- Co wybrać — pudełko czy chmurę?
- System ERP i księgowość w chmurze
- Jak system do księgowania usprawnia codzienną pracę?
- Księgowość w chmurze — czy warto i dlaczego tak?
- Chmura na dobry początek
Rozwiązania chmurowe, które jeszcze niedawno uznawano za innowacyjne, obecnie są już standardem. Powszechne ich używanie dotyczy zarówno życia prywatnego, jak i biznesu. Korzystają z nich także przedsiębiorcy oraz biura rachunkowe. Warto więc zwrócić uwagę na to, jak funkcjonuje księgowość w chmurze.
Finanse i księgowość to ważne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa – oprogramowanie ERP pozwala zyskać nad nimi większą kontrolę. Umożliwia prowadzenie wszystkich procesów księgowych w jednym systemie. Przekonaj się, jak maksymalnie zautomatyzować powtarzalne czynności, oszczędzać czas dzięki wygodnym, gotowym mechanizmom i usprawnić pracę dyrektorów i analityków finansowych oraz księgowych.
Co wybrać — pudełko czy chmurę?
Firmy informatyczne oferują różne rodzaje oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwami. Najczęściej mówimy o podziale na rozwiązania pudełkowe oraz chmurowe. Pierwsze wiążą się z koniecznością instalacji i odpowiedniego skonfigurowania systemu oraz z dbaniem o aktualizacje programu. Drugie dają korzyść w postaci braku konieczności utrzymywania własnej infrastruktury IT oraz możliwość stałego dostępu do swoich danych, niezależenie od miejsca, z którego pracujemy.
Pod kątem finansowym oprogramowanie w chmurze jest zwykle rozwiązaniem tańszym. W zależności od liczby stanowisk różnice w cenie między usługą cloud a pudełkiem mogą być bardzo różne. Nie wymaga również utrzymywania oddzielnego stanowiska do zajmowania się kwestiami technicznymi. To tylko niektóre powody, dla których rozwiązania chmurowe stale zyskują na popularności.
System ERP i księgowość w chmurze
Programy do zarządzania w chmurze najczęściej mają strukturę modułową. Możemy zakupić dostęp tylko do tych elementów, które są w danym momencie i na danym stanowisku potrzebne.
Finanse i księgowość to ważne obszary funkcjonowania firmy. Oprogramowanie ERP pozwala zyskać nad nimi większą kontrolę i umożliwia prowadzenie wszystkich procesów księgowych w jednym miejscu. Dzięki temu możemy maksymalnie zautomatyzować powtarzalne czynności i oszczędzić czas dzięki wygodnym, gotowym mechanizmom, a następnie usprawnić swoją pracę jako dyrektor, analityk finansowy czy księgowy.
Niezależnie od rozmiaru i branży przedsiębiorstwa, finanse stanowią niewątpliwie jeden z kluczowych obszarów jego działalności. Analiza płynności, zadłużenia czy źródeł i wartości sprzedaży powinna działać w sposób ciągły i stały. Planowanie rozwoju firmy i podejmowanie decyzji na szczeblu strategicznym musi natomiast odbywać się na podstawie rzetelnych i kompletnych informacji o bieżącym stanie zasobów oraz efektywności przedsiębiorstwa w poprzednich okresach. Wszystkie istotne dane gromadzi dział księgowości, stając się głównym źródłem wiedzy o tym, jak radzi sobie dana organizacja.
Jak system do księgowania usprawnia codzienną pracę?
System ERP dla księgowości pomaga w wielu obszarach, od ewidencjonowania danych aż po zarządzanie płynnością finansową firmy. Ułatwia także przepływ informacji i obsługę finansowo-księgową całego przedsiębiorstwa. Pozwala wystawiać różnego rodzaju faktury oraz inne dokumenty, prowadzić pełną księgowość, ale także kadry i płace czy magazyn w zależności od wybranych modułów.
Najczęściej systemy do księgowości zintegrowane są dodatkowo z narzędziami do obsługi sklepów internetowych, co również oszczędza czas i ułatwia pracę. Podobnie jest z systemami CRM, które przy odpowiednich ustawieniach stają się kolejnym nieodłącznym elementem większego ekosystemu. Możliwość integracji w dodatkowych obszarach jest bardzo istotna, ponieważ zapewnia niezakłócony przepływ informacji.
Jak może to wyglądać w praktyce?
Asystentka działu handlowego skanuje faktury sprzedaży i zakupu, a następnie za pośrednictwem Pulpitu Klienta przesyła je do biura rachunkowego. Księgowa z biura dostaje powiadomienie o przesłanych dokumentach, które dzięki funkcjonalności OCR są automatycznie odczytywane i ewidencjonowane. Mając wszystkie dokumenty w jednym miejscu, może rozpocząć proces księgowania i zamykania miesiąca. Tworzy deklaracje podatkowe oraz jednym kliknięciem realizuje odpowiednie przeksięgowania. Dyrektor z kolei, ma wszystkie dane zawsze pod ręką. Logując się do systemu, sprawdza aktualne wyniki finansowe i przegląda zestawienia przygotowane przez księgową.
