HanseYachts to producent jachtów morskich o światowej renomie. Tę pozycję zawdzięcza wysokiej jakości szkutniczego rzemiosła i efektywnej pracy około 1 000 pracowników. Chcąc wdrożyć w firmie nowoczesne procesy kadrowo-płacowe HanseYachts zdecydowała się na implementację modułu Kadry Płace i HR enova365 i ta zmiana, dzięki wyeliminowaniu niepotrzebnej pracy manualnej i wdrożeniu samoobsługi pracowniczej, pozwoliła firmie pożeglować w zupełnie nowym kierunku.
Spis treści:
- Case study HanseYachts w pigułce
- Wyzwania działu kadrowo-płacowego w HanseYachts
- Cele wdrożenia nowego programu kadrowo-płacowego w HanseYachts
- Rozwiązanie – wdrożenie wybranych modułów enova365 i rozwiązań partnerskich
- Efekty wdrożenia w HanseYachts
Case study HanseYachts w pigułce
| FIRMA | BRANŻA | LICZBA PRACOWNIKÓW |
| HanseYachts | Produkcja jachtów | Około 1000 |
- Wyzwania: Dane kadrowo-płacowe były rozproszone w różnych systemach, przez co pracownicy działu kadr i płac musieli robić wiele rzeczy ręcznie. Było to czasochłonne i wiązało się z ryzykiem popełnienia błędów. Stary system kadrowy uniemożliwiał stosowanie nowoczesnych praktyk z obszaru kadr i płac.
- Rozwiązanie: Wdrożenie modułów enova365: Kadry Płace i HR, Delegacje oraz Pulpitów Pracownika i Kierownika, a także rozwiązań KOMAKO: ENOKO.Integrator z systemem Rejestracji Czasu Pracy Regitech i ENOKO.MFA – moduł do autoryzacji MFA.
- Efekty: Wszystkie dane HR zintegrowano w jednym systemie. Zautomatyzowano ewidencję czasu pracy i jej weryfikację, rozliczanie wynagrodzeń i ich księgowanie oraz raportowanie. Wdrożono nowoczesne procesy: samoobsługę pracowniczą, powiadomienia i przypomnienia, możliwość logowania się do systemu spoza firmy.
| PRZED WDROŻENIEM | PO WDROŻENIU |
| Rozproszone dane kadrowo-płacowe | Integracja danych HR w jednym systemie |
| Wiele działań wykonywanych ręcznie | Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych: – ewidencji czasu pracy i jej weryfikacji; – rozliczania wynagrodzeń i ich księgowania; – raportowania. |
| Niemożność stosowania nowoczesnych praktyk z obszaru kadr i płac | Wdrożenie nowoczesnych procesów: – samoobsługi pracowniczej; – powiadomień i przypomnień; – możliwości logowania się do systemu spoza firmy. |
Wyzwania działu kadrowo-płacowego w HanseYachts
HanseYachts to jeden z największych na świecie producentów jachtów morskich produkowanych seryjnie. Na rynku morskich jachtów żaglowych firma jest drugim, co do wielkości producentem, a w branży rekreacyjnych jachtów motorowych, znajduje się obecnie w pierwszej dziesiątce dostawców na świecie.
Produkcja jachtów odbywa się w dwóch lokalizacjach – w Greifswald w Niemczech i w Łozienicy koło Goleniowa w Polsce.
Jako duży producent, zatrudniający około 1 000 pracowników, HanseYachts korzystała oczywiście z systemu kadrowego. Nie spełniał on jednak wymagań technologicznych, dlatego pracownicy działu HR wiele rzeczy musieli robić ręcznie.
Choć firma produkcyjna HanseYachts miała wypracowane standardy rejestracji czasu pracy i kontroli pracy, brakowało wydajnych i inteligentnych automatów łączących te ewidencje z częścią payroll. W efekcie, dane o rejestracji czasu pracy musiały być eksportowane z jednego systemu i importowane do drugiego. Wymagało to ponownej weryfikacji ich poprawności.
Spółka HanseYachts, jako pracodawca w branży jachtowej i członek globalnej grupy, chciała stosować nowoczesne założenia rozliczania czasu pracy, aby inspirować załogę i budować jakość tworzonych jachtów i łodzi – tym wymaganiom nie mógł sprostać stary system kadrowy.
Podsumujmy najważniejsze wyzwania, jakim chciała sprostać HanseYachts:
- Rozproszone dane – istotne dane, np. związane z rejestracją czasu pracy nie były dostępne w systemie, w którym rozliczano wynagrodzenia.
