Co zrobić, żeby cyfryzacja firmy przełożyła się na wzrost efektywności i była inwestycją na lata? Grzegorz Jurczak, kierownik zespołu R&D w firmie Soneta, która jest producentem systemu enova365, mówi, o czym pamiętać wdrażając w firmie nowoczesne technologie. Podaje też 4 przykłady cyfryzacji firm z różnych branż, które są dowodem na to, że dobrze wdrożona cyfryzacja działa.
Spis treści:
- Cyfryzacja w polskich firmach przyspiesza
- 4 przykłady cyfryzacji w firmach, w których wykorzystano system ERP enova365
- Zanim wdrożysz nowe narzędzia informatyczne – o czym warto pamiętać?
Cyfryzacja w polskich firmach przyspiesza
Według raportu Komisji Europejskiej* Polska zajmuje dopiero 23. miejsce w UE pod względem rozwoju cyfrowej gospodarki i społeczeństwa cyfrowego. Choć proces ten postępuje w Polsce wolniej niż w innych krajach UE, w ostatnich latach można było zaobserwować w tym względzie duże przyspieszenie. Szczególnie szybko rośnie popularność rozwiązań chmurowych – nawet o 100% rok do roku.
Ponieważ mamy w kwestii cyfryzacji sporo do nadrobienia można się spodziewać dalszego wzrostu inwestycji w automatyzację przedsiębiorstw. Impulsem do cyfryzacji jest nie tylko ustawodawstwo, takie jak spodziewane wejście w życie KSeF czy e-doręczeń, ale też to, że firmy – słusznie – widzą w cyfryzacji źródło przewagi na rynku, a jej brak postrzegają jako zagrożenie. Z drugiej strony, biznesy obawiają się, że choć zainwestują w nowoczesne narzędzia, to nie przyniesie to oczekiwanego zwrotu.
Oto cztery przykłady cyfryzacji, które potwierdzają, że dobre narzędzia technologiczne nie tylko podnoszą efektywność i wydajność pracy w firmie, ale także są do pewnego stopnia ponadczasowe, pełniąc swoją rolę przez lata.
4 przykłady cyfryzacji w firmach, w których wykorzystano system ERP enova365
1. Rozwiązanie do obiegu dokumentów w firmie ochroniarsko-sprzątającej
Na początek przykład na to, że wdrożenie rozwiązania do elektronicznego obiegu dokumentów nie tylko może podnieść efektywność, ale także przetrwać próbę czasu.
Klientem enova365 jest firma, która świadczy usługi z zakresu ochrony i sprzątania. Przed cyfryzacją jej problemem było wiele źródeł dokumentów kosztowych, które spływały od wielu osób. Takie dokumenty czasem ginęły, a ich znalezienie było czasochłonne. 10 lat temu firma wdrożyła moduł Workflow enova365, co uprościło i uporządkowało ten proces. Co istotne, firma funkcjonuje w oparciu o to rozwiązanie aż do teraz.
„Dobre wdrożenie procesowości i obiegu dokumentów to na pewno inwestycja na lata” – podsumowuje Grzegorz Jurczak, kierownik zespołu R&D w firmie Soneta.
2. Jedno wspólne repozytorium dokumentów kosztowych dla sieci przychodni i gabinetów specjalistycznych oraz szybki proces ich opisywania
Jedno z wdrożeń enova365 zostało zrealizowane przez Autoryzowanego Partnera enova365 w firmie z branży medycznej, posiadającej sieć przychodni i gabinetów specjalistycznych. Przed wdrożeniem nowych rozwiązań problemem w tej rozproszonej organizacji było opisywanie dokumentów kosztowych i ich obieg. Czasem faktury czy paragony ginęły, a pozyskanie potrzebnych opisów dokumentów było czasochłonne.
Żeby poradzić sobie z tymi problemami, w sekretariatach wszystkich jednostek zainstalowano skanery i utworzono jedno centralne repozytorium dokumentów. Skanowany dokument był OCR-owany, a następnie trafiał do wspólnego repozytorium, do którego podpięte były wszystkie sekretariaty. W kolejnym kroku dokument – już w wersji elektronicznej – przekazywany był do opisania przez pracowników w różnych jednostkach firmy. Dzięki zastosowaniu modułu Workflow enova365 taki dokument mógł być więc opisywany jednocześnie przez wiele zaangażowanych osób, po czym wpływał do konkretnej bazy księgowej. Podsumowując, przejście na elektroniczny obieg dokumentów przyspieszyło i usprawniło pracę w całej sieci medycznej.
3. Przyspieszenie komunikacji z klientami w dziale wsparcia i oszczędność czasu konsultantów
Firma z dużym działem wsparcia, zadaniem którego było odpowiadanie na zapytania klientów, borykała się z problemem, który polegał na tym, że klienci i konsultanci nie mogli się wzajemnie zrozumieć. Osoby ze wsparcia, czyli konsultanci mówili ściśle technicznym językiem, podczas gdy klienci – językiem biznesowym. Żeby zrozumieć sedno problemu klienta, konsultanci musieli więc wielokrotnie dopytywać klienta o szczegóły, co wydłużało proces odpowiedzi.
