- Modele ERP – jaki masz wybór?
- Wybór systemu ERP – co warto wziąć pod uwagę?
- Jaki system ERP dla małej firmy?
- Modele ERP polecane dla średnich firm
- Jaki ERP dla dużej firmy?
- Co jeszcze musisz wiedzieć, przy wyborze systemu ERP?
- Jak wybrać system ERP – podsumowanie
Systemy ERP usuwają przeszkody, które stoją na drodze przedsiębiorstw do rozwoju. Właśnie dlatego na to rozwiązanie – wcześniej lub później – decyduje się każda szybko rosnąca firma. Jak wybrać system ERP, żeby inwestycja przyniosła spodziewany zwrot? Jakie kryteria wyboru rozważyć? Jednym z nich jest wybór optymalnego z punktu widzenia Twojej firmy modelu korzystania z ERP.
Modele ERP – jaki masz wybór?
Jeżeli chodzi o sposób korzystania z systemu ERP masz do wyboru trzy rodzaje licencji – możesz wybrać system, który działa w modelu tradycyjnym, chmurowym lub hybrydowym. Czym charakteryzuje się każdy z nich? Sprawdź dostępne modele licencjonowania systemów ERP.
Model tradycyjny
Cały system ERP instalowany jest w ramach wewnętrznej infrastruktury sprzętowo-sieciowej w firmie. Utrzymanie systemu, zapewnienie bezpieczeństwa jego działania oraz jego aktualizacje prowadzone są w tym przypadku zazwyczaj przez firmowy dział specjalistów.
Model chmurowy (subskrypcyjny)
System ERP działa w chmurze obliczeniowej, którą zarządza producent danego systemu. Zapewnia on wszelkie niezbędne do korzystania z rozwiązania zasoby – a więc oprogramowanie, serwery czy bazy danych – oraz dba o bezpieczeństwo. Korzystanie z zasobów umieszczonych w chmurze odbywa się za pośrednictwem internetu, a wszelkie aktualizacje z punktu widzenia użytkowników końcowych są instalowane automatycznie – dba o nie zespół deweloperów po stronie producenta.
Model hybrydowy
Łączy w sobie elementy dwóch poprzednich. Część systemu ERP instalowana jest na wewnętrznej infrastrukturze, część z kolei działa w chmurze.
Opowiadając na pytanie „jaki system ERP wybrać?”, skup się na obecnych potrzebach Twojego przedsiębiorstwa oraz planowanych kierunkach jego rozwoju. Wybrać musisz nie tylko model funkcjonowania systemu ERP, ale także konkretne rozwiązanie obecne na rynku.
Wybór systemu ERP – co warto wziąć pod uwagę?
Wybór systemu ERP to sprawa tylko pozornie łatwa. Przed podjęciem ostatecznej decyzji sprawdź możliwości najlepszych aplikacji, dostępnych na rynku i wybierz taką, która odpowiada potrzebom Twojej firmy. Zwróć uwagę na kilka cech, jakie powinien posiadać dobry system ERP.
Budowa modułowa
Umożliwia dodawanie lub usuwanie poszczególnych modułów (wspierających pracę konkretnych działów) bez wpływu na działanie innych elementów systemu. Budowa modułowa pozwala m.in. szybko rozszerzyć zakres możliwości ERP, co jest niezwykle pomocne w procesie rozwoju i rozbudowy firmy. Kiedy w firmie pojawiają się nowe potrzeby nie musisz kupować nowego systemu ERP – wystarczy, że dodasz nowe moduły. Zostaną one łatwo zintegrowane z innymi, dzięki czemu każdy dział będzie korzystał z jednej wspólnej bazy danych.
Funkcje systemu
Systemy ERP usprawniają pracę całego przedsiębiorstwa. Ważne jest, aby wybrany przez Ciebie system ERP pomógł Ci wyeliminować manualne, powtarzalne czynności, uwolnił czas pracowników i stworzył reguły dla powtarzalnych procesów, które będą prowadzić pracowników za rękę. Musi więc posiadać funkcje, które pozwolą Ci usprawnić konkretne – istotne w Twoim biznesie – obszary działania.