- Brak automatyzacji procesów – manualne wykonywanie zadań przez pracowników działu kadr i płac było nie tylko czasochłonne, ale też wiązało się z ryzykiem popełnienia błędu.
- Niemożność stosowania nowoczesnych praktyk z obszaru kadr i płac – firma pracowała na systemie, który nie spełniał określonych wymagań technologicznych, przez co uniemożliwiał zastosowanie dobrych praktyk w zakresie ewidencji czasu pracy i rozliczania wynagrodzeń.
Cele wdrożenia nowego programu kadrowo-płacowego w HanseYachts
Zarząd HanseYachts zdecydował, że wdrożenie nowego systemu kadrowo-płacowego ma wesprzeć dział HR przedsiębiorstwa, dzięki realizacji następujących celów:
- integracja danych HR-owych w jednym systemie, w tym danych dotyczących rejestracji czasu pracy i rozliczania wynagrodzeń,
- automatyzacja procesów kadrowo-płacowych, w tym zastosowanie powiadomień i przypomnień,
- łatwe analizowanie danych z obszaru HR,
- lepsza obsługa prawie 1 000 pracowników przez dział kadr i płac, między innymi dzięki wdrożeniu wielojęzycznych pulpitów do komunikacji z pracownikami,
- wysoki poziom bezpieczeństwa danych przy zapewnieniu możliwości logowania do enova365 spoza firmy.
Rozwiązanie – wdrożenie wybranych modułów enova365 i rozwiązań partnerskich
Drogą do osiągnięcia wspomnianych wyżej celów było wdrożenie:
- modułu Kadry Płace i HR enova365 – wydajnego narzędzia do obsługi kadr i płac w firmie, które jest aktualizowane zawsze, gdy zmiany w przepisach wchodzą w życie, więc umożliwia firmom działanie zgodne z przepisami,
- Pulpitów Pracownika i Kierownika – które umożliwiają zdalną wymianę informacji na linii pracownik-kierownik-dział kadr i płac oraz samoobsługę pracowniczą,
- dodatku enova365 Delegacje – narzędzia do ewidencji i rozliczania delegacji służbowych, które ułatwia kontrolę ich kosztów,
- Harmonogramu Zadań enova365 – czyli narzędzia enova365, które funkcjonuje jak niezależny operator – samodzielnie loguje się do bazy danych i wykonuje zaplanowane operacje.
Wdrożeniem systemu i dopasowaniem go do potrzeb HanseYachts zajęła się firma KOMAKO – Autoryzowany Partner enova365. KOMAKO przeprowadziła także integrację systemu do rejestracji czasu pracy z enova365 przy pomocy własnego rozwiązania – ENOKO.Integrator z systemem Rejestracji Czasu Pracy Regitech. Wykonała także migrację danych historycznych.
Żeby umożliwić pracownikom logowanie do enova365 spoza biura przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa danych, firma KOMAKO przygotowała moduł MFA, dzięki czemu dla wszystkich pracowników zastosowano uwierzytelnienie wieloskładnikowe.
Efekty wdrożenia w HanseYachts
Koniec z niepotrzebną pracą manualną
Dzięki wdrożeniu enova365 i szytych na miarę klienta rozwiązań, zaproponowanych przez firmę wdrożeniową KOMAKO, zautomatyzowano ewidencję czasu pracy i jego rozliczanie. Automatyczne workery usprawniają także weryfikację czasu pracy podległych pracowników przez kierowników. Automatycznie przebiega również rozliczanie wynagrodzeń oraz księgowanie płac i tworzenie planów pracy dla pracowników produkcji.
„enova365 rzeczywiście usprawniła comiesięczne rozliczenia, dzięki możliwości uruchamiania przeliczeń w tle. Daje to możliwość równoległej pracy, mimo procesów obliczeniowych. Integracja z Regitech również oszczędziła nam eksportowania, importowania i ponownego weryfikowania poprawności danych. Algorytmy stworzone programistów KOMAKO radzą sobie z najdziwniejszymi sytuacjami, jakie potrafią pojawić się w codziennym sytuacjach wejść-wyjść pracowników. Na koniec warto wspomnieć o szybkim, merytorycznym i zawsze dostępnym wsparciu konsultantów KOMAKO” – mówi Katarzyna Dadas, Payroll Specialist, HanseYachts Sp. z o.o.
Szybkie załatwianie spraw pracowniczych
W Pulpicie Pracownika pracownicy mają do dyspozycji szeroki zestaw wniosków pracowniczych, co pozwala im zdalnie załatwiać sprawy pracownicze. Mogą to robić przez 24h/7, co jest szczególnie istotne dla osób, pracujących w trybie zmianowym. Wnioski złożone online są weryfikowane przez przełożonych, a następnie automatycznie rejestrowane w systemie kadrowo-płacowym.
