Jak usprawnić zarządzanie firmą rodzinną? Case study Bikers by Jamróz

Zastanawiasz się, jak „przestać gasić pożary i przejść od zarządzania operacyjnego do strategicznego”? Dowiedz się, co zrobiła handlowo-usługowa firma Bikers by Jamróz, żeby usprawnić magazynowanie, fakturowanie i serwis oraz jakie przyniosło to efekty. Przeczytaj case study wdrożenia enova365, które pozwoliło usprawnić zarządzanie firmą rodzinną.

Spis treści:

• Z jakimi wyzwaniami wiązało się zarządzanie firmą rodzinną w Bikers by Jamróz?
• Jakie obszary zarządzania firmą rodzinną usprawniło wdrożenie systemu ERP enova365?
• Efekty wdrożenia systemu ERP w Bikers by Jamróz
• Co warto wiedzieć o procesie wdrożenia systemu ERP? Wnioski z wdrożenia enova365 przez READY TO RISE

Najważniejsze informacje:

• Wyzwanie: Najważniejsze procesy w Bikers by Jamróz były wykonywane ręcznie, co było nieefektywne i utrudniało rozwój. 

• Rozwiązanie: Firma Ready to Rise wdrożyła następujące moduły systemu ERP enova365: Handel i magazyn, Serwis oraz Business Intelligence.

• Efekty: Skrócenie czasu potrzebnego na:
  • inwentaryzację – z 14 dni do 4 dni,
  • wprowadzanie faktur do systemu – z 8 godzin do 1 godziny,
  • czas komunikacji serwisowej z klientem – z 60 do 15 minut,
  • lokalizowanie towaru w magazynie – o 4 godziny dziennie.

Z jakimi wyzwaniami wiązało się zarządzanie firmą rodzinną w Bikers by Jamróz?

Bikers by Jamróz to firma rodzinna z Włocławka, która od 2000 roku zajmuje się sprzedażą i serwisem rowerów. Ponad dwudziestoletnie doświadczenie w branży rowerowej pozwoliło jej stworzyć unikalne miejsce dla prawdziwych pasjonatów. Każdy rowerzysta może w Bikers znaleźć coś dla siebie, podzielić doświadczeniami i poczuć się częścią społeczności rowerowych pasjonatów. 

Przed wdrożeniem oprogramowania enova365 firma nie korzystała z żadnego systemu ERP. Niemal wszystkie, najczęstsze dla specyfiki branży handlowej czynności operacyjne, wykonywała w sposób ręczny, a były to: 

• obsługa i komunikacja z klientem, 
• serwis, 
• magazynowanie, 
• fakturowanie. 

Tego typu działania były na dłuższą metę nieefektywne, czasochłonne i uniemożliwiały skalowanie oraz dalszy rozwój biznesu. Żeby zapobiec tym problemom, firma zdecydowała się na wdrożenie systemu ERP enova365, które powierzyła Autoryzowanemu Partnerowi enova365 – firmie READY TO RISE. 

Jakie obszary zarządzania firmą rodzinną usprawniło wdrożenie systemu ERP enova365?

Bikers by Jamróz rozpoczęli pracę z enova365 od modułu Handel i magazyn, z czasem stopniowo uruchamiając moduły Serwis oraz Business Intelligence. 

„Proces decydowania się na poszczególne moduły dyktowały rosnące potrzeby stabilizowania tych procesów w naszej codzienności” – mówi Igor Jamróz, z firmy Bikers by Jamróz.

„Zaczęliśmy od Handlu połączonego z magazynem, bo tam dzieje się najwięcej. Stopniowo, dołączyliśmy moduł Serwis, bo chcieliśmy zapewnić klientom odpowiedni poziom usług serwisu i naprawy. Później zauważyliśmy, że dane odgrywają dużą rolę w tym, jak postrzegamy te nasze procesy i stąd pomysł, żeby dołączyć Business Intelligence” – wyjaśnia Igor. 

Jakie funkcje nowego rozwiązania szczególnie docenia firma Bikers?

• Importy dokumentów handlowych do systemu

Kluczową dla klienta funkcjonalnością okazała się automatyzacja wirtualnego magazynowania towarów z wielosztukowych faktur wraz z ich wszystkim parametrami. 

„To było ogromne usprawnienie. Każda faktura zakupu musi zostać zarejestrowana w systemie. Biorąc pod uwagę wolumen sprzedaży mieliśmy bardzo wiele faktur do ręcznego wprowadzenia – faktur wielosztukowych, wielopozycjowych. Teraz import faktur do systemu odbywa się automatycznie” – wyjaśnia Igor Jamróz.

• Uruchomienie modułu Serwis

Wdrożenie modułu Serwis umożliwiło sprawną obsługę klientów na styku różnych pracowników odpowiadających za poszczególne etapy procesu naprawy i serwisu. Obejmują one między innymi: przyjęcie sprzętu do naprawy, zamówienie potrzebnych części, wykonanie i rozliczenie naprawy, powiadomienie klienta, że sprzęt jest gotowy do odbioru oraz jego wydanie.