Dobry system ERP składa się z co najmniej kilku elementów (modułów) usprawniających działanie różnych obszarów przedsiębiorstwa. Przykładowo, system enova365 w podstawowym zestawie posiada m.in. takie moduły, jak:
- Handel – do prowadzenia dokumentacji handlowej,
- CRM – do zarządzania relacjami z klientami,
- Faktury – do wystawiania dokumentów sprzedażowych,
- Kadry Płace – do usprawniania obsługi kadrowo-płacowej pracowników,
- Workflow – tworzący automatyczne reguły dla powtarzalnych procesów,
- Produkcja – do zarządzania procesami produkcyjnymi i kosztami wytworzenia.
Każdy z tych modułów to osobny zestaw funkcji niezbędnych w pracy konkretnych działów, który można dopasować do potrzeb konkretnych firm, dlatego wybierając system ERP musisz sprawdzić, który z nich jest Ci potrzebny.
PRZYKŁADY – Funkcje systemów ERP, a potrzeby firm
Prowadzisz biuro rachunkowe i obsługujesz kilkudziesięciu klientów? Zapewnij sobie możliwość hurtowego generowania deklaracji z systemu i jednym kliknięciem wysyłaj je do poszczególnych urzędów. Funkcja systemu ERP, która jest Ci potrzebna to Praca na wielu bazach
Masz kilkuset pracowników kontraktowych, których czas pracy musi być indywidualnie rozliczany i z których każdy wystawia faktury? Całkowicie zautomatyzuj proces rozliczania czasu pracy, fakturowania i przelewania wynagrodzeń. Moduły systemu ERP, jakie są Ci potrzebne to: Pulpit Kierownika, Pulpit Pracownika, Handel, Harmonogram zadań
Sprzedajesz hurtowo, detalicznie, tradycyjnie i internetowo? Zarządzaj wszystkimi kanałami sprzedaży przy pomocy jednego systemu informatycznego. Moduły systemu ERP, jakich potrzebujesz to Magazyn, Kadry i Płace, e-Sklep Konektor
Zaawansowanie technologiczne
Dobry system ERP musi być zaawansowany technologicznie – chodzi tutaj zarówno o oprogramowanie używane do tworzenia systemu, jak i sprzęt, potrzebny do korzystania z niego. W obu tych dziedzinach następuje ciągły rozwój.
Być może nie masz potrzeby korzystać z najnowocześniejszych technologii, ale na pewno nie stać Cię na opieranie swojego biznesu na technologii, która już wychodzi z użycia.
WSKAZÓWKA: Wybierz dostawcę systemu ERP, który pokazał, że jest liderem w kwestii rozwoju technologii i obiecuje utrzymać tę strategię w przyszłości.
Takim dostawcą oprogramowania klasy ERP jest Soneta, producent enova365 – laureat licznych nagród branżowych, który od 10 lat plasuje się w pierwszej dziesiątce dostawców oprogramowania ERP/CRM Computerworld TOP200.
Dostęp z poziomu urządzeń mobilnych
Praca zdalna staje się coraz popularniejsza, dlatego przy wyborze systemu ERP sprawdź czy Twój nowy system ERP wydajnie pracuje nie tylko na komputerze, ale także na urządzeniach mobilnych – tablecie czy smartfonie. Szybka aplikacja mobilna ERP pozwoli Ci mieć dostęp do informacji o sytuacji w firmie z każdego miejsca na świecie, o każdej porze i na dowolnym urządzeniu.
Koszty wdrożenia i utrzymania systemu
Jednym z najważniejszych elementów, jaki musisz wziąć pod uwagę przy wyborze systemu ERP są koszty. Te podzielić możemy na:
- jednorazowe – dotyczące procesu wdrożenia,
- stałe – np. comiesięczne lub roczne opłaty za licencje poszczególnych modułów.
Przed wyborem odpowiedniego systemu warto sprawdzić, który z nich będzie mieścił się w zakładanym budżecie.
WSKAZÓWKA: Analizując opłacalność konkretnego systemu ERP, sprawdź wysokość kosztów przy wdrożeniu tego samego systemu we wszystkich modelach – różnice w ostatecznych kosztach mogą być znaczące.
Sprawdzając powyższe kryteria dla interesujących Cię systemów ERP, jesteś w stanie wybrać z ofert rynkowych rozwiązanie, które najlepiej wpisze się w potrzeby Twojej firmy. Chcąc jeszcze bardziej ułatwić Ci zadanie, poniżej prezentujemy scenariusze wyboru dla trzech przedsiębiorstw różnej wielkości: małej, średniej oraz dużej firmy.
Jaki system ERP dla małej firmy?