Spośród wielu weryfikowanych rozwiązań wybrano zastosowanie modelu językowego – sztucznej inteligencji. Został on „douczony” kilkunastoma tysiącami zgłoszeń historycznych, w których można było znaleźć zarówno zgłoszenie pierwotne, jak i brakujące informacje, których uzupełnienie spowodowałoby, że zgłoszenie byłoby pełne. Pełne zgłoszenie to takie, na które konsultant mógłby odpowiedzieć od razu, bez zadawania klientowi dodatkowych pytań. W ten sposób można zredukować liczbę wymian informacji konsultantów z klientami, co w ostatecznym rozrachunku pozwoli zaoszczędzić sporo czasu.
4. Usprawnienie obsługi klienta dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji
Kolejny przykład dotyczy firmy, w której cała wymiana korespondencji z klientami zapisywana była w systemie CRM enova365. Oprócz wiadomości mailowych odnotowywano tam także zdarzenia i zadania, a ponieważ firma intensywnie współpracowała z klientami – były to całe masy tekstu. Każdy nowy pracownik, który miał pod swoją opieką kilkudziesięciu klientów musiał się najpierw zapoznać z całą tą historią. Ponieważ zajmowało to dużo czasu i stanowiło spory problem, więc firma wdrożeniowa – Autoryzowany Partner enova365 – wykorzystała model sztucznej inteligencji do streszczania tej korespondencji. Złożoną, wielostronicową korespondencję można streścić na przykład w 10 najważniejszych punktach. System może też podpowiedzieć, jak wyglądają nasze relacje z klientem na podstawie opisu tych treści. Wskaże np. czy klient jest do nas nastawiony pozytywnie, czy negatywnie w skali od 1 do 6. Jeżeli ocena jest niższa niż 3, można podjąć działania, które doprowadzą do poprawy takiej relacji.
Zanim wdrożysz nowe narzędzia informatyczne – o czym warto pamiętać?
Powyższe przykłady są dowodem na to, że dobrze dopasowane do potrzeb rozwiązania informatyczne podnoszą wydajność pracy. O czym jednak warto pamiętać przed podjęciem decyzji o inwestycji w nowe narzędzia IT w firmie? O kilku najważniejszych punktach przypomina Grzegorz Jurczak, kierownik zespołu R&D w firmie Soneta, która produkuje system ERP enova365.
1. Cyfryzacja nie jest celem samym w sobie. Jest nim optymalizacja procesów
Dlatego warto przyjrzeć się, jak przebiegają procesy w organizacji oraz świadomie podjąć decyzję, które z nich chcemy cyfryzować i jakie cele biznesowe dzięki temu zrealizować. Innymi słowy, zmiany technologiczne powinny być bezpośrednio powiązane z realizacją celów firmy.
2. Trzeba wybrać, które działania czy procesy chcesz zautomatyzować w pierwszej kolejności
Na rynku jest bardzo dużo narzędzi IT, a przy ich pomocy można zdigitalizować procesy w całej organizacji. Warto ustawić sobie priorytety i zacząć od tego, co jest dla firmy najważniejsze, a jednocześnie nie niesie niepotrzebnej niepewności technologicznej.
3. Cyfryzacja nie jest czymś, co dzieje się raz i jest już na zawsze
Nie można powiedzieć, że firma jest w którymś momencie zdigitalizowana i można zakończyć ten proces. Ponieważ zmienia się otoczenie biznesowe i obszary, w których działa organizacja, zmieniają się też potrzeby i procesy. Dlatego nawet firma zdigitalizowana musi być stale otwarta na nowe możliwości, jakie oferują nowoczesne technologie.
4. Gdy rozwiązania informatyczne przestają realizować swoje zadanie w następstwie zmian otoczenia biznesowego i brak perspektyw na poprawę trzeba wdrożyć nowe narzędzia IT
Sygnałem, że wdrożone narzędzia trzeba ulepszyć, jest na przykład sytuacja, w której firma nie może wywiązać się łatwo z obowiązków narzuconych przez ustawodawcę.
5. Ważny jest staranny wybór technologii i narzędzi
Niektóre narzędzia będą służyły firmie przez dekady, stąd ważne by swoją elastycznością wspierały coraz to nowe obszary działalności firmy, zamiast betonować nieoptymalne praktyki.
Dla przykładu kilka miesięcy temu do Sonety zgłosiła się duża firma, która przeprowadza liczne operacje bankowe. Przez lata wyciągi bankowe wprowadzało się do systemu ręcznie przez kilkuosobową grupę pracowników. Tymczasem firma Soneta, producent programu enova365 już 17 lat temu wprowadziła rozwiązanie, które wczytuje bezpośrednio do systemu ERP wyciągi bankowe pobrane z systemu bankowego lub ze strony banku w formie pliku elektronicznego, eliminując potrzebę robienia tego ręcznie.
Narzędzia, które nie wymagają częstych zmian to między innymi rozwiązania z otwartym API, czyli takie, które można łatwo integrować z innymi. Tak uważa na przykład Michał Paczuski, Prezes Zarządu Biura Usług Informatycznych Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, który na konferencji Cyfrowy Księgowy 2024 stwierdził między innymi:
„Nowoczesne rozwiązania są rozwiązaniami otwartymi. Stosowanie jednego rozwiązania często nie jest skuteczne. Producenci oprogramowania umożliwiają nam łączenie ze sobą wielu różnych funkcjonalności”.
Istotne jest także, by wykorzystywać programy, o których ciągłą zgodność ze zmieniającymi się regulacjami dba producent.
Jeżeli chcesz zmienić swój biznes dzięki wdrożeniu narzędzi, które digitalizują i automatyzują pracę, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.
Bibliografia:
www.digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/desi-poland