„Cały nasz serwis jest ułożony obecnie na procesie enovy – od momentu przyjęcia sprzętu od klienta, przez osoby zamawiające ewentualne braki do wykonania tego zlecenia, wykonujące naprawę, później rozliczające się z niej i wydające rower klientowi. Pomiędzy jest jeszcze komunikacja z klientem, która również została oparta o pewne automatyzacje” – opowiada Igor Jamróz.  

Automatyzacji uległa także komunikacja, która odbywa się obecnie za pomocą wiadomości SMS oraz indywidualnych kodów odbioru. 

• Łatwy wgląd w dane

Najważniejszą funkcją modułu BI jest z perspektywy klienta śledzenie rachunku zysku i strat w czasie rzeczywistym, niezależnie od zamknięcia miesiąca księgowego. Umożliwia to szybszą i skuteczniejszą reakcję na dynamiczne zmiany rynkowe.

Efekty wdrożenia systemu ERP w Bikers by Jamróz

Wdrożenie systemu enova365 w Bikers by Jamróz przeprowadzone przez READY TO RISE przyniosło zarówno wymierne korzyści, takie jak zmniejszenie pracochłonności i oszczędność czasu, jak i niewymierne, takie jak:

• porządek w procesach, 
• pewność, że wszystko jest pod kontrolą,
• wysoki poziom obsługi klienta,
• możliwość trzymania ręki na pulsie, dzięki posiadaniu wglądu w dane. 

Zmniejszenie pracochłonności procesów

O ile według Bikers by Jamróz skrócił się czas potrzebny na wykonanie poszczególnych prac? Po wdrożeniu na przeprowadzenie inwentaryzacji firma potrzebuje aż o 10 dni mniej, a codziennie oszczędza 4 godziny, dzięki temu, że szybko i sprawnie może zlokalizować w magazynie potrzebne towary. Niektóre czynności, takie jak aktualizacja rachunku zysku i strat, przebiegają w czasie rzeczywistym. 

Przejście od działań operacyjnych do strategicznych

„Dzięki oprogramowaniu jesteśmy w stanie znaleźć dane kluczowe dla działania poszczególnych procesów, a następnie wprowadzać zmiany i obserwować ich mierzalne efekty. To ogromna wartość, która w obecnym otoczeniu rynkowym daje bardzo dużo spokoju, pewności i pozwala uwolnić kreatywność do faktycznego zarządzania firmą” – mówi Igor Jamróz.

Automatyzacja czynności i związana z nią oszczędność czasu oraz standaryzacja procesów pozwala właścicielom firmy skupić się na innych, niż bieżące, żmudne prace, aspektach zarządzania firmą. Właściciele Bikers by Jamróz oceniają, że dzięki wdrożeniu enova365 pojawił się czas na zarządzanie.

„Największą korzyścią z wdrożenia jest wygospodarowanie czasu i przejście od działań operacyjnych do strategicznych – a tego nie ma tak długo, jak długo zajmujemy się gaszeniem pożarów czy bieżącymi sprawami” – ocenia Igor Jamróz.

Co warto wiedzieć o procesie wdrożenia systemu ERP? Wnioski z wdrożenia enova365 przez READY TO RISE

Chociaż proces wdrożenia enova365 polegał na dostosowaniu tego oprogramowania do potrzeb konkretnej firmy handlowo-usługowej, poprosiliśmy firmę Bikers o podzielenie się wnioskami z samego procesu wdrożenia, przeprowadzonego przez READY TO RISE. Mogą się one przydać innym firmom, stojącym u progu wdrożenia systemu ERP.

1. Proces wdrożenia systemu ERP wymaga współpracy między firmą wdrożeniową i klientem

Obejmuje wiele działań i zajmuje sporo czasu.

„Zaczęliśmy od regularnych spotkań. Robiliśmy małe podsumowania tego co za nami i tego, co przed i tak z tygodnia na tydzień pojawiała się nowa funkcjonalność w systemie” – opowiada Igor Jamróz.

2. Standaryzacja procesów sprzyja efektywności

„Prowadząc firmę musimy liczyć się z tym, że jeżeli nie zautomatyzujemy jakiegoś procesu, jeżeli nie nazwiemy go od początku do końca i nie poszukamy w nim pewnej prawidłowości i powtarzalności to jedyną naszą opcją jest rzucenie większej ilości mocy przerobowych do działania z tym aspektem. System pozwala poukładać te wszystkie rzeczy i oszczędzić ogromną ilość czasu” – uważa Igor Jamróz.

3. Sukcesowi wdrożenia sprzyja złapanie chemii z wdrożeniowcem

Ułatwia wymianę informacji, zwłaszcza wtedy, gdy nie wszystko da się zrobić tak, jak wymarzył to sobie klient.

„Wdrożeniowiec skraca drogę do zrozumienia, co jest możliwe, dlaczego jest możliwe. Dlatego zdecydowanie nie zamieniłbym tej współpracy na żadną inną” – podsumowuje Igor Jamróz.

Również chcesz usprawnić zarządzanie firmą rodzinną? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną konsultację i powiedz nam o swoich potrzebach.