Dowiedz się, jak enova365 wspiera programy pomocowe – Szlachetna Paczka i Akademia Przyszłości – w zakresie zarządzania finansami organizacji i usprawniania obiegu dokumentów.
Spis treści:
System ERP w organizacji pozarządowej – jak to działa?
Nie wszyscy są świadomi, że na zapleczu funkcjonowania wielu organizacji pozarządowych w Polsce jest wykorzystywany system ERP enova365. Soneta, producent systemu ERP enova365, oprócz utrzymywania wiodącej pozycji wśród najchętniej wybieranych dostawców systemów ERP w Polsce, wspiera organizacje pozarządowe.
Jedną z organizacji pozarządowych, które enova365 wspiera, jest Stowarzyszenie Wiosna. Szlachetna Paczka i Akademia Przyszłości, programy społeczne, których to stowarzyszenie jest twórcą, należą do największych i najskuteczniejszych w Polsce.
„Nieprzerwanie, od 2011 r. enova365 wspiera działania pracowników i wolontariuszy Stowarzyszenia Wiosna” – mówi Agnieszka Grzechnik, Wiceprezeska Zarządu Stowarzyszenia Wiosna.
Skala pomocy udzielanej przez Szlachetną Paczkę i Akademię Przyszłości stale rośnie.
O ile w 2003 r. wolontariusze Szlachetnej Paczki dotarli do 214 rodzin, w 2010 r. pomogli już 8 000 rodzin, a w 2017 r. – 20 000.
Rośnie także wartość materialna pomocy przekazywanej w ramach Szlachetnej Paczki – z 10 mln zł w 2010 r., przez 54 mln zł w 2017 r., do 70 mln zł w 2021 r. Widać zatem, że finansowy budżet projektów musi być sprawnie prowadzony.
Coraz większą liczbą dzieci opiekują się także wolontariusze Akademii Przyszłości. Wolontariat w tej organizacji przyciąga ludzi, którzy swoją energię i talenty przekuwają w realne zmiany w życiu tysięcy dzieci.
Większa skala działalności pociągnęła za sobą konieczność coraz lepszego – bardziej efektywnego i transparentnego – zarządzania finansami w stowarzyszeniu. Do sprawnego zarządzania organizacją zalicza się również dbanie o takie obszary jak zarzadzanie strategiczne, rozliczanie środków finansowych uzyskanych ze zbiórek, kontrola przychodów organizacji czy dbanie o roczny budżet organizacji. W efekcie, już w 2011 r. pracownicy Stowarzyszenia Wiosna zauważyli konieczność wprowadzenia usprawnień w następujących obszarach:
- monitorowanie wydatków i przychodów,
- ewidencjonowanie środków i szczegółowe budżetowanie,
- rejestrowanie informacji o realizacji wydatków oraz wpływów od darczyńców,
- oparcie decyzji o dogłębne analizy i plany, a wyeliminowanie decyzji czysto intuicyjnych.
Dlaczego Stowarzyszenie Wiosna wybrało oprogramowanie enova365?
Żeby znaleźć idealny dla siebie system do zarządzania finansami, Stowarzyszenie Wiosna musiało zmierzyć się z wyzwaniem wyboru i wdrożenia systemu ERP obsługującego wszystkie procesy zachodzące w organizacji, w tym te, które wspierają cele statutowe organizacji.
„Szukaliśmy bezpiecznego, stabilnego systemu, który ułatwi naszą codzienną pracę, a jednocześnie będzie miał potencjał rozwojowy. Systemu ERP, który – tak jak my – będzie działał wszędzie tam, gdzie potrzeba” – mówi Agnieszka Grzechnik, Wiceprezeska Zarządu Stowarzyszenia Wiosna.
Wybór padł na program enova365 – elastyczny system ERP do zarządzania i księgowości, który umożliwia dostęp do danych organizacji niezależnie od miejsca, w jakim znajdują się jego pracownicy.
