- Kamai – od zakupów po sprzedaż B2B
- System ERP dla hurtowni to nie wszystko – równie ważny jest partner wdrożeniowy
- Sprzedaż B2B: rola kanałów
- Z jakimi problemami mierzyła się Grupa Kamai przed wdrożeniem enova365:
- Jak wyglądało wdrożenie enova365
- Wpływ enova365 na działalność firmy
- Opinie klientów końcowych
- Moduły usprawniające sprzedaż B2B
- Sprzedaż B2B – korzyści z automatyzacji pracy
- Dalszy rozwój enova365 w Grupie Kamai oraz wsparcie powdrożeniowe
- Podsumowanie: jakie moduły enova365 zostały wdrożone jako oprogramowanie dla hurtowni?
Grupa Kamai działa od ponad 20 lat na europejskim rynku B2B. Współpracuje zarówno z małymi, lokalnymi firmami, jak międzynarodowymi sieciami handlowymi. Dynamiczny rozwój firmy w trudnym obszarze, jakim jest sprzedaż B2B, jak i handlu tradycyjnego, przełożył się na konieczność wdrożenia systemu ERP. Program miał usystematyzować procesy biznesowe i pozwolić zarządzać nimi z jednego miejsca.
System ERP to nie jest typowe oprogramowanie dla hurtowni – to coś znacznie więcej. To narzędzie, które pozwala odkryć potencjał w firmie oraz jej pracownikach. Jak wyglądało wdrożenie enova365 w Kamai?
Kamai – od zakupów po sprzedaż B2B
W skład grupy wchodzą dwie ściśle ze sobą współpracujące spółki. Jedna zajmuje się zakupami i relacjami z producentami, a druga sprzedażą B2B i B2C w Polsce oraz innych krajach UE. Spółki zdecydowały się na zakup licencji wielofirmowej ERP enova365. Firma XDEFT, firma wdrożeniowa, która jest autoryzowanym partnerem enova365, oprogramowała pełną automatyzację procesów między spółkami. Jak komentują pracownicy Kamai, widać, że praca przyspieszyła.
– Wyspecjalizowaliśmy się w pomocy producentom w cyfryzacji ich oferty – od kalkulacji cen, poprzez przygotowanie planów marketingowych i sprzedażowych do e-commerce B2C i B2B, kończąc na fizycznej dystrybucji. W 2018 roku zaproponowaliśmy naszym partnerom nowy kanał sprzedaży – hurtownię dropshipping Dropcom.eu, która ruszyła w ramach projektu Europejskiego Systemu Dostaw. W ramach Systemu zintegrowanych jest już blisko 2,5 tys. sprzedawców e-commerce z Polski i UE, którzy zarówno prowadzą własne sklepy internetowe, jak sprzedają na Amazon czy Allegro. Jest to coś czego nie ma na rynku – błyskawiczna publikacja oferty producenta u wielu zintegrowanych sprzedawców dropshipping. – opowiada prezes spółki, Andrzej Kierski.
– Jednym z kluczowych celów było dla nas, aby maksymalnie usprawnić procesy związane z obsługą tego kanału. Ponadto jako firma również z doświadczeniem produkcyjnym, obecnie pomagamy europejskim producentom w procesie przenosin produkcji z Chin do Polski. Najnowsze inwestycje zaplanowane są już na początek 2023 roku. – zapowiada.
System ERP dla hurtowni to nie wszystko – równie ważny jest partner wdrożeniowy
Po analizie rynku ERP oraz licznych pozytywnych opiniach postawiliśmy na system enova365 od polskiego producenta, firmy Soneta. Następnie jako partnera do wdrożenia wybraliśmy firmę XDEFT z Bielska Białej, która ma bogate doświadczenie w integracjach B2C, B2B oraz wdrożeniach licencji wielofirmowej. – mówi nam Izabela Kierska, członek Zarządu Kamai Sp. z o. o.
– Wybierając system, byliśmy przekonani, że kluczowa dla powodzenia wdrożenia jest doświadczona firma, która je przeprowadzi. Po analizie wybór padł na XDEFT, który okazał się strzałem w dziesiątkę. – dodaje Izabela Kierska.
Zapytana o wybór ERP enova365 jako oprogramowanie dla hurtowni pani Kamila Łabędzka, koordynator ds. zaopatrzenia oraz zamówień hurtowych w Kamai, odpowiada:
– Posiadaliśmy wcześniej systemy ERP. Jednak nie były one dopasowane do współczesnego, dynamicznego rynku. Nie były w stanie zarówno sprawnie oraz poprawnie obsłużyć wielokanałowej sprzedaży B2B oraz B2C. W związku z tym, przy ich pomocy nie mogliśmy osiągnąć naszego celu: pracy na systemie, którym centralnie sterujemy wszystkimi naszymi procesami sprzedażowymi i posprzedażowymi.
