Praca w trybie hybrydowym — jak się przygotować?

• Polacy na home office
• Przedsiębiorcy a praca w trybie hybrydowym i zdalna
• Pracodawcy zwracają koszty
• Work-life balance po portugalsku
• Praca w trybie hybrydowym to przyszłość
• Obecny stan prawny
• Praca w trybie hybrydowym a telepraca
• Jakie zmiany przewiduje projekt?
• Obowiązki pracodawców
• Czy przedsiębiorcy są zadowoleni z proponowanych zmian?
• Praca w trybie hybrydowym i wsparcie systemów ERP

Praca w trybie hybrydowym stała się codziennością wielu firm, niezależnie od branży czy rozmiaru działalności przedsiębiorstwa. Mimo powszechności tego rozwiązania, ustawodawca nie wprowadził go do tej pory do Kodeksu pracy. Obecnie wykonywanie jej jest możliwe na podstawie specustaw covidowych. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej  prowadzi jednak zaawansowane prace legislacyjne, mające na celu uregulowanie pracy zdalnej. Jak zatem przygotować się do zmian w przepisach?

Według danych Głównego Urzędu Statystycznego, pod koniec 2020 roku zdalnie pracowało 10,8% osób, przy czym w obszarze informacji i komunikacji tą formą pracy zostało objętych aż 60% pracujących. Z pandemią zmagamy się już długo, mimo tego zasad pracy zdalnej nie uregulowano jeszcze w Kodeksie pracy. Wprowadzenie zmian w prawie jest koniecznością, ponieważ jest to system pracy, który zostanie z nami na dłużej. Jak podaje firma PwC, aż 74% firm ma w planach zwiększenie zakresu tej formy wykonywania zadań przez pracowników po zakończeniu pandemii. Ten trend potwierdza również raport Devire.

Polacy na home office

Polscy pracownicy, mimo początkowych obaw, docenili elastyczność, którą daje praca zdalna. W raporcie „Rynek pracy: rok z koronawirusem”, przeprowadzonym przez Gi Group, Grafton Recruitment i CBRE, badani przyznali, że największym wyzwaniem związanym z przejściem na home office było właściwe rozplanowanie czasu i obowiązków zawodowych. 40% z nich chce jednak pracować zdalnie lub hybrydowo nawet po wygaśnięciu epidemii. Polacy pozytywnie oceniają swoją efektywność podczas pracy zdalnej.

Z kolei w badaniu „Efektywność pracy zdalnej” 72% ankietowanych oceniło, że home office daje więcej elastyczności, pozwala lepiej zorganizować obowiązki służbowe i połączyć je z domowymi zadaniami. 66% przyznało, że nie potrzebują bezpośredniego nadzoru przełożonego, żeby pracować skutecznie i efektywnie. Niechęć Polaków do powrotu na stałe do biur potwierdza także raport „How R U CEE?”, opracowany przez BNP Paribas Real Estate we współpracy z Hays Poland oraz act legal Polska.

Przedsiębiorcy a praca w trybie hybrydowym i zdalna

Inny punkt widzenia prezentują pracodawcy. Coraz więcej firm decyduje się na powrót do biur lub wprowadzenie hybrydowego modelu pracy. Czynnikami decydującymi są wyzwania wynikające ze zdalnego zarządzania zespołami i utrzymania długofalowej efektywności, a także potrzeba integracji pracowników. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez firmę Manpower, prawie co czwarty pracodawca obawia się wpływu przeciągającej się izolacji na samopoczucie pracowników. 20% z nich wskazuje na problem z jakością współpracy w zespołach zdalnych, a 18% wspomina o spadku produktywności.

Pracodawcy zwracają koszty

Pracownicy doceniają elastyczność, jaką daje praca zdalna, jednak jednocześnie muszą liczyć się ze zwiększeniem kosztów związanych ze wzrostem rachunków za energię elektryczną i inne media czy koniecznością zainwestowania w lepsze łącze internetowe. Kwestii kosztów ponoszonych przez pracownika w ramach pracy wykonywanej poza siedzibą firmy na ten moment nie uregulowano w Kodeksie Pracy. Część pracodawców, dostrzegając ten problem, decyduje się rekompensować członkom swoich zespołów ponoszone wydatki. Obliczanie wartości takiego świadczenia i ewentualna konieczność opłacenia dodatkowego podatku dochodowego to jednak wyzwanie. Żadnej z tych kwestii nie określono bowiem precyzyjnie w aktualnych przepisach.

