Czy system ERP może usprawnić zarządzanie firmą budowlaną? Historia wdrożenia enova365 w firmie Leś, przez Comdrev jednoznacznie pokazuje, że tak. Automatyzacja procesów, sprawny przepływ dokumentów, a przede wszystkim lepsza kontrola nad inwestycjami i realizowanymi projektami to najważniejsze efekty wdrożenia.
Spis treści:
- Wyzwania w firmie Leś, z którymi poradziła sobie enova365
- Wdrożenie enova365 przez Comdrev w firmie budowlanej – jak i co zrobiliśmy?
- Korzyści wynikające z wdrożenia enova365 w przedsiębiorstwie usług budowlanych Leś
Najważniejsze informacje
- Firma Leś ma 20-letnie doświadczenie w realizacji robót remontowo-budowlanych w obiektach użyteczności publicznej oraz prowadzeniu prac konserwatorsko-budowlanych.
- Postanowiła wdrożyć system ERP, żeby wyeliminować nieefektywności związane z pracą na wielu niezintegrowanych ze sobą programach informatycznych oraz umożliwić łatwe monitorowanie i rozliczanie realizowanych projektów remontowo-budowlanych.
- Spośród dostępnych na rynku systemów ERP, wybrano system enova365, który został wdrożony przez firmę Comdrev, Autoryzowanego Partnera enova365.
- System spełnił pokładane w nim oczekiwania – wyeliminowano zbędne czynności, takie jak wielokrotne wprowadzanie tych samych danych do systemu i zautomatyzowano przepływ dokumentów. Pracownicy firmy mają też możliwość łatwego nadzorowania budżetów realizowanych inwestycji.
Wyzwania w firmie Leś, z którymi poradziła sobie enova365
Przedsiębiorstwo Usług Remontowo-Budowlanych Leś prowadzi działalność remontową i budowlaną już od 20 lat.
„Od początku działalności kładziemy szczególny nacisk na profesjonalizm i jakość usług. Nasza firma ma na koncie szereg prac z zakresu termomodernizacji, remontów, dekarstwa. Pracowaliśmy dla wielu obiektów użyteczności publicznej, takich jak szkoły, biurowce czy wspólnoty mieszkaniowe. Specjalizujemy się też w robotach konserwatorsko-budowlanych obiektów zabytkowych” – mówi Paweł Leś, właściciel P.U.B. Leś.
Trzon przedsiębiorstwa stanowi odpowiednio dobrana i sprawdzona na budowach kadra pracownicza o bogatym dorobku zawodowym. To właśnie ona pomaga zapewnić profesjonalną i solidną realizację zleceń z gwarancją wysokiej jakości.
Przedsiębiorstwo zdecydowało się na wdrożenie nowego systemu ERP, bo wcześniej stosowane rozwiązanie nie spełniało ich oczekiwań.
„Pracowaliśmy równocześnie w kilku programach, co generowało potrzebę wielokrotnego wprowadzania tych samych danych. Problemem były również częste opóźnienia w dostarczaniu dokumentów do siedziby firmy, a to utrudniało bieżący dostęp do pełnej dokumentacji kosztów projektu” – wyjaśnia Marta Tomaszewska, księgowa z P.U.B Leś.
Wymagania wobec nowego systemu ERP
Nowy system ERP w firmie Leś miał przede wszystkim usprawnić kontrolę budżetów realizowanych projektów oraz zoptymalizować proces obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Wdrożenie miało także poprawić i przyspieszyć wymianę informacji między działami firmy.
Według Marty Tomaszewskiej, księgowej z P.U.B. Leś kluczowym wymogiem, branym pod uwagę przy wyborze konkretnego dostawcy oprogramowania było posiadanie przez system funkcji monitorowania budżetów realizowanych inwestycji. To ważne z punktu widzenia firmy budowlanej, bo pozwala na efektywne planowanie przepływów pieniężnych i kalkulowanie wydatków na każdym etapie realizacji projektu.
„Opiekę nad naszym systemem powierzyliśmy firmie Comdrev. Partner zapoznał się z naszymi oczekiwaniami i zaproponował oprogramowanie, które zostało uszyte na miarę naszych potrzeb. To była bardzo dobra decyzja. Wszystkie etapy wdrożenia oprogramowania przebiegły bezproblemowo. Mogliśmy liczyć na duże wsparcie i pełen profesjonalizm partnera, który posiada szeroką wiedzę i umiejętności techniczne, niezbędne w realizacji tego typu przedsięwzięć” – mówi Marta Tomaszewska.
Wdrożenie enova365 przez Comdrev w firmie budowlanej – jak i co zrobiliśmy?