– W Kamai korzystaliśmy wcześniej z dwóch innych systemów ERP, ale nie udało się w nich w takim stopniu zautomatyzować procesów między spółkami. Wiele pracy było trzeba robić ręcznie, jak również pojawiały się liczne błędy. W enova365 wszystko działa poprawnie. Również w kontekście obsługi wielofirmowej system działa stabilnie, brak błędów, a dane odświeżają się w czasie rzeczywistym. – mówi prezes spółki Andrzej Kierski.
– Dla przedsiębiorstw takich jak my, które mają kilka spółek, współpracujących ze sobą, śmiało możemy zarekomendować system enova365 jako stabilnie działający program ERP. – dodaje.
Sprzedaż B2B: rola kanałów
Spółki od początku swojej działalności obsługują kilkanaście polskich i międzynarodowych sieci handlowych, m.in. poprzez dedykowane integracje oparte o standard EDI. W ostatnich latach firma rozbudowała kanały B2B, uruchamiając:
- Kamai.eu – tradycyjną hurtownię internetową działającą na rynku europejskim
- Dropcom.eu – hurtownię internetową w modelu dropshipping dedykowaną również na rynek europejski
Pozwoliło to zdobyć nowych klientów i wejść na kolejne europejskie rynki, ale odbiło się to również na skomplikowaniu procesów biznesowych – dotychczasowe wykorzystywane oprogramowanie dla hurtowni przestało wystarczać. Przede wszystkim w kontekście wydajności realizacji różnego typu zamówień na magazynie (hurtowe, detaliczne, dropshipping) oraz spójności danych produktowych w kanałach, którymi prowadzona jest sprzedaż B2B i B2C.
Z jakimi problemami mierzyła się Grupa Kamai przed wdrożeniem enova365:
Grupa Kamai przed wdrożeniem borykała się z wieloma problemami. Ostatecznie udało się wyeliminować dzięki wdrożeniu enova365, rozbudowanemu systemowi ERP, które zostało skonfigurowane jako oprogramowanie dla hurtowni.
Problemy, które wymagały rozwiązania:
1. Mnogość systemów, obsługujących sprzedaż B2B oraz B2C, których brak spójnie i prawidłowo działających integracji powodował:
- niezgodność w danych produktowych (stany magazynowe, nazwy, opisy, tłumaczenia na inne języki);
- wzrost ilość niepotrzebnej pracy polegającej na ręcznym przenoszeniu wartości między systemami;
- brak jednego miejsca do spójnej polityki zarządzania cennikami, promocjami oraz ofertami dedykowanymi dla wybranych kanałów sprzedaży oraz grup kontrahentów;
- wyraźne opóźnienia w realizacji zamówień
2. Brak integracji między spółkami w Grupie Kamai, który powodował:
- rozbieżności w stanach magazynowych między spółką zakupową, a sprzedażową;
- wzrost pracy ręcznej w przenoszeniu i aktualizowaniu danych między spółkami;
- uniemożliwiał szybkie i sprawne zarządzanie zaopatrzeniem
3. Brak poprawnych informacji o zamówieniu dla pracowników magazynu, co przekładało się na wydajność pakowania. Zamówienie dla pracowników magazynu wymaga szczegółowego opisu: inaczej należy przygotować zamówienie hurtowe do sieci handlowej, a inaczej detaliczne w ramach sprzedaży dropshipping.
4. Brak w jednym systemie kompletnych, spójnych i dokładnych dla wszystkich kanałów sprzedaży w celu prowadzenia analiz handlowych.
Jak wyglądało wdrożenie enova365
XDEFT, analizując dotychczasowe procesy biznesowe w Grupie Kamai, określił zakres wdrożenia, priorytety oraz zagrożenia. Następnie na spotkaniach online firma prezentowała diagramy ilustrujące procesy, które wspólnie z pracownikami Kamai były analizowane, korygowane i akceptowane. W kolejnym kroku zespoły wdrożeniowe firmy XDEFT przygotowały dokumentację wdrożeniową, która została przedstawiona Kamai do akceptacji.
Po jej akceptacji i podpisaniu ruszyły właściwe prace konfiguracyjne i programistyczne. Firma XDEFT zrealizowała wszystko, co zostało uzgodnione. Jeżeli pojawiły się problemy lub coś okazywało się technicznie niewykonalne – wspólnie ustalano najkorzystniejsze rozwiązanie.
