Przez lata KRUS korzystał z programu kadrowo-płacowego, który funkcjonował niezależnie na 16 odrębnych bazach danych. W praktyce więc każdy oddział posiadał odrębny system kadrowo-płacowy. Dr IT Warszawa – Autoryzowany Partner enova365 – wdrożył zintegrowany program kadrowo-płacowy i dokonał centralizacji bazy danych. W efekcie powstało rozwiązanie dostosowane do potrzeb dużej i nowoczesnej instytucji publicznej – wszystkie dane w ramach obsługi pracowników znajdują się w jednej bazie danych, co pozwoliło na optymalizację procesów i zwiększyło bezpieczeństwo przechowywanych informacji.
Spis treści:
- Wyzwania, które KRUS postawił przed Dr IT i enova365
- DR IT wygrywa przetarg na budowę systemu kadrowo płacowego dla KRUS
- Program kadrowo-płacowy w KRUS – jak wyglądało wdrożenie?
- Korzyści z wdrożenia enova365 – czyli jakie problemy KRUS rozwiązano
Wyzwania, które KRUS postawił przed enova365
KRUS, czyli Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego to instytucja publiczna, która zajmuje się ubezpieczeniem społecznym rolników. Umożliwia więc rolnikom opłacanie składek na to ubezpieczenie oraz przyznaje i wypłaca różnorodne świadczenia. Do zadań KRUS należy także wypłacanie rolnikom:
- emerytur,
- rent,
- ubezpieczenia wypadkowego,
- ubezpieczenia chorobowego czy macierzyńskiego.
To jednak nie wszystko, bo KRUS wykonuje także szereg innych zadań. Instytucja publiczna informuje, że „realizuje świadczenia kombatanckie dla inwalidów wojennych, obsługuje ubezpieczenie zdrowotne rolników, ich domowników, emerytów i rencistów, a także członków ich rodzin, pełniąc zarazem na rzecz NFZ funkcję płatnika składek na to ubezpieczenie”. Działalność KRUS reguluje ustawa z dnia 20 grudnia 1990 roku o ubezpieczeniu społecznym rolników (t.j. Dz. U. z 202 r. poz. 266).
Duża skala działalności instytucji
Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego działa na obszarze całej Polski, w 16 oddziałach regionalnych oraz 273 placówkach terenowych. Instytucja zatrudnia w nich ponad 7 000 pracowników oraz około 2 000 zleceniobiorców. Jak informuje organizacja, liczba ubezpieczonych w KRUS na koniec 2022 roku wyniosła 1 092 650 osób.
Dane pracowników KRUS rozproszone w 16 systemach kadrowo-płacowych
Przed wdrożeniem enova365, do obsługi kadrowo-płacowej KRUS wykorzystywał program kadrowo-płacowy Saturn HR, firmy Centrum Systemów Komputerowych ZETO SA. Co istotne, każdy z 16 oddziałów wojewódzkich KRUS funkcjonował niezależnie na odrębnej bazie danych, a więc w praktyce posiadał odrębne oprogramowanie kadrowo-płacowe, w efekcie czego dane nie były zintegrowane. Z tego powodu liczne procesy, które mogły być realizowane automatycznie, były wykonywane ręcznie, co zabierało pracownikom dużo czasu.
Przestrzeń do poprawy wydajności wybranych procesów kadrowo-płacowych
Mając świadomość korzyści, jakie niosą ze sobą cyfryzacja zasobów, elektroniczny obieg dokumentów oraz automatyzacja niektórych procesów, zarząd instytucji zauważył potrzebę zmiany. Wykorzystywane systemy kadrowo-płacowe postanowił zmienić na jeden program – w pełni zintegrowany i zunifikowany. Firma, która wdroży nowy program kadrowo-płacowy miała zostać wyłoniona w przetargu.
DR IT wygrywa przetarg na budowę systemu kadrowo-płacowego dla KRUS
W przetargu ogłoszonym przez KRUS, którego przedmiotem była budowa systemu kadrowo-płacowego wraz z usługami utrzymania i rozwoju oferty złożyły trzy firmy: Comarch, Simple i Dr IT Warszawa Sp. z o.o.. Zwycięzcą przetargu została ta ostatnia – DR IT Warszawa Sp. z o.o. – firma, która od 21 lat tworzy specjalistyczne rozwiązania informatyczne dla biznesu, a jednocześnie Autoryzowany Partner firmy Soneta – producenta oprogramowania enova365. Wartość kontraktu wyniosła 7 232 400 zł brutto.
Program kadrowo-płacowy w KRUS – jak wyglądało wdrożenie?
Wdrożenie systemu kadrowo-płacowego enova365 rozpoczęło się 16.06.2020 r., zaś skończyło 28.12.2021 r.
Zgodnie z umową firma Dr IT Warszawa Sp. z o.o. wdrożyła następujące moduły systemu ERP enova365:
- Kadry Płace, w tym rozwiązania obsługujące wielooddziałowość rozszerzoną, które pozwalają na prowadzenie obsługi kadrowo-płacowej wszystkich podmiotów w jednej bazie, m.in. zbiorczą wysyłkę deklaracji i e-deklaracji;
- Workflow oraz Workflow w pulpitach – moduły służące do usprawnienia przebiegu procesów – umożliwiają zdefiniowanie procesów, w których dokumenty lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika procesu do drugiego i informowanie o zadaniach oraz terminach ich wykonania wszystkich uczestników procesów; pozwalają na monitorowanie postępu realizacji spraw, poprzez śledzenie etapów w procesach;
- Delegacje służbowe – funkcje tego modułu umożliwiają automatyzację ewidencjonowania wyjazdów, a także kontrolę i księgowanie kosztów delegacji służbowych bezpośrednio przez program;
- Podgląd – pozwala na przeglądanie z jednego miejsca wszystkich danych znajdujących się w poszczególnych modułach systemu enova365;
- Pulpity HR umożliwiają samoobsługę pracowniczą;
- Czas pracy – funkcja, którą powinien posiadać każdy dobry program kadrowo-płacowy, bo ułatwia kontrolowanie czasu pracy zatrudnionych, w tym planowanie, importowanie i ewidencję obecności wielu pracowników w jednym miejscu;
- Jednostki budżetowe – przejrzysta, pełna ewidencja dochodów i wydatków według klasyfikacji budżetowych, wymagana od jednostek administracji publicznej realizujących te dochody i wydatki.