Work-life balance po portugalsku

Ciekawe rozwiązania związane z regulowaniem pracy zdalnej zaproponowano w Portugalii. Zauważono problem z zachowaniem równowagi między życiem prywatnym a zawodowym. Z tego powodu wprowadzono przepisy, według których pracodawcy grożą kary finansowe za kontaktowanie się z podwładnymi po godzinach pracy, również drogą SMS-ową. Portugalski parlament uregulował również kwestię rekompensaty za wyższe rachunki za prąd i gaz. Uwzględniono także problem izolacji podczas pracy zdalnej. Przełożony będzie miał obowiązek spotkać się twarzą w twarz ze swoim pracownikiem co kilka miesięcy. Zaplanowano ponadto udogodnienia dla rodziców wychowujących dziecko do 8. roku życia. Będą mogli pracować zdalnie bez konieczności uzgadniania tej kwestii z pracodawcą.

Praca w trybie hybrydowym to przyszłość

Pandemia na stałe zmieni rynek pracy – pracownicy będą oczekiwać od pracodawców większej elastyczności w podejściu do zarządzania pracą. Zależy im na stabilności zatrudnienia, jednak jednocześnie nie chcą tracić uzyskanej podczas epidemii możliwości godzenia życia prywatnego i zawodowego. Kompromisem jest wprowadzenie lub rozszerzenie hybrydowego modelu pracy. Zmierzch tradycyjnej pracy biurowej zapowiadają eksperci i właściciele największych międzynarodowych firm. Drew Houston, współzałożyciel Dropboxa, uważa, że 40 godzin pracy tygodniowo w siedzibie firmy to już przeszłość. Upowszechnienie pracy zdalnej ma według niego nieść wiele korzyści zarówno dla pracowników, którzy unikną konieczności czasochłonnych dojazdów i będą mogli elastycznie dostosować dzień pracy do swoich potrzeb, jak i pracodawców, którzy będą mogli pozyskiwać utalentowanych kandydatów bez względu na ich miejsce zamieszkania.

Hybrydowy model pracy testuje już Google, wdrażając system trzy/dwa. W jego ramach pracownicy będą mogli 2 dni w tygodniu wykonywać obowiązki zawodowe poza biurem. Rozwiązanie to ma być najbardziej optymalne pod względem utrzymania efektywności zespołu i zachowania work-life balance. O tym, że praca hybrydowa nie jest chwilowym trendem, a stałą zmianą na rynku pracy, przekonani są także polscy eksperci.

Jak zauważa Wojciech Smagło, Konsultant CRM w enova365: – Model pracy hybrydowej obecny jest od wielu lat. Branża IT czy też wielkie korporacje korzystały z jego dobrodziejstw już wcześniej. Pandemia covid–19 zdynamizowała ten proces oraz zmusiła do zainteresowania się tą formą pracy przez działy, dla których często wydawała się ona niemożliwa do wprowadzenia. Przejście w tryb pracy zdalnej czy hybrydowej ułatwiły odpowiednie narzędzia, w tym systemy ERP takie jak enova365. Praca w trybie hybrydowym stała się atrakcyjnym rozwiązaniem również dla pracodawców. Zdają się to potwierdzać zapytania klientów dotyczące rozwiązań z obszaru CRM, czy też modułu pracy hybrydowej – dodaje ekspert.

Obecny stan prawny

Jak zauważa Wojciech Smagło, w Kodeksie Pracy brakuje regulacji dotyczących pracy zdalnej.

– Przed wybuchem pandemii covid-19 praca zdalna nie była uregulowana w porządku prawnym. Epidemia i delegowanie pracowników do pracy z domu możliwe było na mocy przepisów wprowadzonych w ustawach covidowych. Nadchodzi jednak czas, aby uregulować te kwestie na stałe, stąd potrzebna jest nowelizacja Kodeksu Pracy. Ostateczny kształt przepisów poznamy po zakończeniu ścieżki legislacyjnej i złożeniu przez Prezydenta RP podpisu pod ustawą.

