Ile czasu zajmuje ręczne rozliczanie należności za wodę ponad 1 000 odbiorców? Gminna spółka komunalna, która przejęła administrowanie nieruchomości od innej organizacji, wolała tego nie sprawdzać, tylko od razu zautomatyzować cały proces. O tym, jak udało się to zrobić w 6 tygodni dzięki wdrożeniu enova365 opowiadają Dominik Bokiniec i Radosław Szczodrowski z ENTEO.
Spis treści:
- Administrowanie nieruchomościami w gminnej spółce komunalnej – case study w pigułce
- Czym zajmuje się gminna spółka komunalna?
- Wyzwanie – administrowanie nieruchomości należących do spółki komunalnej
- Rozwiązanie – program do zarządzania nieruchomościami enova365
- Efekty wdrożenia systemu do administrowania nieruchomościami w gminnej spółce komunalnej
- Dalsza digitalizacja procesów w przyszłości
Administrowanie nieruchomościami w gminnej spółce komunalnej – case study w pigułce
| ORGANIZACJA | Gminna spółka komunalna |
| PRZEDMIOT DZIAŁALNOŚCI | Dostawa wody |
| LICZBA ODBIORCÓW | Ponad 1 000 |
| PRZED WDROŻENIEM | PO WDROŻENIU |
| Brak programu do zarządzania nieruchomościami | Cały proces rozliczania należności za wodę przebiega automatycznie w jednym systemie |
| Dużo nieuporządkowanych danych: numerów liczników, ich odczytów, adresów, umów | Porządek w danych – do każdego lokalu przyporządkowany jest licznik, jego odczyty i umowy |
| Informacyjny chaos | Możliwość łatwego sprawdzenia każdego etapu rozliczeń |
Czym zajmuje się gminna spółka komunalna?
„Nasz klient jest gminną spółką komunalną, zarządzającą dostawami wody do swoich kontrahentów, których jest ponad 1 000. Potrzebuje narzędzi do tego, żeby ewidencjonować numery liczników oraz pomiary z tych liczników” – wyjaśnia Dominik Bokiniec, konsultant ds. wdrożeń, obszar Nieruchomości/ Workflow/ DMS w ENTEO.
Spółka pracowała na systemie enova365 Księgowość, jednak nie korzystała z modułu służącego do zarządzania nieruchomościami. Jego wdrożenie stało się kolejnym etapem na drodze do digitalizacji procesów.
Wyzwanie – administrowanie nieruchomości należących do gminnej spółki komunalnej
Główną potrzebą gminnej spółki komunalnej była automatyzacja procesu rozliczania usług wodociągowych świadczonych odbiorcom.
Gminna spółka komunalna, która jest przedmiotem tego artykułu nie zajmowała się wcześniej rozliczaniem kosztów dostaw wody, dlatego przebieg procesów musiał zostać zaprojektowany od podstaw. Klientowi zależało na tym, żeby nowe rozwiązanie informatyczne automatycznie wyliczało należności za wodę poszczególnych odbiorców, wystawiało za nie faktury oraz dekretowało je.
Drugim wyzwaniem było uporządkowanie danych – do każdej nieruchomości musiał być w systemie przypisany odpowiedni licznik wraz z umową.
„Klient nie zajmował się wcześniej nieruchomościami. Duże wolumeny danych, potrzebnych do rozliczania usług wodociągowych gminna spółka komunalna uzyskała od innej spółki, która wcześniej się tym zajmowała. Dane były w surowej formie i nikt nie miał czasu ich opracować. Dlatego zrobiliśmy to my” – wyjaśnia Dominik Bokiniec.
Konsultanci z firmy wdrożeniowej ENTEO, Autoryzowanego Partnera enova365 musieli także stworzyć dodatkowe arkusze, które spełniłyby konkretne wymagania klienta. Nieruchomości wraz z przypisanymi do nich licznikami miały tworzyć przejrzystą strukturę w formie drzewka. Chodziło też o to, żeby odpowiednio ustrukturyzowane dane zostały zaimplementowane równocześnie z ich importem.
Kolejnym wyzwaniem był krótki czas wdrożenia. Gminna spółka komunalna musiała dość nagle przejąć obowiązki związane z rozliczaniem usług wodociągowych i chciała móc korzystać z nowego rozwiązania w ciągu mniej niż 2 miesięcy.
