Lider w sprzedaży i serwisie sprzętu rolniczego chciał usprawnić obsługę zleceń serwisowych. Z wyzwaniem śpiewająco poradził sobie program enova365, dzięki któremu planowanie i raportowanie usług związanych z serwisem sprowadza się do kilku kliknięć.
Spis treści:
- Jakie wyzwania Agromex postawił przed programem enova365?
- Jak wyglądało wdrożenie systemu erp w firmie Agromex?
- Rezultaty wdrożenia programu enova365 w Agromex
- Hybrydowy system pracy, czyli wspólny sukces enova365 i Agromex
Jakie wyzwania Agromex postawił przed programem enova365?
Firma Agromex specjalizuje się w sprzedaży i serwisie sprzętu rolniczego. Posiada 4 oddziały w województwie warmińsko-mazurskim, a większość usług serwisowych wykonuje u klientów. Wynikiem takiego sposobu działania jest tzw. hybrydowy system pracy, bo serwisanci pracują przez większość czasu poza firmą. Rodziło to problemy związane z zaplanowaniem obsługi zleceń serwisowych, przepływem informacji w firmie i raportowaniem do producentów maszyn.
Usprawnienie planowania i przepływu informacji
Firma Agromex, która nie tylko posiada sklep z częściami do ciągników, ale także oferuje ich kompleksowy serwis, mierzyła się z wyzwaniem sprawnej obsługi zleceń serwisowych. Żeby móc zaplanować ich wykonanie w określonym czasie menedżerowie potrzebowali wglądu w informacje o obłożeniu pracą poszczególnych serwisantów. Chcieli wiedzieć, kiedy dane zlecenie serwisowe zostało zakończone i co dokładnie zostało wykonane.
Co więcej, istotne było, żeby narzędzie informatyczne, które miało ułatwiać komunikację między serwisantami i ich przełożonymi, w minimalnym stopniu obciążało serwisantów czynnościami niezwiązanymi z naprawami.
Umożliwienie precyzyjnego raportowania zewnętrznego
Kolejnym wyzwaniem było raportowanie. W branży serwisu maszyn rolniczych, producenci sprzętu rolniczego żądają dokładnego raportowania przebiegu serwisu. Firmy wykonujące usługę serwisową muszą więc nie tylko udokumentować poszczególne etapy serwisu maszyn rolniczych i czas ich realizacji, ale także koszty, jakie generują poszczególne czynności.
Możliwość analizowania efektywności serwisantów
Również sama firma Agromex potrzebowała informacji o efektywności pracy serwisantów, czy zespołów serwisowych w celu optymalizacji procesów.
„Wybraliśmy Softicon, bo mieliśmy już wcześniej okazję z nimi współpracować, kiedy po raz pierwszy wdrażany był system ERP dla firmy – moduły Serwis oraz CRM enova365 – i pokazali wtedy, że dobrze rozumieją nasze potrzeby. Co więcej, przekonaliśmy się, że narzędzia enova365 naprawdę usprawniają naszą pracę – dokładnie tak, jak tego potrzebujemy.”
Roman Krystochowicz, Prezes firmy Agromex Krystochowicz Sp. J.
Jak wyglądało wdrożenie systemu erp w firmie Agromex?
Żeby poradzić sobie z przedstawionymi wyżej wyzwaniami Agromex zwrócił się do firmy Softicon, specjalizującej się we wdrożeniach systemów ERP, która jest Autoryzowanym Partnerem enova365 dla biznesu.
Dlaczego moduł Praca hybrydowa?
„Mamy zaufanie do Softiconu, bo ta firma przeprowadziła już wdrożenie systemu ERP w firmie Agromex, a konkretnie modułów Serwis, CRM i Business Intelligence enova365” – podkreśla Roman Krystochowicz, prezes Agromexu.
„Znamy już program enova365 i dobrze nam się w nim pracuje, dlatego byliśmy otwarci na nowe moduły, które będą integralną częścią systemu. Chcieliśmy też uniknąć kosztownych integracji z systemami zewnętrznymi” – wyjaśnia.
Moduł Praca hybrydowa idealnie odpowiadał potrzebom Agromexu także z punktu widzenia
firmy wdrożeniowej.
„W grę wchodziło stworzenie dla Agromexu autorskiego rozwiązania w oparciu o program enova365. Jednak, po analizie uznaliśmy, że enova365 posiada moduł, który doskonale wpisuje się w potrzeby klienta – ten moduł to Praca hybrydowa. Skoro mamy gotowe rozwiązanie, po co tracić czas i pieniądze?” – mówi Krystian Dziuba, SEO firmy Softicon, który posiada duże doświadczenie we wdrożeniach systemów ERP.
„Wdrożenie modułu Praca hybrydowa okazało się idealnym sposobem na zaspokojenie wszystkich potrzeb Agromexu związanych z obsługą serwisu maszyn i pracą „w terenie”.
Jak hybrydowy system pracy działa w Agromexie?
Każda usługa serwisowa składa się z trzech kluczowych elementów:
- czynności, które należy wykonać,
- osoby zaangażowane w te czynności,
- narzędzia do obsługi tego procesu.
Do obsługi zleceń serwisowych wykorzystywane są dwa moduły enova365 – Serwis i Praca hybrydowa. Przy ich pomocy menedżerowie serwisu oraz serwisanci obsługują proces, który składa się z trzech etapów:
- rejestracja zlecenia,
- obsługa zlecenia,
- zamknięcie zlecenia.
Rejestracja zlecenia
Zarejestrowanie w systemie zlecenia serwisowego jest obowiązkiem menedżera serwisu.