Dzięki dedykowanym interfejsom każdy pracownik Stowarzyszenia Wiosna może korzystać z enova365 z dowolnego urządzenia. Innymi słowy, enova365 świetnie sprawdza się przy rozproszonym trybie pracy.
Skalowanie działalności z oprogramowaniem enova365
Od 2011 r. oprogramowanie enova365 pomaga Stowarzyszeniu Wiosna w takim usprawnieniu procesów, żeby umożliwić organizacji ciągły rozwój i poszerzanie zakresu świadczonej pomocy.
„Nasze dwa programy społeczne Szlachetna Paczka i Akademia Przyszłości odpowiadają na zmieniające się potrzeby ludzi. A program enova365 zmienia się razem z nami. Jest ciągle ulepszany i dzięki temu możemy skutecznie pomagać potrzebującym rodzinom i dzieciom, które nie wierzą w siebie” – uważa Agnieszka Grzechnik.
Poznaj kilka korzyści, które Stowarzyszenie Wiosna odniosło dzięki enova365:
Łatwe raportowanie, analizowanie i kontrola budżetu
Baza informacji gromadzona w systemie enova365 pozwala na analizy w bardzo różnych wymiarach. W Stowarzyszeniu Wiosna służy między innymi do:
- sprawozdawczości wewnętrznej, pozwalając na lepszą obsługę beneficjentów, darczyńców czy wolontariuszy Szlachetnej Paczki i Akademii Przyszłości,
- raportowaniu zewnętrznemu, czy to wobec Ministerstwa, Urzędu Skarbowego, innych urzędów i instytucji oraz grantodawców.
Dzięki możliwości analizy danych z wielu perspektyw, system jest wykorzystywany na dużo większą skalę, niż tylko przygotowanie obowiązkowego dla stowarzyszenia sprawozdania finansowego i merytorycznego.
„Oprogramowanie enova365 jest bazą, gromadzącą wszystkie informacje biznesowe. Dzięki niemu na bieżąco możemy raportować wydatki i przychody, mając informacje o ich realizacji z podziałem na projekty czy planowane budżety. To kluczowy element naszej sprawozdawczości” – wyjaśnia Agnieszka Grzechnik.
„Wiedza pozyskiwana z systemu służy do wielu analiz, pozwalając na lepszą obsługę rodzin, darczyńców i wolontariuszy” – podsumowuje.
Dzięki wdrożeniu enova365 możliwe stało się raportowanie na bieżąco wydatków w sposób precyzyjny i transparentny, w szczególności w powiązaniu ze źródłem przychodów. Szczegółowe informacje o realizacji wydatków i wpływów z podziałem na projekty czy budżety są przetwarzane w systemie enova365 przez elastyczny, a jednocześnie prosty w obsłudze mechanizm zestawień finansowych.
Ulubioną funkcją analityków w stowarzyszeniu jest także dwukierunkowy import i eksport danych do programu MS Excel.
Nadążanie za zmianami w przepisach
Klienci enova365 w ramach ważnej gwarancji otrzymują dostęp do aktualizacji systemu związanych ze zmianami w przepisach, w cenie licencji. Oznacza to, że wszystkie formularze i wnioski dostępne w systemie zawsze są zgodne z obowiązującymi przepisami. Docenia to Stowarzyszenie Wiosna.
„Wszystkie moduły systemu enova365 – kadrowo-płacowy, księgowy czy handlowy – są na bieżąco dostosowywane do zmian przepisów. Mamy więc pewność ich aktualności.”
Płynny obieg dokumentów
Do prowadzenia działalności, w tym do utrzymania płynności realizacji działań statutowych, organizacja korzysta z Workflow. Dzięki modułowi Workflow enova365 bieg każdej ze spraw toczących się w systemie jest zautomatyzowany, przyspiesza obszary działania organizacji. Oznacza to, że osoby odpowiedzialne otrzymują powiadomienie o konieczności podjęcia akcji – np. kierownik otrzymuje powiadomienie o tym, że w aplikacji enova365 znajdują się wnioski o nieobecności jego pracowników, które oczekują na akceptację. Widać zatem, że automatyzacja to nie tylko domena firm prowadzących typową działalność gospodarczą, ale również wsparcie w działalności organizacji pozarządowych.