Należy zwrócić uwagę, że niemal całość wdrożenia była prowadzone zdalnie. Nie miało to jednak wpływu na jego sukces. Przebiegło ono sprawnie i zgodnie z przyjętym harmonogramem.
– Pracownicy XDEFT dobrze rozpoznali prace projektowe oraz wdrożeniowe. Wcześnie informowali o testach i aktualizacjach, co pomagało nam przygotować się i rozplanować wewnętrznie pracę na ten okres. – opowiada Izabela Kierska.
– Dzięki temu wdrożenie przebiegło sprawnie i nie wpłynęło negatywnie na bieżącą pracę firmy. – dodaje.
Wpływ enova365 na działalność firmy
Kompleksowy charakter zmian, jakie przyniósł system ERP wdrożony jako oprogramowanie dla hurtowni, uwydatnia się już na poziomie obsługi zamówień. Wraz z pojawieniem się enova365 obsługa zamówień wymaga mniejszego nakładu sił i środków ze strony pracowników. Do tej pory wiązał się on z zaangażowaniem minimum trzech osób. Każda z nich pracowała nad realizacją zamówień minimum przez pięć godzin dziennie. Po wsparciu firmy przez enova365, obsługa zamówienia wymaga zaangażowania tylko jednego pracownika, który zajmuje się nią przez maksymalnie dwie godziny dziennie.
Ciężko nam sobie teraz wyobrazić pracę bez enova365. – mówi Weronika Gruszka, specjalista ds. obsługi klienta.
– Dzięki systemowi możemy skupić się na handlu i więcej uwagi poświęcić klientom, a nie przysłowiowej pracy „papierkowej”, jak było dotychczas. – dodaje.
Opinie klientów końcowych
Dzięki ERP enova365 zamówienia ze wszystkich kanałów sprzedaży są agregowane w jednym miejscu. Wpływa to na szybkość oraz jakość obsługi sprzedażowej i posprzedażowej w Grupie Kamai – a w efekcie przekłada się na zadowolenie partnerów biznesowych.
– Przed wdrożeniem enova365 bardzo poważnym problem był brak poprawnych stanów magazynowych w e-commerce B2B i B2C. Wpływało to na negatywne opinie od klientów. Wielu naszych partnerów było mocno niezadowolonych, kiedy okazywało się, że produktu już nie ma albo nie ma go w oczekiwanej ilości. – komentuje Weronika Gruszka.
– Obecnie między kanałami sprzedaży nie ma już żadnych rozbieżności. W efekcie we wszystkich kanałach sprzedażowych stany magazynowe są prawidłowe. – dodaje.
– Nie tylko my widzimy zmiany. Od zakończenia wdrożenia enova365 dostajemy wiele pozytywnych komentarzy od naszych kontrahentów. Chwalą szybkość realizacji zamówień, stabilne i działające integracje z ich systemami, a także kompletność danych produktowych. – opisuje Kamila Łabędzka, koordynator ds. zaopatrzenia oraz zamówień hurtowych.
Grupa Kamai chwali również fakt, że w jednym miejscu może obecnie zarządzać wszystkimi danymi produktowymi – tj. nazwami, opisami, parametrami, tłumaczeniami na języki obce, itd. – a wszystkie te informacje automatycznie przekazywane są do zintegrowanych systemów, obsługujących sprzedaż B2B i B2C. Wystarczy zmiana, np. opisu w enova365, aby w ciągu kilku minut zaktualizował się on we wszystkich kanałach sprzedaży.
Moduły usprawniające sprzedaż B2B
Obecnie cała obsługa posprzedażowa w kontekście zwrotów i reklamacji prowadzona jest w pełni w enova365 w module Serwis. Moduł jest zintegrowany z kanałami B2B i B2C, co zdecydowanie ułatwia i przyspiesza pracę. W efekcie przekłada się to na jakość i szybkość obsługi kontrahentów.
Wdrożony przez firmę XDEFT moduł „Analizy handlowe” pozwala wielowymiarowo i precyzyjnie analizować sprzedaż pochodzącą ze wszystkich kanałów. Posiada on szereg możliwości, które pozwalają na prowadzenie kompleksowej analizy w firmach handlowych. Jak informuje prezes Kamai: – Dzięki enova365 i wdrożonym przez firmę XDEFT modułom analitycznym obecnie mamy komplet danych, które pozwalają na precyzyjne decyzje biznesowe.