Robi to na podstawie informacji otrzymanych od klienta. Uzupełnia formularz niezbędnymi
danymi, takimi jak:
- data zgłoszenia,
- dane klienta,
- urządzenia,
- opis usterki.
Aby ułatwić zaplanowanie obsługi zlecenia, zaimplementowano funkcję, która z poziomu zlecenia serwisowego pozwala utworzyć drzewiastą strukturę zadań pracy hybrydowej. Da się to zrobić, bo zadania są standardowe, a składa się na nie: Dojazd, Powrót, Serwis, Zwrot materiałów.
enova365 dla biznesu pozwala więc podzielić zlecenie serwisowe na etapy i przypisać do nich konkretne zadania, za wykonanie których odpowiedzialne są poszczególne osoby lub zespoły serwisowe. Kluczowa okazała się także funkcja planowania czasu, jaki będzie potrzebny na realizację konkretnych zadań oraz całych etapów prac serwisowych.
Obsługa zlecenia
Serwisant, któremu zlecono serwis urządzenia, wykonuje naprawy oraz rejestruje czas wykonania zadania lub dodaje ewentualne uwagi.
Zamknięcie zlecenia
Po wykonaniu naprawy zlecenie serwisowe jest zamykane i rozliczane. Dzięki agregowanym czasom naprawy oraz czynności związanych z dojazdem do klienta, w wypadku serwisu pogwarancyjnego sprawnie można rozliczyć zlecenie i zafakturować klienta. Dostępny jest także szczegółowy raport z realizowanych zadań, wymagany przez producentów maszyn.
System ERP dla firmy Agromex – jak przebiegało wdrożenie?
„Wdrożenie przebiegło sprawnie dzięki temu, że Praca hybrydowa ma predefiniowaną konfigurację np. gotowe definicje zadań czy rejestrację czasu pracy, więc narzędzie można łatwo dostosować do potrzeb klienta. Położyliśmy nacisk na optymalizację obsługi serwisu, więc nasze działania nastawione były na ograniczenie do minimum czynności, jakie musi wykonać serwisant” – wyjaśnia Krystian Dziuba.
W ramach prac wdrożeniowych:
- zintegrowaliśmy moduł Serwis z modułem Praca hybrydowa,
- uprościliśmy widoki dla serwisanta,
- przygotowaliśmy raporty BI.
Rezultaty wdrożenia programu enova365 w Agromex
Minimalne obciążanie serwisantów pracą z systemem ERP
Standardowo, serwisanci pracują z poziomu aplikacji smartfonowej. Jeżeli tylko mają przy sobie smarftona, mają dostęp do realizowanych zadań i zgłoszeń. Szybko mogą zapoznać się z usterką, wykonać konieczne naprawy oraz zarządzać ich statusem.
„Po zarejestrowaniu zlecenia organizacja pracy zespołu serwisowego odbywa się przy pomocy kilku kliknięć. Kiedy praca została już delegowana serwisanci mogą przejść do wykonywania czynności” – wyjaśnia Roman Krystochowicz z firmy Agromex.
Płynny przepływ informacji na linii serwisant-menedżer
Menedżer serwisu i wszyscy serwisanci są na bieżąco ze statusem naprawy, bo wszystkie potrzebne informacje są w jednym miejscu – w systemie ERP enova365 dla biznesu. Dostęp do nich mają uprawnione osoby pracujące w firmie i poza firmą, na dowolnych urządzeniach – laptopach czy smartfonach.
„Dzięki odpowiedniej konfiguracji poszczególne osoby mają dostęp tylko do tych elementów, które wykorzystują w codziennej pracy. Wydatnie zmniejsza to ilość wykonywanych czynności” – ocenia Roman Krystochowicz z firmy Agromex.
Łatwe i szybkie raportowanie dzięki systemowi ERP
Wdrożenie modułu Praca hybrydowa pozwoliło na łatwe ewidencjonowanie niezbędnych informacji, które następnie są przetwarzane, dzięki modułowi Business Intelligence. Efektem tego jest wygenerowanie raportu, który zawiera wszystkie informacje wymagane przez producentów maszyn.
„Wszystkie informacje potrzebne do raportowania znajdują się w jednym systemie ERP. Wdrożenie go sprawiło, że bez trudu można zyskać do nich dostęp.” – mówi Roman Krystochowicz.
Wgląd w efektywność poszczególnych serwisantów
Tworzenie raportów wewnętrznych i łatwy wgląd w liczbę zleceń serwisowych obsłużonych przez poszczególne osoby – to także efekty wdrożenia modułu Praca hybrydowa systemu ERP.
„Wdrożenie modułu Praca hybrydowa to game changer, jeżeli chodzi o obsługę zleceń serwisowych. Po pierwsze, rozdzielanie zadań jest łatwe i szybkie, przepływ informacji w czasie rzeczywistym, a do szczegółowego raportowania wystarczy kilka kliknięć” – podsumowuje Roman Krystochowicz z firmy Agromex.
Hybrydowy system pracy, czyli wspólny sukces enova365 i Agromex
Wdrożenie systemu ERP w firmie Agromex podniosło wydajność na każdym etapie obsługi zleceń serwisowych. Od wprowadzenia zlecenia do systemu, przez zaplanowanie pracy serwisantów, odnotowanie wykonanych czynności i poświęcanego na nie czasu, aż po błyskawiczne rozliczenie zlecenia i łatwe raportowanie – wszystko odbywa się przy pomocy kilku kliknięć, a komplet danych znajduje się w systemie ERP. Wdrożenie przebiegło szybko, a nakład prac wdrożeniowych był niewielki.
Też chcesz podnieść wydajność zespołów, pracujących w trybie rozproszonym? Już dziś przetestuj moduł systemu ERP, przeznaczony specjalnie do pracy zdalnej.