Obecnie na podstawie tzw. ustawy covidowej z 2 marca 2020 roku pracodawca może w celu przeciwdziałania covid–19 zlecić pracownikowi pracę zdalną, jeśli ma on potrzebne umiejętności i możliwości techniczne, a także lokalowe, a rodzaj wykonywanych przez niego obowiązków na to pozwala. Kolejne wersje tzw. tarczy antykryzysowej nieco doprecyzowały zasady wykonywania pracy zdalnej. Może być ona pełniona na polecenie pracodawcy przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. komputera z dostępem do internetu) lub polegać na wykonywaniu części wytwórczych, lub usług materialnych poza miejscem stałego wykonywania pracy.

W świetle przepisów do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie narzędzi oraz materiałów potrzebnych do wykonywania pracy. Pracownik może jednak używać własnych narzędzi, jeśli ich stosowanie umożliwia poszanowanie i ochronę informacji poufnych oraz danych osobowych. Na pracownika nałożono obowiązek prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności z częstotliwością podaną przez pracodawcę. W ustawie brakuje jednak precyzyjnych zapisów, dotyczących m.in. tego, w jaki sposób pracodawca ma zweryfikować możliwości techniczne i lokalowe pracowników. Musi opierać się on na deklaracjach. Aktualne przepisy nie określają także, jaki rodzaj pracy można wykonywać w domu, kwestii związanych z BHP czy ochroną danych osobowych.

Praca w trybie hybrydowym a telepraca

Alternatywą dla pracy zdalnej jest funkcjonująca w Kodeksie Pracy od 2007 roku telepraca. Jest to sposób wykonywania pracy regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Nie dotyczy zatem sytuacji, gdy pracownik pracuje zdalnie od czasu do czasu. Telepraca, w przeciwieństwie do pracy zdalnej, w świetle aktualnie obowiązujących przepisów, może być wprowadzona jedynie za porozumieniem stron. Uzgodnienia w tej kwestii mogą zostać zawarte już na etapie umowy o pracę lub w okresie jej trwania. Praca zdalna wykonywana pod reżimem telepracy podlega tym samym przepisom.

Obowiązujące przepisy umożliwiające wykonywanie pracy zdalnej mają charakter tymczasowy, związany ze specustawami obowiązującymi podczas pandemii. Regulacje dotyczące tego modelu pracy muszą znaleźć na stałe w Kodeksie Pracy. Jak zapewnia Minister Rodziny i Polityki Społecznej, Marlena Maląg, proces legislacyjny jest na zaawansowanym etapie, a projekt nowelizacji przepisów regulujących pracę zdalną został połączony z projektem dotyczącym kontroli trzeźwości. Przepisy mają zacząć obowiązywać 3 miesiące po odwołaniu stanu pandemii w całym kraju. W tym czasie pracodawcy mają się przygotować na modyfikację dotychczasowej formy świadczenia pracy zdalnej.

Jakie zmiany przewiduje projekt?

Głównym założeniem nowelizacji jest wykreślenie z Kodeksu Pracy zapisów dotyczących telepracy i zastąpienie ich przepisami określającymi pracę zdalną. Najnowsza wersja projektu uwzględnia szereg zmian. Pracownicy będą mogli całkowicie lub częściowo wykonywać obowiązki służbowe ze wskazanego przez siebie miejsca, np. domu. Jednak będzie ono musiało być każdorazowo ustalane z pracodawcą. Wymagane będzie także oświadczenie pracownika o posiadaniu lokalowych i technicznych warunków do wykonywania pracy zdalnej. Istotną zmianą w stosunku do obowiązujących przepisów będzie to, że praca zdalna będzie wykonywana na podstawie obustronnego porozumienia, a nie będzie odgórnie narzucona przez pracodawcę. W wyjątkowych sytuacjach pracodawca nadal będzie mógł zlecić wykonywanie pracy zdalnej. Przepisy uwzględniają tu wystąpienie zagrożenia epidemiologicznego oraz w okresie 3 miesięcy od momentu jego ustania, a także wprowadzenie stanu nadzwyczajnego.