Grupa Kamai składa się ze spółki zakupowej oraz sprzedażowej. Przygotowana przez XDEFT integracja pozwoliła w pełni wyeliminować ręczną pracę i kontrolę wymiany danych między nimi. Dzięki temu maksymalnie zautomatyzowano i uproszczono procesy związane z zaopatrzeniem oraz relacjami z producentami. Kamai korzysta z domyślnie wbudowanych w enova365 rozwiązań: m.in. z modułu Zakupów oraz opcji określania stanów minimalnych oraz maksymalnych.
– Od momentu wdrożenia enova365 nie mamy problemów z zaopatrzeniem oraz zapewnieniem optymalnych dostaw na nasz magazyn. W efekcie wszystkie informacje, które są niezbędne do podjęcia decyzji biznesowych są kompletne, poprawne i na wyciągnięcie ręki. – komentuje Kamila Łabędzka, pełniąca funkcję koordynatora ds. zaopatrzenia oraz zamówień hurtowych.
Sprzedaż B2B – korzyści z automatyzacji pracy
Miejscem o szczególnym znaczeniu dla firmy handlowej zawsze jest jej magazyn. Wdrożenie oprogramowania klasy ERP, skonfigurowane jako oprogramowanie dla hurtowni, również w magazynie wprowadziło zmiany poprzez automatyzację pracy.
– Jeżeli zamówienie spełnia warunki automatycznej realizacji, system sam generuje i drukuje listy, umożliwiające jego kompletację. – opowiada Kamila Łabędzka.
Proces oparty jest o wykorzystanie kolektorów danych i skanerów. Umożliwia to automatyczne ustawienie odpowiednich statusów w enova365 dla zamówień oraz przekazanie informacji o statusie do zintegrowanych zewnętrznych systemów B2B i B2C. W efekcie bieżący dostęp do informacji o stanie realizacji zyskują także kontrahenci. Szybka agregacja danych umożliwia utrzymanie kontroli nad stanami magazynowymi.
Firma XDEFT podzieliła się również zdobytym przez lata doświadczeniem, pomagając Grupie Kamai optymalnie zorganizować prace na magazynie. Dzięki temu system m.in. automatycznie generuje listy towarów do zebrania i spakowania z podziałem na typ zamówienia. Sam również je drukuje na odpowiedniej drukarce. W efekcie pozwoliło to na rozdzielenie zamówień na te, które będą przygotowane do sieci handlowej i na zamówienia detaliczne i dropshipping.
– Dzięki wdrożeniu enova365 udało nam się zoptymalizować lub nawet całkowicie zautomatyzować wszystkie kluczowe obszary. – komentuje Izabela Kierska.
Dalszy rozwój enova365 w Grupie Kamai oraz wsparcie powdrożeniowe
Przy wyborze firmy wdrożeniowej Grupa Kamai kierowała się także kryterium, czy dany partner będzie w stanie świadczyć kompleksowe i na wysokim poziomie usługi wsparcia powdrożeniowego.
– Zależało nam jednocześnie na bieżącej pomocy w obsłudze enova365, szkoleniach, ale również rozwijaniu obecnych i nowych funkcjonalności. – komentuje Andrzej Kierski.
– Po zakończeniu wdrożenia firma XDEFT wspiera nas zarówno przy obsłudze błędów, pomaga z niejasnościami, jak proponuje usprawnienia. Zgłosiliśmy już również rozbudowie systemu o nowe funkcjonalności. Między innymi niedawno zostały przygotowane integracje EDI z sieciami handlowymi Carrfour oraz Bricomarche. – dodaje.
Na uwagę zasługuje fakt, że na wsparcie na bardzo wysokim poziomie merytorycznym może liczyć księgowość firmy Kamai. Pracownicy XDEFT pomagają również usprawniać workflow, np. poprzez konfigurowanie dedykowanych widoków, filtrów czy matryc.
– W dzisiejszych czasach, kiedy środowisko, nawet te w handlu B2B, tak dynamicznie się zmienia to system ERP musi być elastyczny oraz konfigurowalny. Nie może być problemem dodanie do niego, np. nowej integracji. Z perspektywy czasu śmiało mogę powiedzieć, że enova365 jest właśnie takim rozwiązaniem. – komentuje Izabela Kierska.
Podsumowanie: jakie moduły enova365 zostały wdrożone jako oprogramowanie dla hurtowni?
W firmie zostały wdrożone podstawowe moduły enova365:
Zastanawiasz się, czy enova365 jest właściwym rozwiązaniem dla Twojej firmy? Porozmawiaj z naszym konsultantem – umów prezentację enova365, podczas której będziesz mógł ocenić potencjał oprogramowana: umów prezentację>