Łatwe dla pracowników i kadrowych rozliczanie delegacji
Pracownicy mogą załatwić online formalności kadrowe, związane z wyjazdem na delegację w Pulpicie Pracownika. Mogą w nim złożyć wniosek o delegację, który zostaje zatwierdzony lub odrzucony przez przełożonego. Jednocześnie, w momencie zatwierdzenia delegacji przez kierownika, rozliczane są diety i zwracane koszty. Jest to możliwe dzięki temu, że lista płac jest zintegrowana z portalem samoobsługi pracowniczej i modułem delegacji.
Efektywniejsza praca, dzięki powiadomieniom
Na etapie wdrożenia KOMAKO wyposażyło rozwiązanie w wygodną funkcję powiadomień. Pracownicy są powiadamiani zawsze, kiedy potrzebne jest działanie człowieka. Na przykład, gdy trzeba zweryfikować przypadki pracy poza normą czasu pracy, opisać nadgodziny, albo skorygować zarejestrowany czas pracy.
Szybkie raportowanie
„Na potrzeby codziennej pracy system umożliwia swobodne generowanie wszelkich raportów na potrzeby pracodawcy jest elastyczny i intuicyjny” – Joanna Alabrudzińska, HR and Payroll Expert, HanseYachts Sp. z o.o.
Bezpieczeństwo danych
Pracownicy mogą się bezpiecznie logować do Pulpitów Pracownika enova365 z dowolnego miejsca. Dzięki temu także pracownicy oddelegowani do pracy w niemieckich zakładach spółki HanseYachts AG mogą 24h/7 i bezpiecznie złożyć wniosek, czy skontaktować się ze swoim działem HR i kierownikiem.
„Wraz z uruchomieniem systemu produkcyjnego pojawiła się nowa potrzeba wynikająca z zapewnienia bezpieczeństwa danych przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności dla pracownika – logowanie do enova365 z zewnątrz. KOMAKO przygotowało w krótkim czasie moduł MFA, który sprawnie wprowadziliśmy dla wszystkich pracowników” – Bartosz Komander, IT Manager, HanseYachts Sp. z o.o.
Sprawniejsza komunikacja
Za pośrednictwem Pulpitu Pracownika pracownicy działu kadr mogą zbiorczo wysyłać do wszystkich pracowników ważne informacje – na przykład o usprawnieniach lub procedurach.
Bezpieczna i optymalna kosztowo infrastruktura serwerowa
We współpracy z działem IT HanseYachts skonfigurowano infrastrukturę serwerową, tworząc bezpieczne środowiska testowe i produkcyjne. KOMAKO z zespołem inżynierów zapewnia bezpieczną konfigurację systemową enova365 w chmurze prywatnej klienta.
„Konsultanci KOMAKO sprawnie przeprowadzili konfigurację całego środowiska. Z biegiem czasu udało nam się wspólnie zoptymalizować zasoby i zmniejszyć liczbę serwerów, co jednocześnie nie wpłynęło negatywnie na wydajność” – mówi Bartosz Komander, IT Manager z HanseYachts Sp. z o.o.
Po roku od wdrożenia enova365 HanseYachts pozytywnie ocenia oprogramowanie i wsparcie KOMAKO
Jako globalny producent, który kładzie duży nacisk na efektywność HanseYachts szczególnie docenia fakt, że nowe rozwiązanie znacząco usprawniło pracę działu kadrowo-płacowego oraz to, że stale rozwijany system enova365 jest zawsze przygotowany na zmieniające się przepisy. Zespół KOMAKO zapewnia stałe wsparcie i jest dostępny w każdym czasie. Czytelny system zgłoszeń czyni współpracę wygodną i bardzo pomocną dla zespołu HanseYachts.
„Z punktu widzenia czysto technicznego enova365 jest oprogramowaniem często aktualizowanym, a dzięki szybkiemu i sprawnemu działaniu konsultantów KOMAKO, kolejne wersje pojawiają się u nas bez zakłóceń codziennej pracy. Bardzo sobie chwalę prawie 3-letnią współpracę z firmą KOMAKO” – ocenia Bartosz Komander, IT Manager, HanseYachts Sp. z o.o.
Jeżeli, podobnie jak HanseYachts chcesz usprawnić pracę działu kadr i płac, dzięki wdrożeniu narzędzi, które digitalizują i automatyzują pracę, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.