Wsparcie przy pracy zdalnej szczególnie docenianą funkcją
2020 r. przyniósł wiele zmian, związanych z pandemią. Zmiany zaszły również w stylu pracy, a Stowarzyszenie Wiosna – Szlachetna Paczka, wolontariusze i pracownicy – przenieśli się do pracy zdalnej. Wielu przedstawicieli organizacji pozarządowych pracuje w terenie. Dla Stowarzyszenie Wiosna ten stan przypieczętowała pandemia.
„Aplikacja enova365 okazała się dla nas nieocenionym wsparciem. Dzięki Pulpitom Pracownika i Kierownika, z których korzystamy na co dzień praca w rozproszonym modelu nie sprawiła problemów dla obiegu wniosków pracowniczych w Stowarzyszeniu” – komentuje Aneta Karwowska, Lider Zespołu Kadr i Płac w Stowarzyszeniu Wiosna.
Samoobsługa pracownicza
Dzięki funkcjonalności samoobsługi pracowniczej, każdy członek Stowarzyszenia Wiosna ma dostęp do swoich danych kadrowych i obiegu wniosków pracowniczych w enova365. Aplikacja Pulpit Pracownika zawiera komplet informacji kadrowo-płacowych, takich jak wypłaty, limity urlopowe czy trwające procesy (np. obieg wniosku urlopowego), które zainicjowano w enova365. Logowanie pracownika daje mu wgląd do wszystkich spraw kadrowych dotyczących danej osoby.
„Nasz przebywający w różnych miejscach zespół posiada dostęp do pulpitów pracowniczych, czy pulpitów kierownika, a dzięki nim do swoich danych. Niezależnie od miejsca przebywania, logując się kontrolujemy swoje sprawy w stowarzyszeniu” – dodaje Agnieszka Grzechnik.
Dowiedz się więcej o module Kadry, Płace i HR.
Sprawna komunikacja na linii przełożony-pracownik
Aplikacja enova365, a szczególnie Pulpit Kierownika, pozwala przełożonym z łatwością zarządzać grafikiem pracy osób w swoim zespole i organizować zastępstwa. A dzięki wspólnej bazie danych, nawet w rozproszonej strukturze i przy pracy mobilnej wszystkie zmiany są widoczne na bieżąco dla każdego operatora aplikacji enova365. Logowanie pracownika daje dostęp do potrzebnych danych.
Akademia Przyszłości i Szlachetna Paczka pomagają ze wsparciem enova365
System ERP enova365 usprawnia zarządzanie finansami i obiegiem dokumentów w Stowarzyszeniu Wiosna. Szlachetna Paczka i Akademia Przyszłości mogą się dzięki temu skupić na tym, co najważniejsze, w tym strategii rozwoju organizacji, i bez przeszkód zwiększać skalę świadczonej pomocy.
– Jestem dumny z tego, że oprogramowanie enova365 aktywnie wspiera organizacje pozarządowe i tym samym przyczynia się do czynienia dobra – mówi Robert Czuła.
Chcesz mieć pod kontrolą sytuację finansową organizacji, koszty organizacji, podejmować decyzje finansowe oparte o dane, usprawnić obieg dokumentów? Wypróbuj enova365, system ERP, który jest wykorzystywany do zarządzania organizacjami pozarządowymi, m.in. Banki Żywności, Uniwersytet Dzieci czy Komitet Ochrony Praw Dziecka.
Sprawdź również promocyjny pakiet dla OPP, fundacji i stowarzyszeń, w którym znajdują się rozwiązania, które wspierają OPP w takich obszarach jak organizacja pracy (moduł CRM), pozyskiwanie środków, odpłatna działalność statutowa, obszary dotyczące działalności gospodarczej (moduł Handel) czy rozliczanie wynagrodzeń członków organizacji (moduł Kadry Płace).