Rozwiązanie – program do zarządzania nieruchomościami enova365
Wdrożenie modułu Nieruchomości enova365 pozwala na ewidencjonowanie wskazań liczników, przypisanych do konkretnego adresu i lokalu. Nieruchomości wraz z przypisanymi do nich licznikami oraz związanymi z daną nieruchomością umowami czy innymi powiązanymi danymi tworzą przejrzystą strukturę drzewka.
Każdy licznik w systemie jest przypisany do konkretnej lokalizacji – budynku i lokalu. Żeby sprawdzić jak to działa w praktyce pobierz bezpłatnie demo
System pobiera konkretne wskazanie licznika i na podstawie powiązanej z nim umowy, wylicza kwotę należności oraz wystawia fakturę. Odbywa się to praktycznie jednym przyciskiem.
Sposób przebiegu procesu rozliczania usług wodociągowych wyjaśnia Radosław Szczodrowski, CEO firmy ENTEO.
„Zautomatyzowaliśmy cały ciąg procesowy od jego początku, czyli od ewidencji odczytu licznika, poprzez obrobienie tych danych w module Nieruchomości enova365, po wystawienie faktury do umowy w module Handel enova365. Może ona zostać zaksięgowana oraz rozliczona w module Księgowość enova365”.
Podsumowując, od momentu wprowadzenia danych z licznika do systemu cały proces jest automatyczny. Operatorzy systemu monitorują tylko, czy dane są odpowiednio przypisywane do poszczególnych uczestników tego procesu.
Efekty wdrożenia systemu do administrowania nieruchomościami w gminnej spółce komunalnej
- Przejrzystość danych
System pozwala na szybki wgląd w dane dotyczące nieruchomości i powiązanych z nimi obiektów (np. liczników) czy zdarzeń (np. awarii). Jest to możliwe, dzięki ich przejrzystemu ustrukturyzowaniu. Każdy licznik w systemie jest więc przypisany do konkretnej lokalizacji: budynek → lokal → licznik – wszystko w logicznej hierarchii.
- Płynny przebieg procesu
Po wdrożeniu proces rozliczania opłat za wodę składa się z 3 prostych kroków:
- odczyt licznika trafia do systemu,
- system oblicza kwotę i generuje fakturę,
- faktura automatycznie trafia do księgowości.
- Oszczędność czasu dzięki automatyzacji
„Płynnie przechodzimy przez kolejne etapy procesu, dzięki temu, że wszystkie moduły enova365 (w tym wypadku Księgowość, Handel i Nieruchomości) korzystają ze wspólnej bazy danych. Nie musimy więc przechodzić między 3 czy 4 różnymi programami i wielokrotnie wprowadzać do nich danych. Robimy to tylko raz, kiedy wprowadzany jest odczyt licznika” – wyjaśnia Radosław Szczodrowski.
- Prostota i elastyczność nowego rozwiązania
„Dobrą informacją, jaką usłyszałem od klienta jest potwierdzenie, że nie musiał fundamentalnie przebudowywać swojego systemu pracy, żeby obsługiwać nieruchomości przy pomocy enova365. Jest to na tyle łatwe i intuicyjne. To system dostosowuje się do klienta, a nie odwrotnie” – mówi Dominik Bokiniec.
Dalsza digitalizacja procesów w przyszłości
W niedalekiej przyszłości gminna spółka komunalna planuje zaimplementowanie narzędzi, które umożliwią automatyzację także pierwszego kroku, koniecznego do rozliczania należności za wodę – czyli pozyskiwania danych z liczników.
„Już teraz prowadzone są rozmowy z firmami, które mogłyby dostarczyć narzędzie do automatyzacji sczytywania liczników. Co jeszcze w większym stopniu zautomatyzuje pracę klienta i oszczędzi jego czas” – mówi Radosław Szczodrowski.
Klient rozważa możliwość wdrożenia w przyszłości także kolejnych modułów enova365, takich jak Workflow, DMS czy BI. System będzie więc stopniowo rozwijany, wraz ze zmieniającymi się potrzebami klienta.
Jeżeli podobnie jak gminna spółka komunalna chcesz usprawnić rozliczanie usług wodociągowych i wdrożyć program do zarządzania nieruchomościami, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.
