Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO) osobowych będzie obowiązywało od drugiej połowy maja. Na zmiany w przepisach powinny być gotowe przede wszystkim przedsiębiorstwa przetwarzające dane osobowe. Spełnienie licznych wymogów prawnych nie będzie możliwe bez wykorzystania oprogramowania dostosowanego do RODO. Systemy informatyczne wspierają organizacje w przetwarzaniu danych osobowych. Na początku kwietnia, producent systemu enova365 opublikował nową wersję 14.3, która odpowiada na nowe potrzeby ochrony danych. Zmiany wskazane poniżej zostały wprowadzone w enova365 w celu dostosowywania do wymogów ochrony danych osobowych.
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, jak sama nazwa wskazuje skupia się na zbiorach danych osobowych przetwarzanych przez firmy, ale też na sposobie ich należytej ochrony. W uproszczeniu, dane możemy podzielić na dwa obszary – informacje, które dotyczą pracowników przedsiębiorstwa oraz dane Klientów (osób fizycznych, B2B). Takie dane są przechowywane przez praktycznie każde przedsiębiorstwo na terenie Unii Europejskiej. Często, informacje gromadzone są w systemach IT, które mogą być pomocne w przygotowaniach do RODO, pod warunkiem, że zostaną dostosowane do zmieniającego się ustawodawstwa.
Producent enova365, jako lider w zakresie dostosowania oprogramowania do wymogów polskiego prawa udostępnił swoim Klientom aktualizację oprogramowania. W kwietniowej wersji 14.3 zostały wprowadzone zmiany pozwalające na spełnienie wymogów Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. W najczęściej używanych obszarach tematycznych systemu: kadry płace i HR, CRM księgowość czy handel, zaktualizowane zostały rejestry zgód w dedykowanej zakładce: ochrona danych osobowych. Szczegółowe informacje o dostosowaniu systemu do RODO podajemy poniżej.
Dane osobowe i źródła pochodzenia danych
Dane osobowe zbierane są ze względu na rozmaite cele, wszystko zależy od charakteru i specyfiki pracy przedsiębiorstwa. Tym, co zmienia RODO jest nacisk na informowanie osób pozostawiających informacje o sobie, w jakim celu te dane są zbierane. Powiązane z tym jest ewidencjonowanie zgód, które od maja mają być pobierane w jasny sposób, a pozyskane w ten sposób dane, bezpiecznie przechowywane. Producent enova365 w ostatniej aktualizacji rozwinął właśnie ten obszar. Obecnie oprogramowanie pozwala na:
- zapisywanie informacji o celach przetwarzania danych osobowych,
- ustalenie okresu, w jakim mogą być przetwarzane,
- śledzenie historii zmian zgód w celach modyfikacji danych osobowych,
- czasowe ograniczenia przetwarzania.
To samo dotyczy się ewidencjonowania źródła pochodzenia danych osobowych. Dzięki kwietniowej aktualizacji, w łatwy sposób można sprawdzić skąd firma pozyskała dane. Raport o rekordzie danych osobowych, jest możliwy do wygenerowania w formacie XML lub CSV.
Historia danych
RODO podkreśla, że każda osoba fizyczna ma prawo do bycia „zapomnianą” oraz wglądu do zmian, które zostały wprowadzone. enova365 po zaktualizowaniu do wersji 14.3, pozwala użytkownikom na sprawdzanie historii danych osobowych, od momentu zarejestrowania w systemie, przez modyfikacje w danych, aż do ewentualnie wycofanej zgody na przetwarzanie danych osobowych. System będzie wysyłał powiadomienia o upływie terminu przechowywania danych (dedykowane pole data).
Od wersji 14.3 dane mogą być trwale usuwane, również z poziomu aplikacji. Dodatkowo, dzięki aktualizacji, system pozwala obecnie na anonimizację oraz pseudonimizację. Pierwsza procedura jest nieodwracalna i dotyczy mechanizmu, dzięki któremu system podmienia informacje, w celu zabezpieczenia dostępu do danych wrażliwych. Druga to algorytm odwracalny, który opiera się na szyfrowaniu danych konkretnej osoby.
Dzięki możliwości generowania raportów dotyczących danych: Klientów, pracowników, każdej osoby fizycznej, której dane osobowe przetwarzamy Klientów, w łatwy sposób konkretne informacje mogą zostać udostępnione zainteresowanemu lub przeniesione drogą elektroniczną do innego systemu. enova365 zapewnia szyfrowanie danych na poziomie interfejsów aplikacji z innymi systemami, komunikacji aplikacji z bazą danych oraz szyfrowanie samych baz danych.
Zabezpieczenie przez osobami nieupoważnionymi
Większość firm dba o ochronę danych swoich Klientów, a RODO ma tę kwestię tylko uporządkować. Oprogramowanie ERP – enova 365 pozwala na łatwe ustawianie dostępów do danych osobowych. Ograniczenie dostępu do danych, dotyczy prawie każdego przedsiębiorcy. Dzięki temu, tylko określone osoby będą miały możliwość podglądu danych osobowych. Można także skonfigurować zakres, jaki będzie dostępny dla konkretnej osoby. A w razie potrzeby w szybki sposób zmienić te ustawienia. Dodatkowo, dzięki mechanizmie monitorowania czynności wykonywanych na danych osobowych, wiemy o której godzinie i kto dokonał danej modyfikacji na danych. Soneta sp. z o.o., producent oprogramowania, wprowadził także coroczne testy i audyty bezpieczeństwa swojego systemu. Procesy te będą odbywać się cyklicznie. Co ważne, rozporządzenie RODO wymaga posiadania kopii zapasowych gromadzonych danych. enova365 gwarantuje bezpieczne przechowywanie danych oraz oferuje usługę Archiwizator Azure, który pozwala na tworzenie kopii bezpieczeństwa i ich przechowywanie w chmurze Microsofr Azure.