Żeby stworzyć dobry program kadrowo płacowy, który w pełni odpowiadałby potrzebom KRUS, firma wdrożeniowa, oprócz standardowych funkcjonalności systemu enova365 w zakresie obsługi kadrowej i płacowej, wdrożyła także dedykowane funkcjonalności. Powstały one na bazie systemu enova365 i uwzględniały specyfikę Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Były to następujące funkcje:
- przeszeregowania pracowników – funkcja pozwala na wsteczną aktualizację kartoteki pracownika związaną, na przykład, ze zmianą warunków wynagrodzenia; umożliwia szybkie naniesienie nowych warunków przy zmianie danej umowy; uwzględnia też rozliczone nieobecności pracowników;
- obsługa przeniesień pracowników pomiędzy jednostkami organizacyjnymi w jednej bazie enova365 z wykorzystaniem wielooddziałowości; po wdrożeniu, przeniesienie pracownika do innego oddziału nie musi już powodować konieczności usunięcia go z jednej bazy i dodania do kolejnej; wystarczy zaznaczyć odpowiednią opcję w systemie;
- obsługa dodatkowego wynagrodzenia rocznego – automatyczna kwalifikacja oraz automatyczne rozliczenie na wypłatach;
- obsługa rekrutacji z wykorzystaniem Pulpitów Pracownika, Kierownika oraz wielostopniowej akceptacji workflow;
- integracja z Systemem Zarządzania Tożsamością, który pozwala na zarządzanie prawami dostępu do zasobów informacyjnych.
Oprócz powyższych funkcji Dr IT Warszawa wyposażył program kadrowo płacowy dla KRUS także w następujące dedykowane funkcjonalności: oceny pracownicze, raporty wielopoziomowe, planowanie wynagrodzeń, sprawozdania dla jednostek budżetowych.
Korzyści z wdrożenia enova365 – czyli jakie problemy KRUS rozwiązano
Usprawnienie obsługi kadrowo-płacowej pracowników KRUS
Nowoczesny system kadrowo-płacowy, jaki powstał w wyniku wdrożenia rozwiązań systemu ERP enova365 i dedykowanych funkcji, stworzonych przez DR IT Warszawa jest dobrze dostosowany do pracy dużej instytucji publicznej. Tam, gdzie to możliwe, wprowadzono automatyzacje. Cyfryzacja zasobów i elektroniczny obieg dokumentów pozwalają śledzić etapy różnych procesów oraz monitorować postępy ich realizacji.
Mniej czasu potrzebnego na realizację poszczególnych czynności
Po wdrożeniu procesy kadrowo-płacowe przebiegają szybciej i są obarczone mniejszym ryzykiem błędu. Dane dotyczące tysięcy pracowników KRUS, zatrudnionych w różnych oddziałach, dostępne są w jednym systemie, dzięki jednej bazie danych dla całego KRUS. Uprawnione osoby mogą mieć do nich szybki wgląd. Sprawniej przebiega proces rozliczania wynagrodzeń, także obsługi dodatkowego wynagrodzenia rocznego, rozliczanie czasu pracy, rekrutacja, oceny pracownicze czy proces akceptacji wniosków. Nowy system usprawnia także raportowanie oraz przeszeregowanie pracowników i ich przenoszenie między różnymi jednostkami.
Płynna transformacja na nowoczesny program kadrowo-płacowy
Przejście na nowy system kadrowo-płacowy, dobrze dostosowany do pracy w dużej instytucji publicznej, odbyło się płynnie. Dzięki temu, użytkownicy nie musieli się borykać z przerwami w dostępie do systemu.
„Z punktu widzenia Dr IT projekt ten stanowił niemałe wyzwanie, aczkolwiek jesteśmy dumni z końcowego efektu. Dzięki elastyczności i dopasowaniu narzędzia enova365 do specyfiki klienta, wdrożenie przebiegło sprawne. Naszym priorytetem była optymalizacja procesów, dlatego skupiliśmy się na integracji i unifikacji danych oraz minimalizacji zadań wymagających interwencji pracownika KRUS” – podsumowuje Marcin Miszczyk, z firmy Dr IT Warszawa.
Zintegrowane oprogramowanie kadrowo-płacowe – wspólny sukces KRUS, enova365 i DR IT Warszawa
Wdrożenie systemu ERP w KRUS podniosło wydajność obsługi kadrowo-płacowej. Wprowadzenie jednego systemu kadrowo-płacowego zamiast 16 różnych pozwoliło na wyeliminowanie licznych zbędnych czynności i usprawnienie wielu procesów. Co więcej, komplet danych znajduje się w systemie ERP. Chcesz usprawnić wydajność procesów kadrowo płacowych? Już dziś przetestuj moduł systemu ERP, przeznaczony do obsługi kadrowo-płacowej.