Zdajemy sobie sprawę z tego, że w dobie postępującej cyfryzacji i konieczności szybkiego
dostępu do wielu danych, kluczową kwestią dla właścicieli firm czy księgowych staje się
posiadanie jednego systemu, w obrębie którego znajdą niezbędne dane i który pozwoli im
przygotować szereg rozliczeń m.in. podatkowych. – mówi Kinga Świetlicka, Kierownik Projektu Księgowość enova365.
Księgowość w chmurze — czy warto i dlaczego tak?
Księgowość w chmurze ma wiele zalet. Osoby, które z niej korzystają, nie są ograniczone praktycznie niczym. Mogą wykonywać czynności księgowe z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, używając do tego nawet telefonu. Do obsługi wystarczy bowiem zwykły laptop lub smartfon z dostępem do Internetu. Generowanie dokumentów odbywa się praktycznie od ręki, więc pozostały czas można przeznaczyć na bardziej strategiczne działania. Istotne są także bieżące aktualizacje związane z koniecznością dostosowania systemu do zmieniających się przepisów prawa. W aspekcie finansów i księgowości to z pewnością jeden z najważniejszych elementów, na który należy zwrócić uwagę. Dzięki zapewnieniu przez producenta oprogramowania ERP stałej zgodności z krajową legislacją, księgowi nie muszą się tym martwić. Wszystkie funkcjonalności związane z nowelizacjami prawa są opracowywane z odpowiednim wyprzedzeniem i dostarczane użytkownikom płatnie lub bezpłatnie w ramach aktualnej gwarancji (enova365) — w zależności od wybranego systemu.
Rozwiązania księgowe w enova365 projektowane są przez doświadczony, zgrany i zwinny zespół. Każdą funkcjonalność tworzymy przede wszystkim z myślą o jak najdokładniejszej i najbardziej intuicyjnej realizacji przepisów, aby użytkownicy mogli wykonywać swoje obowiązki precyzyjnie, rzetelnie i zgodnie z literą szybko zmieniającego się prawa. Jednocześnie troszczymy się o to, żeby dostarczać jak najwięcej mechanizmów do automatyzacji pracy oraz mechanizmów umożliwiających elastyczność konfiguracji – zarówno z myślą o pracy księgowego w firmie, jak i w biurze rachunkowym. Dzięki wbudowaniu do systemu dostępu do baz ministerialnych, serwisów GUS, usług bankowych, wystarczy dosłownie jedno kliknięcie, aby uzyskać dostęp do wielu informacji w danym momencie. Klienci mogą dopasować sposób pracy do swoich preferencji i korzystać z sytemu tradycyjnie, w aplikacji bądź też w przeglądarce – mówi Agnieszka Opalińska, Ekspert Projektu Księgowość enova365.
Co więcej, ograniczenie ręcznych powtarzalnych czynności możliwe jest dzięki wielu mechanizmom służącym do automatyzacji procesów. Redukuje to liczbę pomyłek wynikających z przeoczeń czy zwykłego ludzkiego błędu i usprawnia pracę. System podpowiada, co należy w danej sytuacji zrobić. Duże możliwości indywidualnego dopasowania do potrzeb Klienta są ogromną przewagą przy wyborze opcji wdrożeniowej.
Chmura na dobry początek
Wybór programu w chmurze jest wyjątkowo korzystny dla przedsiębiorców rozpoczynających swoją działalność. Mogą dzięki temu zminimalizować koszty (brak potrzeby zakupu sprzętu i utrzymania infrastruktury) oraz, przy dalszym rozwoju firmy, odpowiednio rozbudowywać system. Model abonamentowy chmurowy przyciąga też często korzystną ceną. Zapewnia skalowalność i dużą elastyczność.
Podsumowując, korzystanie z programu do księgowości w chmurze, pozwala przede wszystkim oszczędzić czas oraz pieniądze i nie martwić się o dostęp do swoich danych w przypadku pracy poza biurem. Warto także dodać, że bezpieczeństwo takich rozwiązań jest wyjątkowo wysokie a ryzyko przejęcia danych przez niepowołane osoby niewielkie. Wszystko to sprawia, że księgowość w chmurze staje się powoli standardem.
Pobierz bezpłatny przewodnik i dowiedz się więcej o enova365 w obszarze Finansów i Księgowości.
Zaufało nam już ponad 17 500 firm. Przetestuj nasz system bezpłatnie przez 14 dni i przekonaj się, jak możemy rozwinąć Twój biznes.
Autor: Gabriela Gil, Specjalista ds. Marketingu enova365
