz wszystkie potrzebne dane są zawarte w systemie, łatwo dostępne, i pozwalają nam na efektywne planowanie i kontrolę nad wyjazdami i dietami mieszkańców naszego Domu Pomocy” – podsumowuje pracownik Działu Pracy Socjalnej z DPS.
Jak podkreśla POLKAS elastyczny interfejs systemu oraz otwarte API sprawiają, że rozwiązanie jest gotowe do sprostania kolejnym potrzebom klienta, kiedy się tylko pojawią.
Zastanawiasz się czy wykorzystanie CRM enova365 może usprawnić procesy w Twojej firmie? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.