Wybierając system ERP do małej firmy, jednym z największych ograniczeń z jakimi się spotkasz, będzie budżet. Dlatego w tym wypadku najlepszym rozwiązaniem jest wybór modelu chmurowego. Generuje on najniższe koszty, jednocześnie oferując dostęp do pełnej funkcjonalności wybranych modułów, a także – w ramach comiesięcznej opłaty abonamentowej – regularne aktualizacje.
W systemach ERP dostępnych w modelu chmurowym małe firmy cenią sobie – poza niższymi kosztami – przede wszystkim szybkość wdrożenia, a także łatwy dostęp do możliwości systemu przy pomocy aplikacji mobilnych.
Przeczytaj również: Jaki wybrać program do zarządzania firmą, jeśli firma z małej staje się większą?
Modele ERP polecane dla średnich firm
Firmy średniej wielkości mają już zwykle ustabilizowaną pozycję na rynku, a także doskonale znają swoje potrzeby w kwestiach technologii informatycznych. Wiele średnich firm pozostaje przy rozwiązaniach chmurowych, które zapewniają im elastyczność i możliwość dopasowania liczby modułów oraz licencji do zmieniającej się liczby pracowników. Część takich przedsiębiorstw ma jednak już własną infrastrukturę serwerową, więc model hybrydowy działania systemu ERP jest dla nich idealnym rozwiązaniem.
Zdarza się, że średnia firma stawia na rozwiązanie tradycyjne, czyli instalację systemu ERP bezpośrednio na wewnętrznych, firmowych urządzeniach. Ma to związek m.in. z koniecznością zastosowania dedykowanych rozwiązań serwerowych (przepustowości, transferu danych, miejsca na dysku sieciowym), które w przypadku modelu chmurowego nie zawsze są możliwe do osiągnięcia.
Jaki ERP dla dużej firmy?
Im większa firma, tym rozwiązania biznesowe muszą być lepiej dopasowane do jej specyfiki pracy. W przypadku takiej wielkości firm, jednym z najczęściej wybieranych modeli jest model standardowy. Jest to najbardziej kosztowne rozwiązanie, jednakże pozwala znacznie lepiej dostosować wydajność infrastruktury, a także skalować ją w miarę potrzeb i rozwoju biznesowego. Instalacja systemu ERP we własnej serwerowni, a także dedykowany dział IT służący jego utrzymaniu i konfigurowaniu stosownie do potrzeb, daje szereg możliwości, jakich nie ma w przypadku np. rozwiązań chmurowych.
Co jeszcze musisz wiedzieć, przy wyborze systemu ERP?
Po pierwsze pamiętaj, że wybór systemu ERP to jedna z ważniejszych decyzji, jakie podejmujesz i że tylko odpowiedni system ERP pomoże Ci zautomatyzować procesy, podejmować lepsze decyzje biznesowe i skuteczniej realizować cele biznesowe.
Po drugie, weź pod uwagę, że jest wiele aspektów istotnych przy wyborze systemów ERP, których tutaj nie omówiliśmy, bo jest to bardzo złożony temat. Należy do nich na przykład szacowanie zwrotu z inwestycji w system ERP, analiza obecnej infrastruktury informatycznej i jej ewentualnej integracji z systemem ERP i wiele innych zagadnień, które wymagają indywidualnych analiz. Przy podejmowaniu decyzji jaki ERP wybrać skorzystaj ze wsparcia doświadczonego konsultanta.
Jak wybrać system ERP – podsumowanie
5 czynników, jakie warto wziąć pod uwagę przy wyborze systemu ERP.
1. Wielkość firmy oraz jej zaplecze informatyczne – determinuje ona wybór modelu działania systemu ERP.
2. Potrzeby firmy – wylistuj dokładnie wszystkie procesy w firmie, które wymagają usprawnień i które może wspierać narzędzie; określ jakie moduły będą niezbędne i sprawdź czy wybrane przez Ciebie rozwiązanie je posiada.
3. Finanse przedsiębiorstwa – wziąć pod uwagę musisz nie tylko koszty wdrożenia ERP, ale też korzystania z narzędzia w przyszłości.
4. Możliwości rozwoju – sprawdź, czy wybrany przez Ciebie system ERP możesz w przyszłości rozbudowywać o kolejne funkcjonalności.
5. Dostępność mobilna – aplikacja mobilna do obsługi systemu może wydawać się zbędnym gadżetem, ale w rzeczywistości może bardzo ułatwić codzienną pracę. Weź to pod uwagę.
Chcesz wybrać najlepszy dla swojej firmy system ERP?
Wybierzmy go razem