Obowiązki pracodawców

Pracodawcy będą zobligowani do pozytywnego rozpatrzenia wniosku pracownika o świadczenie pracy w trybie zdalnym, jeśli ten wychowuje dziecko do 4. roku życia albo sprawuje opiekę nad członkiem rodziny lub osobą niepełnosprawną. Pracownicy zyskają także możliwość okazjonalnego świadczenia pracy w trybie zdalnym przez 24 dni w roku kalendarzowym. Dodatkowo pracodawcy będą musieli liczyć się z szeregiem obowiązków:

• ustaleniem procedur związanych z ochroną danych osobowych,
• przeprowadzaniem kontroli w zakresie wykonywania obowiązków pracowniczych,
• rozpatrywaniem wniosków pracownika o przywrócenie warunków świadczenia pracy sprzed przejścia na tryb pracy zdalnej.

Pracodawca będzie musiał również zrezygnować z polecania wykonywania pracy zdalnej, w przypadku, jeśli w wyniku zmiany warunków lokalowych pracownik straci możliwość wykonywania pracy w trybie home office na dotychczasowych warunkach.

Po stronie pracodawcy będzie także pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika. Przepisy nie określają natomiast dokładnie sposobu naliczania tego świadczenia. W świetle nowych przepisów do obowiązków pracodawcy będzie należeć również przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego i uwzględnienie w niej wpływu pracy zdalnej na zdrowie psychiczne pracowników. Osoby zatrudnione w trybie zdalnym będą musiały we własnym zakresie zorganizować swoje stanowisko pracy w zgodzie z zasadami ergonomii. Pracodawca z kolei zyska prawo do przeprowadzenia kontroli BHP, a także oględzin w razie wypadku.

Czy przedsiębiorcy są zadowoleni z proponowanych zmian?

Przedsiębiorcy zwracają uwagę na fakt, że w projekcie zabrakło dokładnych zapisów dotyczących dodatkowych świadczeń finansowych dla pracowników związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Z przepisów jasno wynika, że pracodawca będzie miał obowiązek pokrycia tych wydatków, jednak metody ich obliczania są bardzo nieprecyzyjne. Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika w ramach pracy zdalnej narzędzi i materiałów, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. Pracownikowi jednak należy się z tej racji ekwiwalent – jaka powinna być jego wysokość, tego ustawa nie precyzuje. Dlatego będzie trzeba ustalić to w ramach regulaminów wewnątrzzakładowych. 

Praca w trybie hybrydowym i wsparcie systemów ERP

Efektywne zarządzanie pracą rozproszoną wymaga odpowiedniego zaplecza technologicznego. W tym zakresie pracodawcy mogą skorzystać z systemów ERP, które umożliwiają pracę z poziomu przeglądarki internetowej. Dzięki temu pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu. Systemy ERP umożliwiają także skuteczne planowanie pracy zespołu – precyzyjne delegowanie zadań i nadzorowanie ich wykonania. Wprowadzenie tego typu oprogramowania usprawnia także komunikację i obieg dokumentów.

– Niezależnie w jakim miejscu pracuję, to dzięki enova365 zyskuję dostęp do wspólnej bazy danych. Dzięki temu na bieżąco mam wgląd do kontrahentów, realizowanych projektów, potrzebnych dokumentów czy informacji, co znacznie ułatwia i usprawnia pracę. – zauważa Wojciech Smagło, Konsultant CRM w enova365.

Praca w trybie hybrydowym to nie tylko chwilowy trend, wynikający z uwarunkowań związanych z pandemią covid-19. Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy docenili korzyści wynikające z elastyczności, jaką daje to rozwiązanie. Potrzebę uregulowania kwestii związanych z pracą zdalną dostrzegli również ustawodawcy. W dostosowaniu się do zmian przepisów i efektywnym zarządzaniu pracą rozproszoną przedsiębiorcom mogą pomóc systemy ERP. Dowiedz się więcej o rozwiązaniach enova365, które wspierają mobilność i pracę hybrydową. Przetestuj system bezpłatnie przez 14 dni lub umów bezpłatną prezentację.

Przeczytaj – praca zdalna a obowiązki pracodawcy