Kadry Płace + Księgowość + Handel
Firma Comdrev, Autoryzowany Partner enova365, rozpoczęła pracę od wdrożenia następujących modułów systemu ERP enova365: Handel, Finanse i księgowość, Środki trwałe oraz Kadry i płace. Ponieważ przed wdrożeniem firma Leś korzystała z oprogramowania pochodzącego od różnych dostawców, skutkowało to znacznym rozproszeniem danych firmowych. Jednym z najważniejszych elementów wdrożenia było więc zaimportowanie z nich do enova365 wszystkich potrzebnych danych.
W rezultacie tych działań firma może efektywnie pracować w każdym z wymienionych obszarów, a wszystkie moduły korzystają z jednej wspólnej bazy danych.
Projekty + Workflow + DMS
Kolejny etap wdrożenia systemu ERP w firmie budowlanej obejmował realizację potrzeb, związanych z obszarem projektowym. Priorytetem klienta było:
- zapewnienie kontroli nad prowadzonymi inwestycjami,
- podgląd informacji o stopniu ich zaawansowania,
- rejestracja dokumentów w odpowiednich pozycjach budżetowych projektu.
Do realizacji tych potrzeb konsultanci z firmy Comdrev wykorzystali moduł Projekty, uzupełniony o dwa inne moduły – Workflow oraz DMS.
Moduł Projekty enova365 do pewnego stopnia automatyzuje budżetowanie projektów. Moduł Workflow umożliwia elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie, a moduł DMS, który często z nim współpracuje to system zarządzania dokumentami.
Wdrożenie tych narzędzi pozwoliło na efektywne zaprojektowanie procesu przepływu dokumentów firmowych. Firma wdrożeniowa zdefiniowała także elementy systemu, umożliwiające prowadzenie dokumentacji, związanej z obsługą inwestycji.
„Dzięki współpracy obu stron, implementacja systemu enova365 w firmie Leś przebiegła bez większych problemów, a wprowadzone rozwiązania umożliwiły usprawnienie pracy z dokumentami, biorącymi udział w procesach firmowych” – ocenia Marcin Żelaznowski, główny inżynier wdrożenia ze strony Comdrev.
O tym, jak wyglądało wdrożenie enova365 w Przedsiębiorstwie Usług Remontowo-Budowlanych Leś opowiada też poniższe wideo.
Korzyści wynikające z wdrożenia enova365 w przedsiębiorstwie usług budowlanych Leś
Błyskawiczna akceptacja dokumentów i aktualizacja danych
Osoby z kierownictwa firmy Leś otrzymały licencję na enova365 w wersji multi. Daje im to dostęp do danych firmowych z każdego miejsca, z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu, bez potrzeby instalacji na nim oprogramowania.
W rezultacie, po wdrożeniu proces akceptacji dokumentów, szczególnie tych, z prowadzonymi inwestycjami, przebiega szybciej, a dane związane z finansami projektów są na bieżąco aktualizowane.
Szybszy, bo elektroniczny obieg dokumentów w firmie
Adam Otkała, dyrektor techniczny P.U.B. ocenia, że wdrożenie enova365 przyspieszyło znacznie przepływ dokumentów między biurami terenowymi a siedzibą firmy Leś. Odpowiada za to moduł Workflow.
Oszczędność czasu
Przed wdrożeniem pracownicy firmy, którzy pracowali na kilku różnych systemach musieli wielokrotnie wprowadzać te same dane. Obecnie, raz wprowadzone do systemu informatycznego dane widoczne są dla wszystkich, upoważnionych do tego pracowników. Dodatkowo, dokumenty księgowe wprowadzane do systemu rejestrowane są od razu w odpowiednich pozycjach budżetowych projektu.
Lepsza kontrola nad procesami
Pracownicy firmy Leś uważają, że wdrożenie enova365 usprawniło wiele procesów w ich firmie. Wszystkie dane finansowo-księgowe, także te związane z inwestycjami znajdują się w jednym miejscu. Ten wgląd w dane umożliwia zrealizowanie jednej z najważniejszych korzyści wdrożenia, jaką jest możliwość stałego monitorowania informacji o stopniu zaawansowania budżetów realizowanych inwestycji.
„Wdrożony system enova365 przyniósł nam poprawę efektywności pracy oraz pozwolił zwiększyć kontrolę nad procesami, zachodzącymi w naszej firmie. Mamy lepszy nadzór nad inwestycjami i wykonywanymi projektami” – uważa Adam Otkała, dyrektor techniczny PUB Leś.
„enova365 zautomatyzowała wiele rutynowych procesów zachodzących w naszej firmie. System spełnił nasze oczekiwania i dał nam nowe, lepsze narzędzie do zarządzania firmą” – podsumowuje.
Jeżeli Twoja firma także chce usprawnić zarządzanie firmą budowlaną przy pomocy elastycznego oprogramowania, które odwzorowuje dowolne procesy i usprawnia budżetowanie, albo wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie jeszcze dziś umów się na prezentację i powiedz nam o swoich potrzebach.
